Salah satu konsep penting dalam manajemen inventaris yang harus diperhatikan perusahaan adalah reorder point. Konsep ini digunakan untuk mengatur titik atau level persediaan di mana pesanan perlu dilakukan kembali. Pengabaian terhadap proses ini dapat mengakibatkan konsekuensi yang merugikan bagi perusahaan. Seperti overstocking atau kehabisan stok yang berdampak pada kepuasan pelanggan bahkan nilai perusahaan.

Untuk mengatasi ini, perusahaan dapat memanfaatkan sistem ERP terintegrasi. Dengan dilengkapi modul-modul yang khusus dirancang untuk membantu manajemen inventaris, Anda dapat melakukan perhitungan reorder point yang lebih efektif. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih lanjut mengenai beberapa rekomendasi modul ERP yang relevan serta perannya dalam mengoptimalkan proses manajemen inventaris secara menyeluruh.

1. Reorder Point di Manajemen Inventaris

Reorder point dalam manajemen inventaris adalah metode yang digunakan untuk mengatur kapan suatu item inventaris perlu dipesan kembali. Dalam pengelolaan stok, langkah ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang diperlukan selalu tersedia dalam jumlah yang cukup. Sekaligus juga untuk menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan.

Konsep ini melibatkan perhitungan berdasarkan tingkat permintaan, lead time, dan toleransi risiko. Tingkat permintaan mengacu pada jumlah barang yang diharapkan terjual dalam periode tertentu. Sedangkan lead time adalah waktu yang diperlukan untuk mengisi kembali persediaan setelah pesanan ditempatkan. Penting juga untuk mempertimbangkan faktor risiko pengelolaan stok yang mungkin terjadi, seperti fluktuasi permintaan atau keterlambatan pengiriman.

Dengan cara ini, persediaan akan tetap dalam level yang optimal. Tidak terlalu tinggi untuk meminimalkan biaya penyimpanan yang tidak perlu, dan tidak terlalu rendah sehingga mengganggu operasional bisnis. Dengan menerapkan konsep tersebut dengan baik, perusahaan dapat mengoptimalkan proses manajemen inventaris secara efisien dan efektif.

2. Akibat Jika Reorder Point Diabaikan

Dalam manajemen inventaris, tidak memperhatikan reorder point akan mempengaruhi efisiensi dan efektivitas pengelolaan persediaan. Berikut penjelasan beberapa akibat yang mungkin terjadi.

a. Overstocking

Overstocking terjadi ketika manajemen stok barang tidak dilakukan dengan baik sehingga persediaan melebihi kebutuhan aktual. Akibatnya biaya penyimpanan menjadi tinggi dan terjadi penumpukan barang yang tidak terjual. Kondisi ini juga dapat menyebabkan kerugian keuangan karena persediaan yang tidak berputar dengan cepat. Sehingga menyebabkan penurunan likuiditas perusahaan karena dana terikat dalam persediaan yang tidak terjual.

b. Kehabisan Stok

Tidak hanya overstocking, tapi juga dapat mengakibatkan kehabisan stok. Ketika persediaan mencapai tingkat yang sangat rendah atau bahkan habis, perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu. Sehingga dapat mengakibatkan kehilangan pelanggan dan penurunan pendapatan. Kehabisan stok juga dapat memicu gangguan alur kerja karena perlu melakukan pemenuhan stok mendesak yang menimbulkan biaya lebih tinggi.

c. Fluktuasi Permintaan

Tanpa mempertimbangkan reorder point dalam manajemen inventaris, fluktuasi permintaan yang tidak terkendali dapat menjadi masalah. Ketika persediaan tidak dikelola dengan baik, perubahan mendadak dalam permintaan pelanggan dapat mengakibatkan ketidakseimbangan antara persediaan dan permintaan. Fluktuasi permintaan yang tidak terkendali ini menyebabkan ketidakstabilan dalam manajemen inventaris dan kesulitan memenuhi permintaan pelanggan secara konsisten.

d. Ketidakseimbangan Alur Kerja

Ketika akurasi persediaan tidak dipantau dengan cermat dan tidak diatur dengan baik, pesanan ulang dapat terlambat atau tidak sesuai kebutuhan aktual. Hal ini dapat mengganggu alur kerja operasional dan menyebabkan kebingungan dalam pengiriman, penerimaan, dan pemenuhan pesanan. Ketidakseimbangan alur kerja juga dapat mempengaruhi efisiensi manajemen inventaris dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

e. Mempengaruhi Nilai Perusahaan

Pengabaian terhadap reorder point pada manajemen inventaris juga berdampak pada nilai perusahaan secara keseluruhan. Overstocking yang berlebihan dan kehabisan stok yang sering terjadi dapat mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan. Overstocking meningkatkan biaya penyimpanan, sementara kehabisan stok dapat mengakibatkan penurunan pendapatan dan kehilangan pelanggan. Hal ini dapat berdampak negatif pada keuangan perusahaan, reputasi, dan nilai perusahaan dalam jangka panjang.

