Bisnis manufaktur adalah salah satu sektor industri dengan tahapan operasional yang cukup kompleks. Salah satunya adalah pengadaan bahan baku. Untuk memastikan proses ini berjalan lancar dan kualitas bahan baku yang diterima sesuai dengan ekspektasi perusahaan, maka penting untuk menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa. Dengan prinsip-prinsip tersebut, pengadaan bisa dipastikan efektif dan transparan.

Sesuai pengantar di atas, maka pada artikel kali ini akan dijelaskan dengan detail prinsip pengadaan barang dan jasa. Selain itu, juga dibahas apa saja tugas pengadaan barang dan jasa dalam bisnis manufaktur yang perlu diperhatikan untuk mencapai kesuksesan proses procurement secara menyeluruh.

1. Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan barang dan jasa dalam industri manufaktur sangat penting untuk mencapai keberhasilan, efisiensi, dan produktivitas kerja pada perusahaan. Untuk mengoptimalkan proses pengadaan, ada beberapa prinsip dasar yang harus diperhatikan. Prinsip-prinsip ini tidak hanya memungkinkan pengelolaan sumber daya yang lebih baik, tetapi juga memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan dengan cara yang adil dan transparan. Di bawah ini adalah penjelasan lebih lanjut tentang prinsip-prinsip tersebut.

a. Efisien

Pengadaan barang dan jasa yang efektif berkaitan dengan pengelolaan waktu, sumber daya, dan biaya dalam proses manufaktur. Prinsip ini menekankan betapa pentingnya memilih pemasok yang dapat menyediakan bahan baku atau jasa dengan kualitas yang memenuhi standar industri namun dengan harga yang kompetitif. Proses efisien juga berarti tidak banyak sumber daya dan waktu yang terbuang, dan rantai pasokan harus dioptimalkan untuk mengurangi keterlambatan dalam produksi.

b. Efektif

Barang dan jasa yang diperoleh harus secara langsung berkontribusi pada tujuan operasional bisnis manufaktur untuk mencapai tingkat efektivitas pengadaan. Ini termasuk memilih pemasok yang berkualitas, dapat beradaptasi dengan kebijakan perusahaan, dan penawaran harga terbaik. Ini bisa berarti membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang telah memiliki sejarah yang baik dalam memenuhi kebutuhan khusus perusahaan.

c. Transparansi

Semua proses pengadaan, dari pemilihan pemasok hingga negosiasi harga, dilakukan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan. Transparansi sangat penting untuk menghindari korupsi dan nepotisme. Transparansi dalam industri manufaktur membantu memastikan bahwa semua pihak, termasuk pemegang saham dan karyawan, memahami proses dan alasan keputusan pengadaan dibuat.

d. Terbuka

Dalam proses pengadaan, keterbukaan berarti bahwa bisnis bersedia menerima berbagai tawaran dan melihat pilihan baru. Ini juga mencakup memberikan kesempatan yang sama kepada berbagai pemasok untuk berpartisipasi dalam tender dan menawarkan barang atau jasa mereka. Keterbukaan juga berarti transparan dalam mempublikasikan standar dan persyaratan pengadaan sehingga proses seleksi pemasok dapat diawasi dan dinilai secara objektif.

e. Adil

Prinsip pengadaan bersaing menekankan pentingnya menciptakan lingkungan yang kompetitif di mana pemasok dapat bersaing secara sehat untuk menyediakan barang dan jasa. Ini mencakup memastikan bahwa tidak ada praktik monopoli atau kolusi yang dapat merugikan bisnis dan melakukan penawaran yang adil dan tidak memihak. Keterlibatan yang sehat antar pemasok dapat menghasilkan produk yang lebih baik dari segi harga dan kualitas.  

f. Akuntabel

Akuntabilitas dalam pengadaan berarti ada tanggung jawab yang jelas untuk setiap langkah dalam proses pengadaan. Untuk memungkinkan pengawasan dan evaluasi yang efektif, ini meliputi dokumentasi yang akurat dan pelaporan yang memadai tentang proses pengadaan. Selain itu, akuntabel memastikan bahwa setiap keputusan pengadaan dapat dibenarkan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

Menerapkan prinsip-prinsip ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan, tetapi juga membantu menjaga reputasi perusahaan dan mendukung keberlanjutan jangka panjang pada bisnis manufaktur.

