Kesuksesan perusahaan dalam memenuhi permintaan pasar tentunya didasari oleh kemampuan perusahaan melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan secara efektif. Namun, proses bisnis satu ini memiliki cakupan yang luas dan berhubungan dengan pihak-pihak lain untuk menjamin kelancarannya. Sehingga dibutuhkan solusi yang mampu mengotomatisasi dan memantau proses tersebut secara akurat dan real-time.

Sistem gudang seperti warehouse management system (WMS) adalah teknologi yang bisa Anda pertimbangkan. Dengan fitur-fitur canggih pada sistem tersebut, Anda bisa mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan hingga otomatisasi proses audit persediaan. Bagaimana cara kerjanya? Simak langsung pada pembahasan berikut ini!

1. Optimasi Ruang Penyimpanan

Pentingnya optimasi ruang penyimpanan pada proses perencanaan dan pengendalian persediaan tidak bisa diabaikan. Lokasi penyimpanan yang optimal dapat meningkatkan efisiensi manajemen gudang, mengurangi lead time, serta meningkatkan produktivitas staf gudang. Selain itu, layout gudang yang disusun dengan baik, juga meminimalkan risiko kerusakan barang karena penyimpanan yang tidak sesuai atau tumpukan barang yang terlalu tinggi. Dengan demikian, biaya penyimpanan dapat ditekan dan kualitas layanan menjadi lebih baik.

Lalu bagaimana warehouse management system (WMS) dapat mengoptimalkan hal tersebut? Perhatikan skenario sederhana berikut. Sebuah perusahaan elektronik memiliki berbagai jenis produk mulai dari smartphone, laptop, hingga aksesori. Dengan ribuan item yang tersedia, perusahaan ini memiliki gudang besar untuk menyimpan semua barang. Untuk mempermudah proses pencarian barang, WMS akan mengumpulkan informasi tentang pola permintaan setiap produk, berapa kali produk tersebut diambil dalam sebulan, serta dimensi dan berat barang.

Berdasarkan informasi tersebut, WMS menyarankan smartphone dari brand tertentu untuk ditempatkan di lokasi yang mudah diakses karena sering kali menjadi best seller. Sedangkan aksesori yang jarang dibeli, sebaiknya ditempatkan di rak yang lebih tinggi atau di area yang lebih jauh, mengingat frekuensi permintaannya yang rendah.

2. Mengelola Tingkat Persediaan

Mengelola tingkat persediaan adalah hal yang sangat krusial bagi perusahaan untuk memastikan kelancaran operasional sekaligus mengendalikan biaya. Persediaan yang berlebihan bisa menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi, risiko kerusakan barang, dan penurunan nilai barang karena kadaluarsa atau menjadi usang. Di sisi lain, understocking dapat berdampak pada keterlambatan pengiriman dan kehilangan peluang penjualan. Oleh karena itu, memiliki tingkat persediaan yang tepat dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan biaya penyimpanan dan risiko kekurangan stok.

Sistem gudang adalah solusi yang bisa Anda andalkan dalam mengelola tingkat persediaan ini. Sistem mampu memantau stok barang di gudang secara real-time, memberikan laporan tentang barang yang hampir habis atau yang berlebih, dan memberikan rekomendasi kapan harus melakukan pemesanan ulang atau pengurangan stok. WMS akan mengolah data historis tentang permintaan barang, pola musiman, dan berbagai faktor lainnya untuk membuat prediksi yang akurat tentang kebutuhan stok di masa mendatang.

Sistem gudang juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti ERP atau SCM. Dengan integrasi ini, informasi tentang persediaan bisa disebarkan ke seluruh departemen, sehingga semua pihak yang terlibat memiliki akses ke data yang sama dan up-to-date. Jadi, perusahaan bisa lebih responsif terhadap perubahan di pasar, memaksimalkan efisiensi operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan akurat.

3. Otomatisasi Pemesanan Persediaan

Dalam era bisnis yang cepat berubah seperti sekarang, otomatisasi pemesanan stok menjadi salah satu kunci utama untuk memastikan kelancaran perencanaan dan pengendalian persediaan. Proses manual yang memakan waktu seringkali mengakibatkan keterlambatan, kesalahan, atau ketidaksesuaian yang merugikan perusahaan. Nah, sistem gudang seperti WMS bisa digunakan untuk mengotomatisasi proses pemesanan.

Dengan kemampuannya memantau tingkat stok secara real-time, WMS dapat mengidentifikasi ketika stok mencapai reorder point dan secara otomatis menginisiasi proses pemesanan ulang. Selain itu, dengan memanfaatkan data historis dan algoritma prediksi, WMS mampu memproyeksikan kebutuhan persediaan di masa mendatang dan secara otomatis mengajukan pesanan kepada pemasok dengan tepat waktu.

