Procurement management adalah bagian penting dari bisnis yang bertujuan untuk mengoptimalkan operasional pada pengadaan barang dan jasa. Proses ini cukup kompleks. Mulai dari identifikasi kebutuhan, penelitian dan pemilihan supplier, hingga monitoring dan evaluasi kinerja supplier. Tidak hanya memastikan operasional berjalan lancar, tetapi juga berkontribusi langsung terhadap laba. Sehingga penting untuk mengotomatisasinya dengan sistem yang canggih.

ERP procurement merupakan teknologi inovatif yang digunakan untuk membuat proses pengadaan lebih efektif. Dengan mengintegrasikan semua aspek pengadaan ke dalam satu platform yang terpusat, Andai dapat menyederhanakan operasional, memperbaiki efisiensi, dan mendapatkan informasi yang lebih baik terhadap proses pengadaan. Pada artikel ini, akan dibahas lebih lanjut elemen utama pada proses pengadaan dan bagaimana sistem ERP membantu proses tersebut.

1. Pengertian Procurement Management

Procurement management adalah proses sistematis pada bisnis untuk mendapatkan atau membeli barang dan jasa yang diperlukan. Proses ini melibatkan serangkaian aktivitas. Dimulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan kontrak, pemantauan pengiriman, hingga evaluasi kinerja pemasok. Tujuannya untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh barang dan jasa yang diperlukan dengan kualitas yang baik, harga yang wajar, dan dalam waktu yang tepat.

Manajemen pengadaan tidak hanya melibatkan alur pembelian itu sendiri. Tetapi juga strategi dan keputusan yang mendukung pembelian tersebut. Hal ini bisa mencakup analisis biaya-manfaat, manajemen risiko, dan pembinaan hubungan jangka panjang dengan pemasok. Dengan demikian, manajemen pengadaan berperan penting dalam operasional dan keberhasilan finansial suatu bisnis.

2. Elemen Utama Procurement Management

Memahami elemen utama dalam manajemen pengadaan adalah kunci untuk mengoptimalkan proses dan mendapatkan hasil terbaik dari pengadaan barang atau jasa. Setiap elemen memiliki perannya masing-masing dan bekerja sama untuk mencapai tujuan utama pengadaan. Berikut elemen utama tersebut.

a. Perencanaan

Elemen ini melibatkan identifikasi kebutuhan bisnis, penentuan spesifikasi barang atau jasa, serta estimasi waktu dan biaya. Penting untuk memahami secara jelas apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mencegah pembelian yang tidak perlu atau kurang tepat. Selain itu, perencanaan juga mencakup prediksi tren pasar, perubahan harga, dan faktor lain yang mungkin mempengaruhi. Memahami tren membantu dalam mempersiapkan dan menyesuaikan strategi pengadaan.

b. Pemilihan Supplier

Elemen penting lainnya pada procurement management adalah seleksi supplier. Hal ini berupa pencarian dan evaluasi pemasok yang potensial berdasarkan berbagai faktor. Seperti harga, kualitas, reputasi, dan keandalan. Proses ini harus dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memastikan pemasok terbaik yang dipilih. Setelah calon pemasok diidentifikasi, proses evaluasi lebih lanjut akan dilakukan. Mencakup pemeriksaan referensi, laporan kredit, dan melakukan kunjungan situs ke fasilitas pemasok.

c. Negosiasi Kontrak

Tahap selanjutnya adalah negosiasi kontrak. Misalnya diskusi tentang syarat dan ketentuan transaksi. Termasuk harga, kualitas, dan jadwal pengiriman. Tujuan negosiasi ini untuk mencapai perjanjian yang adil dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Anda juga perlu mencari alternatif jika negosiasi gagal, dan pengetahuan tentang hukum dan peraturan yang berlaku. Negosiasi yang berhasil dapat membantu bisnis mendapatkan harga terbaik.

d. Permintaan Pembelian

Permintaan ini meliputi detail jumlah, spesifikasi, dan jadwal pengiriman. Permintaan pembelian harus disetujui oleh manajemen sebelum dikirim ke pemasok. Setelah permintaan dikirim, pemasok akan mempersiapkan dan mengirimkan pesanan untuk memenuhi kebutuhan barang. Pada saat ini, sangat penting untuk memiliki sistem pelacakan untuk memastikan bahwa pesanan diterima tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi.

e. Pengiriman Barang atau Jasa

Setelah pesanan diproses oleh supplier, tahap berikutnya pada procurement management adalah pengiriman barang atau jasa. Pada tahap ini barang atau jasa yang dipesan diterima oleh perusahaan dan diperiksa untuk memastikan semua syarat dan ketentuan kontrak terpenuhi. Proses ini dapat melibatkan pemeriksaan kualitas, kuantitas, dan kondisi khusus lainnya yang mungkin ada dalam kontrak. Jika ada masalah atau ketidaksesuaian, hal tersebut harus ditangani segera dengan pemasok.

f. Evaluasi Supplier

Evaluasi supplier adalah proses berkelanjutan yang bertujuan untuk memantau dan meningkatkan kinerja supplier. Evaluasi ini biasanya dilakukan pada akhir kontrak dan dapat mencakup beberapa faktor. Seperti kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, dan tingkat layanan. 

