Mengenal Manajemen Stok Barang: Manfaat dan Tips Pengelolaan

Manajemen stok barang tidak hanya memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tetapi juga mengoptimalkan penyimpanan dan penanganan barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan strategi yang tepat dalam mengelola stok barang, agar mencapai efisiensi operasional.

Terutama bagi perusahaan yang sering kali mengalami masalah pengendalian persdiaan, seperti kekurangan atau kelebihan stok, pengelolaan barang kadaluarsa atau rusak, hingga metode penyimpanan yang tidak optimal. Terdapat beberapa strategi manajemen stok barang yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.

Dalam artikel ini kita akan membahas secara lengkap mengenai manajemen stok barang, mulai dari pengertian, fungsi manfaat, hingga jenis serta apa saja proses dan strategi stok barang yang penting untuk dilakukan. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Manajemen stok barang mencakup perencanaan, pengendalian, dan penyimpanan persediaan untuk memastikan ketersediaan barang yang cukup dan efisien.
• Cara efektif manajemen stok barang meliputi membuat daftar stok, menggunakan barcode, estimasi permintaan, penerapan metode penempatan barang, menentukan reorder point.
• ScaleOcean inventory stok barang management memberikan solusi integrasi manajemen stok yang efisien, memantau persediaan real-time, dan meningkatkan produktivitas operasional.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Manajemen Stok Barang?

Manajemen stok barang adalah proses pengelolaan inventaris dalam bisnis, yang mencakup penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang, untuk memastikan ketersediaan barang yang sesuai dengan waktu yang dibutuhkan guna memenuhi permintaan pelanggan.

Tujuan utamanya adalah untuk menjaga ketersediaan stok yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan, tanpa terjadinya kekurangan atau kelebihan yang dapat merugikan bisnis. Hal ini terutama penting di industri transportasi dan pergudangan yang bertumbuh sekitar 8.52% YoY menurut artikel Bisnis Ekonomi.

2. Apa Manfaat Utama Melakukan Manajemen Stok Barang?

Manajemen stok barang yang efektif sangat penting bagi kelancaran operasional bisnis, terutama dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan biaya yang dikeluarkan. Dengan strategi pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa stok yang tersedia selalu mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Berikut beberapa tujuan utama manajemen stok barang dalam manajemen gudang, dinataranya:

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Tujuan utama manajemen stok adalah memastikan barang selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ketersediaan stok yang tepat waktu menjaga kepuasan pelanggan sekaligus membangun loyalitas jangka panjang.

Dengan adanya manajemen stok yang baik dan optimal, risiko kehabisan barang atau penumpukan berlebih dapat dihindari, sehingga perusahaan dapat memberikan pelayanan lebih konsisten dan bisnis tetap kompetitif.

Anda bisa menggunakan warehouse management system (WMS) untuk memantau stok secara real–time, serta membantu dalam perencanaan dan pengelolaan stok, serta memastikan pemenuhan permintaan pelanggan secara lebih cepat dan akurat.

b. Meminimalkan Biaya

Selain itu, pengelolaan stok yang baik membantu menghindari pemborosan, seperti ketika perusahaan menyimpan barang berlebih yang membebani biaya penyimpanan, maupun saat kekurangan stok yang menghambat penjualan.

Dengan menjaga tingkat persediaan pada jumlah yang optimal, perusahaan bisa menekan biaya operasional yang tidak perlu, memaksimalkan penggunaan ruang gudang, serta menjaga arus kas tetap sehat.

c. Meningkatkan Efisiensi

Optimalisasi stok membantu mempercepat alur kerja mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga distribusi barang. Dengan sistem yang terstruktur, waktu pengambilan barang dapat dipangkas, koordinasi antar divisi menjadi lebih lancar, dan produktivitas karyawan meningkat.

Efisiensi dalam manajemen stok barang gudang dapat berkontribusi pada operasional bisnis yang lebih ramping, akurat, serta mendukung daya saing perusahaan di pasar yang dinamis.

Untuk mengelola stok barang, Anda juga dapat menerapkan spot check di gudang secara berkala, sehingga perusahaan dapat meminimalkan waktu tunggu, mempercepat pemrosesan pesanan, dan memastikan stok selalu tersedia.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Manajemen stok yang efisien memastikan barang yang dibutuhkan pelanggan selalu tersedia tepat waktu dan dalam jumlah yang cukup. Dengan ketersediaan produk yang terjamin, perusahaan bisa merespons permintaan pelanggan dengan cepat dan akurat, yang pada gilirannya meningkatkan fill rate.

Selain itu, manajemen stok barang gudang yang strategis tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tapi juga memperkuat hubungan bisnis jangka panjang yang saling menguntungkan.

e. Mencegah Kerugian

Selain hal-hal tersebut, manajemen stok yang tepat juga berperan dalam mengurangi risiko kerugian akibat barang rusak, hilang karena pencurian, kadaluarsa, ataupun terjadi selisih stok barang.

