Rekap atau pencatatan barang setiap masuk dan keluar menjadi tugas operator gudang yang wajib dilaporkan kepada perusahaan. Fungsi rekap seperti yang kita ketahui adalah proses penyimpanan segala data serta informasi dalam periode tertentu. Nah, pada manajemen gudang sendiri rekap barang artinya proses pembukuan segala aktivitas arus barang dari masuk, saat di gudang, hingga keluar.

Contoh rekap barang yang sangat berguna yakni pada pembelian dan pengelolaan warehouse perusahaan. Perusahaan melakukan verifikasi atas semua barang yang perlu dilakukan reorder kembali setelah menerima laporan dari gudang. Pembuatan rekap dapat dilakukan secara manual atau melalui software WMS.

Rekap barang artinya, pencatatan barang dalam gudang yang terlihat secara langsung dengan memuat banyak proses warehouse, secara rutin. Salah satu komponen dalam pembukuan sendiri yakni, total persediaan, nama barang, dan sebagainya. Melakukan rekapitulasi data memberikan manfaat bagi perusahaan. Artikel kali ini, akan membahas tentang definisi dan contoh rekap barang masuk dan keluar. Langsung simak penjelasan berikut.

1. Fungsi Rekap Barang

Kebanyakan perusahaan mengabaikan pentingnya membuat pembukuan barang. Dampak yang ditimbulkan jika penjualan tidak sesuai dengan jumlah stok, perusahaan dapat mengalami kerugian cukup besar. Oleh karenanya, pemilik usaha perlu membuat rekap barang. Berikut fungsi pembukuan barang di manajemen gudang yang Anda harus tahu.

a. Memastikan Kecocokan Data Inventaris

Rekap barang artinya hampir sama dengan stok opname, melakukan pendataan terhadap barang yang masuk dan keluar dari gudang. Rekap biasanya berguna untuk mencocokan seluruh informasi barang secara langsung. Jadi staf manajemen gudang dapat memastikan seluruh data produk sudah cocok dengan barang yang masuk ataupun keluar.

Keuntungan pembukuan itu sangat banyak. Mulai dari mudahnya melakukan pengelolaan pengadaan barang hingga perhitungan aktiva kas piutang untuk memantau perkembangan bisnis periode kedepannya. Membuat contoh rekap barang yang sesuai data asli, dapat mempermudah perusahaan untuk melakukan perbandingan dari berbagai sisi, salah satunya peningkatan dan penurunan persediaan.

b. Mudah Melacak Data Gudang 

Banyaknya data barang di gudang terkadang menyulitkan proses mencari barang tertentu dan pengawasan ketika terjadi arus perputaran persediaan yang begitu cepat. Pembukuan laporan barang yang lengkap dapat mengatasi permasalahan tersebut. Karena memang dibuat sebagai data rekap, perusahaan akan terbantu melacak informasi dan tempat barang dalam rak. Untuk memudahkan data gudang dan inventaris aplikasi WMS hadir menjadi solusi masa kini.

c. Mudah Diakses Berbagai Departemen

Rekap barang artinya menyediakan segala informasi terbaru mengenai suatu produk yang ada di gudang. Jika pembukuan dilakukan secara teratur, maka divisi purchasing akan lebih mudah mendapatkan informasi data akurat. Contoh lainnya lagi pada manajemen gudang itu sendiri. Ketika staf ingin memasukan barang yang baru sampai pada gudang, sebelum itu pastikan terlebih dulu rak kosong yang ada. Pengecekan dapat berjalan lama jika dilakukan secara manual. Dengan contoh rekap barang, staff gudang dapat mengetahui dengan cepat rak mana saja yang  kosong.

2. Contoh Rekap Barang

Contoh rekap barang masuk dan keluar di bawah ini dilakukan secara manual. Pembukuan secara konvensional biasanya menggunakan data atau tabel seperti di Microsoft Excel. Tabel dibuat setelah data gudang diterima secara keseluruhan di hari itu juga. Jadi, tim gudang melakukan input manual terlebih dahulu baru dipindahkan ke dalam Excel.

