Dengan semakin berkembang dan meluasnya cakupan proses pengiriman barang, perusahaan yang bergerak di bisnis logistik menggunakan kontainer agar memperlancar proses distribusi. Untuk bisa memastikan kondisi kontainer selalu baik mulai dari pengiriman hingga penerimaan barang, perusahaan menggunakan dokumen EIR.

EIR container adalah dokumen yang menjadi bukti serah terima kontainer dari titik satu ke titik lainnya. Dengan mencatat kondisi kontainer, detail kerusakan, serta informasi penting lainnya, EIR membantu semua pihak untuk memiliki pemahaman yang sama terkait kondisi barang pada waktu tertentu. Bagaimana contoh dokumen EIR yang benar? Simak selengkapnya pada pembahasan berikut.

1. Dokumen EIR Adalah

Dokumen equipment interchange receipt atau EIR container adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang berfungsi sebagai bukti serah terima kontainer antara berbagai pihak, seperti terminal kontainer, pihak 3PL, dan pengguna akhir. Dokumen ini mencatat kondisi fisik kontainer pada saat serah terima, termasuk kerusakan atau kekurangan yang ada. Selain itu, juga mencatat tanggal dan waktu pengambilan serta pengembalian kontainer, sehingga memudahkan pelacakan dan pengelolaan inventaris kontainer.

Untuk memahami konsep dari penggunaan dokumen ini, perhatikan skenario berikut. Misalkan Anda punya perusahaan manufaktur elektronik yang berlokasi di Jakarta dan ingin mengirimkan sejumlah produk ke distributor di Singapura. Untuk melakukan pengiriman ini, Anda menyewa jasa 3PL yang mengurus proses angkut barang-barang tersebut menggunakan kontainer.

Saat kontainer tiba di gudang perusahaan manufaktur, pihak 3PL logistik melakukan pengecekan kondisi fisik kontainer. Kondisi ini juga meliputi kerusakan yang sudah ada. Semuanya dicatat dengan detail dalam dokumen EIR. Dokumen kemudian ditandatangani oleh kedua pihak sebagai bukti serah terima kontainer, entah dalam kondisi baik atau dengan catatan kerusakan tertentu.

Setelah produk elektronik diangkut ke Singapura dan kontainer dikembalikan ke bisnis logistik, proses yang sama diulang kembali. Pihak distributor dan logistik mengecek kondisi kontainer saat pengembalian. Jika terdapat kerusakan baru yang tidak tercatat dalam EIR awal, dokumen EIR saat pengembalian akan mencatat perbedaan tersebut. Jadi, bisa disimpulkan dokumen EIR adalah instrumen yang efektif untuk memastikan transparansi dalam proses pengiriman barang internasional.

2. Peran EIR dalam Bisnis Logistik

Di awal sebenarnya sudah disinggung secara umum peran EIR bagi bisnis logistik. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bentuk administrasi rutin tetapi juga sebagai pengendali kualitas dan kepatuhan selama operasional bisnis logistik berlangsung. Berikut ini lebih lanjut peran EIR bagi bisnis logistik.

a. Bukti Serah Terima

Peran utama dokumen EIR adalah sebagai bukti resmi serah terima kontainer antara pihak 3PL dan klien. Dokumen ini mencatat detail seperti tanggal dan waktu pengambilan atau pengembalian kontainer, yang sangat membantu dalam proses pelacakan dan manajemen waktu selama pengiriman barang.

b. Catatan Kondisi Container

Peran berikutnya dari EIR adalah untuk mencatat kondisi fisik kontainer saat serah terima. Ini termasuk kerusakan, cacat, atau kondisi tidak sesuai lainnya yang mungkin ditemukan pada kontainer. Dengan catatan ini, pihak-pihak terkait bisa mengidentifikasi dan menentukan siapa yang harus bertanggung jawab atas kerusakan yang terjadi selama proses pengiriman.

c. Bukti Klaim Asuransi Pengiriman

Detail kondisi kontainer dan barang pada waktu serah terima yang dicatat dalam EIR menjadi dasar penting untuk proses klaim asuransi pengiriman. Dokumen ini memungkinkan perusahaan asuransi untuk menilai kerusakan dan menentukan kelayakan klaim berdasarkan kondisi awal yang tercatat. Tanpa EIR, proses klaim asuransi bisa jadi rumit dan panjang, karena bukti fisik yang kurang konkret.

d. Kepatuhan Regulasi Pengiriman

Peran lainnya dari EIR container adalah untuk memastikan proses pengiriman mematuhi regulasi yang berlaku, baik itu aturan lokal maupun internasional. Dokumen ini menjadi bukti bahwa kontainer telah diperiksa dan sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan yang ditetapkan, baik sebelum maupun setelah pengiriman. Dengan ini, bisnis logistik bisa terhindar dari denda dan sanksi hukum.

