Work in Process atau WIP adalah salah satu komponen yang seringkali terlewat, tapi pengelolaannya sangat penting untuk pencapaian proses produksi yang maksimal. Sederhanya work in process adalah produk yang telah melalui beberapa proses dalam produksi, tetapi belum bisa dikatakan sebagai produk jadi. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu WIP, serta apa dampak jika produk WIP ini mengalami kenaikan, dan bagaimana cara pengelolaannya yang efektif di perusahaan manufaktur. Pemahaman WIP ini akan membantu Anda mengoptimalkan efisiensi produksi, dan menghindari pemborosan. jangka panjang. Simak penjelasan lebih lanjutnya disini!

1. Apa itu WIP

WIP adalah produk atau komponen yang telah melalui proses produksi tetapi masih belum bisa dikatakan sebagai produk jadi dalam proses manufaktur. Untuk itu, penting bagi perusahaan melakukan pengelolaan WIP dengan baik agar bisa mengoptimalkan efisiensi dalam produksi.

WIP ini tidak hanya berkaitan dengan barang yang masih dalam proses, tetapi juga mencakup beberapa aspek seperti tenaga kerja dan biaya overhead pabrik yang telah digunakan dalam proses tersebut. Pengelolaan WIP yang efektif akan membantu perusahaan manufaktur untuk melacak kemajuan produksi dengan lebih baik, sehingga bisa mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Pengelolaan work in process adalah hal yang harus diperhatikan dengan baik, karena jika barang WIP terlalu tinggi maka bisa mengakibatkan masalah dalam aliran kerja, seperti terjadinya keterlambatan dan hambatan dalam alur proses produksi di perusahaan manufaktur. Dari sini, kita dapat memahami bahwa penting bagi perusahaan untuk memiliki strategi efektif untuk menghindari penumpukkan barang WIP yang bisa menghambat operasional proses manufaktur.

2. Faktor Terjadi WIP di Perusahaan Manufaktur

Ada beberapa faktor yang mengakibatkan peningkatan produk WIP dalam perusahaan manufaktur, dan pemahaman ini penting untuk dibahas secara mendalam karena akan bisa membantu Anda untuk mengoptimalkan operasi dan mencapai efisiensi produksi. Setelah mengetahui apa itu WIP, mari kita telaah apa saja faktor yang bisa mengakibatkan work in process adalah sebagai berikut:

a. Desain Proses Produksi

Desain proses produksi yang memiliki banyak tahapan atau komplikasi cenderung memiliki tingkat WIP yang lebih tinggi, karena memerlukan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan setiap unitnya. Jika proses tidak dioptimalkan untuk alur kerja yang efisien, akan terjadi penumpukan produk pada tahapan tertentu yang bisa menimbulkan keterlambatan dan peningkatan biaya.  

b. Kapasitas Produksi

Adanya kapasitas produksi yang tidak seimbang antara berbagai tahapan industri bisa menyebabkan peningkatan produk WIP dalam perusahaan manufaktur. Jika satu tahap memiliki kapasitas yang lebih rendah dibandingkan tahap lain, maka produk akan menumpuk sebelum atau sesudah tahap tersebut, dan bisa menciptakan bottleneck.

c. Variabilitas dalam Proses Produksi

Variabilitas dalam proses produksi yang bisa terjadi karena sumber mesin, manusia, dan bahan baku bisa meningkatkan produk WIP yang tinggi. Hal tersebut dikarenakan adanya penyesuaian yang diperlukan untuk mengatasi masalah kualitas yang ada, ataupun keterlambatan yang sering terjadi. 

d. Perencanaan dan Jadwal Produksi

Faktor terjadinya peningkatan work in process adalah tidak adanya perencanaan dan jadwal produksi yang efektif. Jika proses manufaktur memiliki perencanaan dan penjadwalan produksi yang tidak realistis dan tidak fleksibel bisa menyebabkan akumulasi WIP yang tinggi jika mesin atau tenaga kerja tidak tersedia dengan baik seperti yang diharapkan. 

e. Kualitas Bahan Baku

Perusahaan manufaktur yang memiliki kualitas bahan baku yang tidak konsisten bisa menyebabkan peningkatan produk WIP, sehingga diperlukan adanya inspeksi tambahan, pengujian, dan penyesuaian selama proses produksi. Bahan baku yang berkualitas buruk seringkali memerlukan pengulangan proses atau penggantian komponen, sehingga mengakibatkan  keterlambatan produksi dan penumpukkan produk WIP.

