Proses pemilihan lisensi software ERP memainkan peran penting dalam keseluruhan strategi implementasi perusahaan. Berbagai jenis lisensi tersedia dengan karakteristik unik dan implikasi yang perlu dipertimbangkan secara cermat. Lisensi software ERP menentukan bagaimana perusahaan akan mengakses, menggunakan, dan mengelola software ERP mereka. Untuk itu, memahami perbedaan dan implikasi dari setiap jenis lisensi ERP adalah kunci untuk membuat keputusan yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. 

Dengan demikian, memilih lisensi yang sesuai akan memastikan bahwa perusahaan dapat memanfaatkan software ERP dengan efektif, mengoptimalkan proses bisnis, dan mencapai tujuan bisnis secara efisien. Pada artikel ini, kita akan mengulas satu per satu terkait apa saja jenis jenis lisensi software untuk pastikan keberhasilan implementasi ERP pada perusahaan Anda.

1. Lisensi Commercial

Pertama, lisensi Commercial adalah salah satu jenis jenis lisensi software ERP yang umum digunakan oleh perusahaan. Dalam model ini, perusahaan harus membayar biaya lisensi yang telah ditentukan oleh vendor untuk menggunakan perangkat lunak ERP. Biaya tersebut dapat bervariasi berdasarkan jumlah pengguna, modul yang digunakan, atau kapasitas server yang dibutuhkan. Lisensi Commercial memberikan akses penuh kepada perusahaan untuk menggunakan semua fitur dan fungsi yang disediakan tanpa batasan tertentu. 

Selain itu, lisensi ini juga sering kali menyertakan dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor, sehingga perusahaan dapat memastikan sistem tetap berjalan lancar dan aman. Meskipun biaya lisensi bisa menjadi tinggi, banyak perusahaan yang memilih lisensi Commercial karena keamanan, keandalan, dan dukungan yang disediakan oleh vendor. Contoh lisensi software ini adalah sistem operasi Windows.

2. Lisensi Non-commercial

Lisensi Non-commercial bisa menjadi alternatif lain dari contoh lisensi software ERP yang ditujukan untuk entitas non-profit atau pengguna individu yang tidak menggunakan perangkat lunak untuk tujuan komersial. Biasanya, pengguna jenis ini tidak diharuskan membayar biaya lisensi atau biayanya jauh lebih rendah daripada lisensi Commercial. Meskipun demikian, pengguna juga tidak akan mendapatkan dukungan teknis dan harus mematuhi batasan penggunaan yang ditetapkan oleh lisensi, seperti tidak menggunakannya untuk keuntungan komersial atau tidak mengubah kode sumbernya.

3. Lisensi Trial

Lisensi Trial adalah lisensi software yang memberikan pengguna kesempatan untuk mencoba fitur dan fungsionalitas dari sistem selama masa aktif tertentu, biasanya beberapa minggu atau bulan. Tujuan utamanya untuk memberikan pengguna pengalaman langsung dengan sistem ERP sehingga dapat mengevaluasi apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi mereka. Biasanya, lisensi Trial disertai dengan akses ke dukungan teknis dari vendor untuk membantu pengguna memahami dan menguji fitur-fitur perangkat lunak dengan lebih baik. 

Setelah periode Trial berakhir, pengguna dapat memilih untuk memperbarui lisensi ke versi berbayar atau menghentikan penggunaan sistem jika tidak memenuhi harapan mereka. Lisensi Trial dapat menjadi cara yang efektif bagi perusahaan untuk mengambil keputusan yang terinformasi tentang investasi dalam perangkat lunak ERP tanpa harus mengeluarkan biaya lisensi penuh secara langsung.

4. Lisensi Open Source

Terdapat juga jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP yang memberikan akses terbuka ke kode sumber perangkat lunak kepada pengguna. Dalam jenis lisensi Open Source, pengguna memiliki kebebasan untuk menggunakan, memodifikasi, dan mendistribusikan perangkat lunak ERP sesuai kebutuhan tanpa biaya lisensi tetap. Pengguna dapat menyesuaikan perangkat lunak ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis, melakukan penyesuaian khusus, atau bahkan berkontribusi pada pengembangan dan perbaikan kode sumbernya. Contoh lisensi software ini adalah Linux, Ubuntu, dan notepad++.

5. Lisensi Freeware

Sebagai jenis lisensi software ERP yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tanpa biaya lisensi. Lisensi Freeware disediakan secara gratis oleh vendor ERP tanpa batasan penggunaan atau waktu tertentu, misalnya seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome. Pengguna dapat mengakses dan memanfaatkan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak ERP tanpa membayar biaya lisensi tetap. Meskipun lisensi Freeware tidak mengharuskan biaya lisensi, pengguna mungkin tetap perlu membayar untuk layanan tambahan, seperti dukungan teknis atau pembaruan perangkat lunak. 

