Sistem ERP adalah salah satu teknologi terkini yang mulai banyak digunakan oleh berbagai sektor bisnis. Melalui sistem ini, Anda bisa mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu platform terpusat. Sehingga meningkatkan koordinasi, efisiensi, dan pengambilan keputusan di perusahaan.

Namun, Anda juga perlu memperhatikan sejumlah faktor keberhasilan implementasi ERP. Jika beberapa aspek ini diabaikan, proses implementasi sering kali kurang maksimal dan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan. Nah, artikel ini akan membantu Anda untuk mengetahui tujuh faktor umum yang mempengaruhi keberhasilan implementasi ERP.

1. Pendekatan Implementasi ERP

Ada tiga jenis pendekatan untuk melakukan implementasi ERP yaitu, big bang, phased, dan parallel. Masing-masing pendekatan ini memiliki karakteristik, kelebihan, dan kekurangan sendiri. Memahami aspek tersebut diperlukan agar perusahaan dapat memilih strategi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapasitasnya.

a. Pendekatan Big Bang

Pendekatan big bang adalah proses implementasi di mana semua modul ERP diterapkan secara bersamaan di seluruh organisasi perusahaan. Artinya, pada tanggal tertentu sistem lama dinonaktifkan dan sistem yang baru diaktifkan. Dalam jangka panjang pendekatan ini dinilai lebih cepat karena tidak ada periode transisi antara sistem lama dan baru. Setiap pihak yang menggunakan sistem juga dituntut untuk berkomitmen penuh pada implementasi ERP. Jadi, proses adaptasi ke sistem baru tidak memerlukan waktu yang lama.

Sayangnya, pendekatan big bag memiliki risiko yang tinggi. Jika terjadi masalah dalam implementasi, seluruh operasional perusahaan dapat terganggu. Oleh karena itu, diperlukan persiapan yang matang dan dukungan sumber daya yang besar untuk memastikan transisi berjalan dengan baik. Tidak hanya itu, perusahaan juga harus memberikan pelatihan yang intensif agar pihak-pihak terkait dapat menggunakan sistem baru dengan efektif.

b. Pendekatan Phased

Sedangkan pendekatan phased adalah proses implementasi ERP yang dilakukan secara bertahap, modul demi modul atau departemen demi departemen. Dengan memilih cara implementasi tersebut, perusahaan akan lebih mudah untuk mempelajari dan menyesuaikan dengan sistem baru tanpa merasa kewalahan. Hal ini juga memberikan kesempatan perusahaan untuk menguji sistem dan melakukan perbaikan sebelum melanjutkan ke modul berikutnya.

Meskipun pendekatan ini dapat mengurangi risiko dibandingkan implementasi big bang, jenis phased mungkin memerlukan waktu yang lebih lama hingga sampai ke proses implementasi penuh. Selama periode transisi, perusahaan juga masih perlu menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan. Cara in tentunya dapat menimbulkan kesalahan sinkronisasi data dan berdampak negatif pada proses pengambilan keputusan bisnis.

c. Pendekatan Parallel

Pada pendekatan parallel, sistem lama dan sistem ERP baru akan dijalankan secara bersamaan selama periode waktu tertentu sebelum sistem lama benar-benar ditinggalkan. Cara ini juga memiliki risiko yang kecil karena ketika ada masalah saat ada proses implementasi, Anda bisa menggunakan sistem lama terlebih dahulu.

Tapi, menjalankan dua sistem secara bersamaan bisa menjadi mahal dan membingungkan bagi perusahaan. Pendekatan ini juga memerlukan sumber daya tambahan, baik dalam hal perangkat keras maupun SDM untuk memastikan kedua sistem berfungsi dengan baik selama periode transisi. Selain itu, ada kemungkinan ketidaksesuaian data antara dua sistem yang perlu diperhatikan.

2. Faktor Keberhasilan Implementasi ERP

Setelah mengetahui ada tiga jenis pendekatan untuk melakukan implementasi ERP yaitu, big bang, phased, dan parallel, selanjutnya pahami faktor yang menunjang keberhasilan implementasi sistem.

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Sebelum memulai proses implementasi, penting untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan bisnis Anda dengan jelas. Setiap perusahaan memiliki tujuan bisnis yang berbeda, dan apa yang berhasil untuk satu perusahaan belum tentu cocok untuk yang lainnya. Mempertimbangkan faktor seperti ukuran perusahaan, industri, dan tujuan jangka panjang dapat membantu Anda merinci kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem ERP.

b. Pemilihan Solusi ERP yang Tepat

Setelah mengidentifikasi alasan menerapkan ERP, faktor selanjutnya yang juga mempengaruhi adalah pemilihan solusi yang tepat. Ada banyak pilihan solusi yang ditawarkan, namun tidak semua cocok untuk setiap jenis bisnis atau permasalahan yang sedang Anda hadapi. Dengan solusi yang tepat, dapat dipastikan perangkat lunak berfungsi maksimal sesuai kebutuhan spesifik perusahaan, baik dari segi fungsionalitas, skala, maupun anggaran.