Aplikasi Excel dilengkapi dengan fitur-fitur perhitungan yang mudah digunakan. Penggunaan rumus matematika seperti jumlah rata-rata, pengurangan, total, dapat dilakukan dalam satu tabel yang berisi banyak informasi. Software Excel dapat dimanfaatkan pada pembuatan contoh rekap barang sesuai kebutuhan. Microsoft Excel masih sering digunakan oleh bisnis rintisan atau yang masih kecil. Berikut contoh tabel rekap barang yang bisa dijadikan referensi.

Contoh rekap barang masuk dan keluar di atas merupakan ilustrasi laporan pergudangan dalam bentuk tabel. Meskipun terlihat mudah, apabila Anda tidak teliti saat melakukan pembukuan, input data bisa saja mengalami kekeliruan yang merugikan dalam pembelian. Tabel tersebut hanyalah contoh sederhana. Dalam bisnis sesungguhnya jumlah barang masuk dan keluar sangat banyak sehingga perlu pemahaman dan kehati-hatian saat rekap barang dilakukan.

3. Tujuan Pembuatan Pembukuan

Pembahasan tentang rekapitulasi barang, menawarkan banyak kemudahan dalam setiap operasional manajemen gudang. Contoh rekap barang di atas, dapat  membantu operator gudang mengelola inventaris mereka. Inventaris berguna di perusahaan terutama pada beberapa unit bisnis seperti produksi dan pembelian. Yuk, kenali lebih jauh tujuan dibuatnya inventory barang berikut ini.

a. Mengetahui Waktu Reorder Barang

Kapan waktu yang tepat untuk pembelian stok? Tentu saja, saat jumlah produk sudah mulai berkurang tetapi belum mencapai kelangkaan. Metode seperti ini biasa disebut dengan reorder point. Proses penggabungan dua aspek lead time demand dan safety stock. Melakukan reorder, tentu saja memiliki waktunya sendiri, bukan dilakukan secara asal tanpa mempertimbangkan banyak aspek salah satunya pembukuan rekap barang.

b. Perencanaan Pembelian

Perencanaan pembelian pada strategi pengadaan di gudang dengan memperhatikan banyak faktor. Sebelum purchase berlangsung perusahaan perlu melihat banyak aspek. Diantaranya, jumlah stok barang, kapan terakhir dilakukan pembelian, produk paling laris, forecasting, waktu tunggu barang sampai ke gudang, dan pemilihan pemasok juga termasuk. Maka dari itu, pembukuan adalah salah satu dokumen yang dapat menentukan purchasing ke depannya.

c. Kelancaran Manajemen Stok

Dalam proses bisnis umumnya barang yang sering keluar adalah jenis barang yang paling laris. Dengan begitu pemilik usaha dapat memperkirakan ketersediaan dan pengelolaan inventory dengan benar. Akan tetapi, tidak berlaku untuk semua produk. Beberapa ada yang mengalami penumpukan karena peminatnya sedikit. Untuk mengurangi resiko tersebut, perusahaan dapat melakukan pembukuan keluar masuknya barang sebagai data yang dipakai dalam pengelolaan stok agar lebih optimal.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan artikel tersebut, rekap barang artinya pembukuan atau pencatatan keluar masuknya barang di gudang. Pencatatan pada manajemen gudang memiliki arti lebih luas lagi, sehingga rekap dapat mempengaruhi berjalannya pembelian dan ketersediaan stok. Dalam laporan pembukuan, pemilik bisnis dapat menggunakan dua metode. Pertama dengan cara manual dan yang kedua memakai software inventaris.

Pembuatan rekap barang mempunyai fungsi yang sangat membantu banyak departemen lain seperti, mudahnya melakukan pelacakan data gudang, keputusan pembelian oleh divisi purchasing, dan keakuratan data terpusat. Sehingga penggunaan informasi dapat selaras dalam berbagai kebutuhan.