Pada era bisnis modern yang didominasi oleh teknologi digital seperti sekarang, perangkat lunak Enterprise Resource Planning menjadi aspek utama dalam mendukung efisiensi dan efektivitas operasional bisnis. Software ERP bekerja dengan mengintegrasikan beragam proses bisnis, termasuk keuangan, rantai pasokan, manajemen hubungan dengan pelanggan, dan sumber daya manusia, ke dalam satu sistem terpadu.

Untuk memahami apakah sistem telah memenuhi kebutuhan perusahaan, banyak vendor sistem ERP yang memberikan fasilitas demo gratis. Dengan ini, Anda bisa menilai apakah sejumlah kriteria telah memenuhi harapan perusahaan. Nah, artikel kali ini akan menjelaskan dengan lengkap kriteria penting dalam menilai demo dan apa saja yang bisa Anda lakukan ketika memanfaatkan free demo tersebut. Yuk, langsung simak!

1. Manfaat Demo Gratis ERP

Demo gratis ERP dapat memberikan berbagai manfaat penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan untuk mengimplementasi sistem ERP. Berikut adalah penjelasan tentang manfaat-manfaat free demo ERP yang mencakup pemahaman kebutuhan bisnis, adaptasi dengan teknologi baru, mengurangi risiko investasi teknologi, dan menilai kinerja vendor sistem ERP.

a. Memahami Kebutuhan Bisnis Anda

Demo gratis dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis. Dengan melihat langsung bagaimana sistem ERP beroperasi, Anda bisa lebih paham cara kerja sistem tersebut dalam mengintegrasikan seluruh operasional bisnis yang sudah berjalan. Nah dengan ini, Anda dapat mengevaluasi sejauh mana sistem ERP telah sesuai dengan harapan perusahaan. Demo ini dapat memberikan pandangan langsung mengenai apakah vendor sistem ERP butuh penyesuaian atau konfigurasi lebih lanjut.

b. Proses Adaptasi dengan Teknologi Baru

Implementasi sistem baru membutuhkan pemahaman dan adaptasi. Nah, melalui demo gratis ERP,  perusahaan bisa mulai belajar untuk memahami bagaimana teknologi ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam operasional. Selain itu, demo ERP dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan sejauh mana kesiapannya dalam mengadopsi teknologi baru. Ini penting untuk menghindari resistensi perubahan dan memastikan bahwa tim dapat dengan cepat beradaptasi dengan sistem baru.

c. Mengurangi Risiko Investasi Teknologi

Melalui demo gratis, perusahaan dapat mengevaluasi fitur dan kinerja vendor sistem ERP. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengurangi pengeluaran untuk membeli jenis teknologi yang belum tentu cocok dengan aktivitas perusahaan. Dengan memanfaatkan adanya demo, perusahaan bisa memastikan bahwa sistem yang dipilih memenuhi kebutuhan mereka. Perusahaan juga dapat mengidentifikasi potensi hambatan atau tantangan implementasi sejak dini. Hal tersebut membantu dalam membuat perencanaan yang lebih baik dan mengurangi risiko gagal implementasi.

d. Menilai Kinerja Vendor ERP

Demo gratis memberi perusahaan kesempatan untuk menilai kemampuan vendor sistem ERP secara langsung.  Meski review dan feedback pelanggan sebelumnya bisa memberikan Anda gambaran kualitas vendor, tapi mencoba langsung sistem yang ditawarkan juga penting. Penilaian ini tidak hanya melibatkan evaluasi teknologi, tetapi juga bagaimana interaksi dengan tim dukungan. 

Perusahaan dapat menggunakan demo ERP gratis sebaik-baiknya untuk membuat keputusan tentang pilihan sistem ERP, mengurangi risiko pengeluaran lebih, dan memastikan bahwa solusi yang Anda pilih benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis.

2. Kriteria Penting Menilai Demo Gratis ERP

Penilaian demo gratis ERP dapat dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa kriteria utama yang mencakup penyesuaian dengan tujuan bisnis, kemudahan penggunaan, kemampuan kustomisasi, fitur yang mendukung pertumbuhan perusahaan, dan biaya total implementasi. Berikut adalah penjelasan rinci untuk setiap kriteria.

a. Kesesuaian dengan Tujuan Bisnis

Sistem ERP harus dapat diintegrasikan ke dalam proses bisnis yang sudah berjalan. Hal ini meliputi integrasi ERP dengan departemen yang berbeda dan kemampuan beradaptasi dengan alur kerja yang ada. Selain integrasi, demo ERP harus menunjukkan sejauh mana sistem ERP dapat disesuaikan dengan tujuan bisnis perusahaan. Fitur-fitur yang disajikan dalam demo harus sesuai dan mendukung kebutuhan dan prioritas perusahaan.

b. Kemudahan Penggunaan

Demo ini juga menjadi kesempatan Anda untuk mendapatkan gambaran tentang user interface sistem. Antarmuka yang bersih, intuitif, dan mudah dinavigasi akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Selain itu, sebaiknya pada demo gratis ERP, seluruh pihak yang berkaitan juga mendapatkan arahan cara menggunakan sistem tersebut. Oleh karena itu, pertimbangkan juga hal tersebut.