3. Cara Menyusun EIR Container

Menyusun dokumen EIR container adalah proses yang membutuhkan akurasi dan ketelitian untuk memastikan semua informasi tercatat dengan benar. Berikut langkah-langkah utama yang bisa Anda terapkan dalam membuat EIR container. Mencakup segala aspek dari identifikasi informasi dasar hingga penyimpanan dan distribusi dokumen.

a. Identifikasi Informasi Dasar

Langkah pertama dalam menyusun EIR adalah identifikasi dan pencatatan informasi dasar tentang kontainer dan transaksi yang dilakukan. Informasi ini meliputi nomor identifikasi kontainer (nomor seri), tipe dan ukurannya, nama pengirim dan consignee, serta tanggal dan waktu serah terima. Informasi ini sebagai dasar dari EIR, yang membantu semua pihak untuk dengan cepat memahami isi dokumen.

b. Catat Kondisi Container

Setelah informasi dasar teridentifikasi, langkah berikutnya adalah melakukan inspeksi dan mencatat kondisi fisik container. Hal ini mencakup pemeriksaan luar dan dalam container untuk memastikan tidak ada kerusakan atau cacat. Segala bentuk penyok, goresan, atau kerusakan harus dicatat dengan jelas dan rinci. Pencatatan kondisi container ini penting untuk menetapkan dasar kondisi container sebelum digunakan, sehingga memudahkan penilaian apakah terjadi kerusakan selama pengiriman.

c. Periksa & Catat Segel Container

Segel kontainer adalah indikator keamanan yang menunjukkan apakah kontainer telah dibuka atau diinterferensi selama pengiriman. Nomor segel, jenis, dan kondisinya harus dicatat dalam dokumen EIR. Jika segel utuh, artinya container belum dibuka sejak waktu pengepakan. Ini menjadi indikator utuh dalam aspek keamanan dan kepatuhan.

d. Dokumentasikan Kerusakan

Jika selama proses inspeksi ditemukan kerusakan pada kontainer, kerusakan tersebut harus didokumentasikan dengan detail dalam EIR. Mencakup deskripsi lengkap dari jenis kerusakan, bagian mana saja adanya kerusakan pada kontainer, pelabuhan bongkar barang, jika memungkinkan tambahkan foto yang menunjukkan kerusakan tersebut.

e. Simpan & Distribusikan Dokumen EIR

Setelah informasi terkumpul dan dicatat, dokumen EIR harus disimpan dengan aman dan didistribusikan ke pihak yang bersangkutan. Termasuk pengirim, penerima, perusahaan bisnis logistik, dan pihak asuransi. Penyimpanan elektronik EIR lebih disarankan untuk memudahkan akses dan distribusi.

4. Contoh Dokumen EIR

Untuk memahami bagaimana contoh dokumen EIR, perhatikan ilustrasi berikut ini. Tentunya format ini bersifat sederhana dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan perusahaan. 

Dari contoh dokumen EIR di atas bisa dilihat bahwa dokumen ini memberikan informasi rinci mengenai kondisi kontainer baik saat diterima dan diserahkan. Informasi ini diperlukan agar dapat dipastikan kontainer berada dalam kondisi yang selalu baik dan sesuai standar sebelum serta sesudah penggunaannya. Jika terdapat kerusakan, hal itu dapat diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan prosedur yang disepakati.

Informasi pada EIR seperti nomor segel dan kondisi kontainer juga bisa menjadi bahan untuk melakukan negosiasi dengan pihak ketiga, seperti perusahaan asuransi atau perusahaan leasing kontainer, terkait dengan kondisi kontainer dan tanggung jawab atas kerusakan. Lebih lanjut, dengan informasi tersebut, bisnis logistik dapat mengidentifikasi area pengiriman logistik yang punya potensi risiko sehingga perusahaan bisa segera membuat mitigasi yang tepat.

5. Kesimpulan

Jadi, dari pembahasan di atas bisa disimpulkan bahwa dokumen EIR container adalah instrumen penting yang mendokumentasikan proses serah terima kontainer antara berbagai pihak. Bahkan dokumen ini bisa menjadi dasar klaim asuransi pengiriman, dan memastikan pengiriman mematuhi regulasi yang ditetapkan.

Contoh dokumen EIR dalam skenario yang diberikan di atas juga menunjukkan pentingnya EIR untuk memastikan barang-barang diangkut dengan aman dan efisien dari satu titik ke titik lain. Dengan mengikuti langkah-langkah penyusunan EIR yang benar, bisnis logistik dapat meningkatkan operasionalnya, dan memperkecil adanya sengketa dalam proses pengiriman.