Dalam pengelolaan warehouse management, adanya pencatatan persediaan dalam akuntansi adalah peran penting yang menjadi kunci untuk efisiensi manajemen inventory yang lebih terorganisir. Pencatatan dalam akuntansi gudang ini juga menjadi penentu dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tepat waktu.

Melalui praktik akuntansi yang tepat, Anda dapat mengatur persediaan dengan maksimal sehingga dapat mengoptimalkan keuangan perusahaan dengan baik. Disini kita akan membahas mengenai pengertian persediaan dalam akuntansi, serta beberapa jenisnya yang harus Anda ketahui. Ayo simak bersama artikel ini!

1. Pengertian Persediaan dalam Akuntansi

Dalam warehouse management, persediaan dalam akuntansi adalah aset lancar yang terdiri dari semua barang dan material yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, mulai dari bahan baku hingga barang jadi dan barang dagangan yang miliki perusahaan. Adanya persediaan dalam pembukuan akuntansi memberikan gambaran yang jelas mengenai ketersediaan dan pemanfaatan aset yang ada untuk memastikan kelancaran inventory dan manajemen gudang secara menyeluruh. 

Persediaan dalam akuntansi ini digunakan dalam proses produksi menjadi barang jadi, atau sebagai bahan penolong dalam pembuatan produk atau penyediaan jasa. Dalam hal ini, persediaan diakui dan dinilai pada neraca sebagai aset, dengan perubahan nilai persediaan antara periode akuntansi yang berdampak langsung pada laporan laba rugi melalui harga pokok penjualan atau cost of good sold (COGS). 

Perusahaan harus mengelola persediaan dalam akuntansi ini dengan melibatkan pencatatan akurat terhadap penerimaan, penggunaan, dan pergerakan barang untuk memastikan keakuratan informasi mengenai finansial perusahaan dan manajemen inventory di gudang. Pembukuan ini penting untuk evaluasi kinerja keuangan dan perencanaan strategis, serta pengendalian biaya dan pengambilan keputusan strategis jangka panjang. 

2. Jenis Persediaan dalam Akuntansi

Pencatatan dan pembukuan persediaan dalam akuntansi adalah proses yang melibatkan berbagai jenis persediaan yang perlu dipantau dengan cermat, sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan dan kebutuhan produksi. Ada beberapa persediaan yang perlu dicatat dan masuk ke dalam akuntansi pembukuan di warehouse management, sebagai berikut:

a. Persediaan Bahan Baku

Jenis pertama persediaan dalam akuntansi adalah persediaan bahan baku yang merupakan komponen utama dalam produksi untuk menghasilkan produk jadi, yang dalam pencatatan akuntansi, persediaan ini dicatat dalam akun persediaan bahan baku pada neraca. Pencatatan ini akan membantu perusahaan dalam melacak pergerakan persediaan bahan baku, dan memastikan efisiensi penggunaannya dalam proses produksi.

Setiap kali bahan baku dibeli, transaksi tersebut dicatat dengan mendebitkan akun persediaan bahan baku, untuk menunjukkan peningkatan aset perusahaan. Tetapi, saat bahan baku digunakan dalam produksi, akun persediaan bahan baku akan dikreditkan, sedangkan akun persediaan WIP atau biaya produksi akan didebitkan untuk menginformasikan penggunaan bahan baku dalam transformasi menjadi produk jadi.  

b. Persediaan Bahan Penolong

Persediaan bahan penolong menjadi jenis persediaan yang digunakan untuk mendukung dan menunjang pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, yang juga dicatat sama dengan akun persediaan penolong pada neraca. Persediaan ini mungkin tidak langsung terliibat dalam produk akhir, namun bahan penolong ini penting untuk memastikan kelancaran dan kualitas proses produksi. 

Setiap kali bahan penolong dibeli, transaksi tersebut dicatat dengan mendebitkan akun persediaan bahan penolong, sehingga akan mencerminkan peningkatan aset perusahaan. Namun, ketika bahan penolong digunakan dalam proses produksi, akun persediaan bahan baku ini akan dikreditkan, dan biaya produksi atau persediaan WIP akan didebitkan untuk penggunaan bahan penolong dalam proses produksi. 

c. Persediaan Barang dalam Proses (WIP)

Jenis selanjutnya persediaan dalam akuntansi adalah persediaan barang dalam proses atau Work in Process (WIP), yang merupakan persediaan yang sedang dalam tahap produksi namun belum selesai menjadi produk jadi. Persediaan ini dicatat di akun tersendiri pada neraca, yaitu dalam akun WIP untuk menggambarkan nilai produk yang sedang dalam proses. 

Ketika produk sedang diproses, biaya produksi dan nilai bahan baku serta bahan penolong yang digunakan untuk produksi akan ditambahkan ke dalam akun persediaan WIP, sedangkan jika tahap produksi selesai, biaya produksi yang sesuai akan dialokasikan ke dalam akun persediaan barang jadi, dan nilai persediaan WIP pun akan berkurang. Pencatatan ini memungkinkan perusahaan untuk melacak proses produksi, dan memperkirakan waktu penyelesaian. 

d. Persediaan Barang Jadi

Persediaan barang jadi di warehouse management merupakan persediaan yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual kepada konsumen. Dalam akuntansi gudang, persediaan ini dicatat dalam akun persediaan barang jadi pada neraca. Sehingga, setiap kali produk jadi selesai diproduksi, biaya yang terkait dengan produk tersebut akan dialokasikan ke dalam akunn persediaan barang jadi. 

