Pengadaan merupakan salah satu proses penting yang tidak boleh dilewatkan dalam pengelolaan perusahaan manufaktur, karena proses ini selain akan memastikan pasokan bahan baku yang berkualitas dan tepat waktu, tetapi juga akan menjamin ketersediaan seluruh aspek yang dibutuhkan untuk kelancaran produksi.

Mengingat kompleksitas dan skala operasional manufaktur yang besar, perusahaan sangat memerlukan peran proses pengadaan untuk mengoptimalkan sumber daya, dan mengurangi biaya serta meningkatkan keunggulan kompetitif di pasar dinamis. Dalam artikel ini, mari kita bahas apa saja jenis jenis pengadaan, dan bagaimana contoh pengadaan dalam perusahaan manufaktur. Ayo simak bersama!

1. Peran Pengadaan di Perusahaan Manufaktur

Pengadaan adalah proses manufaktur yang melibatkan perencanaan, dan pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa. Proses ini dimulai dari pemilihan pemasok, pembelian bahan baku, komponen, mesin, dan aspek lainnya yang diperlukan untuk mendukung operasional alur proses produksi.

Tapi tidak hanya fokus pada pembelian, pengadaan juga penting adanya untuk mendukung dan menjaga hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan antara pembeli dan pemasok. Dengan begitu, pengadaan ini memiliki peran penting yang akan memastikan bahwa bahan yang diperoleh tetap memenuhi standar kualitas dan efisiensi yang telah ditetapkan. 

Pengadaan juga berperan penting dalam menekan biaya produksi dengan meminimalisir pembelian bahan baku dan komponen yang tidak perlu, serta membantu menegosiasi harga lebih baik dengan pemasok. Pasokan bahan baku yang melewati tahap pengadaan akan diamankan dengan cara berkualitas, dan dapat melampaui ekspektaso pelanggan untuk mempertahankan kepuasan dan loyalitasnya.

Dari sini kita paham, bahwa manajemen pengadaan sangat dibutuhkan untuk kelancaran perusahaan manufaktur. Pengadaan dengan kelola yang tepat akan membantu mengoptimalkan inventory dan perencanaan sumber daya yang cermat, sehingga Anda bisa menghindari overstock dan understock yang bisa menghambat produksi dan meningkatkan biaya penyimpanan dalam bisnis.

2. Jenis Jenis Pengadaan

Ada berbagai jenis jenis pengadaan yang perlu Anda ketahui untuk mendukung stabilitas produksi tetapi juga berkontribusi pada penghematan biaya dan peningkatan kualitas produk. Jenis jenis pengadaan ini memiliki peranan yang spesifik dan kompleksitas yang berbeda untuk menjaga kelancaran proses produksi dalam perusahaan. Simak penjelasan berikut ini!

a. Pengadaan Bahan Baku

Jenis pengadaan yang pertama adalah pengadaaan bahan baku yang menjadi dasar dari kegiatan produksi di manufaktur. Proses ini melibatkan pembelian material yang akan diolah menjadi produk jadi. Melalui proses ini, Anda harus memastikan bahwa material yang diterima bisa memenuhi standar industri dan spesifikasi teknis yang telah disepakati.

Manajemen efektif dalam pengadaan bahan baku ini sangat penting untuk mengurangi biaya bahan baku yang bisa meningkat, mengoptimalkan inventory, dan menghindari penundaan produksi akibat keterlambatan pengiriman atau kualitas bahan yang buruk dalam proses manufaktur.

b. Pengadaan Barang Setengah Jadi

Pengadaan barang setengah jadi merupakan proses pembelian setengah jadi dari pihak luar dan memerlukan proses produksi lanjutan untuk menghasilkan produk jadi. Biasanya, perusahaan otomotif yang melakukan pembelian beberapa komponen dalam mesin dan luar bodi secara terpisah sebelum akhirnya akan dirakit dan menghasilkan bentuk mobil yang sempurna. 

Pengelolaan pengadaan barang setengah jadi harus sangat cermat untuk memastikan bahwa komponen ini sesuai dengan spesifikasi teknis dan standar kualitas. Ketepatan dalam pengadaan barang setengah jadi dapat menentukan efisiensi lini produksi dan mengurangi waktu serta biaya produksi.

c. Pengadaan Barang Jadi

Jenis jenis pengadaan selanjutnya ada pengadaan barang jadi yang merupakan pembelian produk yang sudah lengkap dan siap untuk dipakai untuk produksi ataupun digabungkan dengan produk lain sebagai bagian dari produk akhir. Contohnya pembelian mesin dan peralatan untuk produksi, komponen elektronik, dan teknologi spesifik untuk produksi.

Strategi pengadaan barang jadi harus fokus pada konsistensi kualitas, dan pengaturan waktu pengiriman yang tepat. Pengelolaan pengadaan yang efektif akan mengurangi risiko kerusakan atau ketidaksesuaian yang bisa merugikan reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.

3. Contoh Pengadaan di Manufaktur

Untuk lebih mudah memahami bagaimana prosesnya, kita akan menguraikan bagaimana contoh pengadaan yang menjadi bagian penting dalam perusahaan manufaktur. Contoh ini akan mengambil proses pengadaan di industri otomotif yang memiliki proses yang kompleks dan sangat terstruktur. Nah, contoh pengadaan ini dimulai dari perusahaan otomotif yang tengah memproduksi mobil memerlukan bahan baku baja untuk membuat rangka dan bodi mobil dengan baik. 

Proses awalnya, perusahaan bisa mencari supplier menawarkan bahan berkualitas terbaik dengan harga yang kompetitif. Setelah melewati proses evaluasi sampel supplier dengan pengujian untuk memastikan bahan memenuhi spesifikasi teknis dan standar kualitas, baru perusahaan bisa melakukan negosiasi kontrak dengan supplier yang dipilih mencakup harga, volume pengiriman, dan jadwal pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan produksi.

