Apa itu stock opname? Bagi Anda sebagai pelaku bisnis, stock opname bukanlah hal asing lagi. Justru, perhitungan dan verifikasi ini memiliki peran krusial dalam pengendalian persediaan dan operasional manajemen gudang. Istilah stok opname, memang tidak dilakukan dalam keseharian bisnis. Penerapan stock opname biasanya dilakukan ketika barang masuk dan keluar dari gudang dalam satu periode.

Stock opname adalah solusi dari masalah yang sering timbul pada saat perhitungan barang dan pencatatan. Identifikasi keakuratan setiap data barang merupakan fungsi secara umum yang ditawarkan. Perhitungan secara berkala akan menambah efektivitas bisnis dan informasi terbaru barang. Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang contoh stok opname dan pengertiannya.

1. Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah perhitungan jumlah barang yang tersedia secara fisik pada gudang sebelum diolah dan didistribusikan. Perhitungan mencakup keseluruhan data dalam gudang pada waktu yang sudah ditentukan. Fungsi dari stok opname sendiri, memastikan bahwa barang yang tersedia sudah sama jumlahnya dengan data yang tertera.

Selain itu, stock opname bermanfaat dalam pembelian bisnis jangka panjang. Dapat dikatakan demikian karena laporan perhitungan yang akurat dapat menjadi pertimbangan pengadaan, mengetahui produk yang paling laku, atau jenis barang yang sering mengalami dead stock. Tentu saja perusahaan akan mengalami kerugian cukup besar jika kuantitas barang tersebut cukup banyak.

Perkembangan zaman semakin maju, perubahan-perubahan teknologi sudah bisa diterapkan pada berbagai kegiatan dan pekerjaan. Salah satunya yaitu proses perhitungan barang menggunakan software WMS. Dilengkapi banyak fitur seperti barcode yang dapat membuatkan label otomatis di setiap barang, untuk mempermudah membedakannya.

2. Tujuan Pembuatan Stock Opname

Penjelasan mengenai apa itu stock opname merupakan bagian dari tujuan pembuatan pencatatan yang sering dilakukan pada proses manajemen gudang. Stok opname memberikan informasi terkait barang yang sudah terjual dan belum laku di pasaran. Sehingga Anda dapat mengetahui langkah selanjutnya dalam penjualan maupun pengorganisasian manajemen gudang. Berikut tujuan dilakukannya stok opname.

a. Meminimalisir Perbedaan Stok

Perbedaan seringkali dijumpai saat melakukan pencatatan secara manual. Meskipun terlihat mudah, pembukuan memerlukan waktu yang lama dan ketelitian. Menghindari masalah tersebut, ada tim tersendiri yang melakukan pengecekan selama stock opname, yaitu staf audit.

Cara mengurangi perbedaan dalam pembukuan bisa dengan menetapkan SOP gudang yang jelas untuk penerimaan dan penyimpanan barang. Selain itu, melakukan audit rutin dan merekonsiliasi catatan inventaris dengan penghitungan fisik dapat mendeteksi dengan cepat. SOP juga dapat mengurangi human error yang sering terjadi akibat kelalaian staf.

b. Memastikan Pencatatan Sudah Benar

Mengapa pembukuan selalu dicek berulang-ulang? Karena inventory yang benar pada stock opname mempengaruhi banyak aspek. Memastikan bahwa data pembukuan dengan jumlah barang asli pada gudang berfungsi sebagai laporan untuk mengatur manajemen gudang seperti pengelolaan persediaan, penataan, dan pengawasan terhadap semua produk dari masuk hingga keluar. 

Keakuratan inventory tidak hanya untuk mengatur manajemen gudang lebih baik, tetapi berpengaruh pada keuangan dan perencanaan masa mendatang perusahaan. Maka dari itu, stok opname berguna sebagai alat untuk mencatat perhitungan dan verifikasi terhadap semua produk gudang.

c. Mengetahui Nilai Kas, Piutang, dan Aktiva Perusahaan

Pencatatan stok yang akurat dapat membuktikan bahwa jumlah persediaan yang dilaporkan merupakan persediaan sebenarnya dari stok fisik di gudang. Keakuratan ini sangat penting karena laporan persediaan berdampak pada penghitungan harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih, serta jumlah kas yang akan disetorkan.