Sedangkan jika produk tersebut dijual, nilai persediaan barang jadi akan dikurangkan dari persediaan total perusahaan dan pendapatan penjualan meningkat dan akan dicatat ke dalam akun terkait. Pencatatan ini memungkinkan perusahaan untuk memonitor stok yang tersedia untuk dijual, dan dapat juga dapat mengoptimalkan proses penjualan. 

e. Persediaan Barang Dagangan

Jenis terakhir persediaan dalam akuntansi adalah persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli atau diproduksi untuk dijual kepada pelanggan tanpa melalui proses tambahan. Dalam akuntansi di warehouse management, persediaan ini dicatat dalam akun persediaan barang dagangan pada neraca untuk memantau stok yang tersedia untuk dijual. 

Setiap barang dagangan yang masih dalam produksi, transaksi tersebut akan dicatat dengan mendebitkan akun persediaan barang dagangan untuk menunjukkan peningkatan aset perusahaan. Namun, ketika barang dagangan telah terjual kepada pelanggan, nilai persediaan akan dikurangi dari total persediaan, dan pendapatan penjualan akan dicatat. Pencatatan ini akan membantu dalam memantau persediaan yang tersedia untuk dijualm dan juga akan memudahkan dalam kelola stok yang tidak terjual. 

3. Cara Tingkatkan Akurasi Persediaan dalam Akuntansi

Pengelolaan pencatatan persediaan dalam akuntansi adalah hal penting dalam warehouse management yang harus diperhatikan dengan baik agar efektivitas dan efisiensi inventory dapat berjalan secara optimal. Ada beberapa aspek sebagai strategi dan cara akurasi persediaan dalam akuntansi yang dapat Anda lakukan memaksimalkan proses warehouse management. 

a. Integrasi Inventory dengan Sistem Akuntansi

Integrasi sistem akuntansi menjadi salah satu strategi yang efektif untuk akurasi persediaan, sehingga perusahaan dapat mengakses informasi mengenai transaksi persediaan secara real-time, seperti pembelian, penjualan, dan penggunaan bahan baku atau barang jadi. Sistem ini akan secara otomatis merekam dan mencatat, dan memberikan visibilitas lebih baik terhadap seluruh manajemen inventory. 

Selain itu, otomasi dari integrasi sistem ini akan mengurangi risiko kesalahan dalam input data dalam pembukuan akuntansi, serta menghindari perhitungan yang salah, juga penghapusan informasi yang penting. Integrasi ini juga memungkinkan menggunakan metode kontrol persediaan yang lebih efisien, seperti pelacakan stok secara real-time, pengendalian persediaan berdasarkan permintaan pelanggan, dan penyesuaian stok secara otomatis berdasarkan aktivitas penjualan atau produksi.

b. Pemilihan Metode Perhitungan Persediaan

Strategi berikutnya adalah pemilihan metode perhitungan persediaan yang Anda gunakan, seperti FIFO, LIFO, dan average. Pemilihan metode ini dapat mempengaruhi laporan keuangan perusahaan dan perpajakan, seperti penggunaan metode FIFO yang memberikan gambaran akurat mengenai nilai persediaan saat harga barang naik, semetara LIFO dapat mengurangi laba kena pajak saat terjadi inflasi. Pemilihan metode yang tepat akan memberikan gambaran akurat mengenai nilai persediaan, dan memudahkan pengambilan keputusan strategis bisnis. 

Pemilihan metode ini bisa Anda sesuaikan dengan karakteristik bisnis dan tujuan perusahaan, seperti metode FIFO yang biasanya cocok untuk bisnis yang memiliki produk dengan umur simpan terbatas atau rentan terhadap perubahan harga, dan LIFO yang lebih cocok untuk perusahaan yang ingin mengurangi beban pajak pada periode inflasi. 

c. Cycle Counting

Cara selanjutnya untuk akurasi persediaan dalam akuntansi adalah melakukan metode cycle counting yang merupakan perhitungan persediaan yang dilakukan secara berkala dan berulang dalan jangka waktu tertentu, baik bulanan atau tahunan. Metode ini melibatkan penghitungan seluruh persediaan secara menyeluruh dalam satu waktu, dan membagi persediaan ke dalam siklus hitungan yang lebih kecil. 

Dalam implementasinya, sebagian kecil dari persediaan dipilih untuk dihitung dalam setiap siklus, dengan pola dan frekuensi penghitungan yang ditentukan berdasarkan faktor-faktor seperti nilai barang, risiko kesalahan, dan kepentingan bisnis. Metode ini menjadi salah satu cara yang efektif untuk memelihara akurasi pencatatan persediaan dalam akuntansi, yang pada gilirannya mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam manajemen persediaan.

d. Kontrol dan Audit Persediaan

Kontrol dan audit persediaan menjadi langkah terakhir dalam memastikan keakuratan dan keandalan pencatatan persediaan. Anda bisa menggunakan contoh chart of account perusahaan untuk membuat kode akun yang rapi dan memudahkan audit.

Audit persediaan dapat memberikan tingkat keyakinan tambahan terhadap akurasi pencatatan, serta memastikan bahwa prosedur kontrol diikuti dengan konsisten dan dapat mendeteksi adanya ketidaksesuaian atau kesalahan yang mungkin terjadi. Kedua aspek strategi ini dapat mendukung transparansi dan integritas dalam pencatatan akuntansi di warehouse management. 

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, mulai dari pengertian persediaan dalam akuntasi, serta jenis dan strategi pengelolaanya di warehouse management, dapat kita tarik kesimpulan bahwa pencatatan persediaan dalam akuntansi adalah aspek krusial yang dapat menjamin kelancaran inventory dan operasional gudang secara menyeluruh. 

Dengan penerapan berbagai jenis dan strategi pengelolaannya, dapat memudahkan efisiensi gudang secara maksimal, bahkan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan melalui ketersediaan produk yang tepat waktu, juga meraih keunggulan perusahaan dalam pasar yang dinamis.