Mengelola operasional hotel secara efisien dapat menjadi tantangan besar, terutama jika Anda masih menggunakan sistem manual atau software yang tidak terintegrasi. Mulai dari manajemen reservasi, manajemen fasilitas, hingga pengelolaan karyawan, setiap aspek tersebut harus berjalan dengan lancar agar kualitas pelayanan hotel meningkat.

Di sinilah sistem hotel berperan penting. Dengan hotel management system yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses administrasi, mengoptimalkan operasional, dan meningkatkan layanan tamu secara signifikan. Dalam kata lain, investasi dalam software manajemen hotel Indonesia yang modern akan membantu Anda menjaga keunggulan kompetitif dan efisiensi bisnis.

Pada artikel ini, kami menghadirkan 10 rekomendasi software hotel terbaik di Indonesia 2024 untuk membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Pengertian Software Hotel

Software hotel adalah sistem digital yang dirancang untuk membantu pengelolaan operasional secara efektif. Dengan menggunakan hotel software, manajemen hotel dapat mengatur berbagai aspek operasional seperti pemesanan kamar, proses check-in dan check-out, hingga pelacakan inventaris dan pengelolaan staf hotel.

Selain itu, software hotel pada umumnya terintegrasi dengan modul akuntansi dan laporan keuangan, yang memudahkan pengelola untuk mengawasi arus kas dan laporan keuangan secara real-time. Selain itu, fitur seperti sistem manajemen tamu, yang memungkinkan penyesuaian layanan untuk meningkatkan kepuasan tamu, membuat operasional hotel lebih lancar dan produktif.

Baca juga: 5 Keunggulan Hotel PMS Software Terbaik

Manfaat Software Hotel

Software hotel memberikan berbagai manfaat yang membantu meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan pengelolaan hotel. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software hotel.

1. Manajemen Reservasi yang Efisien

Sistem hotel dapat melakukan pemesanan kamar secara otomatis, baik melalui situs web hotel, aplikasi mobile, maupun platform pihak ketiga. Ini mengurangi kesalahan dalam pencatatan manual dan memudahkan pengelolaan reservasi.

2. Proses Check-in dan Check-out yang Cepat

Dengan software hotel, proses check-in dan check-out tamu dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tanpa hambatan, sehingga mengurangi waktu tunggu tamu dan meningkatkan kualitas pengalaman pelanggan.

3.  Pengelolaan Inventaris yang Akurat

Hotel dapat melacak persediaan seperti peralatan, bahan makanan, dan perlengkapan kamar secara real-time. Hal ini dapat mencegah kekurangan stok dan membantu menjaga operasional tetap berjalan lancar.

4. Laporan Keuangan dan Pelaporan yang Terintegrasi

Software hotel seringkali dilengkapi dengan fitur akuntansi yang mempermudah pelacakan pendapatan dan pengeluaran, serta pembuatan laporan keuangan secara otomatis dan akurat.

5. Peningkatan Layanan Pelanggan

Software ini dapat mempermudah hotel untuk menyimpan informasi tentang preferensi dan riwayat tamu. Informasi ini bisa digunakan untuk memberikan layanan yang lebih personal dan meningkatkan kepuasan tamu.

Rekomendasi 10 Aplikasi Hotel di Indonesia

Penggunaan sistem hotel menjadi solusi penting bagi banyak pengelola hotel di Indonesia karena hal ini dapat memenuhi berbagai kebutuhan operasional.  Berikut beberapa software hotel terbaik di Indonesia

1. ScaleOcean

ScaleOcean Hospitality Software adalah salah satu vendor software industri perhotelan di Indonesia. ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi dan integrasi manajemen operasional hotel, menawarkan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan spesifik industri hotel.

Dengan sistem hotel ScaleOcean, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mencegah human error, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan operasional yang lancar sehingga dapat meningkatkan keuntungan bisnis hotel Anda. 

Maka dari itu, cobalah demo gratis untuk melihat bagaimana solusi ini dapat membantu bisnis Anda. Maka dari itu, Anda dapat menciptakan pelayanan yang optimal serta meningkatkan pendapatan hotel melalui solusi terintegrasi dan fleksibel yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Fitur ScaleOcean Hotel Software

• Reservasi dan Pemesanan: Sistem manajemen reservasi mempermudah pengelolaan pemesanan kamar secara real-time, termasuk integrasi dengan platform booking online seperti Booking.com atau Agoda.