c. Kustomisasi & Fleksibilitas

Demo gratis harus menunjukkan sejauh mana suatu sistem dapat dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemampuan untuk menyesuaikan formulir, laporan, dan alur kerja secara fleksibel sangat dibutuhkan perusahaan. Melalui demo, Anda dapat menilai sejauh mana kustomisasi dapat dilakukan oleh vendor sistem ERP jika diperlukan. Ini penting jika perusahaan memiliki kebutuhan kustomisasi yang kompleks.

d. Fitur & Fungsionalitas Sistem

Fitur dan fungsionalitas adalah kriteria utama yang harus terpenuhi oleh sistem ERP. Tujuan implementasi dari sistem ini adalah memudahkan seluruh alur kerja dalam perusahaan. Jadi, pastikan sistem berfungsi dengan baik sesuai dengan fungsionalitasnya. Bahkan jika memungkinkan, pastikan juga kalau sistem ERP mampu menangani volume transaksi yang semakin meningkat.

e. Biaya Total Implementasi

Perusahaan harus mengestimasi biaya implementasi termasuk pelatihan, migrasi data, dan dukungan selama fase implementasi. Hal ini membantu dalam menentukan total biaya kepemilikan. Demo juga harus memberikan gambaran yang jelas tentang biaya lisensi dan langganan. Kedua biaya tersebut mencakup biaya awal serta biaya berkelanjutan yang mungkin terjadi.

f. Dukungan & Pelatihan Lanjutan

Menilai dukungan dan pelatihan yang disediakan oleh vendor sistem ERP melalui demo gratis adalah langkah penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mengimplementasikan ERP dengan efektif. Dukungan dan pelatihan lanjutan mengenai pengetahuan tentang sistem ERP dapat dilakukan dengan mengadakan pelatihan pengguna, evaluasi pelatihan, tutorial video atau webinar, dan membuat forum pengguna ERP.

Dengan menilai demo ERP berdasarkan kriteria ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih rinci dan memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka dan mendukung pertumbuhan perusahaan.

3. Tips Diskusi dengan Vendor Sistem ERP

Selain memastikan sistem berjalan sesuai dengan kebutuham bisnis, Anda juga perlu mendiskusikan beberapa hal penting saat free demo.  Hal ini penting untuk memahami sejauh mana solusi tersebut memenuhi kebutuhan Anda dan apakah vendor dapat menjadi mitra yang tepat dalam jangka panjang. Tips pertama, Anda harus jelaskan kebutuhan bisnis perusahaan secara detail dan meminta vendor untuk menjelaskan bagaimana sistem mereka dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut.

Ajukan pertanyaan tentang sejauh mana sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tanyakan apakah ada syarat dan ketentuan kustomisasi dan bagaimana melakukan proses tersebut. Pastikan untuk menanyakan apakah sistem dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti perangkat lunak akuntansi dan manajemen projek.

Tidak kalah penting, mintalah vendor untuk memberikan informasi tentang roadmap pengembangan sistem. Pertanyaan ini membantu dalam memahami sejauh mana vendor berkomitmen terhadap inovasi dan peningkatan berkelanjutan. Diskusikan kebijakan vendor terkait pembaruan perangkat lunak dan dukungan. Pastikan perusahaan memiliki akses ke pembaruan terbaru dan mendapatkan dukungan yang memadai.

Tips berikutnya, tanyakan secara rinci tentang biaya implementasi, biaya lisensi, dan model pembayaran yang ditawarkan oleh vendor. Pastikan untuk memahami semua komponen biaya termasuk pelatihan, migrasi data, dan dukungan. Baca kontrak dengan cermat dan teliti. Diskusikan kondisi kontrak seperti jangka waktu, persyaratan pembatalan, dan hak dan tanggung jawab kedua belah pihak.

Selain itu, pastikan untuk membahas hal-hal lain yang mungkin menjadi perhatian khusus perusahaan, seperti keamanan data, skala implementasi, dan dukungan pelanggan. Komunikasi yang jelas dan pertanyaan yang mendalam akan membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih informatif dan memastikan bahwa vendor sistem ERP yang Anda pilih adalah mitra yang sesuai dengan visi dan kebutuhan bisnis.

4. Kesimpulan

Dalam memilih sistem ERP, dibutuhkan pertimbangan yang matang untuk memutuskan apakah vendor cocok dengan kebutuhan bisnis Anda. Kunci dari implementasi sistem ini adalah memahami permasalahan yang ada di perusahaan, serta melakukan perbandingan vendor sistem ERP secara cermat. Penting untuk tidak semata-mata menginginkan efisiensi tanpa mempertimbangkan kemungkinan kendala yang mungkin muncul saat penerapan, yang justru dapat mengakibatkan masalah sistem dan mengganggu proses bisnis secara menyeluruh.

Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencoba demo gratis dan mendapatkan konsultasi dari profesional yang paham kebutuhan Anda agar terhindar dari kesalahan saat menerapkan sistem ERP. ScaleOcean adalah salah satu pilihan terbaik. ERP ScaleOcean berfokus pada pengembangan perangkat lunak dan solusi teknologi informasi sehingga Anda dapat memenuhi kebutuhan operasional. Hubungi kami sekarang untuk dapatkan demo gratis!