Pihak 3PL logistik harus memastikan setiap aspek operasional berjalan dengan lancar, tidak terkecuali pada proses manajemen administrasi logistik. Mulai dari pengelolaan dokumen dan arsip hingga penanganan pengaduan dan klaim, memerlukan perhatian khusus agar tercapai transparansi dan efektivitas secara menyeluruh.

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, pengelolaan logistik yang tepat menjadi faktor kunci agar barang tiba tepat waktu, dalam kondisi baik, dan dengan biaya yang efisien. Namun, banyak perusahaan, mungkin termasuk Anda, masih menghadapi tantangan dalam memastikan operasional logistik berjalan lancar dan efektif.

Lalu, bagaimana kita bisa meningkatkan efisiensi tersebut? Pada artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut apa itu manajemen administrasi logistik, aspek penting yang perlu diperhatikan, hingga strategi untuk meningkatkan efisiensi pada manajemen dan administrasi logistik.

1. Apa itu Manajemen dan Administrasi Logistik?

Manajemen dan administrasi logistik adalah proses yang melibatkan perencanaan, pelaksanaan, serta pengendalian alur barang dari tempat asal ke tujuan akhir secara efisien. Proses ini lebih berfokus pada pengelolaan pengadaan, transportasi, penyimpanan, hingga distribusi barang.

Sedangkan administrasi logistik merupakan proses pencatatan, dokumentasi, dan pengarsipan proses logistik. Keduanya perlu beroperasi secara beriringan agar logistik barang berjalan lancar, tepat waktu, dan dengan biaya yang tetap terkendali. Anda bisa menggunakan software logistik untuk mempermudah pengelolaan dan administrasi logistik.

2. Aspek dalam Manajemen Administrasi Logistik

Manajemen dan administrasi logistik bagi perusahaan 3PL merupakan elemen penting untuk memastikan kelancaran operasional dan kepatuhan operasional terhadap berbagai regulasi yang berlaku. Berbagai aspek dalam manajemen ini membutuhkan khusus agar semua proses berjalan efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Manajemen Dokumen dan Arsip

Dalam aspek ini, 3PL bertanggung jawab melakukan pengelolaan berbagai dokumen yang terkait dengan pengiriman dan transportasi barang. Anda harus memastikan semua dokumen, seperti bill of lading, manifest kargo, dan certificate of origin terarsip dengan baik dan mudah diakses.

Dengan manajemen yang efisien, proses pelacakan dan pemantauan transaksi berjalan lebih efisien sekaligus proses audit terhadap kepatuhan regulasi yang berlaku juga lebih mudah dilakukan.

b. Pengelolaan Kontrak dan Perjanjian

Manajemen dan administrasi logistik juga berkaitan dengan kontrak dan perjanjian. Hal ini melibatkan penyusunan, pengelolaan, dan pemantauan kontrak dengan berbagai pihak seperti pengirim, vendor layanan logistik, penerima barang, dan bahkan pihak bea cukai.

Anda harus memastikan semua kontrak telah mencakup syarat dan ketentuan yang jelas serta disetujui pihak-pihak yang terlibat. Tidak cukup pada tahap ini, Anda juga harus mengelola perpanjangan atau pembaharuan kontrak dan memastikan telah dilakukan tepat waktu untuk menghindari perselisihan.

c. Manajemen Kepatuhan dan Regulasi

Berikutnya ada manajemen kepatuhan dan regulasi baik di tingkat lokal, nasional, maupun internasional. Anda harus mengikuti berbagai regulasi terkait custom clearance, transportasi, keselamatan, dan bahkan peraturan lingkungan yang diberlakukan.

Dengan paham dan melakukan manajemen kepatuhan secara ketat, Anda dapat terhindar dari denda dan sanksi hukum, serta membangun reputasi sebagai penyedia jasa logistik yang andal dan bertanggung jawab.

d. Penanganan Pengaduan dan Klaim

Penanganan pengaduan dan klaim adalah aspek dari manajemen dan administrasi logistik yang bertujuan untuk menjaga kepuasan pelanggan dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien.

Perusahaan 3PL harus memiliki sistem yang efektif untuk menerima, mencatat, dan menangani pengaduan pelanggan terkait keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau ketidaksesuaian pesanan. Proses klaim asuransi juga harus dikelola dengan baik dan diproses tepat waktu.

e. Pelaporan Kinerja Logistik

Anda juga harus memastikan kinerja logistik dilaporkan dengan baik untuk mengukur efisiensi dan efektivitasnya. Perusahaan 3PL perlu menghasilkan laporan yang komprehensif dari berbagai aspek seperti waktu pengiriman, tingkat retur barang, freight margin profit, dan kepuasan pelanggan.