Dengan menerapkan sistem pengawasan yang efektif dan menjaga kondisi penyimpanan dengan baik, perusahaan dapat melindungi nilai persediaan dan mencegah kerugian tak terduga. Hal ini sangat penting untuk mengelola aset dan inventaris perusahaan dan menjaga keuntungan dan keberlangsungan bisnis.

Manajemen stok barang di berbagai industri bisnis dapat dilakukan secara optimal dengan menggunakan aplikasi inventory seperti ScaleOcean. Sistem ini mampu menyediakan manajemen inventaris yang efisien dan terintegrasi, memungkinkan perusahaan untuk memantau pergerakan stok secara real–time.

Dengan integrasi yang mulus dengan berbagai modul bisnis, seperti pembelian, penjualan, dan produksi, ScaleOcean mengoptimalkan alur kerja, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan akurasi data stok.

Sistem ini sangat cocok digunakan oleh berbagai sektor industri, mulai dari manufaktur, ritel, hingga distribusi dengan kustomisasi solusi sesuai kebutuhan industri bisnis, sehingga perusahaan dapat memastikan stok barang selalu tersedia dan terkelola dengan baik. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!

3. Tips Cara Melakukan Manajemen Stok Barang

Mengelola stok barang dengan baik adalah kunci untuk memastikan operasional bisnis berjalan lancar. Agar perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan inventaris, berikut adalah beberapa tips manajemen stok barang yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, mengurangi risiko kesalahan, dan memaksimalkan profitabilitas:

a. Membuat Daftar Stok dan Sistem Pencatatan

Membuat daftar stok yang lengkap penting untuk memantau semua barang yang tersedia di gudang, mulai dari nama, jumlah, hingga lokasi penyimpanan. Penggunaan kode unik atau SKU pada setiap item akan mempercepat proses pencarian dan pelacakan barang saat dibutuhkan dalam operasional harian.

Pencatatan yang akurat dan real–time dapat dioptimalkan menggunakan platform digital seperti solusi pengelolaan stok dari ScaleOcean. Melalui integrasi otomatis, setiap pergerakan barang langsung tercatat dan terhubung dengan laporan keuangan, sehingga meminimalkan risiko kesalahan pada lembar kerja pada umumnya.

b. Menggunakan Barcode

Penerapan barcode pada setiap barang merupakan cara efektif untuk mempercepat proses masuk dan keluarnya stok di gudang. Dengan scanner, staf gudang tidak perlu lagi mencatat data secara manual, sehingga risiko kesalahan input dapat ditekan secara signifikan.

Selain meningkatkan akurasi, penggunaan teknologi ini memungkinkan pemantauan lokasi dan kondisi barang terpusat. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melakukan audit stok fisik dan memastikan bahwa data yang tertera selalu sesuai dengan kondisi nyata yang ada di lapangan.

c. Memperkirakan Permintaan dan Jumlah Persediaan

Estimasi kebutuhan barang membantu perusahaan dalam menjaga keseimbangan antara jumlah stok dan permintaan pasar. Dengan mengidentifikasi barang yang bergerak cepat melalui metode analisis tertentu, manajemen dapat merencanakan anggaran secara lebih tepat.

Penggunaan platform manajemen pergudangan memudahkan pengendalian persediaan mulai dari penambahan hingga pemindahan antar gudang. Dengan perhitungan stock level yang sesuai, perusahaan dapat menghindari overstocking sekaligus menjamin ketersediaan produk saat dibutuhkan oleh pelanggan.

d. Menerapkan Sistem FIFO dan LIFO

Pemilihan metode perputaran barang seperti FIFO (First–In, First–Out) krusial untuk mencegah kerusakan produk, terutama bagi perusahaan yang mengelola barang dengan siklus hidup singkat. Dengan mengeluarkan barang yang lebih dulu masuk, nilai aset di gudang tetap terjaga dan risiko kerugian akibat barang usang dapat diminimalisir.

Di sisi lain, terdapat metode LIFO (Last–In, First–Out) yang biasanya digunakan bila barang yang disimpan memiliki siklus hidup relatif panjang. Pemilihan metode yang tepat harus disesuaikan dengan jenis produk dan strategi perusahaan agar laporan keuangan mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.

e. Menentukan Titik Pemesanan Ulang

Penentuan titik pemesanan ulang (reorder point) yang akurat adalah batas minimum stok yang harus dipenuhi agar operasional tetap berjalan lancar tanpa gangguan. Hal ini melibatkan analisis data penjualan terdahulu untuk menentukan jumlah stok cadangan yang cukup guna mengantisipasi lonjakan permintaan yang tidak terduga.

Dengan memanfaatkan data yang ada, perusahaan dapat merencanakan pembelian stok secara lebih efisien dan menghindari biaya akibat kehabisan barang. Langkah ini memastikan bahwa pesanan baru dilakukan tepat waktu sebelum stok menyentuh titik kritis, sehingga rantai pasokan tetap terjaga stabil.

f. Menentukan Safety Stock

Menyiapkan stok cadangan adalah langkah penting untuk menghadapi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan yang tak terduga. Dengan memiliki cadangan yang cukup, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional tanpa harus khawatir kehabisan barang saat permintaan meningkat.

