Gudang adalah suatu tempat untuk menyimpan berbagai barang maupun produk yang sering dimiliki oleh berbagai industri. Tak hanya menjadi tempat barang saja, namun tempat penyimpanan ini juga memerlukan manajemen gudang yang baik. Dengan demikian, Anda bisa mengelola barang-barang di sana dengan meminimalisir kecurangan dan kekeliruan yang bisa berakibat fatal.

Fungsi manajemen gudang di atas akan semakin terasa jika Anda menggunakan sistem manajemen yang baik. Hal ini berguna untuk mengatur barang-barang di gudang secara cepat dan lebih mudah. Pada dasarnya, sebuah sistem atau aplikasi dibuat untuk memudahkan penggunanya dalam melakukan sesuatu, termasuk aplikasi gudang. 

Bahkan aplikasinya bisa menjadi sistem terpusat yang membuat gudang-gudang yang Anda miliki menjadi saling terhubung. Yuk ketahui fungsi-fungsi lain dalam penggunaan sistem tersebut. Berikut kami berikan daftar kegunaan sistem ini beserta penjelasan lengkapnya.

1. Memenuhi Permintaan dengan Cepat

Sistem gudang dapat membantu Anda dalam memastikan ketersediaan stok barang yang diinginkan pelanggan dengan lebih cepat. Karena seluruh gudang saling terhubung, Anda pun dapat mengetahui stok di gudang lain yang terdekat bila di gudang yang Anda tuju tidak ada. Dengan demikian, Anda tak perlu mencari stok tersebut satu per satu di seluruh gudang yang Anda miliki dan pelanggan pun segera mendapatkan apa yang ia inginkan.

Tak hanya itu, perangkat manajemen gudang juga bisa membantu Anda dalam memenuhi permintaan dengan jumlah besar. Caranya adalah dengan mengambil stok dari beberapa gudang secara otomatis dan lebih cepat atau biasa disebut sebagai penyatuan stok. Penyatuan ini bisa juga digunakan untuk stock cross docking atau drop shipping.

2. Mengontrol Barang dengan Lebih Optimal

Telah disinggung di atas bahwa fungsi dasar manajemen gudang adalah memudahkan dalam pengelolaan gudang. Adanya software gudang dapat membantu pengontrolan ini agar lebih optimal. Salah satunya dengan mengetahui jumlah dari stok barang secara otomatis dan cepat melalui satu sistem. Apalagi perangkat ini mempunyai kelebihan, yakni dapat menghitung keluar masuknya barang secara real-time atau langsung sehingga unit penyimpanan manajemen barang pun dapat terisi dengan lebih optimal.

Di samping itu, Anda juga bisa mempunyai kontrol secara penuh terhadap barang dengan memakai perangkat gudang yang terintegrasi. Jadi, banyak perusahaan yang mengintegrasikan perangkat tersebut dengan barcode serta perangkat POS sehingga bisa memperoleh informasi penjualan dengan lebih mudah. Tak hanya itu saja, perangkat barcode juga mampu memberikan informasi barang secara detail kepada pelanggan seperti bahan, tanggal expired, dan lain-lain.

3. Menentukan Lokasi Stok Secara Otomatis

Ketika Anda memiliki perusahaan dengan gudang lebih dari satu, Anda akan menghadapi beberapa tantangan. Tantangan tersebut antara lain memastikan ketersediaan stok secara memadai, pengiriman barang dan ketepatan waktu pengiriman, serta bagaimana cara agar mengoptimalkan pembagian barang sesuai kebutuhan. Namun, Anda jangan khawatir karena sistem manajemen pergudangan bisa membantu Anda dalam menghadapi tantangan ini.

Jadi, perangkat manajemen pergudangan dapat memastikan ketersediaan barang menurut dimensi, bentuk, serta ruang penyimpanan agar pengelolaan bisa lebih baik. Namun, perangkat tersebut hanya bisa berfungsi demikian bila sudah terintegrasi dengan perangkat inventory. Tak hanya itu, ada faktor lain juga yang mempengaruhi hal tersebut seperti tata letak gudang karena kecepatan dan keakuratan pengiriman dan material pengambilan barang ditentukan oleh hal tersebut.