3. Dampak Tingginya WIP Adalah

Setelah memahami apa itu WIP, penting pengelolaannya, dan faktor terjadinya dalam perusahaan manufaktur, disini kita akan membahas mengenai apa saja dampak yang bisa terjadi jika barang WIP tidak dikelola dengan baik, dan dapat meningkat dengan jumlah yang tinggi. Dampak-dampak yang terjadi ini tidak hanya berkaitan dengan aspek finansial, tetapi juga operasional dan manajemen. Ini dia dampak tingginya work in process adalah sebagai berikut:

a. Peningkatan Biaya Operasional

ketika produk WIP mengalami peningkatan, biaya operasional yang digunakan juga cenderung akan ikut meningkat. Hal ini bisa terjadi, karena akan ada lebih banyak barang yang harus ditangan, disimpan, dan diproses. Penumpukkan WIP juga bisa berdampak pada proses produksi yang lebih lama dan kompleks, sehingga memerlukan pengawasan lebih intensif dan memakan biaya yang lebih besar. 

Selain itu, peningkatan produk WIP juga bisa memicu kebutuhan akan perawatan mesin yang lebih sering, sehingga akan menambah biaya pemeliharaan. Dengan begitu, biaya yang lebih tinggi ini akan mengurangi margin keuntungan dan efisiensi keseluruhan dari operasional pabrik.

b. Masalah Cash Flow

Dampak dari tingginya produk WIP adalah terjadinya masalah cash flow karena banyaknya modal yang terikat dalam produksi yang belum selesai. Hal ini berdampak langsung pada likuiditas perusahaan karena dana yang seharusnya bisa digunakan untuk kegiatan lain, seperti pembelian bahan baku atau investasi teknologi menjadi terhambat.

c. Risiko Kerusakan dan Kehilangan

Semakin banyak produk WIP yang harus diurus, maka semakin besar juga risiko kerusakan atau kehilangan selama proses produksi. Barang yang lama disimpan dan tidak segera dilakukan tindakan lebih lanjut, berisiko mengalami kerusakan fisik dan usang karena penyimpanan yang tidak tepat atau terjadinya faktor lingkungan seperti kelembaban dan suhu.

Hal tersebut bisa berdampak pada peningkatan scrap rate atau produk cacat yang akan meningkatkan biaya dan mengurangi output yang berkualitas dari proses produksi. Produk WIP yang lebih banyak juga dapat meningkatkan kompleksitas dalam pengawasan dan pengendalian inventaris, yang bisa berujung pada peningkatan peluang terjadinya kehilangan atau pencurian.

d. Kemacetan Produksi

Produk WIP yang meningkat bisa mengakibatkan adanya kemacetan dalam beberapa bagian dalam proses produksi. Hal ini terjadi karena kapasitas produksi yang tidak memadai, keterlambatan dalam pengiriman komponen, ataupun adanya gangguan pada mesin. 

Kemacetan ini akan memperlambat produksi, dan mengganggu aliran kerja, serta pengiriman akhir kepada pelanggan. Akibat dari kemacetan produksi juga berpengaruh pada penundaan pemenuhan order, yang bisa menurunkan kepuasan pelanggan dan berpotensi menurunkan pendapatan yang perusahaan peroleh. 

e. Peningkatan Kompleksitas Manajemen

Dampak selanjutnya WIP adalah terjadinya peningkatan kompleksitas manajemen dalam pengelolaan operasional, sehingga perlu adanya penjadwalan yang lebih cermat, mengelola sumber daya yang lebih efektif, dan juga memiliki kemampuan untuk memonitor proses dengan lebih detail agar bisa menghindari masalah akibat kompleksitas pengelolaan yang bisa terjadi. 

f. Penggunaan Ruang Penyimpanan yang Lebih Besar

Dampak yang bisa terjadi dari peningkatan WIP adalah akan lebih banyak dibutuhkan ruang penyimpanan, yang bisa menjadi masalah terutama bagi pabrik yang memiliki keterbatasan untuk kapasitas gudang. Penggunaan ruang penyimpanan yang tidak efisien bisa meningkatkan biaya penyimpanan, dan bisa mempersulit logistik internal juga eksternal. 