• Manajemen Kamar dan Fasilitas: Modul ini memudahkan pengelolaan kamar, fasilitas hotel, serta pengelompokan kategori kamar. Oleh sebab itu, hotel bisa memantau status ketersediaan kamar dengan cepat.

• Manajemen Pelanggan (CRM): Fitur CRM terintegrasi membantu hotel dalam memantau preferensi pelanggan, riwayat kunjungan, serta program loyalitas yang didukung dengan poin dan diskon.

• Point of Sales (POS): Fitur POS dapat memproses transaksi di restoran, kafe, atau toko di dalam hotel secara otomatis. Hal ini bertujuan untuk memastikan transaksi tercatat dan langsung terintegrasi ke akuntansi untuk manajemen keuangan.

Kelebihan

1. Integrasi modul yang kuat dari reservasi hingga pembayaran

2. Kustomisasi tinggi disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis

3. Sistem mudah digunakan tanpa perlu pelatihan teknis yang rumit

Kekurangan

1. Pelatihan intensif di penggunaan awal untuk meningkatkan keterampilan staf

2. eZee

eZee adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola berbagai aspek operasional, seperti manajemen reservasi dan pelaporan keuangan. Software ini cocok digunakan oleh hotel skala kecil hingga menengah. 

Fitur eZee

• Manajemen reservasi dan check-in/check-out

• Booking engine untuk pemesanan melalui situs hotel

• Channel manager untuk sinkronisasi dengan platform OTA (Online Travel Agent)

Kelebihan

1. Interface yang mudah digunakan

2. Terintegrasi dengan berbagai OTA

3. Berbasis cloud sehingga dapat diakses dari mana saja

Kekurangan

1. Beberapa fitur premium membutuhkan biaya tambahan

2. Integrasi dengan sistem pihak ketiga perlu penyesuaian tambahan

3. GraceSoft

GraceSoft adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu manajemen hotel dan properti kecil hingga menengah. Software ini menawarkan berbagai alat untuk mempermudah pengelolaan reservasi, pelacakan tamu, dan operasional sehari-hari dengan antarmuka yang sederhana. 

Fitur GraceSoft

• Sistem pembayaran yang aman

• Manajemen housekeeping dan pelacakan tugas staf

• Pelaporan operasional dan keuangan secara real-time

Kelebihan

1. Mudah digunakan dengan interface yang user-friendly

2. Cocok untuk properti skala kecil dan B2B

3. Biaya yang terjangkau dibandingkan software lain

Kekurangan

1. Tidak sefleksibel software hotel lainnya

2. Fitur terbatas untuk hotel skala besar atau properti dengan kebutuhan kompleks

4. HotelMu

HotelMU adalah software hotel berbasis cloud yang dikembangkan untuk membantu hotel, penginapan, dan guesthouse di Indonesia dalam mengelola berbagai operasional secara lebih efisien. Sistem ini dirancang dengan antarmuka sederhana yang mudah digunakan oleh staf hotel, baik untuk hotel kecil hingga menengah. 

Fitur HotelMU

• Integrasi dengan OTA (Online Travel Agent)

• Sistem check-in dan check-out otomatis

• Pelacakan ketersediaan kamar dan status housekeeping

Kelebihan

1. Berbasis cloud sehingga dapat diakses dari mana saja

2. Biaya terjangkau dan cocok untuk hotel skala kecil dan menengah

3. Layanan pelanggan yang responsif

Kekurangan

1. Integrasi dengan sistem pihak ketiga masih terbatas

2. Fitur analitik dan pelaporan kurang lengkap dibanding software lainnya

5. VHP

VHP (Visual Hotel Program) adalah sistem hotel berbasis desktop yang dirancang untuk membantu hotel dalam mengelola berbagai aspek operasional, seperti reservasi, front office, back office, dan point of sale (POS). Dikembangkan di Indonesia, VHP digunakan oleh banyak hotel di seluruh Asia, terutama di segmen hotel menengah hingga besar.

