Di era sekarang, software procurement sudah menjadi kebutuhan krusial bagi perusahaan. Semakin berkembangnya zaman, tidak dapat dipungkiri bahwa bisnis akan semakin bergantung pada teknologi untuk mengoptimalkan operasional mereka, terutama dalam proses pengadaan yang terkenal memiliki tahapan-tahapan kompleks. 

Salah satu teknologi yang tengah mendapatkan popularitas adalah cloud based procurement software. Sebagai solusi yang efektif untuk mempermudah dan bahkan mengotomatiskan pekerjaan berulang di alur pembelian, banyak perusahaan yang tertarik untuk beralih ke perangkat lunak ini. Namun, pertanyaan yang seringkali muncul adalah berapa sebenarnya biaya investasi untuk sistem pengadaan ini?

Nah, besarnya biaya yang harus Anda keluarkan dalam investasi sistem e procurement berbasis cloud bukan hanya soal mengetahui harga awalnya saja. Namun, ada sejumlah faktor tambahan biaya lain yang perlu Anda pertimbangkan. Apa saja biaya yang termasuk dalam investasi sistem? Mari kita bahas satu per satu secara detail di artikel ini.

1. Lisensi dan Subskripsi

Biaya lisensi dan subskripsi adalah elemen pertama yang harus dipertimbangkan saat menginvestasikan dalam cloud based procurement software. Sebagian besar penyedia layanan menawarkan model subskripsi untuk menggunakan perangkat lunak, di mana perusahaan membayar biaya secara berulang, biasanya per bulan atau per tahun. Hal yang harus Anda ketahui adalah biaya ini dapat berfluktuasi tergantung pada jumlah pengguna, pilihan fitur dan solusi, serta tingkat layanan yang dipilih.

Namun, bukan berarti model lisensi sudah tidak digunakan. Beberapa vendor masih menawarkan model ini, biasanya dengan biaya awal yang lebih besar namun biaya pemeliharaan yang lebih rendah. Keputusan antara model subskripsi atau lisensi harus dibuat berdasarkan kebutuhan dan keuangan perusahaan Anda.

2. Implementasi dan Integrasi

Faktor kedua yang menentukan besarnya biaya penerapan software e purchasing berbasis cloud adalah implementasi dan integrasi. Biaya ini mencakup instalasi perangkat lunak, penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda, serta integrasi dengan aplikasi lain yang sudah digunakan lebih dulu oleh perusahaan.

Keberhasilan penerapan e procurement dan integrasinya sangat bergantung pada bagaimana perangkat lunak tersebut bisa berjalan seiring dengan infrastruktur IT yang sudah ada sebelumnya. Dalam beberapa kasus, biaya ini bisa menjadi signifikan jika perusahaan membutuhkan penyesuaian yang luas atau jika kolaborasi dengan sistem lainnya cukup kompleks.

3. Pelatihan dan Dukungan

Penggunaan software procurement cloud-based membutuhkan pelatihan dan dukungan yang kuat. Karyawan perlu dilatih untuk menggunakan perangkat lunak secara efektif, dan ini bisa menambah biaya. Biaya pelatihan bisa bervariasi tergantung pada kompleksitas sistem, jumlah pegawai yang perlu dilatih, dan metode pelatihan yang dipilih.

Dukungan teknis juga merupakan bagian penting dari investasi ini. Dalam kasus di mana terjadi masalah teknis atau pertanyaan seputar aplikasi e purchasing, dukungan yang responsif dan berkualitas tinggi dapat membantu perusahaan dalam menghindari hambatan operasional dan kerugian waktu. Nah, sebagian besar provider sistem menawarkan paket dukungan dalam berbagai level, biasanya dengan biaya tambahan.

4. Pemeliharaan dan Upgrade

Biaya pemeliharaan dan upgrade juga menjadi bagian penting dalam total investasi sistem pembelian berbasis cloud. Aktivitas pemeliharaan bermanfaat untuk memastikan bahwa perangkat lunak Anda bisa tetap berjalan dengan baik dan aman. Dimana biasanya mencakup pembaruan keamanan, solusi atau fitur, dan perbaikan bug.

