Pengelolaan persediaan menjadi aspek krusial dalam manajemen gudang karena berpengaruh pada profitabilitas dan kinerja operasional perusahaan. Sehingga dibutuhkan solusi yang inovatif yang tepat untuk menjaga stabilitas manajemen persediaan dan mengoptimalkan rantai pasokan, salah satunya dengan menerapkan VMI atau Vendor Managed Inventory.

Penerapan metode satu ini berfokus pada pemasok yang mengelola persediaan gudang perusahaan seperti, memonitor, merencanakan, dan mengatur pengiriman produk. Nah, artikel kali ini akan membahas secara rinci apa itu VMI, pemanfaatannya di manajemen gudang, serta bagaimana perusahaan bisa mengimplementasikannya secara sukses. Simak dengan baik penjelasan berikut!

1. Apa itu VMI?

Vendor managed inventory atau VMI adalah penyedia atau vendor yang tidak hanya menyediakan produk kepada pelanggan, tetapi juga mengelola persediaan di gudang pelanggan. Konsep ini menggabungkan teknologi informasi dan kolaborasi erat antara perusahaan dan vendor untuk memastikan ketersediaan jumlah produk secara real time. 

VMI adalah perubahan paradigma dalam manajemen persediaan yang menggantikan model tradisional di mana pelanggan mengendalikan pesanan mereka sendiri. Dalam VMI, vendor mengambil peran yang lebih proaktif dalam merencanakan persediaan berdasarkan data permintaan secara riil dan tren konsumen. 

Aspek yang membuat VMI banyak digunakan perusahaan logistik adalah, strategi ini menawarkan solusi win-win terhadap perusahaan. Dengan penggunaan vendor managed inventory, perusahaan akan mendapat banyak manfaat, seperti dapat mengurangi biaya persediaan dan peningkatan akurasi persediaan.

Sedangkan di sisi vendor akan dapat meningkatkan efisiensi operasional dengan perencanaan produksi dan alur pengiriman barang dengan lebih efisien. Pengelolaan inventaris oleh vendor manajemen ini melibatkan pertukaran data yang terus-menerus untuk memantau tingkat persediaan, perkiraan permintaan, dan penjualan.

2. Implementasi VMI yang Tepat

Memilih dengan tepat VMI adalah langkah penting dalam meningkatkan implementasi inventory untuk efisiensi manajemen persediaan dan rantai pasokan Anda. Namun, memilih vendor manajemen yang tepat untuk bisnis Anda bukanlah tugas yang mudah. Simak penjelasan ini untuk mengetahui apa saja langkah untuk implementasi VMI dengan tepat!

a. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis Anda. Mulai memahami jenis produk yang dijual, tingkat permintaan pelanggan, fluktuasi musiman, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi manajemen inventory Anda. Penting juga untuk memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari penggunaan VMI dan bagaimana hal itu akan berintegrasi dengan proses bisnis Anda.

b. Identifikasi Pemasok Potensial

Selanjutnya, Anda pelu mengidentifikasi pemasok yang memiliki pengalaman dan keahlian dalam implementasi VMI. Cari pemasok yang telah berhasil mengimplementasikan vendor manajemen inventaris dengan sukses dan pastikan juga pemasok tersebut memiliki reputasi yang baik agar tidak terjadi kesalahan di masa depan. 

c. Tinjau Kemampuan Sistem VMI

Vendor managed inventory yang akan dipilih harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk itu tinjau dengan cermat kemampuan vendor dalam pemantauan stok, perencanaan persediaan, dan integrasi dengan sistem manajemen gudang Anda. Pastikan vendor tersebut dapat mengakomodasi kompleksitas dan perubahan yang mungkin terjadi dalam rantai pasokan Anda.

c. Evaluasi Kemampuan Teknologi

Pilih sistem VMI yang menggunakan teknologi yang sesuai dengan infrastruktur IT dan sistem supply chain Anda. Pastikan sistem tersebut kompatibel dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan saat ini agar memudahkan implementasi dan integrasi yang lancar pada pengelolaan inventory Anda. 

d. Pertimbangkan Biaya dan ROI

Hal penting selanjutnya adalah melakukan evaluasi biaya implementasi dan operasional pada VMI. Bandingkan biaya yang Anda keluarkan untuk manajemen vendor, dengan manfaat yang diharapkan dan potensi penghematan biaya persediaan. Untuk itu, buatlah perhitungan ROI atau Return on Investment untuk memastikan bahwa investasi dalam VMI akan memberikan keuntungan yang signifikan dalam jangka panjang.

e. Komunikasi dengan Pemasok

Diskusikan dengan pemasok yang telah Anda pilih mengenai rencana dan strategi implementasi VMI yang diharapkan. Pastikan ada pemahaman yang jelas tentang peran masing-masing pihak dalam manajemen persediaan. Selain itu, bahas juga mengenai pertukaran data yang diperlukan dan bagaimana komunikasi yang akan berjalan antara Anda dan pemasok.

f. Uji Coba dan Evaluasi

Sebelum mengadopsi VMI secara menyeluruh, penting untuk mempertimbangkan uji coba terbatas. Hal ini akan membantu Anda untuk memahami bagaimana sistem bekerja dalam praktik dan memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan. Setelah implementasi, terus lakukan evaluasi kinerja VMI secara berkala untuk memastikan bahwa ini masih merupakan solusi yang efektif bagi bisnis Anda.

