Bagi banyak perusahaan yang melakukan pembelian untuk produksi, blanket purchase order menawarkan peluang agar lebih mudah untuk menyederhanakan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional. Sederhananya, blanket purchase memberi kemudahan tim purchasing management untuk memanfaatkan harga yang telah ditentukan dan mengurangi beban permintaan.

Saat terjadinya kendala dalam pengadaan barang seperti kesulitan mencari pemasok, bahan baku yang membutuhkan proses pembuatan lama serta yang lainnya, beberapa masalah tersebut bisa menurunkan kualitas dan minat pasar. Perlunya solusi tercepat dari permasalahan tersebut bisa diatasi dengan operasional pengadaan yang benar. Untuk memaksimalkan proses tersebut metode pengadaan dari blanket purchase order adalah salah satu cara yang bisa mengurangi resiko tadi. Nah, langsung saja simak detailnya pada pembahasan di bawah ini.

1. Blanket Order Adalah

Blanket purchase order adalah perjanjian jangka panjang antara tim purchasing management dan pemasok untuk mengirimkan barang atau jasa dengan harga yang ditentukan secara berulang dalam jangka waktu tertentu. Pada BPO perusahaan akan menyepakati perjanjian yang sudah dibuat seperti harga, spesifikasi barang, jadwal pengiriman dalam kurun periode tertentu, jumlahnya, serta persyaratan tertentu.

Blanket purchase sangat berguna untuk barang atau produk yang dibutuhkan perusahaan secara terus-menerus dan dapat diprediksi kedepannya. Misalnya, pengajuan permintaan garam untuk pembuatan basreng di perusahaan makanan siap saji. Dengan melakukan BPO, perusahaan dapat menetapkan persyaratan dan harga yang telah dinegosiasikan sebelumnya dengan pemasok untuk barang atau jasa tertentu, sehingga mengurangi beban anggaran yang besar dan waktu yang diperlukan untuk setiap pembelian.

Manfaat lainnya dari penggunaan blanket order adalah untuk pembelian jangka panjang yaitu, fleksibilitas dan efisiensi. Proses pengadaan terjadi lebih efisien karena menghilangkan kebutuhan untuk selalu membuat pesanan pembelian setiap purchasing berulang. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi kesalahan pembuatan dokumen.

2. Manfaat BPO pada Perusahaan

Dengan adanya pembuatan dokumen blanket order, perusahaan dapat menegosiasikan harga dan persyaratan yang lebih baik, karena perjanjian ini bersifat jangka panjang dan tetap. Pengaturan ini tidak hanya menyederhanakan proses pengadaan tetapi juga memastikan efektivitas biaya dan efisiensi waktu.

Apabila terjadi kendala dalam suatu pesanan dari pihak pemasok dimana permintaan barang sudah termasuk dalam blanket purchase seperti pengiriman yang lama atau keterlambatan pengadaan. Purchasing management dapat menunjukan kontrak BPO yang sudah disetujui sebagai tagihan. Begitu pula sebaliknya, jika perusahaan belum memenuhi target pembelian yang sudah disepakati pada BPO, maka supplier berhak memperpanjang kontrak sampai pemilik usaha memenuhi standar pembelian. Tak hanya keuntungan di atas saja yang didapatkan perusahaan, berikut manfaat lainnya.

a. Alur Proses Permintaan Lebih Singkat

BPO menyederhanakan proses pembelian dengan mengurangi pengajuan surat purchase order setiap kali perusahaan kehabisan stok. Penyederhanaan ini menghasilkan lebih sedikit tugas administratif dan lebih sedikit dokumen, sehingga tim purchasing management dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Pengajuan pembelian berulang dapat memakan waktu yang lama, terutama untuk barang atau jasa yang sering dibutuhkan.

Blanket purchase mengubah step tersebut dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian. Dengan adanya BPO, perusahaan menyetujui persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman barang atau jasa tertentu dengan pemasok dalam jangka waktu yang lama. Pengaturan ini menghilangkan redundansi dalam pembuatan dan pemrosesan pesanan pembelian baru untuk setiap pembelian berulang, sehingga menyederhanakan proses pengadaan secara keseluruhan.

b. Lebih Banyak Menghemat Pengeluaran

Blanket purchase melibatkan negosiasi harga dalam jumlah besar atau diskon volume dengan pemasok, sehingga menghasilkan penghematan biaya langsung. Karena persyaratan dinegosiasikan di muka untuk jangka waktu yang lebih lama sehingga perusahaan dapat menjaga harga dari awal. Meskipun terdapat perubahan bahan baku dari pemasok tetapi dengan BPO, perusahaan dapat melindungi dari potensi kenaikan harga.

Negosiasi yang dilakukan mencakup komitmen untuk membeli barang atau jasa dalam volume tertentu jadi BPO tidak sembarangan dibuat hanya untuk jangka panjang saja tetapi, tim purchasing management juga diminta untuk membeli dalam jumlah tertentu, sehingga memberikan pengaruh kepada perusahaan untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah.

Pemasok sering kali bersedia menawarkan diskon untuk menjamin kelancaran bisnis dan mengurangi upaya administratif dan penjualan mereka. Diskon ini secara langsung berarti penghematan biaya bagi perusahaan, sehingga menjadikan blanket purchase alat yang efektif untuk mengurangi biaya pengadaan.

c. Fleksibilitas dalam Melakukan Order

Manfaat lain dari blanket order adalah fleksibilitas yang diberikannya dalam hal pemesanan. Tidak seperti pesanan pembelian manual yang terikat pada minimal purchase dan tanggal pengiriman tertentu, blanket purchase memudahkan perusahaan memesan barang atau jasa jika diperlukan dengan jumlah yang diinginkan sewaktu-waktu selama pesanan tersebut berada dalam cakupan perjanjian yang telah ditentukan sebelumnya.