2. Tugas Pengadaan Barang dan Jasa

Proses pengadaan barang dan jasa melibatkan serangkaian tugas dan langkah-langkah yang dirancang untuk memastikan pengadaan dilakukan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan peraturan. Berikut adalah beberapa tugas utama dalam pengadaan barang dan jasa.

a. Mengidentifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan perusahaan merupakan tahap awal dan penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Tugas ini melibatkan analisis dan evaluasi mendalam tentang hal apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan barang dan jasa sebelum memulai proses pengadaan. Kebutuhan tersebut dapat mencakup bahan baku, komponen, peralatan, dan jasa tertentu.

b. Mencari dan Menyeleksi Pemasok

Mencari dan menyeleksi pemasok melibatkan riset pasar untuk mengidentifikasi pemasok yang sudah ada dan baru di pasar. Selanjutnya, pemasok yang dipilih perusahaan akan diseleksi. Beberapa pertimbangan dalam menyeleksi pemasok mencakup evaluasi reputasi dan track record, penilaian kualitas, kestabilan keuangan, dan kemampuan produksi untuk memenuhi jumlah produk dalam tenggat waktu tertentu.

c. Negosiasi Harga dan Kontrak

Setelah memilik pemasok, tugas perusahaan barang dan jasa dalam melakukan pengadaan berikutnya adalah melakukan negosiasi. Negosiasi dilakukan untuk menentukan harga, syarat, dan kondisi pengiriman. Hal ini juga termasuk penandatanganan kontrak yang mengikat kedua belah pihak. Pelaksanaan negosiasi sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan menjaga transparansi dalam persetujuan kontrak. 

d. Pengelolaan Pesanan dan Logistik

Pengelolaan pesanan dan logistik dalam pengadaan barang dan jasa berperan dalam memastikan bahwa proses pembuatan dan pengiriman pesanan, pelacakan dan pemantauan pesanan, dan manajemen resiko dan penanganan masalah logistik berjalan dengan baik. Efektivitas dalam pengelolaan pesanan dan logistik dapat berkontribusi pada keberhasilan keseluruhan kegiatan operasional dan proyek bisnis.

e. Kontrol Kualitas

Kontrol kualitas atau quality control (QC) adalah suatu proses yang dilakukan dalam pengadaan barang dan jasa untuk memastikan apakah produk atau jasa tersebut memenuhi standar kualitas yang berlaku. Kontrol kualitas bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengatasi peluang cacat produksi dalam barang sebelum produk tersebut diterima secara penuh atau diimplementasikan. 

f.  Mematuhi Regulasi Pengadaan

Proses pegadaan barang dan jasa harus mematuhi regulasi yang meliputi pembayaran pajak PPN dan PPh. Perusahaan barang dan jasa harus dipastikan membayar pajak PPN dan PPh karena pajak ini penting untuk menghindari sanksi hukum, termasuk denda dan sanksi lainnya. Membayar pajak juga membantu pemerintah dalam mengatur ekonomi dengan mengontrol aliran barang dan jasa di pasar.

Tugas-tugas pengadaan barang dan jasa membentuk rangkaian kegiatan yang ketat untuk memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan profesional, sesuai dengan ketentuan hukum, dan memberikan nilai maksimal bagi organisasi atau pihak pengguna.

3. Kesimpulan

Bisnis manufaktur seringkali menghadapi masalah kompleks dalam pengadaan barang dan jasa. Agar perusahaan barang dan jasa dapat melaksanakan kegiatan bisnis yang efektif, penting untuk mengintegrasikan prinsip dan tugas pengadaan barang dan jasa pada bisnis. 

Penerapan prinsip-prinsip pengadaan dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan barang dan jasa, membantu meningkatkan kinerja, efisiensi, dan keberlanjutan operasional. Selain praktik prinsip pengadaan, perusahaan barang dan jasa juga memiliki tugas untuk menciptakan proses pengadaan yang transparan, adil, dan sesuai dengan undang-undang yang dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis barang dan jasa.