Andaikan Anda sedang mengelola proses pengadaan untuk kelangsungan proyek perusahaan. Namun, ternyata terdapat kesalahan dalam pembuatan surat purchase order (PO) karena dilakukan secara manual. Seperti salah ketik atau ada informasi yang terlewat, sehingga berujung pada keterlambatan pengiriman, perselisihan dengan pemasok, bahkan kerugian finansial.

Tidak jarang, proses manual ini juga menghabiskan waktu dan tenaga, karena Anda harus memeriksa dan menyusun setiap detail secara hati-hati. Cara ini tentulah tidak efiesien apalagi jika Anda perlu melakukan pengadaan untuk ribuan barang atau jasa.

Oleh karena itu, dibutuhkan solusi teknologi yang dapat mengotomatisasi pembuatan form PO. Artikel ini akan membantu Anda untuk tahu lebih lanjut seperti apa contoh surat purchase order yang tepat dan bagaimana sofware procurement dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pembuatan dan pengelolaan dokumen ini.

1. Apa itu Surat Purchase Order?

Surat purchase order atau dikenal dengan istilah surat PO merupakan dokumen resmi yang harus dikeluarkan perusahaan kepada penjual barang atau jasa ketika melakukan pengadaan. Umumnya, form PO berisi informasi berupa jumlah barang yang dibutuhkan, harga setiap item, spesifikasi, hingga waktu yang diharapkan dalam pengiriman.

Dalam cakupan yang lebih luas, surat PO juga dibutuhkan untuk memastikan pembelian barang atau jasa dalam perusahaan masih sesuai kebutuhan dan anggaran yang ditetapkan. Surat ini juga diperlukan untuk pencatatan dan pelacakan transaksi, sehingga perusahaan dapat memantau status pemesanan dan memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai harapan.

2. Komponen dalam Surat Purchase Order

Sebagai bukti kontrak yang sah, tentunya purchase order format harus berisi komponen informasi yang lengkap dan akurat. Tujuannya agar detail dalam surat tercatat dengan jelas. Komponen tersebut antara lain:

a. Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan adalah bagian pertama yang harus dicantumkan dalam form PO. Isinya berupa detail nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak yang bisa dihubungi. Menggunakan informasi tersebut, penjual dapat mengidentifikasi secara jelas siapa yang melakukan pemesanan dan kemana barang atau jasa harus dikirimkan.

b. Nomor Purchase Order

Berikutnya cantumkan nomor unik untuk mempermudah identifikasi dan pelacakan pesanan. Nomor PO tidak hanya memudahkan pihak internal perusahaan, tapi juga sebagai referensi supplier dan menghindari kebingungan dalam proses pemenuhan pesanan.

c. Tanggal PO

Tanggal PO memuat informasi terkait kapan surat dibuat.  Tanggal ini sekaligus digunakan sebagai acuan waktu dalam melakukan proses pengiriman sekaligus pembayaran, serta menentukan jangka waktu berlakunya PO tersebut.

d. Informasi Supplier

Sama halnya dengan informasi perusahaan, form PO juga perlu memuat nama, alamat, dan kontak dari supplier yang akan menyediakan barang atau jasa. Informasi ini juga berguna ketika perusahaan perlu menghubungi lebih lanjut terkait detail pesanan, pengiriman, atau pengembalian barang.

e. Deskripsi Barang/Jasa

Bagian inti dari purchase order format adalah deskripsi. Dalam komponen ini, Anda perlu menjelaskan secara detail dan lengkap mengenai barang atau jasa yang dipesan. Mencakup spesifikasi produk, kode produk, jumlah, dan informasi tambahan lainnya yang disepakati bersama. Deskripsi yang jelas akan membantu menghindari kesalahan dalam pemenuhan pesanan.

f. Harga Unit dan Total

Harga unit dan total dalam PO mencakup harga per unit dari barang atau jasa yang dipesan, serta total biaya untuk semua item. Jika ada rincian lebih lanjut tentang diskon atau penyesuaian harga lainnya, Anda bisa menambahkan di bagian ini.

g. Syarat Pengiriman

Pastikan surat purchase order Anda juga mencantumkan informasi mengenai waktu pengiriman, metode pengiriman, dan alamat pengiriman yang diinginkan. Syarat ini membantu Anda untuk memastikan barang atau jasa dikirimkan tepat waktu dan sampai di lokasi sesuai kesepakatan.

h. Syarat Pembayaran

Selain syarat pengiriman, cantumkan juga syarat pembayaran. Pada komponen ini mencakup metode yang disepakati, tenggat waktu pembayaran, dan ketentuan lain yang diperlukan. Syarat pembayaran yang jelas membantu menghindari adanya perselisihan dan memastikan transaksi berjalan lancar.

i. Tanda Tangan Pihak Terkait

Komponen terakhir adalah tanda tangan dari berbagai pihak yang terlibat di proses pengadaan. Dengan adanya tanda tangan tersebut, PO dinyatakan sah dan telah disetujui oleh kedua pihak. Tanda tangan ini menunjukkan adanya legitimasi pada dokumen sehingga dapat digunakan sebagai bukti hukum jika diperlukan.

