Seiring dengan pertumbuhan bisnis dan perubahan kebutuhan pasar, penataan gudang yang baik menjadi salah satu strategi untuk menjaga kelancaran seluruh aktivitas pergudangan. Ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk mencapai ini. Mulai dari pemilihan metode penyimpanan yang tepat hingga implementasi teknologi canggih seperti Warehouse Management System (WMS).

Oleh karena itu, memahami dan menerapkan praktik terbaik dalam penataan gudang sangatlah penting. Dalam artikel kali ini, akan dijelaskan lebih detail enam panduan praktis yang bisa Anda lakukan untuk mencapai tata gudang yang efektif dan bagaimana sistem WMS dapat mengoptimalkan proses penataan tersebut.

1. Tips Penataan Gudang yang Baik

Dalam manajemen gudang, diperlukan penataan yang efisien agar proses kerja berjalan lancar dan produktif. Lalu, apa saja yang bisa dilakukan? Berikut beberapa tips penataan gudang yang dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional.

a. Pemetaan Area Gudang

Tips pertama penataan gudang yang baik adalah menetapkan zona-zona khusus untuk kegiatan pergudangan yang spesifik seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman. Hal ini bertujuan agar Anda lebih mudah mengakses barang yang dibutuhkan. Selain itu, dengan pemetaan yang efektif, maka ruang gudang digunakan secara efisien dan operasional berjalan lancar.

b. Penggunaan Rak yang Efisien

Penggunaan rak yang efisien juga diperlukan untuk memaksimalkan ruang penyimpanan dan memudahkan akses barang. Rak harus dipilih berdasarkan ukuran, berat, dan frekuensi penggunaan barang. Nah, rak tinggi dan sistem rak modular bisa menjadi solusi untuk memanfaatkan ruang vertikal dan mengakomodasi barang dengan ukuran beragam.

Sistem rak modular adalah pilihan yang sangat fleksibel untuk penataan gudang yang baik, karena Anda bisa menyesuaikan ukuran dan konfigurasi sesuai dengan perubahan kebutuhan penyimpanan. Kelebihan lainnya adalah mudah untuk ditata ulang tanpa memerlukan investasi besar. Dengan ini, gudang Anda dapat menyimpan lebih banyak barang meskipun memiliki ukuran ruang yang sama, sehingga meningkatkan efisiensi penyimpanan secara signifikan.

c. Metode Penyimpanan yang Terorganisir

Ada banyak metode penyimpanan seperti FIFO, FEFO, atau LIFO. Pilih metode yang sesuai dengan karakteristik bisnis Anda dan proses rotasi barang yang diinginkan. Contohnya, FIFO lebih cocok untuk barang yang memiliki tanggal kadaluarsa, seperti obat-obatan atau makanan, karena metode ini bekerja dengan cara barang yang masuk pertama kali juga harus keluar pertama kali, sehingga mengurangi risiko kerusakan atau kadaluarsa. 

Ingat pula penyimpanan juga harus disesuaikan dengan jenis barang, seperti barang yang sensitif terhadap suhu perlu disimpan di area dengan tingkat iklim yang sesuai. Penyusunan barang berdasarkan kategori dan kegunaan juga memudahkan picking dan packing barang. Misalnya, bahan kimia berbahaya harus disimpan terpisah dari barang lain dan dalam kondisi yang aman sesuai dengan regulasi keselamatan. Atau di bisnis ritel, barang yang sering dibeli seperti kebutuhan sehari-hari perlu diletakkan di lokasi yang mudah diakses.

d. Gunakan Labeling yang Jelas

Panduan penataan gudang yang baik berikutnya adalah menggunakan labeling. Setiap barang dan rak penyimpanan harus dilabeli dengan informasi yang mudah dibaca dan dipahami. Pelabelan ini termasuk kode barang, deskripsi, tanggal masuk atau kadaluarsa, dan instruksi khusus. Cara ini tidak hanya membantu proses penataan tapi juga membantu Anda agar lebih cepat melacak barang, mengurangi kesalahan dalam pengambilan barang, dan mempermudah proses inventaris atau stock opname.

e. Audit dan Evaluasi Berkala

Jangan lupa untuk melakukan audit dan evaluasi berkala. Proses ini melibatkan pemeriksaan sistematis pada layout gudang, prosedur kerja, dan standar keamanan yang diterapkan di gudang. Audit sangat membantu Anda mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, melihat adanya peluang untuk optimasi, dan memastikan perusahaan menerapkan best practice dalam manajemen gudang.

f. Implementasi Sistem WMS

Di era digital seperti sekarang, Anda bisa mempertimbangkan untuk implementasi sistem WMS untuk penataan gudang yang baik. Sistem ini membantu automasi proses, pengelolaan persediaan yang lebih akurat, dan menyediakan data secara real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis berkaitan dengan manajemen gudang.

