Sebagai seorang purchasing staff mengelola barang sudah menjadi kebiasaan sehari-hari yang terkadang membuat mereka kewalahan karena jumlah input produk masuk dalam waktu yang bersamaan dan banyak. Nah, sekarang Anda tidak perlu pusing lagi dalam mengelola produk hingga spesifikasi yang dibutuhkan, karena telah hadir e katalog, fitur canggih dari aplikasi purchasing ScaleOcean.

Terutama saat proses pembelian berlangsung purchasing akan memasukan jumlah dan barang sesuai keinginan setiap divisi. Tentunya, cara manual akan membutuhkan waktu banyak. Diperlukan aplikasi purchasing untuk mengelola pengadaan melalui e katalog agar para staff dapat melihat dan memasukan barang atau kebutuhan mereka secara instan.

1. Apa itu E Katalog? 

E katalog adalah singkatan dari katalog elektronik, merupakan versi digital dari katalog produk yang dapat diakses dan dilihat secara online baik dari smartphone atau komputer. Katalog elektronik berisi informasi tentang berbagai produk atau layanan yang ditawarkan oleh supplier kepada calon mitranya. Katalog elektronik biasanya mencakup deskripsi, gambar, spesifikasi, harga, dan detail lain yang berhubungan untuk membantu pelanggan atau klien mengeksplorasi dan memahami penawaran.

E katalog adalah bagian dari aplikasi purchasing yang digunakan untuk memudahkan pihak perusahaan melakukan transaksi barang. E katalog juga merupakan alat yang memudahkan untuk bisnis karena memungkinkan distribusi dan aksesibilitas yang mudah di berbagai platform digital seperti situs web, aplikasi seluler, atau email. Katalog elektronik memungkinkan pelanggan untuk menelusuri produk atau layanan, membuat keputusan yang tepat, dan terkadang bahkan melakukan pemesanan secara langsung secara online.

Bagi perusahaan sendiri, e katalog menawarkan cara yang hemat biaya untuk stok kebutuhan bahan lebih  mudah, cepat dalam transaksi, pemilihan barang yang variatif, dapat dipesan melalui berbagai tempat, dan informasi detail tiap produk. Aplikasi purchasing juga berkontribusi dalam mengurangi limbah kertas karena berbentuk digital dan bukan bahan cetak.

2. Manfaat Pengadaan dari E Katalog ScaleOcean

Karena sifatnya yang memudahkan tim purchasing untuk melakukan pengadaan barang, sistem e katalog Scaleocean ini sudah menginput berbagai kebutuhan yang diinginkan konsumen. Sebenarnya sama saja saat Anda menghubungi pihak pemasok untuk melakukan pembelian, akan tetapi yang membedakan disini adalah bagaimana pemasok tersebut memberikan Anda kebebasan dalam memesan di waktu yang diinginkan tanpa harus membuat janji terlebih dahulu. Masih ragu kenapa harus pake E katalog ScaleOcean? Yuk, simak penjelasan berikut agar Anda semakin yakin.

a. Kemampuan Cek Rekam Jejak Pemasok

Katalog digital yang berisi penawaran produk dari pemasok, termasuk deskripsi, spesifikasi, harga, dan gambar. Katalog ini diunggah ke platform atau sistem yang dapat diakses oleh calon pembeli. Dalam keterangan barang terdapat beberapa informasi diantaranya yaitu, gambar asli, detail harga, jumlah ketersediaan, kustom jumlah, dan detail produk.

Guna mengurangi pengeluaran yang berlebih perusahaan akan dimudahkan dengan fitur digital seperti ketersediaan informasi profil dari berbagai pemasok. Pemilik usaha bisa melakukan seleksi terlebih dahulu sebelum melakukan pesanan atau mengajukan persyaratan tertentu melalui aplikasi kepada supplier.

b. Melakukan Order Otomatis 

ScaleOcean membantu dalam proses order otomatis yang dilakukan hanya dengan satu click. Anda hanya perlu melakukan sinkronisasi data di awal seperti memasukan keterangan untuk mencari, memilih, dan membeli. Proses otomatis yang yang cepat mempengaruhi kinerja purchasing dalam pengadaan barang. 

c. Memilih Barang Kebutuhan Dimanapun

Dimulai dari jenis barang, kualitas yang sesuai dengan permintaan, jumlah, dan maksimum harga per barang perusahaan bisa melakukan pemesanan dengan mudah saat stok sudah habis. Aplikasi purchasing ScaleOcean didesain untuk bekerja selama 24 jam penuh tanpa terjadi kerusakan pada sistem.

