Dalam proses bisnis manufaktur, menjaga aliran produksi dan pengiriman barang ke pelanggan dengan tepat waktu adalah hal penting untuk memastikan keberlanjutan bisnis. Tetapi, sering kali masalah seperti keterlambatan atau terjadinya masalah dalam pengiriman menjadi hambatan proses tersebut. Maka dari itu, penting untuk mengelola order fulfillment di bisnis manufaktur Anda.

Order fulfillment adalah proses dan rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola penerimaan pemesanan hingga pengiriman produk. Di artikel kali ini, kita akan membahas lengkap mengenai order fulfillment manufaktur. Mulai dari pengertian, manfaat, hingga prosesnya yang tepat di bisnis Anda. Simak penjelasan detailnya di sini!

1. Apa itu Order Fulfillment

Order fulfillment adalah proses terpadu yang melibatkan semua langkah yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Proses order fulfillment manufaktur ini dimulai saat pesanan diterima hingga produk diterima oleh pelanggan.  

Dari proses tersebut, order fulfillment rate melibatkan berbagai elemen penting dalam bisnis manufaktur, seperti manajemen inventory, produksi, pengemasan, dan pengiriman. Proses fulfillment order juga melibatkan pemantauan alur produksi, menjaga ketersediaan bahan baku, serta memastikan bahwa setiap produk telah melewati pengujian kualitas sebelum dikirim.

Menurut medcom blog, peran otomasi teknologi pada setiap bisnis adalah solusi terbaik untuk membantu mentransformasi operasional bisnis, dan dapat menciptakan workflow dinamis dan pasti efisien. 

Maka dari itu, penting untuk menerapkan teknologi canggih seperti software manufaktur untuk membantu mengoptimasi setiap langkah fulfillment rate dan shipping order dengan pengelolaan yang efektif yang pada akhirnya meningkatkan reputasi bisnis di pasar.

2. Manfaat Order Fulfillment

Adanya order fulfillment menjadi hal krusial yang dapat memastikan kelancaran operasional proses manufaktur, dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari fulfillment order yang efisien bagi bisnis manufaktur:

a. Pengelolaan Stok yang Lebih Baik

Manfaat utama order fulfillment adalah efisiensinya dalam mengoptimalkan manajemen inventory. Fulfillment akan memantau alur masuk dan keluar barang, dan mencegah kelebihan dan kekurangan stok di gudang. Hal tersebut akan menjaga keseimbangan antara produksi dan permintaan pelanggan, memastikan bahwa produk yang tepat selalu tersedia saat dibutuhkan.

b. Pengurangan Biaya Operasional

Fulfillment yang dikelola dengan baik juga akan membantu mengurangi biaya operasional dalam bisnis manufaktur. Pengurangan kesalahan pengiriman, pengelolaan stok yang lebih baik, dan menghindri pengulangan proses produksi dapat memangkas biaya secara signifikan.

c. Pengurangan Waktu Siklus Pesanan

Manfaat selanjutnya fulfillment adalah dapat secara signifikan mengurangi waktu siklus pesanan, dari penerimaan hingga pengiriman. Itulah pentingnya koordinasi yang baik antar tim produksi, pengemasan, dan distribusi  agar mempercepat aliran produk ke pelanggan.

d. Peningkatan Akurasi Produksi

Dengan order fulfillment, proses produksi manufaktur juga dapat meningkatkan akurasi dan peningkatan produktivitas. Shipping order dari proses ini akan membantu proses produksi barang sesuai permintaan aktual. Hal tersebut akan mengurangi risiko produksi berlebih atau kekurangan, yang dapat mengakibatkan pemborosan bahan baku atau kekurangan pasokan.

e. Peningkatan Alur Kerja Manufaktur

Dengan fulfillment yang efisien, tim produksi dapat bekerja lebih produktif karena alur kerja dan proses manufaktur yang lebih lancar dan minim hambatan. Perusahaan bisa memenuhi lebih banyak pesanan dalam waktu yang lebih singkat, meningkatkan kapasitas produksi tanpa memerlukan peningkatan sumber daya yang signifikan. 

3. Tipe Order Fulfillment di Manufaktur

Setiap bisnis manufaktur memiliki kebutuhan yang berbeda dalam hal pemenuhan pesanan, sehingga terdapat beberapa tipe order fulfillment. Anda bisa memilihnya sesuai dengan skala bisnis, anggaran, serta strategi operasional manufaktur. Ini dia tipe-tipenya:

a. In-House Order Fulfillment

Tipe pertama fulfillment order adalah in-house order, di mana seluruh proses pemenuhan pesanan dikelola oleh bisnis manufaktur itu sendiri. Mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman. Perusahaan manufaktur memiliki kendali penuh untuk setiap aspek logistik, termasuk manajemen inventory dan pengiriman.