c. Kualitas Data yang Digunakan Sistem

Keunggulan ERP dapat Anda rasakan jika data yang diproses juga berkualitas. Oleh karena itu, kualitas data yang digunakan dalam sistem perlu diperhatikan. Data yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat menghambat operasional perusahaan dan menghasilkan keputusan bisnis yang salah. Jadi, pastikan data diinput ke dalam sistem ERP sudah benar, konsisten, dan up-to-date.

d. Sumber Daya yang Memadai

Faktor keberhasilan implementasi ERP berikutnya adalah sumber daya yang memadai, baik dari segi keuangan, tenaga kerja, maupun waktu. Anggaran yang cukup akan membantu proses implementasi, mulai dari pembelian perangkat keras hingga pelatihan agar dapat dilakukan tanpa hambatan.

Tenaga kerja yang terampil khususnya tim yang memiliki keahlian dalam ERP, diperlukan agar implementasi berjalan sesuai dengan rencana. Sedangkan alokasi waktu yang tepat membantu proses pengujian, konfigurasi, dan perbaikan dapat dilakukan secara menyeluruh sebelum nantinya sistem benar-benar digunakan. Tanpa sumber daya yang memadai, proses implementasi dapat mengalami kendala, menyebabkan biaya tambahan, atau bahkan gagal total.

e. Keterlibatan Aktif Para Stakeholder

Keterlibatan aktif semua pihak yang berkepentingan, mulai dari level manajerial hingga pengguna akhir, juga menjadi faktor keberhasilan implementasi ERP. Komitmen dan dukungan dari level manajerial menjamin kalau proyek implementasi ini mendapat prioritas, sumber daya, dan arahan yang diperlukan. Dengan dukungan dari pihak manajemen, tim implementasi juga bisa lebih mudah membuat keputusan penting untuk kelancaran proses implementasi.

Sementara itu, feedback dari pengguna akhir sangat dibutuhkan karena mereka yang paling memahami kebutuhan operasional bisnis. Dengan feedback tersebut, sistem bisa dipastikan sesuai dengan kebutuhan lapangan. Jadi, bisa disimpulkan tanpa partisipasi aktif dari semua pihak, risiko kesalahan atau ketidaksesuaian fitur akan sangat tinggi dan menghambat keberhasilan implementasi ERP secara keseluruhan.

f. Strategi Pengelolaan Risiko

Implementasi ERP juga memiliki sejumlah risiko yang perlu dihadapi oleh perusahaan. Misalnya keterlambatan, biaya tambahan, atau masalah teknis yang akan mengganggu keberhasilan proses implementasi. Oleh karena itu, mempunyai strategi pengelolaan risiko yang baik akan membantu Anda dalam mengidentifikasi, mengukur, dan memitigasi potensi hambatan yang bisa jadi  muncul.

Apa saja contoh strateginya? Analisis risiko awal sebelum memulai proyek, mengalokasikan sumber daya tambahan sebagai cadangan, melakukan pelatihan intensif kepada tim yang bertanggung jawab, membangun komunikasi yang efektif antar divisi, serta melakukan uji coba dan simulasi sebelum implementasi penuh. Selain itu, kerja sama dengan konsultan ERP yang berpengalaman juga bisa membantu Anda untuk menemukan potensi risiko lain dan solusi terbaik untuk mengatasinya.

g. Pelatihan dan Dukungan Pengguna

Faktor keberhasilan implementasi ERP berikutnya adalah pelatihan dan dukungan bagi pengguna. Setiap individu yang menggunakan sistem ini harus memahami cara kerja ERP. Pelatihan yang menyeluruh diperlukan agar setiap pengguna dapat memanfaatkan semua fitur dan fungsionalitas sistem dengan efektif dan efisien. Tanpa pemahaman yang mendalam, mereka akan menghadapi kesulitan, dan bisa mengakibatkan kesalahan operasional atau bahkan kerugian bisnis.

Sedangkan dukungan berkelanjutan setelah pelatihan, seperti layanan helpdesk atau tutorial online, sangat penting untuk membantu karyawan mengatasi hambatan atau pertanyaan yang muncul selama operasional berlangsung. Dengan investasi yang tepat pada pelatihan dan dukungan, Anda dapat memaksimalkan manfaat dari investasi ERP.

3. Kesimpulan

Dapat disimpulkan ternyata ada tiga jenis pendekatan untuk melakukan implementasi ERP yaitu metode big bang, phased, dan parallel. Masing-masing tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Jadi, Anda perlu memahami serta mempertimbangkan dengan matang semua aspek tersebut sebelum memilih pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan.

Selain itu, Anda juga perlu mengetahui sejumlah faktor keberhasilan implementasi ERP. Faktor ini mulai dari identifikasi kebutuhan bisnis, pemilihan solusi yang tepat, kualitas data, hingga pelatihan dan dukungan pengguna. Dengan memahami pendekatan dan faktor-faktor tersebut, implementasi sistem akan memberikan manfaat maksimal bagi bisnis Anda.