Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang-barang dan bahan baku yang diperlukan untuk produksi dan distribusi, dan sistem organisasi gudang adalah salah satu hal penting bagi keberlangsungan bisnis. Dengan struktur organisasi bagian gudang yang baik, perusahaan dapat meningkatkan manajemen inventarisnya, memastikan jumlah stok yang tepat, dan menghindari jumlah inventaris yang terlalu banyak atau terlalu sedikit. Manajemen gudang yang efektif dapat menurunkan biaya penyimpanan, mempercepat pengiriman, dan kepuasan pelanggan, mengurangi kesalahan dan kerugian perusahaan. 

Jika setiap anggota struktur organisasi warehouse mengetahui tugas dan tanggung jawabnya, mereka dapat melakukan tugas dengan baik dan bertanggung jawab. Pengelompokan pekerjaan yang terorganisir dengan baik juga membantu gudang memaksimalkan sumber daya manusia dan teknologinya. Melalui cara ini, perusahaan dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Yuk, cari tahu fungsi dan struktur organisasi di gudang pada pembahasan berikut.

1. Apa itu Struktur Organisasi Gudang? 

Struktur organisasi gudang atau struktur organisasi warehouse adalah susunan bagan dalam departemen gudang yang setiap individunya memiliki tanggung jawab, tugas, dan wewenangnya masing-masing. Struktur ini memudahkan perencanaan dan kegiatan operasional gudang. Struktur organisasi gudang memiliki beberapa tingkatan, mulai dari manajer, staf, hingga kepala gudang. Agar struktur organisasi bagian gudang diterapkan sebagaimana mestinya, setiap anggota dari struktur tersebut harus dapat bekerja sama dan berkomunikasi dengan satu sama lain secara jelas. 

Tujuan struktur organisasi warehouse adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan, mempermudah manajemen inventaris, memanfaatkan ruang produksi seefektif mungkin, dan menjaga gudang agar tetap aman. Manajemen gudang dapat memanfaatkan gudang semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan tersebut dengan memiliki struktur organisasi yang jelas.

2. Fungsi Struktur Organisasi Gudang

Struktur organisasi gudang menjadi panduan bagi manajemen gudang dalam mencapai tujuan perusahaan karena struktur organisasi memiliki fungsi yang yang dirancang untuk mengelola, mengoordinasikan, dan mengoptimalkan operasional gudang agar dapat mencapai tujuan bisnis. Bisa dikatakan bahwa sistem operasi gudang dapat berpotensi mengalami hambatan jika tidak memiliki struktur organisasi yang jelas. Fungsi dari struktur organisasi gudang dapat dijelaskan lebih detail di bawah ini.

a. Menetapkan Peran untuk Setiap Divisi

Peran dan tanggung jawab dari petugas gudang dapat ditetapkan melalui struktur organisasi warehouse yang disusun secara bertingkat. Semakin tinggi posisi yang dipegang, semakin banyak tanggung jawabnya. Contohnya, manajemen senior bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional gudang sedangkan setiap divisi fokus terhadap tugas yang berkaitan, seperti divisi pengiriman bertanggung jawab atas pengiriman barang. Setiap pihak yang terlibat harus menjalankan peran dan tanggung jawabnya agar kegiatan operasional gudang berjalan dengan lancar.

b. Menjelaskan Tugas untuk Setiap Divisi

Struktur organisasi gudang dapat membantu membedakan tugas untuk setiap divisi. Hal tersebut dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab setiap divisi sehingga setiap pekerja dapat memahami dan mengerjakan tugasnya dengan baik. Dalam memaparkan tugas, setiap divisi harus berkomunikasi secara efektif agar aktivitas operasional gudang berjalan dengan efektif.

c. Menerapkan Hubungan Profesional

Struktur organisasi bagian gudang bertujuan untuk menerapkan hubungan profesional antar karyawan. Hubungan profesional yang baik melibatkan koordinasi dan komunikasi yang lancar antar anggota divisi. Setiap anggota divisi akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang alur operasional gudang karena mendapatkan pengetahuan dari anggota divisi lain. Selain itu, dengan menerapkan hubungan profesional, setiap anggota staf dapat memposisikan diri, berkomunikasi, dan memilih mitra yang paling cocok untuk pekerjaan mereka dengan lebih baik.