4. Pelacakan Persediaan Secara Real-Time

Mampu mengetahui status dan lokasi setiap item persediaan secara real-time tidak hanya memberikan gambaran yang jelas tentang operasional gudang, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk cepat tanggap terhadap situasi tak terduga, seperti lonjakan permintaan atau gangguan pasokan. Tanpa pelacakan real-time, perusahaan bisa menghadapi tantangan dalam menjaga tingkat pelayanan pelanggan, menghadapi risiko kehilangan penjualan karena kekurangan stok, atau terpaksa membuang persediaan yang kadaluarsa.

Lalu apa solusinya? Anda bisa memanfaatkan sistem gudang untuk mengimplementasikan pelacakan persediaan secara real-time. Dengan fitur seperti barcode scanning, RFID, dan sensor lainnya, WMS dapat dengan cepat mengidentifikasi, menghitung, dan melacak pergerakan item persediaan di gudang. Selain itu, sistem gudang juga dapat memperbarui data persediaan secara otomatis, sehingga informasi yang diberikan kepada pihak terkait, seperti departemen penjualan, pemasaran, dan keuangan selalu akurat dan terkini.

Proses perencanaan dan pengendalian barang juga erat kaitannya dengan pick and pack barang. Melalui pelacakan persediaan secara real-time, proses ini dapat berjalan dengan lebih efektif. Sistem gudang WMS akan memberikan informasi akurat tentang lokasi spesifik barang di gudang supaya pick barang sesuai dengan order. Selain itu, setiap kali barang diambil dan dikemas, sistem gudang otomatis memperbarui kuantitas stok di database. Dengan demikian, WMS meminimalisir risiko kesalahan dalam pengambilan barang.

5. Otomatisasi Proses Retur

Dalam bisnis ritel dan distribusi, proses retur merupakan salah satu aspek yang sering kali terjadi. Pengelolaan retur yang tidak efektif dapat menyebabkan kerugian finansial, menurunkan kepuasan pelanggan, dan merusak reputasi perusahaan. Oleh karena itu, otomatisasi proses retur menjadi sangat penting agar barang yang dikembalikan dapat diproses dengan cepat, akurat, dan efisien. Serta memastikan kalau pelanggan mendapatkan pengembalian dana atau penukaran barang dengan tepat waktu.

Implementasi sistem gudang WMS membantu memastikan setiap retur diproses dengan standar yang konsisten, mengurangi kesalahan, dan mempercepat waktu pemrosesan. Bahkan dengan data yang tersedia dari proses retur, Anda dapat melakukan analisis untuk mengetahui alasan umum terjadinya retur dan mengambil langkah perencanaan dan pengendalian persediaan yang lebih strategis di masa depan. Bisa dengan memperbaiki kualitas produk atau alur kerja pada proses distribusi. Jadi, sistem gudang tidak hanya memperbaiki operasional internal tetapi juga berkontribusi pada meningkatnya kualitas pelayanan untuk pelanggan.

6. Optimasi Audit Persediaan

Salah satu hal penting lainnya dalam perencanaan dan pengendalian persediaan adalah proses audit. Langkah ini dibutuhkan perusahaan supaya integritas, akurasi, dan kualitas stok yang ada di gudang tetap terjamin. Selain itu, audit yang dilakukan secara rutin dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan bisnis yang tepat. Seperti perencanaan pembelian, penetapan harga jual, dan perencanaan produksi. Sayangnya tanpa metode yang tepat, proses ini bisa menghabiskan waktu dan biaya, serta rentan terhadap kesalahan.

Sebagai solusinya, gunakan sistem gudang seperti WMS. Sistem ini menyediakan alat-alat untuk scanning barcode atau RFID yang mempermudah identifikasi dan verifikasi barang selama proses stock opname. Data yang dikumpulkan dari scanning ini kemudian dibandingkan secara otomatis dengan catatan persediaan di database. Sehingga ketika ada ketidaksesuaian dapat dengan cepat diidentifikasi. Selain itu, sistem gudang juga melakukan pencatatan pergerakan pada setiap item persediaan, sehingga memudahkan pelacakan dan verifikasi saat audit.

7. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas bisa disimpulkan kalau proses perencanaan dan pengendalian persediaan menggunakan sistem gudang seperti WMS telah terbukti meningkatkan efisiensi operasional, meminimalisir kesalahan, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi banyak perusahaan. Dengan dilengkapi berbagai fitur canggih pada sistem tersebut, perusahaan dapat memastikan lokasi penyimpanan menjadi lebih optimal, tingkat persediaan lebih akurat, otomatisasi proses pemesanan dan retur, serta memudahkan audit persediaan. 

Tertarik untuk mulai implementasi sistem tersebut ke perusahaan Anda? Sistem gudang ScaleOcean siap membantu untuk mencapai efektivitas dan efisiensi di seluruh proses manajemen gudang Anda. Bukan hanya pada proses perencanaan dan pengendalian persediaan saja. Bahkan kami bisa menyediakan solusi khusus sesuai dengan permasalahan gudang yang kini Anda hadapi. Cari tahu lebih lanjut caranya dengan hubungi tim kami sekarang juga!