3. Manfaat VMI

Setelah mengetahui bahwa apa itu VMI sebagai strategi efektif untuk manajemen gudang dan rantai pasokan, vendor manajemen inventaris memiliki berbagai manfaat penting untuk pengelolaan persediaan. Berikut ini beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh melalui penerapan VMI dalam manajemen gudang Anda:

a. Pengurangan Biaya Persediaan

VMI dengan peran aktif pemasok sebagai pengelola stok memberikan manfaat untuk mengurangi risiko overstock dan understock yang dapat mengakibatkan pemborosan biaya. Dengan perencanaan yang lebih tepat, Anda dapat menghemat uang yang sebelumnya terbuang pada persediaan yang tidak perlu.

b. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Manfaat selanjutnya dari VMI adalah memungkinkan Anda untuk menjaga tingkat persediaan yang optimal, dengan menyediakan produk selalu dalam persediaan ketika pelanggan membutuhkannya. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun loyalitas yang kuat, sehingga dapat meningkatkan penjualan dan reputasi bisnis Anda.

c. Efisiensi Operasional 

Vendor managed inventory dapat memotong waktu dan upaya yang sebelumnya digunakan untuk perencanaan persediaan dan pemantauan stok. Dengan data yang lebih akurat dan terus-menerus, Anda dapat mengelola gudang dengan lebih efisien, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

d. Perencanaan yang Lebih Akurat

Kemampuan untuk berbagi data secara real-time dengan pemasok dapat memungkinkan perencanaan persediaan yang lebih akurat. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang permintaan dan tren pasar, Anda dapat merespons perubahan dengan lebih cepat dan lebih baik.

e. Mengoptimalkan Rantai Pasokan

Manfaat terakhir dari VMI adalah dapat mengintegrasikan pelanggan dan pemasok secara lebih erat dalam rantai pasokan. Penerapan ini akan menciptakan kolaborasi yang lebih erat, yang dapat membantu mengidentifikasi peluang untuk mengoptimalkan supply chain management secara keseluruhan.

4. Jenis VMI

Dalam pengelolaan manajemen gudang, vendor managed inventory hadir dalam berbagai bentuk dan model yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Pemilihan jenis VMI yang sesuai dengan karakteristik dan persyaratan bisnis Anda dapat memainkan peran kunci dalam meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan persediaan. Berikut adalah beberapa jenis yang umum digunakan dalam perusahaan:

a. VMI Tradisional

Jenis ini VMI adalah jenis yang umum digunakan, di mana pemasok secara aktif mengelola persediaan dalam gudang. Pemasok melakukan pemantauan stok, menghasilkan pesanan, dan mengatur pengiriman secara rutin berdasarkan data permintaan pelanggan. Jenis ini dapat membantu menghindari out-of-stock dan overstock, mengoptimalkan persediaan, dan mengurangi biaya persediaan.

b. Collaborative VMI

Dalam jenis ini, kolaborasi antara pelanggan dan pemasok perlu ditingkatkan. Mereka bekerja sama dalam perencanaan persediaan, peramalan permintaan, dan pengambilan keputusan strategis. Penggunaan jenis ini akan memungkinkan kustomisasi yang lebih besar dan pemahaman yang lebih dalam mengenai apa yang dibutuhkan oleh pelanggan.

c. Continuous Replenishment

Continuous Replenishment VMI adalah jenis yang berfokus pada pengiriman yang berkelanjutan berdasarkan konsumsi aktual pelanggan. Dalam penggunaan jenis ini, persediaan barang diisi secara terus-menerus dan secara otomatis sampai produk mencapai titik peringatan tertentu. Hal ini akan mengurangi intervensi manusia dalam proses pesanan dan pengiriman.

d. Cross-Docking 

Cross docking VMI adalah jenis yang berfokus hanya pada persediaan yang disimpan sebentar di gudang penyimpanan sebelum diangkut ke lokasi lain atau ke pelanggan akhir. Hal ini akan meminimalkan penimbunan persediaan di gudang, mengurangi biaya penyimpanan, dan mengoptimalkan proses pengiriman.

e. Consignment 

Dalam jenis ini, pemasok tetap memiliki kepemilikan persediaan hingga saat perusahaan menggunakannya. Perusahaan hanya perlu membayar untuk barang yang benar-benar digunakan, penggunaan jenis ini dapat membantu mengurangi risiko dan biaya persediaan yang tidak perlu untuk pengelolaan inventory yang lebih efisien. 

5. Kesimpulan

Dari pemaparan rinci diatas mengenai konsep, implementasi, jenis, dan manfaat VMI, dapat disimpulkan bahwa VMI adalah sebuah strategi antara pemasok dan perusahaan yang dapat meminimalisir biaya persediaan, dan meningkatkan efisiensi operasional dan layanan pelanggan. 

Bagi Anda yang ingin memudahkan pengelolaan gudang, metode satu ini cocok untuk diterapkan. Dimana Anda tidak perlu lagi bingung dalam menentukan kapan harus melakukan pembelian, berapa jumlah stok terkini, dan masih banyak lagi. Vendor managed inventory ​akan memberikan fleksibilitas yang besar, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja bisnis Anda.