Sementara itu, proses peningkatan melibatkan penambahan fitur baru atau peningkatan fitur yang sudah ada. Biaya upgrade ini bisa menjadi signifikan, terutama jika perusahaan membutuhkan tambahan fitur di e purchasing software atau peningkatan untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang. Beberapa vendor mungkin menawarkan upgrade sebagai bagian dari paket subskripsi, sementara yang lain mungkin menagihnya sebagai biaya tambahan.

5. Biaya Unforeseen dan Kontingensi

Setiap implementasi teknologi membawa potensi biaya yang tak terduga, dan perangkat lunak pengadaan berbasis cloud tidak terkecuali. Dimana hal ini bisa mencakup segala sesuatu mulai dari masalah kompatibilitas teknis yang memerlukan perbaikan ekstra, hingga biaya tambahan yang muncul selama proses implementasi.

Contoh lain adalah biaya tambahan yang timbul dari peningkatan kapasitas penyimpanan atau bandwidth jika volume transaksi pengadaan melebihi perkiraan awal. Atau mungkin perlu ada anggaran tambahan untuk menangani masalah keamanan siber yang tidak terduga. Sementara tidak semua biaya ini dapat diprediksi, maka dari itu penting bagi bisnis Anda yang tertarik beralih ke sistem ini untuk memiliki alokasi anggaran berlebih, agar perusahaan tidak terlalu tertekan secara finansial jika biaya tambahan muncul.

6. Biaya Terkait Infrastruktur Teknologi

Terakhir, tidak boleh diabaikan bahwa perangkat lunak berbasis cloud memerlukan infrastruktur teknologi yang solid agar bisa beroperasi dengan baik. Ini termasuk koneksi internet yang andal dan berkecepatan tinggi, perangkat keras yang memadai seperti server, serta perangkat lunak pendukung seperti sistem operasi dan database.

Mungkin ada banyak perusahaan yang sudah memiliki sebagian infrastruktur ini, namun tetap ada beberapa elemen yang perlu ditingkatkan atau diperbarui. Misalnya, jika aplikasi e procurement ini memerlukan bandwidth yang lebih besar daripada yang saat ini tersedia, perusahaan mungkin perlu meningkatkan paket internet mereka, yang bisa menambah biaya.

Selain itu, pemeliharaan dan pembaruan infrastruktur ini juga bisa menambah biaya operasional. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan kedua faktor ini saat menghitung total investasi dalam cloud based procurement software. 

7. Analisis Biaya Total Pemilikan (TCO)

Menghitung Biaya Total Pemilikan (TCO) adalah cara yang efektif untuk memahami investasi penuh dalam solusi berbasis cloud. TCO adalah pengukuran komprehensif dari semua biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan pembelian dan penggunaan perangkat lunak. Biaya langsung mencakup harga pembelian, biaya lisensi atau subskripsi, dan biaya implementasi. 

Di sisi lain, biaya tidak langsung dapat mencakup biaya pelatihan karyawan, biaya pemeliharaan dan upgrade, serta biaya tidak terduga. Analisis TCO dapat membantu perusahaan memahami nilai sebenarnya dari investasi dan membandingkannya dengan solusi alternatif lainnya. Dengan demikian, mereka dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih berinformasi tentang investasi dalam solusi berbasis cloud.

8. Kesimpulan

Memahami biaya investasi dalam cloud based procurement software memerlukan lebih dari sekadar melihat tag harga awal. Faktor-faktor lainnya juga bisa berkontribusi pada total biaya. Ketika menimbang akan investasi ke software procurement, pastikan perusahaan Anda mempertimbangkan semua elemen ini dan bagaimana mereka berdampak pada anggaran dan operasional sehari-hari.

Pemahaman yang tepat tentang biaya yang terlibat akan membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat dan memaksimalkan nilai dari investasi ini. Akhirnya, biaya investasi dalam software procurement cloud based bukanlah tentang berapa banyak yang harus dibayar, tetapi lebih kepada bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan perangkat lunak ini seefisien dan seefektif mungkin.

Jika Anda mencari Software Purchasing yang cost-efficient, ScaleOcean adalah pilihan yang tepat. Kami menawarkan software procurement dengan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Kami menghadirkan biaya yang transparan dan kompetitif, dimana menjadikan ScaleOcean pilihan yang cerdas bagi perusahaan dari segala ukuran.