Fitur VHP

• Manajemen reservasi dan booking 

• Channel manager untuk sinkronisasi dengan OTA 

• Manajemen akuntansi dan pelaporan keuangan terintegrasi 

Kelebihan

1. Fitur yang terintegrasi untuk mengelola berbagai aspek operasional

2. Sesuai dengan kebutuhan hotel di Indonesia

3. Dukungan pelanggan yang baik

Kekurangan

1. Berbasis desktop sehingga perlu instalasi dan tidak sefleksibel software berbasis cloud

2. Kurang cocok untuk hotel skala kecil dengan anggaran terbatas 

6. Xpert

Xpert adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola operasional harian dengan lebih efisien. Sistem ini cocok digunakan oleh hotel kecil hingga menengah, menawarkan berbagai fitur untuk memudahkan manajemen reservasi, tamu, hingga laporan keuangan. 

Fitur Xpert

• Laporan keuangan dan pelacakan pembayaran

• Manajemen housekeeping untuk memantau status kamar

• Integrasi dengan sistem POS untuk restoran dan layanan tambahan

Kelebihan

1. Berbasis cloud sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja

2. Interface yang mudah digunakan oleh staf hotel

3. Fitur yang mencakup banyak aspek operasional

Kekurangan

1. Beberapa fitur mungkin perlu biaya tambahan

2. Sistem tidak selengkap software untuk hotel skala besar atau mewah

7. MSI CloudPM

MSI CloudPM adalah sistem hotel berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek operasional hotel. Dikembangkan oleh Multi-Systems, Inc. (MSI), software ini banyak digunakan oleh hotel-hotel kecil hingga menengah karena kemudahannya diakses dari berbagai perangkat dan fleksibilitasnya. 

Fitur MSI CloudPM

• Pelaporan keuangan yang terintegrasi untuk analisis bisnis

• Manajemen housekeeping untuk pelacakan status kamar

• Fitur POS (Point of Sale) untuk restoran dan layanan hotel lainnya

Kelebihan

1. Interface yang mudah digunakan oleh staf

2. Dapat digunakan oleh hotel skala kecil hingga menengah

Kekurangan

1. Fitur kurang memadai untuk hotel besar dengan operasional yang lebih kompleks

2. Integrasi dengan sistem pihak ketiga perlu penyesuaian tambahan

8. OpenHotel

OpenHotel adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola hotel yang fokus pada peningkatan efisiensi manajemen tamu, reservasi, dan pelacakan keuangan. OpenHotel sering digunakan oleh hotel-hotel kecil hingga menengah dan menawarkan berbagai integrasi yang mendukung pemesanan online serta channel management. 

Fitur OpenHotel

• Sistem reservasi online dengan integrasi ke OTA (Online Travel Agent)

• Channel manager untuk mengelola pemesanan dari berbagai platform

• Manajemen check-in dan check-out otomatis

Kelebihan

1. Integrasi yang kuat dengan OTA untuk memudahkan pemesanan online

2. Interface yang mudah digunakan

3. Cocok untuk hotel skala kecil hingga menengah

Kekurangan

1. Beberapa fitur tambahan memerlukan biaya upgrade

2. Kurang cocok untuk hotel skala besar atau properti dengan kebutuhan yang kompleks

9. CakraSoft

CakraSoft adalah sistem hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola berbagai kegiatan operasional. Software ini dikembangkan oleh perusahaan teknologi asal Indonesia CakraSoft, dan cocok untuk hotel kecil hingga menengah yang membutuhkan sistem manajemen yang efektif dan terintegrasi. 

Fitur CakraSoft

• Sistem manajemen housekeeping dan pelacakan status kamar

• Pelaporan keuangan dan manajemen akuntansi

• Sistem integrasi dengan OTA (Online Travel Agent)

Kelebihan

1. Berbasis cloud sehingga dapat diakses dari mana saja

2. Cocok untuk bisnis dengan skala kecil dan menengah

3. Dukungan pelanggan lokal yang responsif

Kekurangan

1. Fitur terbatas jika memerlukan tambahan yang lebih advance

2. Kurang fleksibel untuk integrasi dengan sistem pihak ketiga

10. PowerPro

PowerPro adalah software hotel berbasis desktop dan cloud yang dirancang untuk membantu pengelola hotel dalam mengoptimalkan berbagai aspek operasional, seperti manajemen reservasi, tamu, housekeeping, dan pelaporan keuangan. PowerPro dapat digunakan oleh penginapan kecil hingga hotel besar

