Penggunaan kode inventaris barang merupakan hal yang penting dalam sistem operasional gudang karena dapat membantu meningkatkan kualitas aktivitas gudang. Kode-kode dalam daftar kode barang inventaris dapat memudahkan pelacakan, pengelolaan, dan audit stok. Daftar kode barang inventaris yang sudah dicatat oleh perusahaan Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan aset serta memastikan bahwa setiap barang mudah diidentifikasi dan diakses dengan mudah.

Dengan pemahaman yang tepat tentang cara membuat dan menerapkan kode ini, Anda dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan sistem operasional gudang Anda. Dalam artikel ini, kami jelaskan berbagai jenis kode inventaris barang serta memberikan panduan tentang cara membuat kode barang inventaris yang efektif.

1. Pengertian Kode Inventaris Barang

Kode inventaris barang adalah sistem penomoran atau pelabelan yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak setiap aset atau barang dalam inventaris suatu perusahaan. Kode ini pada umumnya terdiri dari kombinasi angka, huruf, atau simbol yang unik untuk setiap barang, memungkinkan perusahaan untuk memantau lokasi, status, dan spesifikasi barang dengan mudah.

Penggunaan kode inventaris dapat mempermudah pengelolaan aset dengan lebih optimal, membantu proses audit barang, dan memastikan bahwa data tentang setiap barang tersimpan secara sistematis dan dapat diakses kapan saja. Dalam manajemen operasional, sistem kode ini sangat penting, terutama dalam bidang manufaktur, logistik, dan gudang, dimana informasi inventaris harus diakses dengan cepat dan akurat.

2. Jenis-Jenis Kode Inventaris

Jenis-jenis kode inventaris barang beragam, setiap jenis memiliki keunggulan tersendiri dalam manajemen aset dan inventaris. Berikut adalah beberapa jenis kode inventaris yang umum digunakan dalam sistem operasional.

a. Kode Alfanumerik

Kode alfanumerik adalah kode label yang detail, yang bisa menjelaskan informasi tentang lokasi, tanggal pembelian, atau kategori barang. Misalnya, kode 'PC2023' bisa menunjukkan komputer yang dibeli pada tahun 2023. Kode ini sangat bermanfaat untuk sistem yang membutuhkan pengelolaan aset atau informasi stok yang sangat detail.

b. Kode Berurutan

Kode berurutan cocok digunakan untuk inventaris dengan jumlah barang yang terbatas atau untuk barang yang tidak memerlukan informasi tambahan di dalam kode. Kode ini memudahkan pencatatan dan pelacakan perkembangan jumlah aset secara keseluruhan, karena setiap penambahan barang baru langsung mendapat nomor unik berikutnya, memfasilitasi proses audit dan verifikasi.

c. Kode Barcode

Karena mudah digunakan dan cepat dalam melakukan transaksi, barcode digunakan di banyak industri ritel dan gudang. Dengan menggunakan scanner barcode, informasi produk dapat dengan cepat diakses, dan kesalahan dalam input data dapat dicegah. Barcode juga mendukung kegiatan pergudangan dengan mempercepat proses audit stok barang.

d. Kode QR

Kode QR dapat menyimpan lebih banyak data daripada barcode dan dapat dibaca dengan kamera smartphone, yang memungkinkan integrasi dengan aplikasi mobile untuk konsumen atau operator. QR code dapat menyertakan informasi tambahan, seperti tautan ke dokumen teknis, video pemeliharaan, atau halaman web produk, yang meningkatkan fleksibilitas dalam komunikasi dan pemasaran.

e. Kode RFID

Penggunaan RFID memungkinkan pengambilan data dan pelacakan batch barang dari jarak jauh karena tidak memerlukan line-of-sight. Hal ini sangat menguntungkan dalam pengelolaan gudang besar, dimana efisiensi waktu dan akurasi pelacakan harus dilakukan dengan efektif. RFID juga sering digunakan dalam sistem keamanan, kontrol akses, dan aplikasi lain yang memerlukan keamanan tinggi atau pemantauan secara berkala.

