Dengan berkembangnya teknologi dan cara kerja bisnis, tentu perusahaan memerlukan dukungan software yang lebih efektif dan efisien. Cloud ERP software merupakan bentuk peningkatan dari sistem ERP standar tapi bersifat lebih fleksibel, skalabel, dan memiliki investasi biaya awal yang lebih rendah. Jadi, bisa dikatakan ERP berbasis cloud menjadi solusi teknologi untuk mencapai efisiensi operasional dan inovasi bisnis.

Sebagai sistem yang lebih unggul tentu cloud ERP software memiliki karakteristiknya sendiri. Nah, dalam artikel ini akan kita jelaskan secara mendalam karakteristik cloud computing ERP berdasarkan kelebihan serta tantangan implementasi yang perlu Anda waspadai. Dengan memiliki pengetahuan ini, Anda bisa lebih siap ketika memutuskan mengimplementasikannya.

1. Karakteristik Cloud Computing ERP

Cloud computing ERP adalah sebuah solusi teknologi yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu sistem dengan penyimpanan berbasis cloud. Berbeda dengan sistem ERP on-premise, cloud computing memiliki karakteristik khusus meliputi:

a. On Demand Self Service

Cloud computing ERP memudahkan perusahaan untuk bebas mengakses dan mengelola server, penyimpanan, dan aplikasi, tanpa perlu berkoordinasi dengan vendor. Selain itu, Anda juga bisa dengan mudah menyesuaikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan. Dengan ini, artinya perusahaan memiliki fleksibilitas dan kontrol yang lebih besar atas operasional secara menyeluruh. Ini sangat bermanfaat untuk menghadapi perubahan kebutuhan bisnis secara cepat dan efisien.

b. Broad Network Access

Broad network access merupakan karakteristik cloud computing ERP yang menunjukkan kalau sistem dapat diakses melalui berbagai perangkat dan platform, termasuk komputer desktop, laptop, dan smartphone. Jadi, Anda bisa mengakses sistem dari lokasi manapun, selama terhubung dengan internet. Karakteristik ini tentunya sangat cocok bagi perusahaan yang menerapkan remote working sehingga membantu meningkatkan kolaborasi antar tim.

c. Rapid Elasticity

Karakteristik cloud computing ERP satu ini memberikan keuntungan bagi perusahaan karena sistem bisa secara otomatis menyesuaikan kapasitas sumber daya sesuai dengan kebutuhan. Artinya, perusahaan bisa melakukan perubahan dengan cepat pada beban kerja sistem, tanpa harus khawatir tentang kapasitas infrastruktur.

d. Resource Pooling

Resource pooling merupakan karakteristik cloud computing ERP, di mana sumber daya IT seperti kapasitas penyimpanan, pemrosesan, dan bandwidth jaringan dibagikan secara dinamis di antara berbagai pengguna. Jadi, perusahaan mampu menggunakan sumber daya secara lebih efisien, menyesuaikan dengan kebutuhan yang sering berubah, dan mengurangi biaya operasional secara signifikan.

e. Measured Service

Karakteristik ini mengartikan kalau sistem dapat diukur secara transparan. Dengan metrik dan pemantauan yang tepat, penggunaan sumber daya seperti kapasitas penyimpanan, pemrosesan, dan bandwidth diukur untuk kemudian hanya dikenakan biaya berdasarkan apa yang digunakan. Karakteristik ini membantu perusahaan untuk menekan pengeluaran agar digunakan untuk sumber daya yang benar-benar diperlukan.

2. Kelebihan Cloud ERP Software

Dengan karakteristik yang telah dibahas di atas, maka tentu cloud ERP software memiliki sejumlah kelebihan. Dengan semua keunggulan tersebut, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas operasional secara menyeluruh. Berikut kelebihan cloud computing ERP.

a. Investasi Awal Lebih Rendah

Salah satu kelebihan cloud computing ERP adalah investasi awal yang relatif lebih rendah dibandingkan dengan sistem ERP on-premise. Dengan model sistem berbasis cloud, perusahaan tidak perlu investasi sejumlah besar uang di awal untuk keperluan infrastruktur IT. Biasanya, pembayaran dilakukan berdasarkan model berlangganan. Bagi Anda yang masih memulai usaha, cloud computing ERP bisa dibilang sebagai pilihan yang terjangkau.

b. Meningkatkan Aksesibilitas

Kelebihan cloud computing ERP berikutnya untuk meningkatkan aksesibilitas karena perusahaan bisa mengakses sistem dari mana saja, selama memiliki koneksi internet. Ini sangat berguna untuk bisnis dengan tim atau karyawan yang bekerja secara remote. Aksesibilitas yang lebih tinggi juga menunjang kolaborasi yang lebih efektif dan efisien. Dengan ini, semua pengguna pasti memiliki informasi paling update dan relevan kapan pun mereka membutuhkannya.