b. Outsourced Fulfillment

Kedua ada outsourced fulfillment, yang melibatkan pihak ketiga untuk menangani seluruh proses pemenuhan pesanan. Perusahaan manufaktur dapat mengalihkan tanggung jawab seperti penyimpanan inventory, packing, dan pengiriman kepada perusahaan pihak ketiga (3PL)

c. Dropshipping

Tipe berikutnya ada dropshipping, di mana perusahaan manufaktur menjual produk kepada pelanggan tanpa perlu menyimpan atau mengelola inventory secara langsung. Ketika perusahaan menerima pesanan, mereka akan mengirimkan detail pesanan tersebut ke staff produksi langsung, kemudian menangani penyimpanan dan mengirim produk ke pelanggan secara langsung. 

d. Hybrid Fulfillment

Tipe terakhir ada hybrid fulfillment, yang menjadi kombinasi dari beberapa model pemenuhan pesanan. Perusahaan manufaktur dapat menangani sebagian proses in-house, dan sebagian lainnya outsourcing. 

Contoh, pabrik manufaktur memilih untuk mengelola inventory sendiri tetapi menggunakan pihak ketiga untuk proses packing dan pengiriman, atau menggunakan dropshipping untuk produk tertentu. Model hybrid memberikan fleksibilitas lebih besar bagi bagi pengelolaan produk atau pesanan dengan cara yang paling efisien.

4. Proses Order Fulfillment yang Tepat

Order fulfillment manufaktur menjadi proses yang melibatkan berbagai tahapan penting untuk memastikan bahwa pesanan dipenuhi secara efisien, akurat, dan tepat waktu. Ini dia tahapan-tahapan utama proses fulfillment order di bisnis manufaktur:

a. Penerimaan Pesanan

Pemenuhan pesanan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan dengan baik. Biasanya perusahaan manufaktur menerima order masuk melalui software manufaktur yang dapat terintegrasi dengan manajemen pesanan dengan akses yang mudah. 

Sistem tersebut akan mencatat dan memverifikasinya untuk memastikan detail pesanan seperti jumlah dan jenis produk sudah benar atau belum. Setelah dikonfirmasi, software akan memeriksa ketersediaan stok dengan MRP yang canggih, dan memastikan produk yang dipesan tersedia dan siap diproduksi.

b. Proses Produksi Pesanan

Setelah pesanan diterima dan ketersediaan bahan baku dipastikan tersedia, proses selanjutnya adalah proses produksi manufaktur. Perusahaan langsung melakukan produksi untuk pesanan yang masuk sesuai dengan pesanan yang masuk secara berurutan. Biasanya perusahaan ini menggunakan metode produksi make to order yang melakukan produksi hanya saat pesanan masuk. 

c. Pengepakan Produk

Setelah produk selesai diproduksi, perusahaan manufaktur melakukan proses packing. Produk dikemas sesuai dengan standar pengiriman yang telah ditentukan untuk memastikan barang tiba dalam kondisi yang baik. 

d. Pengiriman Pesanan

Produk yang telah di-packing, siap untuk dikirim ke pelanggan. Perusahaan yang memiliki distribusi sendiri bisa langsung menyebarkannya ke berbagai jaringannya dengan efisien, tetapi jika tidak Anda bisa menggunakan pihak ketiga yang dapat mengelola proses tersebut. Mulai dari distribusi hingga manajemen logistiknya. 

e. Konfirmasi dan Pelacakan Pesanan

Setelah pengiriman dilakukan, pelanggan biasanya menerima konfirmasi pesanan telah dikirim lengkap dengan nomor pelacakannya. Perusahaan manufaktur melalui software manufaktur dapat memantau pengiriman tersebut, dan memastikan pesanan tiba tepat waktu. 

f. Pengelolaan Retur 

Jika diperlukan, perusahaan dapat mengelola retur barang yang terjadi jika pelanggan menerima produk yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Maka dari itu, penting untuk menerapkan software manufaktur yang menyediakan quality management untuk memastikan barang yang akan dikirim telah melewati quality control yang maksimal, sehingga dapat menghindari retur barang yang terjadi. 

Proses-proses fulfillment order manufaktur yang kompleks ini bisa Anda lakukan dengan mudah dan otomatis dengan solusi software manufaktur. Sistem akan mengotomasi proses ini dari awal hingga akhir dengan solusi integrasi ke berbagai modul bisnis Anda secara end-to-end, dan dengan akses yang mudah.