Purchasing tak hanya melakukan pembelian di satu tempat melainkan di beberapa lokasi untuk melakukan perbandingan dari segi harga dan kualitas yang ditawarkan. Namun, jika pemilik usaha sudah berlangganan dengan supplier kemungkinan besarnya perusahaan akan melakukan pembelian ulang ditempat yang sama. 

d. Mudah Melakukan Pesanan

Setelah pembeli memilih produk yang diinginkan dari e katalog, mereka dapat melakukan pemesanan secara langsung melalui platform. Sistem pengadaan dapat memfasilitasi proses ini dengan membuat purchase order secara otomatis, yang kemudian dikirim ke pemasok.

Aplikasi purchasing seperti e katalog adalah tempat yang cocok bagi pebisnis dengan produksi banyak. Dengan pemesanan secara online tim purchase bisa menentukan kapan mereka akan memutuskan untuk membeli dan mengatur pengiriman pesanan. Sehingga tidak ada kendala dalam stok gudang.

e. Dapat Menghubungi Pemasok

Siapa sangka bahwa aplikasi purchasing dapat dengan mudah menghubungi pemasok hanya dengan bermodal internet? Bukan hanya sekedar membeli, masukan keranjang, dan di pesan. Penawaran yang menguntungkan bagi pebisnis pada e katalog adalah aksesnya kepada supplier. Tentu saja, sebagai pemilik usaha Anda tidak mungkin langsung percaya pada penjual begitu saja kan?

Diperlukan komunikasi yang intens untuk melakukan pemesanan, apalagi jika pemasok sudah memiliki rate tinggi. Guna menjaga kualitas barang aplikasi tersebut menyediakan sistem chat bagi purchasing dan pemilik bahan, tujuannya menghindari kesalahan pembelian yang merugikan kedua belah pihak.

f. Update Produk Secara Real-Time

Nah ini kelebihan lain yang dimiliki oleh pengadaan melalui e katalog yaitu, memfasilitasi pembelinya melakukan pemantauan terhadap barang ketersediaan yang diberikan langsung oleh pihak supplier. Apabila pemasok kehabisan barang secara langsung stok pada katalog akan menipis dan segera diinformasikan.

Saat memesan atau membeli bahan pun perusahaan akan dengan mudah memantau sudah sejauh mana distributor melakukan pemrosesan terhadap produk mereka. Seperti pengelolaan, pemrosesan, barang akan dikirim sampai estimasi sampai. Semuanya sudah update secara berkala.

g. Mudah Komplain Barang 

Meskipun sistemnya online seperti marketplace pada umumnya akan tetapi, pengadaan melalui e katalog sudah berbasis cloud dan memiliki fitur keamanan untuk memastikan dokumen pribadi perusahaan tetap terjaga. Dengan begitu apabila dilakukan negosiasi dan kontrak dengan data tertentu tidak perlu khawatir lagi dengan data bocor. 

Selain itu, konsumen juga dibebaskan untuk melakukan komplain serta retur pembelian apabila barang atau jasa yang mereka pesan tidak sesuai dengan data atau informasi yang sudah dicantumkan. Pihak berwenang mengirimkan kembali bahan kepada pemasok dan bisa menuntut pergantian gratis sesuai perjanjian.

3. Kesimpulan 

Dari penjelasan diatas, E katalog adalah sebuah alat digital perangkat lunak  yang sengaja dibuat untuk pemenuhan kebutuhan pembeli dengan menyediakan berbagai jenis barang yang bisa dipesan dari manapun dengan bermodalkan kuota internet saja. E katalog ScaleOcean sudah diintegrasikan pada sistem ERP sehingga memudahkan pengawasan pengadaan, order otomatis, pengajuan pembelian, dan automasi pesanan.

Pihak purchasing juga dimudahkan dalam pembelian karena saat produk pada gudang sudah menipis dengan sistem yang cepat pada aplikasi purchasing akan memudahkan pembelian secara berkala, ditambah lagi dengan fitur pengadaan yang bisa dipantau serta memudahkan pelacakan proses pesanan secara real-time. Ingin dapatkan manfaat tersebut? Hubungi tim kami sekarang!