Proses pengadaan jasa konstruksi mengacu pada pemilihan penyedia layanan atau supplier, kepatuhan kontrak yang sudah dibuat, dan mengawasi proses pembelian agar sesuai dengan SOP perusahaan. Sebelum memahami proses pengadaan langsung konstruksi, sebaiknya kita ketahui terlebih dahulu apa itu pengadaan langsung secara singkat.

Pengadaan langsung adalah pembelian yang dilakukan untuk pemenuhan stok atau sumber daya dari pemasok untuk bisnis. Direct purchase tidak melibatkan pelelangan atau pihak ketiga. Sehingga dalam bisnis konstruksi, staff purchasing menghubungi vendor terkait kebutuhan yang diperlukan seperti alat-alat bangunan, infrastruktur, mesin dan sebagainya. Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai proses pengadaan langsung konstruksi.

1. Apa itu Pengadaan Jasa Konstruksi?

Dalam proses pembelian, pengadaan adalah istilah lain saat perusahaan membeli barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan setiap departemen. Sementara itu, pengadaan jasa konstruksi adalah kegiatan yang melibatkan purchasing untuk memfasilitasi sejumlah proyek yang dikelola perusahaan, baik itu dalam pembangunan, tenaga kerja, peralatan, dan layanan konsultasi.

Pembelian memerlukan identifikasi kebutuhan, kontrak, mencari kontraktor atau penyedia layanan yang sesuai, dan menjaga hubungan dengan supplier. Proses pengadaan merupakan komponen penting proyek karena berdampak langsung pada kualitas, biaya, jangka waktu, dan keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Aspek penting proses pembelian konstruksi adalah pemilihan metodenya. Setiap metode memiliki keunggulan dan kekurangannya sendiri. Alhasil, pemilik bisnis perlu menimbang setiap langkah yang akan diambil untuk disesuaikan dengan tujuan industri. Adapun tipe purchasing konstruksi diantaranya yaitu traditional purchasing yang merupakan pembelian yang dibuka setelah perusahaan menyelesaikan desain proyek. Atau design and build, dimana pengadaan dilakukan secara keseluruhan oleh kontraktor mulai dari desain hingga pembangunan.

Untuk memudahkan proses pengadaan langsung konstruksi perusahaan dapat menerapkan pembelian melalui e-katalog, sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan kebutuhan perusahaan dengan daftar barang atau jasa yang mudah dicari dan dapat dilakukan pembelian langsung.

2. Proses Pengadaan Langsung Konstruksi

Seperti yang Anda ketahui, pengadaan langsung adalah pembelian yang dilakukan antara pemasok dan perusahaan jasa konstruksi untuk memastikan supply chain berjalan dengan semestinya. Pada industri layanan konstruksi, terdapat tahapan pengadaan yang secara umum dilakukan. Berikut proses pengadaan langsung konstruksi.

a. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan proyek, yakni dengan menyesuaikan kebutuhan dengan standar operasional dan tujuan bisnis. Sebelum kebutuhan diajukan, tim purchasing terlebih dahulu mengetahui tentang lingkup proyek, batasan anggaran, dan persyaratan spesifik, serta keahlian untuk menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan bagi bisnis.

Kebutuhan yang dimaksudkan antara lain, jumlahnya, kualitas, dan manfaat apa yang nantinya berguna dalam proyek. Biasanya dimulai dari perusahaan itu sendiri atau klien yang menentukan keseluruhan tujuan dan persyaratan proyek konstruksi. Jadi perusahaan hanya perlu memenuhi kebutuhan tersebut. Dalam memenuhi pengadaan bukan sekedar pembelian, tetapi meliputi struktur yang akan dibangun, tujuan penggunaannya, dan desain yang diinginkan.

Selama tahapan ini berlangsung, purchasing memerlukan konsultasi dengan klien, arsitek, perusahaan penyedia pengadaan jasa konstruksi, dan calon kontraktor. Pihak yang terkait dapat memberikan pertimbangan lebih baik terhadap bagaimana proyek berjalan ke depannya, metode yang digunakan, pilihan material, dan cara menghemat terhadap pengeluaran yang tidak penting.

b. Pembuatan Dokumen

Umumnya, setiap pengadaan berlangsung, perusahaan akan membuat dokumen pembelian yang berfungsi sebagai catatan resmi dan pedoman yang menentukan jenis kebutuhan proyek, persyaratan, dan kontrak. Dokumen utama adalah spesifikasi bahan baku yang mencakup jenis kebutuhan dan anggaran yang ditetapkan. Dokumen dibuat berdasarkan pertimbangan banyak pihak.

Proposal dibuat untuk memperjelas syarat dan memberi informasi yang cukup untuk pengajuan permintaan. Selain itu, dokumen penting lainnya seperti gambar, jadwal kapan dibutuhkannya bahan baku, dan informasi lokasi juga disiapkan untuk memberikan pemahaman yang jelas dan lengkap kepada supplier mengenai kebutuhan lebih spesifik.

c. Mengajukan Permintaan 

Pembuatan dan pengajuan permintaan dalam proses pembelian sumber daya bisnis konstruksi merupakan langkah pertama dalam proses pengadaan. Tahapan dimulai dengan tim manajemen proyek atau departemen pengadaan mengidentifikasi kebutuhan atau persyaratan khusus untuk proyek.