3. Cara Membuat Dokumen Purchase Order

Pembuatan surat PO yang baik perlu memperhatikan pada proses dan prosedur yang terstruktur. Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, purchase order yang Anda buat terjamin akurasinya. Langkah-langkah tersebut yaitu:

a. Identifikasi Kebutuhan Pengadaan

Pertama, pastikan Anda telah mengidentifikasi kebutuhan pengadaan secara jelas. Bisnis perlu paham apa yang dibutuhkan, baik dari aspek jumlah, spesifikasi, maupun waktu pengiriman.

Kebutuhan ini biasanya diidentifikasi oleh tim pengadaan atau departemen terkait, dan ditinjau ulang oleh manajer untuk memastikan apakah sudah relevan dan sesuai prioritas. Tujuannya untuk menghindari pemesanan yang berlebihan atau kekurangan.

b. Pemilihan Vendor atau Pemasok

Setelah proses identifikasi selesai, cara membuat purchase order berikutnya adalah melakukan pemilihan vendor atau pemasok. Lakukan evaluasi berdasarkan kualitas, harga, keandalan, dan pengalaman sebelumnya. Dengan ini, bisa dipastikan barang atau jasa yang diterima memenuhi standar yang diinginkan dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

c. Negosiasi Harga dan Kontrak dengan Supplier

Setelah pemasok dipilih, Anda juga bisa melakukan negosiasi terkait harga dan syarat-syarat lain. Tujuannya agar kedua pihak mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Diskusi ini bisa tentang metode pembayaran, waktu pengiriman, dan layanan purna jual.

d. Menyusun Surat PO Sesuai Standar

Setelah semua detail disepakati, barulah Anda bisa menyusun dan mengeluarkan surat PO. Dalam menyusun surat ini, selain memasukkan semua informasi yang relevan, pastikan format dokumen sesuai dengan standar perusahaan dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. 

4. Contoh Purchase Order yang Tepat

Untuk tahu lebih lanjut bagaimana komponen-komponen di atas disertakan dalam dokumen PO, maka di bawah ini akan diberikan contoh surat purchase order yang lengkap supaya bisa digunakan sebagai referensi. Berikut contohnya.

Dari contoh surat purchase order di atas bisa terlihat bahwa surat ini sangat mendukung proses pengadaan. Dengan informasi yang terdapat di dalamnya, Anda bisa lebih mudah untuk memastikan semua detail penting terkait pesanan telah dicatat dengan jelas dan akurat.

5. Permudah Buat Surat PO Melalui Software Procurement ScaleOcean

Contoh surat purchase order di atas jika dibuat dengan cara manual sangatlah rentan terhadap human error. Baik itu salah ketik atau adanya informasi yang kurang lengkap, sehingga bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan atau supplier. 

Software procurement ScaleOcean menghadirkan solusi canggih untuk mengotomatisasi pembuatan surat PO. Fitur-fitur yang ditawarkan antara lain:

• PR & PO Management: Mengelola keseluruhan proses dari purchase requisition (PR) hingga pembuatan dan pengelolaan purchase order (PO).

• Approval Workflow: Memungkinkan perusahaan untuk mengatur alur persetujuan yang diperlukan sebelum PR atau PO dapat diselesaikan.

• Real-Time Budget Control: Membantu memantau pengeluaran terhadap anggaran yang telah ditetapkan secara real-time saat proses pembelian berlangsung.
  

• Vendor Portal: Vendor dapat menerima pesanan, mengirimkan sales order, memperbarui informasi produk, dan memantau status pembayaran.

• Order Management: Mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan barang, hingga pemantauan status pesanan.

• Product Management: Mengelola katalog produk yang tersedia untuk pembelian, termasuk pengaturan informasi produk, harga, dan stok yang terintegrasi dengan inventori.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, cara membuat purchase order dan pengelolaannya menjadi lebih efisien serta perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar, akurat, dan sesuai anggaran yang ditetapkan.

6. Kesimpulan

Surat purchase order diperlukan untuk memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan sesuai kebutuhan dan anggaran yang ditetapkan. Kesalahan sedikit saja dalam pembuatannya, dapat mengakibatkan berbagai masalah dan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan solusi digital untuk mengelola surat ini.

Software procurement ScaleOcean menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi masalah ini. Dengan fitur-fitur canggihnya yang terintegrasi, ScaleOcean memastikan proses pembuatan dan pengelolaan surat PO berjalan lebih cepat, akurat, dan efisien. Dapatkan demo gratisnya hari ini dan rasakan manfaat nyata dari otomatisasi pengelolaan purchase order Anda!