Untuk menghindari adanya kelalaian mengelola reorder point, Anda bisa mengimplementasikan sistem ERP. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melakukan pemantauan persediaan secara real-time, memperoleh data yang akurat untuk perhitungan reorder point, dan mengoptimalkan proses manajemen inventaris secara menyeluruh. Bahkan Anda juga dapat memprediksi permintaan berdasarkan analisis data historis dan tren.

3. Modul ERP untuk Reorder Point

Untuk memaksimalkan kinerja sistem dalam mengelola reorder point secara khusus, dan manajemen inventaris secara keseluruhan, Anda memerlukan beberapa modul ERP. Berikut beberapa rekomendasi modul ERP yang bisa Anda pertimbangkan.

a. Inventory Management

Inventory management adalah modul ERP yang membantu perusahaan dalam pengelolaan persediaan dan perhitungan reorder point. Dengan modul ini, perusahaan dapat mengelola dan mengontrol persediaan dengan lebih efisien. Modul tersebut memberikan visibilitas yang menyeluruh terhadap semua aspek persediaan. Mulai dari penerimaan barang hingga pengeluaran. 

Melalui modul ini, Anda dapat melacak jumlah persediaan yang tersedia, melakukan pemantauan terhadap kegiatan manajemen pergudangan, dan mendapatkan informasi real-time tentang permintaan. Dengan data tersebut, perusahaan dapat melakukan manajemen inventaris yang akurat. Modul ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengadaan, pemenuhan pesanan, dan pengelolaan alur persediaan secara keseluruhan.

b. Production Planning

Production planning merupakan modul ERP yang berfungsi untuk melakukan perencanaan dan pengendalian kegiatan produksi perusahaan. Modul ini berperan dalam menghubungkan persediaan dengan produksi yang direncanakan. Dengan data yang diperoleh dari modul inventory management dan informasi permintaan pelanggan, perusahaan dapat merencanakan kegiatan produksi dengan lebih efektif dan efisien.

Modul ERP satu ini membantu perusahaan dalam menentukan waktu yang tepat untuk memulai produksi berdasarkan tingkat persediaan dan reorder point yang telah ditentukan. Sehingga Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengatur jadwal produksi, dan menghindari kekurangan stok atau overstocking. Modul ini juga membantu melakukan perencanaan jangka panjang, memperhitungkan permintaan, dan memastikan ketersediaan stok yang optimal.

c. Demand Planning

Modul ERP demand planning digunakan untuk meramalkan dan mengelola permintaan pelanggan secara lebih akurat. Modul ini mengumpulkan dan menganalisis data historis, tren, serta faktor lain yang mempengaruhi permintaan. Sehingga membantu Anda dalam membuat peramalan yang lebih akurat, mengidentifikasi pola permintaan, memperkirakan dan mengatur strategi manajemen inventaris yang lebih sesuai.

Modul tersebut juga membantu perusahaan menghindari kekurangan stok atau overstocking dengan mengoptimalkan permintaan dan persediaan yang seimbang. Dengan melakukan peramalan permintaan yang akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen inventaris, meminimalkan risiko kerugian akibat kekurangan stok atau biaya penyimpanan yang berlebihan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan ketersediaan stok yang tepat.

d. Purchasing Management

Modul ERP purchasing berperan dalam mengelola proses pengadaan persediaan dan pengendalian pembelian. Dengan ini, Anda dapat mengatur dan melacak pesanan pembelian, termasuk perhitungan reorder point yang tepat. Perusahaan juga dapat memantau dan mengelola pesanan pembelian berdasarkan tingkat persediaan yang ditentukan.

Modul ERP tersebut juga memfasilitasi pengelolaan hubungan dengan pemasok, pemantauan pengiriman barang, dan penjadwalan penerimaan stok. Dengan integrasi data persediaan, permintaan, dan lead time pemasok, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian digital, memastikan keberlanjutan pasokan, dan menjaga ketersediaan stok yang optimal sesuai dengan rencana manajemen inventaris yang telah ditentukan.

4. Kesimpulan

Implementasi modul ERP yang relevan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses manajemen inventaris secara keseluruhan. Dengan data yang akurat, perusahaan dapat melakukan perhitungan reorder point yang tepat dan memastikan ketersediaan stok yang optimal. Sehingga dampak negatif seperti kehabisan stok atau overstocking dapat dihindari.

Modul ini juga memfasilitasi integrasi antara berbagai departemen, meningkatkan koordinasi dan efisiensi dalam alur kerja, serta memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang terpusat. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu, dan meningkatkan nilai perusahaan secara keseluruhan.