Stok cadangan atau safety stock ini juga menjadi buffer untuk mengantisipasi potensi gangguan inventaris seperti keterlambatan pengiriman atau masalah pasokan dari pemasok, yang dapat memengaruhi ketersediaan barang di pasar.

g. Lakukan Stock Opname secara Rutin

Audit fisik atau stock opname yang dilakukan secara berkala berfungsi untuk mencocokkan jumlah barang di lapangan dengan data yang tercatat di perangkat lunak. Proses ini efektif untuk meminimalisir potensi kecurangan serta mengidentifikasi adanya kerusakan barang yang mungkin terjadi selama masa penyimpanan di gudang.

Jika ditemukan perbedaan jumlah, perusahaan harus segera mendokumentasikannya melalui berita acara selisih stok untuk memastikan akurasi data selanjutnya. Hasil evaluasi dari proses ini berguna untuk memperbaiki alur manajemen gudang yang kurang efektif dan meningkatkan kedisiplinan staf dalam mengelola aset.

h. Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok

Memiliki hubungan yang baik dengan pemasok sangat penting untuk menjamin ketersediaan barang tepat waktu serta menjaga kualitas yang konsisten. Ketika hubungan tersebut terjalin erat dan penuh kepercayaan, perusahaan dapat lebih mudah bernegosiasi harga dan mendapatkan fleksibilitas dalam pengadaan barang.

Hal ini tentu berdampak positif dalam menekan biaya dan memastikan pasokan barang berjalan stabil. Selain itu, hubungan yang kuat dengan pemasok memungkinkan perusahaan memperoleh informasi lebih awal mengenai tren produk maupun potensi gangguan pasokan.

i. Implementasi Aplikasi Manajemen Stok Terbaik

Aplikasi manajemen stok menjadi solusi terbaik yang dapat membantu mengotomatisasi proses pengelolaan dan memantau persediaan stok barang secara real-time. Salah satu rekomendasi aplikasi stok barang terbaik adalah ScaleOcean, yang menyediakan all–in–one solution dengan 200+ modul dan 1000+ fitur yang dapat disesuaikan dengan spesifikasi bisnis.

ScaleOcean juga menyediakan integrasi seamless dan komprehensif dengan berbagai fungsi bisnis, mulai dari warehouse management, pembelian dan penjualan, hingga supply chain dan akuntansi yang membuat pengelolaan stok lebih optimal dan menyeluruh.

Selain itu, aplikasi stok barang terbaik ini juga menyediakan layanan pelanggan dari awal hingga akhir, mulai dari demo gratis dan konsultasi untuk optimalkan penerapan, serta layanan after sales dengan tim profesional untuk menjamin kepuasan dan kelancaran penggunaan sistem.

Berikut beberapa fitur khusus yang ditawarkan aplikasi inventory barang ScaleOcean untuk mengoptimalkan manajemen stok barang, diantaranya:

• Pemantauan Stok Real-Time: Pemantauan kondisi stok barang secara langsung dan terus-menerus, di mana setiap transaksi masuk dan keluar dari gudang langsung tercatat dan diperbarui dalam sistem.
• Pemberitahuan Stok Minimum: Otomatis memberikan peringatan atau notifikasi ketika stok barang mendekati batas minimum yang telah ditentukan,.
• Penghitungan Stok Otomatis: Perhitungan otomatis dan pengelolaan jumlah stok berdasarkan transaksi yang terjadi, baik itu barang yang masuk dari pemasok atau barang yang keluar untuk dikirim ke pelanggan.
• Multi-Gudang dan Multi-Lokasi: Pengelolaan stok barang yang tersebar di berbagai lokasi atau gudang.
• Manajemen Retur Barang: Pengelolaan barang yang dikembalikan oleh pelanggan atau pemasok.
• Penyusunan Laporan Inventaris: Dapat menghasilkan laporan inventaris secara otomatis, yang memberikan analisis menyeluruh mengenai kondisi stok, stock movement, serta tren penggunaan dan pembelian barang.

Dengan fitur-fitur dan kemampuan software ScaleOcean dalam memberikan solusi lengkap, perusahaan akan mudah dalam mengelola inventaris dan memastikan ketersediaan barang yang optimal, mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional di perusahaan.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Persediaan Awal dan Akhir?

4. Kesimpulan

Manajemen stok barang yang efektif memerlukan perencanaan yang matang, pengendalian yang cermat, dan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan mengelola stok dengan baik, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok barang, serta meminimalkan biaya.

Untuk mendukung proses ini, penggunaan software inventory stok barang ScaleOcean dapat menjadi solusi terbaik. ScaleOcean menawarkan sistem terintegrasi yang memudahkan pemantauan stok secara real–time, optimasi penyimpanan, dan pelacakan yang akurat.

Penggunaan software terbaik ini membuat bisnis Anda dapat berjalan lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen inventaris. Lakukan demo gratis dan konsultasikan bisnis untuk dapatkan solusi terkonfigurasi dan terkustomisasi sesuai spesifikasi kebutuhan perusahaan Anda!