3. Cara Membuat Kode Barang Inventaris

Membuat kode barang inventaris yang efektif adalah proses yang penting untuk mengatur dan memudahkan manajemen aset dalam suatu perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat kode barang inventaris yang efektif.

a. Tentukan Tujuan Kode Inventaris

Sebelum mulai membuat kode inventaris, pahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda terkait penggunaan kode inventaris. Misalnya, apakah kode tersebut akan digunakan untuk mempermudah pencarian aset, memantau kondisi aset, atau memenuhi persyaratan audit internal? Memahami tujuan ini akan membantu dalam menciptakan sistem kode yang relevan dan efisien untuk kebutuhan operasional.

b. Pilih Format Kode

Data yang ingin dilacak harus didukung oleh format kode yang dipilih. Label kode barang inventaris dengan huruf alfanumerik lebih fleksibel untuk menyimpan informasi tambahan, sementara huruf sederhana cocok untuk manajemen stok yang lebih sederhana. Penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID dapat mengotomasi proses scanning dan pelacakan, meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam manajemen inventaris.

c. Rancang Struktur Kode

Struktur kode harus dibuat dengan cara yang sistematis dan mudah dipahami. Misalnya, dua digit pertama mungkin mewakili tahun pembelian, diikuti oleh kode yang menunjukkan kategori barang, dan serangkaian angka unik untuk setiap barang. Struktur yang konsisten membantu dalam melacak dan mengelola inventaris dengan lebih efisien.

d. Buat Sistem Penomoran

Mulailah dengan nomor atau huruf awal dan lanjutkan secara sistematis. Dalam sistem berurutan, setiap barang baru akan mendapatkan nomor berikutnya. Dalam sistem alfanumerik, kombinasi huruf dan angka dapat memberikan detail lebih tentang barang, seperti lokasi atau kondisinya.

e. Implementasi Kode

Berikan kode pada setiap barang inventaris dengan label yang sesuai. Dalam kasus penggunaan barcode atau RFID, pastikan perangkat keras seperti printer label dan scanner sudah tersedia dan dapat digunakan dengan baik. Hal ini bertujuan agar kode dapat diintegrasikan dengan mudah ke dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

f. Dokumentasi dan Pelatihan

Dokumentasikan setiap aspek dari sistem kode baru dan berikan pelatihan yang memadai kepada semua karyawan yang terlibat. Setiap staf gudang harus diajarkan cara membaca dan memasukkan data kode, serta cara mengubah atau memperbarui informasi ketika diperlukan.

g. Evaluasi dan Penyesuaian

Setelah sistem berjalan, lakukan evaluasi rutin untuk menilai efektivitas kode inventaris. Perhatikan masalah yang muncul, seperti kesulitan dalam pembacaan kode atau masalah dalam pelacakan barang, dan buat penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan sistem.

4. Contoh Kode Inventaris Barang

Berikut adalah contoh daftar kode inventaris barang yang bisa digunakan dalam sistem manajemen aset perusahaan. Contoh daftar kode barang inventaris ini menggunakan kombinasi format alfanumerik yang mencakup informasi tentang kategori, tahun pembelian, dan urutan barang.  

a. Kode untuk Komputer

KOM202301 – Komputer pertama yang dibeli pada tahun 2023
KOM202302 – Komputer kedua yang dibeli pada tahun 2023
KOM202303 – Komputer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

b. Kode untuk Meja Kantor

MEJ202301 – Meja kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202302 – Meja kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
MEJ202303 – Meja kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

c. Kode untuk Kursi Kantor

KUR202301 – Kursi kantor pertama yang dibeli pada tahun 2023
KUR202302 – Kursi kantor kedua yang dibeli pada tahun 2023
KUR202303 – Kursi kantor ketiga yang dibeli pada tahun 2023

d. Kode untuk Printer

PRI202301 – Printer pertama yang dibeli pada tahun 2023
PRI202302 – Printer kedua yang dibeli pada tahun 2023
PRI202303 – Printer ketiga yang dibeli pada tahun 2023

e. Kode untuk Peralatan Elektronik Lainnya

ELK202301 – Peralatan elektronik pertama yang dibeli pada tahun 2023
ELK202302 – Peralatan elektronik kedua yang dibeli pada tahun 2023
ELK202303 – Peralatan elektronik ketiga yang dibeli pada tahun 2023

Dalam contoh di atas, huruf pertama menunjukkan kategori barang (Komputer, Meja, Kursi, Printer, Elektronik), angka empat digit berikutnya adalah tahun pembelian, dan tiga digit terakhir adalah nomor urutan pembelian dalam tahun tersebut. Metode ini memudahkan pelacakan dan pengelolaan aset berdasarkan kategori dan waktu pembelian.

5. Kesimpulan 

Membuat dan menerapkan sistem kode inventaris barang yang efektif adalah hal yang dapat meningkatkan efisiensi sistem operasional gudang. Dengan memahami berbagai jenis kode inventaris barang dan mengikuti pedoman untuk membuat kode inventaris barang, Anda dapat memastikan bahwa setiap aset dikelola dengan baik dan mudah dilacak.

Selain itu, audit stok barang dan pengelolaan stok menjadi lebih mudah dengan memiliki daftar kode barang inventaris yang terorganisir. Keakuratan dalam pembuatan dan penerapan kode ini dapat membantu proses kerja gudang menjadi lebih optimal dan peliang terjadi kesalahan akan berkurang secara signifikan.