Fitur PowerPro

• Modul POS (Point of Sale) untuk restoran dan layanan hotel lainnya

• Pelaporan keuangan dan analitik terintegrasi

• Sistem inventaris dan manajemen stok

Kelebihan

1. Memiliki fitur lengkap untuk manajemen operasional hotel dari berbagai skala

2. Terintegrasi dengan berbagai OTA

3. Interface yang mudah digunakan

Kekurangan

1. Butuh penyesuaian tambahan untuk kebutuhan yang lebih spesifik

2. Fitur integrasi pihak ketiga bisa terbatas pada versi desktop dibandingkan cloud

Baca juga: 11 Istilah dalam Perhotelan yang Wajib Diketahui

Fitur yang Wajib Ada di Software Hotel

Sebelum memilih software untuk hotel Anda, penting untuk memahami fitur-fitur yang dapat mendukung kebutuhan bisnis dan meningkatkan pengalaman tamu. Berikut adalah fitur penting yang wajib ada pada software hotel untuk memastikan operasional hotel berjalan lancar dan efisien.

1. Pemesanan Kamar

Fitur pemesanan kamar adalah aspek utama dari aplikasi hotel. Setelah memilih jenis kamar yang diinginkan, pelanggan harus dapat mengetahui ketersediaan kamar secara real-time dan melakukan pemesanan dengan mudah.

Aplikasi juga harus menyediakan informasi detail mengenai setiap kamar, seperti ukuran, fasilitas, harga, dan kebijakan pembatalan. Untuk membuat proses lebih cepat, fitur ini harus dilengkapi dengan opsi pembayaran langsung melalui aplikasi.

2. Pencarian dan Filter

Aplikasi harus memiliki fitur pencarian yang dapat memfilter harga, jenis kamar, fasilitas, atau preferensi lainnya, seperti kamar dengan pemandangan atau lokasi hotel yang strategis. Ini akan membantu pelanggan menemukan kamar yang sesuai dengan kebutuhan mereka. 

Dengan fitur ini, pengguna dapat menemukan kamar yang mereka inginkan dengan cepat tanpa harus memeriksa semua opsi yang tersedia.

3. Peta dan Lokasi

Pengguna seringkali ingin mengetahui lokasi hotel serta tempat-tempat menarik di sekitarnya. Oleh karena itu, aplikasi hotel perlu dilengkapi dengan peta interaktif yang menampilkan lokasi hotel dan rute menuju hotel. 

Peta tersebut juga harus menampilkan destinasi populer di sekitarnya, seperti restoran, pusat perbelanjaan, atau objek wisata. Hal ini dapat membantu pengguna merencanakan perjalanan mereka dengan lebih baik.

4. Check-in dan Check-out Digital

Fitur ini memungkinkan tamu untuk melakukan check-in atau check-out secara mandiri tanpa perlu mendatangi meja resepsionis.  Dengan sistem check-in digital, tamu dapat langsung mengakses kamar mereka dengan menggunakan kunci digital melalui aplikasi.

Ini mempercepat proses check-in, mengurangi antrian, dan memberikan kenyamanan bagi tamu, terutama bagi mereka yang tiba di luar jam operasional normal.

5. Booking Management

Pengguna harus dapat mengetahui dan mengelola pemesanan mereka secara langsung melalui aplikasi. Mereka bisa melihat detail pemesanan, memodifikasi reservasi (seperti mengubah tanggal atau tipe kamar), atau bahkan membatalkan reservasi jika diperlukan. 

Ini adalah fitur yang sangat penting bagi pelanggan karena memudahkan mereka untuk mengontrol penuh pemesanan mereka tanpa harus menghubungi hotel secara manual.

Cara Memilih Software Hotel untuk Bisnis Anda

Setelah membaca beberapa rekomendasi software hotel, Anda perlu mempertimbangkan sebelum  memilih sistem yang paling sesuai untuk kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa cara untuk memilih software hotel yang sesuai.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Pertama, ketahui dan pahami hal apa saja yang sedang dibutuhkan oleh bisnis hotel Anda. Apakah Anda membutuhkan software untuk mengelola reservasi, check-in/check-out, inventaris, atau keuangan? 

