Sistem purchasing ternyata juga dapat digunakan untuk menyelesaikan beberapa permasalahan dalam manajemen material. Mulai dari pemilihan supplier, pemesanan barang, hingga pengendalian persediaan. Meski demikian, sistem ini belum bisa secara optimal mengontrol material yang dibutuhkan dari tahap perencanaan sampai evaluasi. Diperlukan teknologi yang lebih canggih sehingga proses kontrol tersebut dapat berjalan efisien.

MRP purchasing system merupakan salah satu solusi yang dapat diandalkan. Dengan menggabungkan teknologi MRP dan sistem pembelian, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih baik tentang kebutuhan material, menjaga ketersediaan stok, serta memperbaiki proses evaluasi berkelanjutan. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih lanjut bagaimana teknologi tersebut dapat membantu bisnis mengoptimalkan manajemen material.

1. Kendala Umum Manajemen Material

Dalam menjalankan operasional, perusahaan dihadapkan pada berbagai kendala dalam manajemen material. Berikut ini beberapa kendala umum dalam manajemen material dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi operasional perusahaan.

a. Pembelian dalam Jumlah Besar

Pembelian dalam jumlah besar dapat menawarkan berbagai manfaat. Termasuk harga yang lebih rendah per unit dan peningkatan efisiensi bisnis. Namun, strategi ini juga memiliki tantangan tersendiri. Memiliki stok yang berlebihan dapat membebani biaya penyimpanan dan mengurangi likuiditas finansial.

Selain itu, overstock dapat meningkatkan risiko kerusakan atau kadaluarsa. Terutama untuk bahan baku dengan umur simpan terbatas. Oleh karena itu, perlu ada keseimbangan dalam melakukan pembelian dalam jumlah besar, memperhatikan ramalan penjualan, dan menyesuaikan kebijakan pembelian sesuai dengan dinamika bisnis.

b. Terjadinya Fluktuasi Harga

Fluktuasi harga bahan baku adalah masalah umum yang dihadapi dalam manajemen material. Perubahan harga ini dapat dipicu oleh berbagai faktor seperti perubahan tingkat permintaan dan penawaran, inflasi, atau perubahan regulasi pemerintah. Hal ini dapat mempengaruhi margin keuntungan dan membuat perencanaan biaya menjadi lebih sulit.

Selain itu, perubahan harga yang tidak terduga juga dapat mengganggu proses pembelian dan merusak hubungan dengan pemasok jika tidak ditangani dengan baik. Sehingga sangat penting bagi perusahaan untuk memantau tren harga dan membuat rencana procurement management berkelanjutan untuk mengelola fluktuasi harga.

c. Pemantauan Kualitas Material

Pemantauan kualitas material adalah bagian penting dari manajemen material. Material yang berkualitas rendah dapat mempengaruhi kualitas produk akhir dan merusak reputasi perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki proses kontrol kualitas yang baik dan bekerja sama dengan pemasok yang dapat diandalkan.

Namun, proses ini bisa jadi sulit dilakukan terutama jika perusahaan bekerja dengan berbagai pemasok atau membeli berbagai jenis bahan. Cara ini memerlukan investasi sumber daya manusia dan teknologi untuk melakukan inspeksi dan pengujian. Bahkan juga memerlukan negosiasi dan koordinasi dengan pemasok.

d. Hubungan dengan Supplier

Memiliki hubungan yang baik dengan pemasok adalah kunci sukses manajemen material. Perusahaan yang memiliki hubungan yang baik dengan pemasok cenderung mendapatkan layanan yang lebih baik. Namun, membangun dan mempertahankan hubungan seperti itu juga ada tantangannya. Diperlukan negosiasi dan komunikasi yang efektif, pemahaman yang baik tentang pasar, dan kemampuan untuk mengelola konflik dan masalah.

2. Sistem Purchasing di Manajemen Material

Dalam menghadapi kendala yang ada pada manajemen material, e purchasing dapat digunakan sebagai salah satu solusi mewujudkan efisiensi manajemen material. Terkait pembelian dalam jumlah besar, sistem ini memudahkan perusahaan dalam memonitor dan mengatur volume pembelian. Dengan data historis yang disediakan sistem, perusahaan dapat melakukan analisis yang lebih detail berkaitan dengan volume pembelian yang optimal.

Pada masalah fluktuasi harga, sistem ini dapat digunakan untuk melacak perubahan harga dari waktu ke waktu, memberikan informasi bagi perusahaan dalam merencanakan pembelian dan menegosiasikan harga dan kontrak dengan pemasok. Selain itu, fitur prediksi yang ada dalam sistem dapat membantu memahami tren harga di masa mendatang dan membuat rencana yang lebih sesuai.