Pastikan laporan harus disusun secara rutin dan dianalisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi apa saja yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan proses logistik.

3. Strategi Tingkatkan Efisiensi Manajemen & Administrasi Logistik

Sebagai aspek penting bagi 3PL, maka diperlukan strategi efektif untuk memastikan manajemen dan administrasi logistik berjalan dengan lancar. Dengan strategi berikut ini, dipastikan kedua aspek tersebut akan berjalan lebih lancar.

a. Penggunaan Software Logistik

ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi manajemen dan administrasi logistik. Sebagai software logistik yang telah dipercaya oleh ratusan klien di Indonesia, sistem ini menawarkan all-in-one solution untuk kebutuhan logistik Anda.

ScaleOcean menyediakan sesi konsultasi dan demo gratis yang bisa Anda coba untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem ini bekerja. Dengan memanfaatkan kesempatan ini, Anda jadi tahu secara langsung manfaat dari implementasi sistem tersebut.

Beberapa fitur unggulan yang dimiliki untuk tingkatkan efisiensi manajemen dan administrasi logistik di antaranya:

• Integrated shipment management: Memungkinkan pengelolaan seluruh alur pengiriman dari booking hingga delivery dalam satu platform terintegrasi​.

• Real time tracking:  Memberikan visibilitas secara real-time terhadap status pengiriman, sehingga Anda bisa memantau lokasi barang dan memberikan update kepada pelanggan secara cepat​.

• Automated documentation: Mengotomatisasi pembuatan dokumen seperti bill of lading, invoice, dan packing list. Proses ini memastikan pengelolaan dokumen lebih cepat, lebih akurat, dan meminimalisir human error​.

• Vendor & contract management: Memudahkan Anda mengelola kontrak dan vendor, memastikan penawaran terbaik selalu digunakan serta memonitor kinerja berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan​.

b. Meningkatkan Kerja Sama dengan Mitra Logistik

Sebagai 3PL logistik, Anda perlu melakukan koordinasi yang baik dengan berbagai mitra.  Mulai dari pemasok, penyedia jasa transportasi, dan perusahaan pihak ketiga lainnya untuk kelancaran operasional. Koordinasi ini juga berkaitan dengan menjaga komunikasi yang baik.

Kolaborasi yang kuat memungkinkan proses kerja antar perusahaan juga lebih efisien, sehingga pengiriman dapat dilakukan tepat waktu. Jika terjadi perubahan dalam permintaan pasar atau kendala operasional pun, Anda bisa lebih mudah beradaptasi.

c. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Pelatihan rutin untuk karyawan, terutama dalam penggunaan teknologi dan software logistik juga meningkatkan keterampilan dan produktivitas. SDM yang terlatih akan lebih mampu menyelesaikan masalah logistik maupun dalam operasional sehari-hari.

Selain itu, diperlukan juga pengembangan kompetensi SDM yang memungkinkan perusahaan beradaptasi lebih baik terhadap perubahan industri dan mengoptimalkan efisiensi di berbagai aspek manajemen logistik.

d. Pengukuran Kinerja dengan KPI

Menggunakan key performance indicators (KPI) dalam pengukuran kinerja logistik adalah strategi yang efektif untuk memantau dan mengevaluasi efisiensi operasional. KPI ini bisa berupa tingkat ketepatan pengiriman, biaya per pengiriman, waktu pengelolaan inventaris, dan waktu respons pelanggan.

Dengan menerapkan KPI yang relevan, perusahaan dapat membuat keputusan yang didasarkan pada data dan strategi atau upaya untuk meningkatkan efisiensi serta layanan kepada pelanggan.

4. Kesimpulan

Manajemen dan administrasi logistik adalah elemen krusial bagi perusahaan 3PL untuk memastikan kelancaran operasional serta kepatuhan terhadap berbagai regulasi. Dengan adanya berbagai aspek yang perlu diperhatikan, tidak mungkin Anda terus-menerus menggunakan cara manual. Implementasi software canggih sangat diperlukan untuk memaksimalkan manajemen administrasi logistik.

ScaleOcean freight forwarding software hadir sebagai solusi menyeluruh yang dilengkapi dengan fitur-fitur canggih untuk menjawab permasalahan tersebut. Dengan otomatisasi pembuatan dokumen, manajemen kontrak secara efektif, serta menyediakan analisis dan laporan yang komprehensif, maka tidak diragukan lagi software ini berhasil membantu berbagai perusahaan 3PL logistik untuk mengoptimalkan proses manajemen dan administrasi logistik. Tertarik untuk tahu lebih lanjut cara kerjanya? Kontak kami sekarang juga dan dapatkan demo gratisnya!