Penting bagi perusahaan untuk melakukan inspeksi dan pengujian bahan secara rutin setiap pengiriman baja, untuk memastikan kualitas tetap tinggi sepanjang durasi kontrak dengan supplier. Nah, setelah bahan baku baja didapat dan mulai memproduksi bodi mobil, perusahaan selanjutnya membutuhkan bahan untuk dashboard mobil seperti plastik, logam, dan komponen elektronik.

Karena perusahaan otomotif ini tidak secara langsung memproduksi barang tersebut, maka mereka melakukan purchasing barang setengah jadi kepada supplier khusus yang memproduksi barang yang dibutuhkan tersebut. Penting bagi Anda untuk memilih supplier yang dapat menghasilkan dashboard mobil yang sesuai dengan kebutuhan desain dan fungsional. 

Proses pengadaan barang jadi ini juga melewati penerimaan dashboard dari supplier untuk diuji coba dalam kondisi nyata guna agar memastikan semua komponen tersebut berfungsi dengan baik jika dalam kondisi operasional. Proses selanjutnya juga meliputi penyusunan logistik untuk pengiriman rutin dashboard ke pabrik perakitan, dan pastikan komponen ini akan tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Setelah dashboard selesai dirakit dalam satu bodi mobil, bagian penting dalam perakitan ini pasti membutuhkan sistem navigasi GPS untuk menyempurnakan produk jadi. GPS sebagai produk jadi ini juga melewati proses pengadaan yang melibatkan purchasing dari vendor teknologi GPS dengan memilih yang paling canggih dan dapat diintegrasikan dengan mudah ke dalam sistem mobil.

Proses barang jadi GPS ini penting untuk memastikan pengujian bahwa sistem terintegrasi dengan baik dengan sistem lainnya dalam mobil, termasuk kompabilitas dengan software mobil dan adanya user-friendly dalam implementasinya. Pengadaan ini juga akan membuat  jadwal pengiriman yang meminimalkan penyimpanan inventory di pabrik dan menghindari keterlambatan dalam lini produksi.

Nah, itu tadi contoh pengadaan dalam perusahaan manufaktur di industri otomotif. Untuk industri lainnya, tidak ada perbedaan signifikan dalam prosesnya, hanya saja ada perbedaan dalam bahan yang digunakan dan proses perakitan yang berbeda di setiap industri-industri manufaktur. 

4. Tujuan Pengadaan di Perusahaan Manufaktur

Setelah memahami jenis jenis pengadaan dan bagaimana contoh prosesnya, kita menjadi tahu bahwa melalui proses pengadaan yang terstruktur dan strategis, perusahaan manufaktur dapat mencapai beberapa tujuan kritikal, yang masing-masing memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan bisnis. Berikut ini beberapa tujuan utama proses pengadaan dalam perusahaan manufaktur.

a. Menjamin Ketersediaan Bahan dan Komponen

Adanya proses pengadaan ini bertujuan untuk menjamin ketersediaan bahan baku dan komponen yang diperlukan untuk produksi, juga akan memastikan bahwa semua bahan yang diperlukan dapat tersedia tepat waktu. Dengan begitu, proses produksi akan berjalan tanpa ada hambatan dan menghindari keterlambatan yang bisa mempengaruhi keseluruhan jadwal pengiriman produk

b. Mengontrol Biaya

Proses pengadaan dengan melibatkan negosiasi yang cerdas dan seleksi pemasok yang tepat ini bertujuan untuk mengendalikan dan mengontrol biaya manufaktur dengan efisien. Pengurangan biaya dari  harga terbaik untuk bahan baku dan komponen yang berkualitas ini secara langsung akan mempengaruhi marjin keuntungan keseluruhan.  

c. Meningkatkan Kualitas Produk

Tujuan selanjutnya adalah meningkatkan kualitas produk yang akan berdampak secara signifikan pada kualitas produk akhir. Melalui proses pengadaan, perusahaan bisa memilih supplier yang tepat, dengan pengawasan kualitas yang ketat terkait bahan baku dan komponen lain yang masuk dalam proses produksi. Proses ini akan memastikan bahwa produksi yang diproduksi akan memenuhi dan bisa melebihi standar kualitas yang telah ditetapkan.

d. Optimalisasi Inventaris

Proses pengadaan dalam perusahaan manufaktur ini bertujuan untuk mengoptimalkan manajemen inventory, dengan menjaga jumlah penyimpanan dengan sesuai, sehingga dapat mengurangi biaya penyimpanan yang membengkak akibat kelebihan stok, dan menghindari hambatan produksi akibat stok yang terlalu sedikit. 

5. Kesimpulan

Dari artikel ini, kita bisa menarik kesimpulan bahwa proses pengadaan dalam perusahaan manufaktur memiliki peran penting yang menjadi fungsi operasional dan dasar strategis yang fundamental untuk mendefinisikan keberhasilan proses manufaktur. Penting untuk perusahaan memiliki proses pengadaan yang efektif untuk selalu mendukung kelancaran operasi dan pencapaian target produksi.  

Terdapat jenis jenis pengadaan dengan pengelolaan spesifik yang berbeda untuk membantu mengoptimalkan tujuan bisnis, dengan memastikan ketersediaan bahan baku dan komponen yang diperlukan, mengontrol biaya, meningkatkan kualitas produk, dan memaksimalkan efisiensi produksi. Kita juga telah menguraikan contoh pengadaan untuk membantu Anda lebih memahami secara mendalam bagaimana proses pengadaan dalam suatu perusahaan manufaktur.