5. Faktor Keberhasilan Order Fulfillment

Ada beberapa strategi dan faktor keberhasilan proses order fulfillment dalam bisnis manufaktur. Perusahaan bisa mengacu pada faktor-faktor ini untuk mengelola berbagai prosesnya, dan mencapai keberhasilan yang maksimal. Berikut faktor keberhasilan order fulfillment manufaktur:

a. Penerapan Software Manufaktur 

Untuk memaksimalkan prosesnya, Anda bisa menerapkan software manufaktur terbaik untuk memastikan proses fulfillment ini dilakukan dengan efektif. Sistem yang terintegrasi dengan berbagai modul seperti inventory, sales, purchasing hingga accounting, akan otomatis memantau fulfillment status, dan menghitung COGM produksi, dan ketersediaan barang jadi untuk segera memenuhi pesanan pelanggan. 

b. Manajemen Inventory Manufaktur 

Keberhasilan fulfillment order sangat bergantung pada ketersediaan inventory dalam gudang manufaktur yang tepat. Untuk itu, Anda bisa menerapkan software manufaktur yang dapat memantau stok secara real-time, serta memastikan bahan baku dan produk jadi selalu tersedia saat pesanan masuk.  

c. Kecepatan dan Akurasi Pengiriman

Kecepatan dan akurasi dalam pengiriman produk juga harus Anda perhatikan secara optimal, karena dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Perusahaan manufaktur harus memastikan produk dikirim tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. 

d. Kualitas Produk yang Konsisten

Faktor berikutnya ada kualitas produk yang konsisten untuk mencapai keberhasilan proses fulfillment order. Implementasi software manufaktur dapat membantu memastikan setiap produk yang diproduksi telah mencapai kualitas yang sesuai, sebelum pengiriman dilakukan. 

e. Efisiensi Biaya Operasional

Penting juga untuk menjaga biaya operasional tetap efektif seperti biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan pengiriman. Perusahaan manufaktur harus mengelola biaya agar tetap rendah, tanpa mengorbankan kualitas untuk meningkatkan margin keuntungan sambil tetap memenuhi pesanan dengan efisien. 

6. Tantangan Prosesnya di Bisnis Manufaktur

Menurut Antara, index manufaktur Indonesia pada tahun 2023 berada di level 51,9 dan merupakan peningkatan dari PMI sebelumnya di level 51,3. Hal tersebut disebabkan karena meningkatkan permintaan domestik untuk mendorong meningkatnya output dan tenaga kerja. 

Untuk meningkatkan tingkat PMI di Indonesia, penting bagi perusahaan manufaktur untuk menjaga permintaan tetap tinggi, dengan output produksi yang maksimal dengan fulfillment order yang terkendali. Sehingga perusahaan perlu mengatasi berbagai prosesnya dengan baik. Berikut tantangan yang biasa dihadapi dalam fulfillment order:

a. Kesalahan Dalam Pemrosesan Pesanan

Dalam proses pemenuhan pesanan, seringkali ada kesalahan seperti salah input data, atau salah memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menyebabkan keterlambatan atau salahnya pengiriman. Anda bisa mengatasinya dengan menerapkan manufaktur software yang dapat mengotomasi setiap proses fulfillment dengan akurat dan efektif.  

b. Waktu Produksi yang Tidak Konsisten

Waktu proses produksi manufaktur yang tidak konsisten juga dapat berdampak besar pada fulfillment order. Pesanan mungkin tertunda karena kendala produksi seperti gangguan mesin, kekurangan tenaga kerja, atau bahan baku yang terlambat. Penting untuk menerapkan metode produksi yang sesuai, dan penerapan software produksi manufaktur untuk melancarkan perencanaan produksi hingga produk jadi dengan maksimal. 

c. Tidak Efisiennya Manajemen Inventaris

Salah satu tantangan terbesar lainnya adalah ketidakmampuan  perusahaan dalam dalam mengelola inventaris secara akurat. Anda bisa menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan manufaktur software untuk memantau stok secara real-time dan teknologi seperti barcode scanning dan RFID dapat membantu meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pelacakan inventaris, serta memastikan ketersediaan barang selalu terkendali.

d. Pengelolaan Retur yang Tidak Efisien

Retur barang yang lambat atau tidak terorganisir juga bisa menyebabkan biaya operasional yang tinggi, dan kepuasan pelanggan menjadi menurun. Maka dari itu, penting untuk menerapkan software manufaktur yang bisa mempercepat proses pengembalian barang, baik dalam hal penggantian produk maupun pengembalian dana,  

7. Kesimpulan

Pengelolaan order fulfillment dalam proses bisnis manufaktur adalah hal yang harus dilakukan dengan strategi dan efisien dan tepat oleh perusahaan. Hal tersebut karena bisa berdampak langsung pada kepuasan pelanggan, dan bisa meningkatkan biaya operasional yang tidak perlu.

Perusahaan manufaktur bisa menggunakan software manufaktur ScaleOcean yang menyediakan solusi integrasi modul lain secara end-to-end, sehingga Anda bisa memantau fulfillment status secara real-time, dan mengoptimalkan prosesnya agar bisa meningkatkan daya saing bisnis jangka panjang. Anda bisa lakukan demo gratis dengan tim kami untuk informasi lebih lanjut. Hubungi kami segera!