3. Contoh Stock Opname 

Pembukuan stock opname adalah salah satu cara mengetahui kondisi dan jumlah persediaan barang dalam warehouse. Dari penjelasan di atas mengenai apa itu stock opname, kali ini kita akan beralih pada contoh stock opname yang perlu Anda ketahui. Sebelum melakukan perhitungan, sebaiknya pahami format di bawah ini terlebih dahulu. 

Contoh pertama stock opname adalah jenis laporan pergudangan fisik. Laporan fisik sering digunakan untuk pencatatan secara umum dan mudah dilakukan meskipun hanya menggunakan tabel atau data catatan. Berikut tabel contoh stock opname laporan fisik pada perusahaan.

Contoh stock opname berikutnya, yaitu menggunakan tabel periodik. Periodik adalah sistem pencatatan dan pembukuan pada bulan-bulan tertentu yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, bisa 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun penuh. Keunggulan menggunakan jangka waktu bulan, memudahkan staff gudang dalam stok opname yang cukup sekali sehingga lebih efisiensi waktu manajemen gudang. 

4. Kapan Waktu Melakukan Stock Opname?

Dalam pembukuan, terdapat beberapa pembagian periode yang bisa dilakukan tergantung kebutuhan dan waktu produksi perusahaan. Waktu saat melakukan stock opname juga mempengaruhi pengambilan keputusan persediaan berikutnya. Dengan begitu pencatatan perlu dilakukan secara akurat agar terhindar dari kendala dan kerugian. Langsung saja, simak pembahasan di bawah ini.

a. Event 

Pertama, yakni perhitungan data saat event. Event itu sendiri merupakan sebuah peristiwa besar yang sengaja diadakan perusahaan atau dampak dari kegiatan di luar perusahaan. Misalnya, acara diskon besar-besaran, cuci gudang, atau mendekati hari raya. Perhitungan event dilakukan karena biasanya banyak permintaan yang masuk. Sehingga mengatur manajemen gudang seperti persediaan, jenis barang, dan permintaan tertinggi, harus cepat-cepat di proses dan dilaporkan.

b. Harian 

Selanjutnya, waktu yang dilakukan pemilik bisnis untuk stock opname adalah harian. Pembukuan dalam waktu harian dilakukan oleh perusahaan yang menyediakan barang yang mudah habis, banyak dicari, dan kadaluarsa, contohnya minuman dan makanan. Sehingga, perhitungan persediaan barang sering mengalami kehabisan dan perlu restock dengan cepat.

c. Periodik

Terakhir yaitu, sistem periodik. Sistem ini tergantung pada perusahaan ingin melakukan perhitungan dari tiga bulan sekali, enam bulan, hingga satu tahun. Pemilik bisnis dapat menyesuaikan periodik dengan kebutuhan. Penyesuaian juga tergantung pada persediaan barang gudang, maka dari itu periodik diatur sebagaimana waktu-waktu barang yang dilaporkan mulai habis.

5. Kesimpulan

Dari penjelasan apa itu stock opname, dapat disimpulkan pengertian stock opname adalah pencatatan, perhitungan, dan verifikasi terhadap keseluruhan stok yang ada di gudang secara teratur untuk memastikan ketersediaan barang. Stock opname dilakukan dengan menyesuaikan kebutuhan perusahaan, dapat setiap hari, event, atau periodik. 

Contoh stock opname paling umum dilakukan dengan pembukuan manual melalui tabel atau data. Pencatatan juga bisa dilaporkan hanya jumlah fisik, periode, dan sebagainya. Selain metode manual, menggunakan aplikasi pembukuan stok saat ini sangat populer karena membuat catatan lebih praktis dan menghindari human error.