2. Cara WMS Optimalkan Penataan Gudang

Software WMS adalah salah satu teknologi canggih yang dapat Anda manfaatkan untuk mengoptimalkan penataan gudang. Bagaimana sistem ini bekerja untuk mencapai hal tersebut? 

a. Menyediakan Data Real-Time

Salah satu keunggulan utama dari WMS adalah mampu menyediakan data secara real-time berkaitan dengan kondisi gudang. Termasuk informasi stok barang, lokasi penyimpanan, dan pergerakan barang. Dengan akses ke data ini, Anda dan tim manajemen gudang lainnya dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan cepat, seperti penyesuaian dalam penempatan stok atau alokasi sumber daya.

b. Perencanaan Kapasitas Gudang

WMS juga membantu Anda dalam perencanaan dan pengelolaan kapasitas gudang. Bagaimana caranya? Sistem akan menganalisis data historis dan tren saat ini untuk memprediksi kebutuhan ruang dan sumber daya di masa mendatang. Jadi, keputusan yang Anda buat berkaitan dengan kapasitas gudang lebih tepat sehingga bisa menghindari overstocking atau understocking, yang keduanya sangat merugikan operasional bisnis.

Sebagai contoh, dari hasil analisis ternyata ada peningkatan permintaan untuk beberapa jenis barang pada periode tertentu. Dengan informasi ini, WMS dapat mengarahkan Anda untuk menyesuaikan ruang penyimpanan dan stok barang sesuai dengan prediksi permintaan tersebut. Misalnya, memperluas area penyimpanan untuk barang-barang yang lebih laris atau mengubah layout gudang untuk memudahkan akses dan distribusi barang-barang tersebut.

c. Optimalisasi Layout Gudang

Sistem manajemen gudang juga bisa dimanfaatkan untuk mengoptimalkan layout. Dengan memantau bagaimana barang dipindahkan dan disimpan, sistem akan memberikan rekomendasi penataan ulang yang lebih efisien. Misalnya, barang yang sering dipindahkan bisa ditempatkan lebih dekat ke area penerimaan dan pengiriman untuk mengurangi waktu pergerakan. Optimalisasi layout gudang juga melibatkan penggunaan ruang vertikal dan horizontal secara efisien yang dapat mengurangi kebutuhan pada ruang tambahan.

d. Integrasi Teknologi Penataan Gudang

WMS juga dapat terintegrasi dengan teknologi seperti barcode dan RFID. Dengan menggunakan kedua sistem ini, WMS dapat memberikan informasi tentang posisi spesifik barang di gudang. Jadi, memudahkan penataan ulang dan penempatan barang secara strategis berdasarkan frekuensi penggunaan atau kategori produk. Misalnya, barang yang paling sering diakses berada di lokasi yang paling mudah dijangkau.

Teknologi ini juga membantu dalam mengidentifikasi area yang tidak efisien dalam gudang, seperti rak yang sering kosong atau terlalu penuh. Dengan data ini, WMS akan membantu merencanakan ulang tata letak gudang untuk memanfaatkan ruang secara lebih efisien.

3. Kesimpulan

Penataan gudang yang baik diperlukan perusahaan untuk mencapai efektivitas operasional. Ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan mulai dari menetapkan zona khusus untuk aktivitas pergudangan yang spesifik, memilih metode penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, hingga implementasi sistem WMS.

Software WMS adalah solusi yang memiliki fitur lengkap untuk mengoptimalkan penataan gudang Anda. Dengan menyajikan data yang akurat dan real-time, Anda akan lebih mudah mengambil keputusan berkaitan strategi pergudangan. Bahkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan barcode atau RFID untuk mempercepat identifikasi barang yang diperlukan dalam penataan gudang. Jadi, sistem manajemen gudang tidak hanya membantu Anda mencapai tata gudang yang baik, tapi juga meningkatkan proses kerja gudang secara menyeluruh.