3. Struktur Organisasi Gudang dan Penjelasannya

Struktur organisasi bagian gudang merujuk pada tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan manajemen dan kegiatan gudang. Struktur ini dibuat untuk memastikan efisiensi, keteraturan, dan kelancaran aktivitas operasional gudang. Selain itu, struktur organisasi gudang dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas gudang, jenis industri, dan kebijakan perusahaan. Keberhasilan struktur organisasi gudang terletak pada kerjasama yang efektif antar divisi. Berikut adalah beberapa posisi yang umum ada dalam struktur organisasi gudang beserta tugasnya.

a. Manajer Gudang

Manajer gudang adalah orang yang memiliki tanggung jawab atas kegiatan operasional gudang, termasuk perencanaan, pengawasan, dan pengendalian semua aktivitas. Tugas-tugas manajer gudang meliputi menentukan strategi dan tujuan jangka panjang gudang, mengambil keputusan strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional, memantau memantau kinerja gudang menggunakan metrik dan KPI (Key Performance Indicators), dan bekerjasama dengan divisi manajemen persediaan untuk memastikan optimalisasi perputaran stok.

b. Supervisor Gudang

Supervisor gudang bertanggung jawab langsung untuk mengawasi dan mengkoordinasi aktivitas harian di gudang. Mereka memastikan bahwa setiap aktivitas gudang dilakukan secara efisien dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Supervisor gudang juga bertanggung jawab untuk mengawasi dan memberikan arahan kepada karyawan gudang. Beberapa tugas umum dari supervisor gudang meliputi pengembangan prosedur aktivitas gudang, menyelenggarakan pelatihan karyawan, memantau jumlah stok persediaan, dan menugaskan tugas kepada kepala dan anggota divisi.

c. Admin Gudang

Admin gudang memiliki tanggung jawab untuk memastikan kualitas maupun kuantitas barang yang masuk maupun keluar gudang. Seluruh aspek pergudangan, termasuk pencatatan dan administrasi di departemen gudang, juga menjadi bagian dari tanggung jawab dalam jabatan ini. Selain itu, admin gudang juga perlu memasukkan informasi ke dalam daftar barang yang dimiliki agar mempermudah tim akunting saat melakukan penghitungan. Untuk mempermudah pencatatan, admin gudang umumnya menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) dan memberikan data yang diperlukan.

d. Karyawan Gudang

Tugas karyawan gudang mencakup berbagai tugas yang berkaitan dengan manajemen barang atau produk di gudang. Tugas ini mencakup menerima barang, menangani pesanan, mendistribusikan barang, mengemas, dan memantau stok adalah beberapa tanggung jawab mereka. Mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan gudang serta melaporkan masalah atau kerusakan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, karyawan gudang memiliki peran penting untuk menjaga efisiensi operasional gudang bisnis.

e. Petugas Keamanan 

Petugas keamanan bertugas untuk memantau aktivitas di sekitar gudang secara berkala, baik melalui pengawasan langsung maupun menggunakan sistem keamanan, seperti kamera CCTV. Selain itu, petugas keamanan melakukan pemeriksaan terhadap setiap kendaraan atau orang yang keluar maupun masuk ke gudang untuk memastikan bahwa orang tersebut adalah pihak yang bersangkutan dengan gudang. Dengan menjalankan tugasnya, petugas keamanan organisasi gudang dapat membantu menjaga keamanan barang dan fasilitas di dalam gudang.

4. Kesimpulan

Salah satu dari fungsi struktur organisasi bagian gudang adalah membantu perusahaan menentukan tugas dan tanggung jawab terhadap setiap pihak yang terlibat dalam gudang.  Struktur organisasi gudang dalam perusahaan adalah suatu susunan hierarki yang membantu menentukan tugas yang berfungsi memudahkan kerjasama dengan memberi setiap karyawan arahan yang jelas.

Struktur organiasi warehouse sangat dibutuhkan gudang karena jika tidak memiliki struktur yang jelas, gudang akan mengalami kendala dalam melaksanakan kegiatan operasional. Struktur organisasi gudang meliputi manajer gudang, supervisor gudang, admin gudang, karyawan gudang, dan petugas keamanan. Namun, perlu diingat bahwa setiap struktur organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan, dan struktur tersebut dapat diubah agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.