Setiap hotel memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi pastikan untuk membuat daftar fitur yang harus dimiliki, seperti integrasi dengan OTA (Online Travel Agencies), sistem pembayaran, dan laporan keuangan. 

Contohnya, hotel besar membutuhkan fitur manajemen staf yang lebih kompleks, sementara hotel kecil mungkin cukup dengan sistem reservasi dan laporan sederhana.

2. Pastikan Software Mudah Digunakan

Kedua, pilih software yang memiliki interface yang mudah dipahami dan digunakan oleh semua karyawan Anda. 

Biasanya, hotel memiliki rotasi staf yang tinggi, sehingga hotel sebaiknya menggunakan softrare yang dapat digunakan dengan sedikit pelatihan. Software yang user-friendly akan meningkatkan produktivitas staf dan mencegah kesalahan operasional.

3. Cek Fitur Integrasi dengan Sistem Lain

Ketiga, system hotel yang baik harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti sistem POS (Point of Sale) untuk restoran hotel, software akuntansi, atau software manajemen inventaris. 

Fitur integrasi ini akan mempermudah pertukaran data antar sistem, mengurangi kebutuhan pekerjaan manual, dan memungkinkan pengelolaan bisnis yang lebih efisien.

4. Keamanan Data yang Terjamin

Keempat, penting untuk memilih software yang memiliki fitur keamanan yang terjamin sebab hotel software menangani data pribadi tamu.

Pastikan software dilengkapi dengan enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan perlindungan terhadap serangan siber. Ini akan memastikan bahwa informasi tamu tetap aman dan menjaga reputasi bisnis Anda.

5. Dukungan Pelanggan yang Responsif

Kelima, pilih vendor software yang menyediakan dukungan pelanggan yang responsif. Masalah teknis dapat terjadi kapan saja, dan memiliki tim dukungan yang cepat tanggap membantu menjaga operasional hotel tetap berjalan lancar. 

Selain itu, periksa apakah vendor menawarkan pelatihan, tutorial, atau panduan pengguna untuk membantu Anda dan staf menguasai penggunaan software.

6. Pertimbangkan Skalabilitas

Lalu, pastikan software hotel yang Anda pilih dapat disesuaikan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda berencana untuk memperluas bisnis dengan membuka cabang baru, pilihlah software yang fleksibel. 

Pilih hotel software yang dapat menambah properti atau kamar tanpa mengganti sistem. Dengan adanya fitur skalabilitas, Anda dapat meraih keuntungan melalui investasi sistem hotel.

7. Cari Tahu Ulasan

Setelah itu, lakukan riset mengenai ulasan dan testimoni dari hotel lain yang telah menggunakan software tersebut. Anda juga dapat meminta rekomendasi dari kolega di industri perhotelan. 

Pengalaman pengguna lain bisa memberikan informasi tentang keandalan, kinerja, dan dukungan teknis yang diberikan oleh vendor software.

8. Pertimbangkan Harga dan Nilai Tambah

Terakhir, pertimbangkan harga dalam memilih software hotel. Pastikan Anda mempertimbangkan nilai tambah yang diberikan oleh software tersebut. Software yang lebih mahal mungkin menawarkan fitur dan dukungan yang lebih lengkap. 

Jangan lupa untuk pertimbangkan juga keuntungan jangka panjang dari efisiensi operasional, peningkatan layanan pelanggan, dan pengurangan biaya operasional.

Kesimpulan

Dengan beragamnya pilihan software hotel yang tersedia, menentukan yang paling sesuai untuk bisnis Anda bisa menjadi keputusan penting bagi keberhasilan operasional hotel.

Setiap hotel management system di Indonesia memiliki fitur unik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, mulai dari manajemen reservasi hingga laporan keuangan. Mengadopsi sistem hotel yang canggih tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi tamu Anda. 

Jika Anda ingin meningkatkan layanan dan operasional hotel secara keseluruhan, sekarang adalah saat yang tepat untuk berinvestasi dalam solusi digital terbaik. Jangan ragu untuk menjadikan Hospitality ERP ScaleOcean sebagai software hotel untuk mencapai kesuksesan jangka panjang. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat jadwalkan konsultasi kepada tim kami dan mencoba demo gratis.