Sistem ini juga dapat berfungsi sebagai teknologi yang efektif untuk memantau kualitas material. Sistem pembelian memfasilitasi inspeksi dan penilaian kualitas, memastikan bahwa material yang dibeli sesuai dengan standar yang ditetapkan. Teknologi tersebut juga dapat membantu melacak performa pemasok dalam memenuhi kebutuhan barang, memberikan informasi yang diperlukan saat mengevaluasi dan memilih pemasok.

Terkait hubungan dengan supplier, sistem purchasing dapat mempermudah komunikasi dengan supplier. Baik untuk pemesanan, negosiasi, maupun penyelesaian masalah. Informasi yang disimpan dalam sistem juga bisa membantu Anda memahami kebutuhan dan preferensi supplier, memungkinkan perusahaan untuk menyeleksi supplier lain atau membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan yang sudah ada.

3. Optimalkan dengan MRP Purchasing System

Sistem pembelian mungkin hanya bisa membantu beberapa proses manajemen material. Namun, integrasi material requirements planning (MRP) dan sistem purchasing akan memaksimalkan efisiensi dan efektivitas manajemen material. Dari perencanaan hingga evaluasi dan penyesuaian.

a. Perencanaan Permintaan

Melalui MRP purchasing system, Anda dapat merencanakan permintaan dengan lebih baik. Sistem MRP menyediakan perkiraan akurat tentang kebutuhan material berdasarkan rencana produksi dan penjualan. Sementara itu, data historis dari sistem purchasing memberikan gambaran tentang pola permintaan sebelumnya. Kedua informasi ini saat digabungkan, dapat membantu Anda dalam merencanakan permintaan dengan lebih tepat.

b. Perhitungan Kebutuhan Material

Proses perhitungan kebutuhan material menjadi lebih efisien dengan adanya integrasi antara MRP dan sistem purchasing. Sistem MRP dapat menghitung jumlah material yang diperlukan berdasarkan rencana produksi. Sementara purchasing system memastikan bahwa perhitungan tersebut sesuai dengan realita. Seperti ketersediaan material dan kemampuan supplier.

c. Pemesanan Material

Dalam hal pemesanan material, MRP purchasing system memastikan proses ini berlangsung lancar dan tepat waktu. Sistem manajemen material memberikan informasi tentang kapan dan berapa banyak material yang harus dipesan. Sedangkan sistem pembelian dapat memfasilitasi proses pemesanan. Termasuk komunikasi dengan supplier dan pelacakan rantai pasokan.

d. Pengawasan Persediaan

Pengawasan persediaan menjadi lebih efektif dengan integrasi MRP dan purchasing system. Manajemen material system memberikan gambaran akurat tentang kebutuhan persediaan di masa mendatang. Kemudian software pembelian melacak persediaan yang ada dan pergerakan material dalam dan keluar dari gudang. Dengan demikian, Anda dapat menjaga keseimbangan persediaan yang ideal dan menghindari overstock atau kekurangan stok.

e. Penerimaan & Inspeksi Barang

Proses penerimaan dan inspeksi barang juga menjadi efisien karena MRP purchasing system. Teknologi MRP dapat memberikan laporan yang dibutuhkan untuk verifikasi jumlah dan jenis material yang diterima. Di sisi lain, sistem purchasing memungkinkan pengecekan kualitas dan kondisi barang yang diterima terhadap standar yang ditetapkan.

f. Evaluasi & Penyesuaian

Integrasi sistem MRP dan purchasing membantu melakukan evaluasi dan penyesuaian dalam manajemen material dengan lebih baik. Perusahaan dapat menganalisis data dari kedua sistem untuk mengevaluasi efektivitas proses manajemen material dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Dengan demikian, Anda dapat terus memperbaiki kinerja manajemen, meningkatkan keuntungan, dan mencapai kesuksesan bisnis lebih cepat.

4. Kesimpulan

Manajemen material merupakan aspek penting dalam operasional perusahaan. Sayangnya proses ini sering dihadapkan dengan berbagai kendala. Dari fluktuasi harga, pemantauan kualitas material, hingga hubungan dengan supplier. Sistem purchasing bisa membantu kendala tersebut. Tapi tentunya belum memaksimalkan manajemen secara keseluruhan. 

Dengan MRP purchasing system, yaitu integrasi sistem pembelian dan MRP, perusahaan dapat lebih jauh mengoptimalkan manajemen material. Mulai dari perencanaan permintaan hingga evaluasi dan penyesuaian. Dengan cara ini, Anda dapat mengontrol material dengan lebih baik, mengoptimalkan biaya dan efisiensi, dan pada akhirnya meningkatkan kinerja dan keuntungan bisnis.