4. Memisahkan Barang dengan Otomatis

Perangkat manajemen gudang memiliki fungsi sebagai pemisah barang lama dengan barang baru datang secara otomatis. Pemisahan ini dilakukan dengan cara melihat tanggal masuk barang-barang tersebut ke gudang. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui mana stok lama maupun stok baru dengan lebih mudah.

Fungsi ini pun dapat menjadi lebih optimal jika Anda mengintegrasikan perangkat manajemen pergudangan tersebut dengan perangkat barcode. Perangkat ini akan merekam dan mencatat semua informasi dari suatu barang hanya dengan memindai barcode tersebut. Dengan demikian, Anda pun lebih mudah untuk melacak semua barang tertata yang ada di gudang.

5. Melakukan Re-order dengan Tepat Waktu

Tantangan lain yang akan Anda alami saat memiliki perusahaan dengan gudang lebih dari satu adalah kesulitan dalam menentukan kapan harus melakukan pembelian. Hal ini disebabkan stok barang yang tersebar di berbagai lokasi. Namun dengan sistem manajemen gudang yang tepat, manajer dapat memperoleh informasi mengenai persediaan stok. Dengan demikian, Anda bisa langsung menghubungi pemasok ketika jumlah stok sudah berkurang.

Tak hanya itu, Anda juga akan mengalami tantangan di mana barang hanya laris di salah satu gudang saja, namun tidak dengan gudang lainnya. Bila Anda mengalami kondisi tersebut, Anda tak perlu khawatir karena sistem akan membantu Anda. Caranya adalah dengan memastikan supaya barang-barang yang masih belum terjual di suatu gudang dapat dipindahkan ke gudang lain. Pemindahan ini pun dilakukan berdasarkan berbagai kriteria, seperti tanggal kadaluarsa, tanggal pembuatan, dan lain-lain.

6. Terintegrasi dengan Sistem Lain

Fungsi dasar manajemen gudang akan semakin berkembang bila Anda mengintegrasikan aplikasi gudang Anda dengan modul ERP atau enterprise resource planning lainnya. Dalam aplikasi ini, Anda bisa mengotomasi semua proses yang berkaitan dengan pengelolaan perusahaan secara lebih cepat dan lebih mudah tanpa harus berganti-ganti aplikasi. Dengan demikian, produktivitas pegawai Anda pun bisa meningkat.

Tak hanya itu, Anda juga bisa meminimalisir kecurangan dan kesalahan sehingga data pun lebih akurat. Keakuratan data ini pun dapat berpengaruh pada hal-hal lain seperti pengurangan biaya dalam penyediaan barang. Tak hanya itu, keakuratan data juga berpengaruh pada peningkatan keuntungan perusahaan.

Sistem ERP sendiri sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan modern untuk menggantikan pencatatan manual. Oleh karena itu, perusahaan Anda pun dapat lebih maju dan modern jika menerapkan ERP. Hal ini bisa meningkatkan persaingan bisnis dan membuat nilai perusahaan Anda menjadi semakin tinggi.

7. Kesimpulan

Masih terdapat banyak keuntungan lain yang bisa didapatkan ketika Anda menerapkan sistem manajemen gudang berbasis ERP. Namun yang pasti, kemajuan teknologi ada untuk membuat Anda lebih mudah mengelola pekerjaan, termasuk dalam pengelolaan perusahaan dan pergudangan. Oleh sebab itu, segera ganti cara Anda dalam mengelola gudang dengan yang lebih baik melalui sistem multi-lokasi inventaris ScaleOcean.

ScaleOCean mampu mengembangkan fungsi dasar manajemen gudang menjadi lebih baik melalui fitur-fitur yang ditawarkannya. Fitur ini pun adalah versi terbaru sehingga Anda tidak perlu khawatir untuk ketinggalan zaman. Tak hanya itu, berbagai perusahaan pun telah mempercayakan pengelolaan inventaris mereka dengan ScaleOcean. Jadi, tunggu apalagi!