4. Cara Kelola WIP Adalah

Dari penjelasan diatas mengenai apa itu WIP dan dampaknya bagi perusahaan manufaktur, dapat dipahami bahwa sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki kemampuan signifikan dalam pengelolaan produk WIP agar dapat menghindari peningkatan barang yang tinggi. Anda bisa melakukan strategi dan cara berikut untuk menjaga stabilitas WIP adalah sebagai berikut:

a. Optimalkan Layout dan Alur Proses Produksi

Anda bisa melakukan optimalisasi dan perancangan layout pabrik yang lebih logis dan mudah untuk digunakan, serta terapkan juga alur proses produksi yang lebih efektif. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi produk untuk berpindah dari satu proses ke proses lainnya dengan lebih cepat. Cara ini akan mengurangi waktu tunggu antar proses, dan mempercepat produksi. 

b. Penjadwalan Produksi yang Efektif

Terapkan juga penjadwalan produksi yang efektif agar bisa membantu mengurangi produk WIP, dengan melakukan sinkronisasi permintaan dengan kapasitas produksi. Dengan adanya jadwal yang sesuai, akan mempermudah mengatur waktu produksi, menyesuaikan kapasitas dengan permintaan, dan mengurangi adanya produk WIP dalam prosesnya. 

c. Pengelolaan Kualitas Bahan Baku

Penting juga bagi Anda untuk bisa mengelola kualitas bahan baku dengan lebih baik agar bisa menghindari tingginya produk WIP yang disebabkan oleh bahan baku yang buruk yang bisa mengakibatkan  produksi ulang dan penumpukan inventaris yang tidak perlu. Anda bisa memilih supplier yang bisa diandalkan, dan adanya strategi pengadaan dengan lebih efektif. 

d. Pengurangan Variabilitas

Cara pengelolaan selanjutnya untuk work in process adalah mengurangi variabilitas dalam proses produksi, juga meminimalkan perubahan yang tidak terduga dalam output produksi. Hal ini bisa melibatkan penggunaan alat kontrol statistik proses seperti peta kontrol dan analisis penyebab akar untuk mengidentifikasi dan menghilangkan sumber variabilitas.

e. Penggunaan Produksi Just In Time

Metode produksi just in time juga dapat membantu pengelolaan WIP dengan baik dalam perusahaan manufaktur. JIT sendiri berfokus pada produksi dan pengiriman barang hanya jumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan, sehingga secara signifikan dapat mengurangi work in process dalam perusahaan. 

f. Penerapan Software ERP Manufaktur

Untuk mempermudah prosesnya, Anda bisa menerapkan software ERP manufaktur yang dapat mengintegrasikan semua aspek operasional mulai dari pengadaan hingga produksi dan penjualan. Sistem ini akan menyediakan fitur lengkap yang bisa Anda gunakan untuk perencanaan sumber daya yang lebih baik, manajemen inventaris, penjadwalan produksi, dan analisis kinerja.

5. Kesimpulan

Dari artikel yang menjelaskan mengenai apa itu WIP, serta faktor, dampak, dan cara kelolanya, kita dapat menarik kesimpulan bahwa penting bagi perusahan manufaktur untuk selalu memperhatikan aspek produk work in process sehingga bisa menghindari dampak yang bisa mempengaruhi efisiensi produksi dan peningkatan biaya manufaktur yang signifikan.

Untuk memperlancar pengelolaan, perusahaan manufaktur bisa menerapkan strategi dan cara yang tepat secara efektif agar bisa meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan mempercepat waktu produksi. Dengan pengelolaan yang maksimal, Anda bisa menghindari adanya produk WIP yang bisa merugikan perusahaan, dan Anda bisa meningkatkan throughput, mengurangi pemborosan, dan memperkuat operasi produksi secara menyeluruh.