Kebutuhan yang berkaitan dengan jasa konstruksi, seperti menyewa kontraktor, atau bahan yang diperlukan untuk proyek tersebut. Permintaan biasanya dibuatkan dokumen tersendiri yang sering disebut sebagai purchase order, dengan rincian layanan atau material yang dibutuhkan, seperti spesifikasi, jumlah, jadwal pengiriman yang diinginkan, serta harga yang diinginkan perusahaan.

Setelah permohonan disetujui stakeholder, permintaan kemudian diserahkan kepada calon pemasok atau kontraktor. Pengajuan ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti email, portal pengadaan, tergantung pada kebijakan pengadaan perusahaan serta ukuran dan sifat pembelian. Anda dapat dengan mudah melakukan pengajuan permintaan dan mencari pemasok yang diinginkan menggunakan aplikasi purchasing.

d. Seleksi Pemasok

Langkah yang pertama dalam proses seleksi pemasok yaitu kesesuaian kualifikasi dengan dokumen yang diajukan. Penyeleksian supplier mempertimbangkan faktor-faktor seperti harga, kepatuhan terhadap spesifikasi teknis, pengalaman dan reputasi pemasok, kapasitas pengiriman, proses jaminan kualitas, dan mampu memenuhi target jadwal kirim. Untuk kontrak yang bernilai tinggi, pemilihan pemasok membutuhkan analisis mendalam terkait rekam jejak pemasok, referensi, dan kinerja pada proyek serupa.

Setelah perusahaan mendapatkan vendor yang sesuai dengan kebutuhan, tim pengadaan memilih pemasok potensial untuk dihubungi. Seleksi terkadang perlu langkah-langkah tambahan seperti wawancara, kunjungan lapangan, atau negosiasi untuk memperjelas kebutuhan proyek dan memastikan bahwa pemasok sepenuhnya memahami persyaratan. Dengan melakukan seleksi, perusahaan mendapatkan supplier yang tepat dan mengurangi pengeluaran mereka.

e. Pembuatan Kontrak 

Tahapan pengadaan jasa konstruksi selanjutnya adalah pembuatan kontrak. Kontrak berlaku untuk memastikan komitmen kedua belah pihak terutama supplier. Bisnis besar seperti konstruksi membutuhkan pemasok yang tetap dan bisa diandalkan kapan pun terutama terhadap permintaan kualitas atau spesifikasi yang dapat berubah sewaktu-waktu.

Kontrak dibuat dengan kesepakatan yang sudah dinegosiasikan sejak awal perusahaan menghubungi vendor. Dokumen tersebut meliputi, perjanjian, biaya, jumlah, kualitas, estimasi pengiriman, pajak yang akan dikenakan, diskon, dan penawaran lainnya yang menguntungkan perusahaan.

Jangka waktu kontrak dibuat dari pertama kali bisnis dan pemasok menandatangani dokumen terkait perjanjian. Biasanya dalam periode tertentu, dapat 3 bulan, 6 bulan, atau bahkan satu tahun. Keuntungan pembuatan dokumen perjanjian dalam proses pembelian yakni, memastikan bahwa barang yang diminta sesuai dengan kebutuhan dan harga akan terus stabil selama kontrak terjalin meskipun fluktuasi bahan baku mengalami perubahan di pasar.

f. Pengawasan Selama Proses Pembelian

Pihak pengadaan juga perlu mengawasi jalannya pembelian selama proses tersebut berlangsung. Tujuannya untuk menghindari kesalahan yang dapat menjadi penyebab terjadinya kegagalan konstruksi. Pengawasan juga bertujuan untuk memastikan bahwa, pengadaan berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan sejak awal.

Apabila terjadi kerusakan barang saat pembelian berlangsung, purchasing management akan segera melaporkan kepada pihak pemasok dan segera melakukan retur pembelian. Pelaporan yang cepat akan berpengaruh pada proses produksi. Semakin lama laporan yang diajukan, maka produksi akan ikut terhambat.

g. Evaluasi Selama Pengadaan Berlangsung

Langkah terakhir pada proses pengadaan langsung konstruksi adalah evaluasi. Evaluasi merupakan penilaian yang dilakukan perusahaan konstruksi selama pembelian berlangsung. Penilaian berupa kelayakan barang, kualitas, dan ketepatan waktu penerimaan. Proses pembelian berjalan dengan efisien apabila sumber daya dan supplier dapat sejalan dengan ketentuan perusahaan. Dari hal tersebut, dalam kurun satu periode bisnis dapat mengetahui apakah pengadaan sudah sesuai dengan SOP purchasing atau belum.

3. Kesimpulan

Proses pengadaan langsung konstruksi adalah memenuhi kebutuhan bisnis untuk memenuhi layanan bisnis perusahaan konstruksi dalam perolehan jasa atau barang yang dibutuhkan seperti, bahan baku, mesin, peralatan, layanan, dan sebagainya. Proses pembelian sumber daya proyek cukup kompleks karena membutuhkan spesifikasi dan standar yang diinginkan oleh calon klien.

Pada tahapan pengadaan jasa konstruksi langkah pertama yang dapat diambil perusahaan berupa identifikasi kebutuhan, mencakup lingkup proyek yang akan dikerjakan, bahan yang diinginkan, desain, dan anggaran yang sudah ditetapkan sejak awal. Selain itu, proses pertimbangan pemilihan supplier juga penting dilakukan agar perusahaan mendapatkan pemasok yang sesuai dengan permintaan.