6. Lisensi Shareware

Pada lisensi Shareware, pengguna diberikan akses untuk mencoba perangkat lunak secara gratis tanpa harus meminta izin pemegang copyright (hak cipta). Lisensi ini menyediakan fitur-fitur dasar yang dapat digunakan secara gratis dengan jangka waktu tertentu, seperti 30 hari atau 60 hari. Setelah masa percobaan selesai, pengguna diharuskan untuk membeli lisensi penuh agar dapat terus menggunakan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak. Lisensi Shareware dapat memberikan kesempatan bagi pengguna untuk mengevaluasi kecocokan perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis mereka sebelum melakukan investasi penuh.

7. Lisensi User-based

Lisensi User-based adalah jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP di mana biaya lisensi ditentukan dari jumlah pengguna yang memiliki akses sistem. Dalam model ini, setiap pengguna yang menggunakan perangkat lunak ERP diharuskan untuk memiliki lisensi sendiri. Biaya lisensi dapat bervariasi tergantung pada jumlah pengguna yang diizinkan dan jenis akses yang mereka miliki ke sistem. Lisensi ini memberikan fleksibilitas karena dapat menyesuaikan jumlah lisensi sesuai dengan kebutuhan saat ini. Namun, model ini juga dapat menjadi mahal jika perusahaan memiliki banyak pengguna dari waktu ke waktu.

8. Lisensi Module-based

Terdapat juga jenis jenis lisensi software di mana biaya lisensi ditentukan atas modul atau fitur tertentu yang digunakan oleh perusahaan, yaitu Lisensi Module-based. Dalam praktiknya, perusahaan hanya perlu membayar untuk modul yang dibutuhkan atau digunakan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol biaya dengan lebih efektif dan hanya menginvestasikan dalam fitur yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Lisensi software ini juga memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan penyesuaian perangkat lunak ERP dengan model bisnis dan proses operasionalnya, karena dapat memilih modul yang paling relevan untuk bisnis yang dijalankan.

9. Lisensi CPU-based 

Biaya lisensi CPU-based ditentukan berdasarkan jumlah unit pemrosesan pusat (CPU) yang digunakan untuk menjalankan perangkat lunak. Dalam model ini, semakin banyak CPU yang digunakan, semakin tinggi biaya lisensinya. Lisensi CPU-based cocok untuk perusahaan yang membutuhkan skalabilitas yang tinggi atau memiliki infrastruktur IT yang kompleks dengan banyak server. 

Namun, model ini dapat menjadi mahal jika perusahaan memiliki jumlah CPU yang besar atau perlu meningkatkan kapasitas CPU. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan dengan cermat alokasi sumber daya CPU agar dapat mengoptimalkan biaya lisensi. Meskipun demikian, lisensi CPU-based dapat memberikan fleksibilitas pengelolaan infrastruktur IT dan mengalokasikan sumber daya secara efisien sesuai kebutuhan beban kerja dan pertumbuhan bisnis.

10. Lisensi Transaction-based 

Contoh lisensi software ERP lainnya adalah lisensi Transaction-based. Biaya lisensi ditentukan berdasarkan volume transaksi atau aktivitas yang diproses oleh software ERP serta tergantung pada frekuensi dan kompleksitas transaksi yang diproses oleh perusahaan. Model ini cocok untuk industri dengan volume transaksi tinggi seperti perbankan, ritel, atau manufaktur. Lisensi Transaction-based memungkinkan perusahaan untuk mengikuti model biaya yang lebih terukur dan proporsional dengan volume bisnis. Namun, perusahaan perlu memperhatikan bahwa biaya lisensi dapat meningkat seiring pertumbuhan bisnis atau aktivitas transaksional.

11. Lisensi Subscription-based

Lisensi Subscription-based adalah jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP di mana perusahaan membayar biaya lisensi secara berkala, seperti bulanan atau tahunan, untuk menggunakan sistem ERP. Dalam model ini, perusahaan tidak membeli lisensi secara permanen, tetapi membayar biaya langganan untuk mengakses perangkat lunak dan layanan yang terkait. 

Lisensi ini sering dilengkapi dengan dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor selama periode langganan berlangsung. Lisensi Subscription-based memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk mengatur biaya lisensi sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses versi terbaru dari perangkat lunak tanpa biaya tambahan, serta memastikan keamanan dan keandalan sistem dengan pembaruan yang teratur.

12. Kesimpulan

Secara keseluruhan, lisensi memiliki peran yang vital dalam menentukan hak penggunaan, akses, dan keterbukaan kode sumber. Pemilihan jenis jenis lisensi software ERP yang tepat turut mempengaruhi aspek keuangan, fleksibilitas, dan kontrol atas sistem yang diimplementasikan oleh perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis, kebijakan keamanan, serta kemampuan untuk berkolaborasi dan beradaptasi dengan lingkungan teknologi yang berubah untuk memilih jenis lisensi yang sesuai.

Melalui pertimbangan kebutuhan bisnis secara menyeluruh serta anggaran yang tersedia sebelum memilih jenis lisensi yang sesuai, perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat untuk mendukung operasi bisnis dan mencapai tujuan bisnis dengan efisien. Dengan demikian, Anda pun dapat memaksimalkan manfaat dari penerapan sistem ERP yang dipilih sehingga turut dapat memastikan pengelolaan sumber daya perusahaan yang efisien dan efektif.