Untuk mengevaluasi, Anda bisa menggunakan metode 3 way match yang dapat mencocokan dokumen dengan sesuai, serta memberikan pengelolaan akurat bagi pesanan barang Anda yang tepat. Informasi tersebut membantu dalam negosiasi kontrak masa depan, dan membantu supplier memahami area yang memerlukan perbaikan.

3. Manfaat Procurement Management pada Bisnis

Dengan manajemen procurement yang baik, bisnis akan mendapatkan sejumlah manfaat yang menguntungkan. Proses ini tidak hanya mengoptimalkan pengeluaran, tetapi juga meningkatkan kualitas produk atau jasa yang diterima. Berikut penjelasan lebih lanjut manfaat procurement management bagi bisnis.

a. Efisiensi Biaya

Penggunaan teknik pengadaan yang efektif dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya. Melalui negosiasi yang baik dan pemilihan supplier yang tepat, Anda dapat memastikan mendapatkan harga terbaik untuk barang dan jasa yang dibutuhkan. Selain itu, Anda dapat menghindari pembelian yang tidak perlu atau berlebihan. Secara tidak langsung juga menghindari pengeluaran untuk barang yang tidak dibutuhkan.

b. Minimalisir Risiko

Manajemen procurement juga berfungsi sebagai aspek penting dalam manajemen risiko. Dengan pemilihan dan evaluasi supplier yang tepat, perusahaan dapat meminimalisir risiko pengadaan. Seperti kualitas barang dan jasa, keterlambatan pengiriman, dan masalah hukum. Selain itu, juga memungkinkan Anda menyiapkan rencana untuk risiko yang tidak dapat dihindari. Misalnya, jika ada risiko kekurangan pasokan dari supplier, Anda dapat memiliki supplier cadangan yang siap jika diperlukan.

c. Tingkatkan Kualitas Produk

Dengan pemilihan supplier yang tepat dan manajemen kontrak yang baik, perusahaan dapat memastikan menerima barang dan jasa yang memenuhi standar kualitas. Selain itu, dengan evaluasi dan pemberian feedback reguler kepada supplier, Anda dapat membantu memastikan bahwa kualitas tetap konsisten atau bahkan meningkat seiring waktu. Proses ini dapat membantu bisnis mempertahankan dan meningkatkan reputasinya di pasar.

d. Tingkatkan Hubungan dengan Supplier

Proses procurement yang efektif juga dapat membantu perusahaan membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dengan supplier. Hubungan yang baik ini bisa memberikan berbagai manfaat. Di antaranya kondisi pembayaran yang lebih baik, akses lebih awal ke produk baru, dan lebih banyak keterbukaan dan kerja sama dari supplier.

Selain itu, hubungan yang kuat dengan supplier dapat membantu menghadapi masalah atau tantangan yang mungkin terjadi. Misalnya, jika terjadi masalah dengan pengiriman atau kualitas, supplier mungkin lebih bersedia dan mampu untuk bekerja sama dengan perusahaan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

4. Otomatisasi dengan ERP Procurement

ERP procurement adalah solusi teknologi yang digunakan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengadaan dalam perusahaan. Dengan sistem ini seluruh tahapan pengadaan, mulai dari perencanaan, pemilihan supplier, pembelian, hingga evaluasi, dapat dijalankan secara efisien dan transparan.

Otomatisasi pengadaan dengan software tersebut memberikan berbagai manfaat. Salah satunya adalah efisiensi waktu. Misalnya, sistem ini dapat secara otomatis mengumpulkan dan menganalisis penawaran dari berbagai supplier, mengurangi waktu dan upaya yang biasanya diperlukan untuk proses ini. Selain itu, sistem ini juga dapat memantau secara otomatis status pengiriman dan persediaan, memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki informasi yang up-to-date.

Selain itu, ERP procurement juga dapat meningkatkan akurasi dan kepatuhan dalam proses pengadaan. Dengan memastikan bahwa semua data dan transaksi tercatat secara otomatis dan konsisten, sistem ini dapat mewujudkan transparansi pengadaan dan memudahkan audit. Tidak hanya itu, dengan menyediakan akses ke data dan analisis real-time, ERP procurement dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat.

5. Kesimpulan

Procurement management adalah komponen penting dalam operasional bisnis dan memiliki dampak signifikan terhadap efisiensi, efektivitas, dan hasil akhir perusahaan. Dengan menerapkan strategi dan proses pengadaan yang tepat, Anda tidak hanya memastikan perusahaan mendapatkan barang yang dibutuhkan, tetapi juga untuk membangun hubungan yang baik dengan supplier, meminimalkan risiko, dan meningkatkan kualitas produk.

Implementasi ERP procurement akan mengoptimalkan manajemen pengadaan. Dengan otomatisasi dan integrasi proses, akan tercipta transparansi, kecepatan, dan akurasi yang lebih baik dalam setiap tahap pengadaan. Sehingga tidak diragukan lagi, jika di masa depan teknologi inovatif ini akan sangat dibutuhkan oleh berbagai sektor industri bahkan dengan skala bisnis yang beragam.