c. Update Sistem Secara Otomatis

Berbeda dengan sistem ERP on-premise yang memerlukan intervensi manual dan sering kali mengalami downtime jika ada pembaruan, cloud ERP software dapat diperbarui secara otomatis. Hal ini memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki versi software terbaru dengan fitur dan keamanan terkini, tanpa mengganggu operasional sehari-hari.

d. Keamanan Data yang Ketat

Vendor ERP biasanya memiliki protokol keamanan yang ketat, termasuk enkripsi data, pengawasan keamanan 24/7, dan backup data secara teratur. Jadi, perusahaan akan terhindar dari ancaman keamanan siber. Peningkatan keamanan ini sangat penting bagi bisnis di era digital saat ini, di mana risiko pelanggaran data dan serangan siber terus meningkat.

Dengan mempertimbangkan kelebihan cloud computing ERP, tidak mengherankan jika sistem ini menjadi pilihan populer bagi banyak bisnis. Dari pengurangan biaya awal hingga peningkatan keamanan, cloud ERP software menawarkan manfaat yang menjadikannya sebagai solusi yang efisien dan efektif untuk mengelola sumber daya dan proses bisnis di era digital ini.

3. Tantangan Implementasi Cloud ERP Software

Salah satu tantangan terbesar dalam implementasi cloud computing ERP adalah integrasi dengan sistem yang sudah ada. Mungkin Anda sudah punya sistem lama yang tidak cukup kompatibel dengan teknologi cloud baru. Integrasi yang tidak efisien justru dapat menyebabkan gangguan di dalam proses bisnis. Oleh karena itu, sangat penting untuk merencanakan strategi integrasi yang cermat, untuk memastikan kelancaran transfer data dan fungsionalitas yang terintegrasi.

Perubahan dari sistem on-premise ke cloud ERP software membutuhkan pelatihan yang cukup intens. Kurang familiar dengan sistem baru sebenarnya hal yang wajar. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menyediakan pelatihan yang komprehensif dan mendukung karyawan selama fase transisi, serta menyesuaikan interface pengguna ERP untuk memastikan bahwa sistem mudah dipahami dan digunakan.

Dengan sistem cloud ERP, perusahaan bisa jadi sering bergantung pada penyedia layanan untuk pemeliharaan, dukungan, dan pembaruan sistem. Jika penyedia layanan tidak responsif justru akan menyulitkan operasional. Itulah mengapa memilih vendor ERP yang memiliki reputasi baik, dan menawarkan dukungan pelanggan menjadi langkah pertama yang harus dipertimbangkan sebelum implementasi sistem.

Implementasi ERP software berbasis cloud sering kali melibatkan perubahan besar dalam proses bisnis. Manajemen perubahan diperlukan agar proses transisi berjalan lancar. Hal ini melibatkan komunikasi yang efektif, manajemen ekspektasi, dan keterlibatan semua pihak yang akan menggunakan sistem. Perusahaan harus mengembangkan strategi manajemen perubahan yang komprehensif untuk menangani ketakutan, ketidakpastian, dan potensi gangguan yang mungkin terjadi selama proses implementasi.

Bisa dikatakan, hal ini tidak hanya tentang adopsi teknologi baru, tetapi juga transformasi cara kerja, proses bisnis, dan budaya perusahaan. Implementasi yang berhasil membutuhkan perencanaan yang cermat, keterlibatan tim, dan kesiapan untuk beradaptasi dengan perubahan. Dengan pendekatan yang tepat, tantangan-tantangan ini dapat diatasi.

4. Kesimpulan

Tidak hanya berbeda dalam jenis penyimpanan, karakteristik cloud computing ERP juga berbeda sehingga menawarkan kelebihan dibandingkan ERP on-premise. Dengan karakteristik-karakteristik yang dibahas di atas, ERP berbasis cloud menawarkan fleksibilitas, skalabilitas, dan efisiensi yang lebih unggul. Dengan ini, perusahaan bisa mengelola operasional dengan lebih efisien, menghadapi perubahan kebutuhan bisnis dengan cepat, dan mengurangi biaya operasional.

Meskipun cloud ERP software menawarkan banyak keuntungan, implementasinya tetap dihadapkan pada tantangan. Integrasi dengan sistem yang sudah ada, kebutuhan pelatihan dan adaptasi pengguna, ketergantungan pada penyedia layanan, dan manajemen perubahan perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Tapi tidak perlu khawatir, melalui perencanaan yang cermat, dukungan yang tepat, dan strategi manajemen perubahan yang efektif, tantangan-tantangan ini akan dapat diatasi.