Fleksibilitas ini sangat penting untuk mengelola manajemen inventaris secara efektif. Namun, ada cara baru untuk mengatasi pemesanan manual pembelian yang sering menghambat permintaan meskipun sudah dilakukan dengan blanket order. Dengan menggunakan e-katalog purchasing dapat memilih dan menindaklanjuti pengiriman permintaan mereka sesuai keinginan hanya melalui internet saja.

d. Efektivitas Waktu Pengajuan Permintaan 

Pada proses purchasing pada umumnya, setiap pesanan biasanya memiliki serangkaian langkah seperti negosiasi, persetujuan, dan pemrosesan, yang masing-masing menghabiskan waktu lebih lama. Untuk barang-barang yang selalu dibutuhkan, proses ini menjadi sangat berulang dan tidak efisien. Blanket purchase menyederhanakan hal ini dengan mencakup beberapa pembelian dalam satu perjanjian.

Setelah BPO ditetapkan, blanket order akan mencakup persyaratan, harga, dan jadwal pengiriman yang telah dinegosiasikan sebelumnya, yang berarti bahwa untuk setiap pesanan berikutnya tidak perlu melakukan pembuatan ulang. Proses ini bermanfaat untuk pembelian rutin dan terencana karena menghemat waktu dalam dokumen serta transaksi yang sama.

e. Stabilitas Kualitas

Menggunakan pendekatan BPO memastikan barang yang diterima oleh tim purchasing management akan selalu sama. Meskipun pesanan dilakukan setiap 6 bulan sekali, pihak supplier tidak dapat mengubah kesepakatan kualitas yang sudah ditandatangani bersama sedari awal. Misalkan ada perubahan kualitas karena bahan baku naik, pengadaan perusahaan tidak akan terganggu baik dari segi harga dan kriteria itu sendiri karena sudah ada perjanjian yang mengikat.

Dengan begitu, pemasok harus berkomitmen menjaga kestabilan barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kesepakatan bersama. Keuntungan dari blanket purchase inilah yang memudahkan pemilik bisnis melakukan kontrol dan pengawasan mereka terhadap setiap produk yang masuk pada gudang.

3. Cara Kerja Dokumen Blanket Purchase

BPO menetapkan pada dokumen tentang jenis dan jumlah barang yang akan dipasok, harga, standar kualitas, dan jadwal pengiriman dengan fleksibilitas dalam hal waktu dan kuantitas yang tepat untuk setiap pesanan. Perusahaan merespons kebutuhan operasional mereka secara efisien tanpa beban administratif berulang dalam menerbitkan pesanan pembelian baru untuk setiap transaksi. Untuk efektivitas waktu, cara kerja blanket purchase sangat diperhatikan. Berikut alur kerja BPO di perusahaan. 

a. Mencari Pemasok 

Pertama, pemilik usaha akan melakukan pencarian supplier yang kemudian dikumpulkan semua informasi terkait profil pemasok dan relevansi dengan kebutuhan perusahaan. Setelah itu baru proses seleksi berlangsung. Penyortiran tersebut berfungsi agar kedepannya kualitas maupun persyaratan yang diajukan oleh purchasing management bisa terpenuhi.

b. Membuat Perjanjian

Persyaratan ini mencakup jenis produk atau layanan, harga yang diinginkan, jumlah maksimum dalam satu periode, standar kualitas, jadwal pengiriman, dan durasi perjanjian, yang dapat berkisar dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Dokumen kemudian diajukan pada pemasok dan melalui tahap diskusi untuk menemukan titik tengah yang menguntungkan.

c. Ordering Barang atau Jasa

Setelah BPO diterapkan, perusahaan dapat melakukan pemesanan berdasarkan perjanjian ini sesuai kebutuhan, tanpa harus menegosiasikan syarat dan harga untuk setiap pesanan. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan dengan cepat dan mempertahankan tingkat persediaan yang optimal.

d. Pembayaran dan Invoice

Untuk setiap pesanan yang dilakukan berdasarkan blanket purchase, pemasok mengirimkan barang atau jasa sesuai persyaratan yang disepakati dan kemudian menerbitkan invoice. Proses pembayaran mengikuti ketentuan yang diuraikan dalam BPO.

f. Evaluasi Kinerja

Saat pembelian pada blanket purchase berakhir, perusahaan dapat meninjau kinerja pemasok dan efektivitas perjanjian secara keseluruhan. Berdasarkan penilaian tersebut, purchasing staff dapat memilih untuk memperbarui BPO, negosiasi ulang persyaratan, atau menyelesaikan perjanjian dan berpotensi mencari pemasok lain.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan artikel di atas, blanket purchase order adalah dokumen yang berisi perjanjian, syarat, dan kontrak dalam jangka waktu tertentu sekurang-kurangnya dalam satu tahun yang diajukan oleh perusahaan untuk pemenuhan kebutuhan mereka dengan periode yang lebih lama dengan minimum pembelian dalam waktu tersebut.

Manfaat dari BPO sendiri bagi pemilik usaha adalah kestabilan harga, kualitas yang selalu sama, hingga mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan. Namun, apabila perusahaan tidak memenuhi standar minimum pembelian pada BPO pemasok dapat mengajukan dokumen blanket order sehingga kontrak akan semakin panjang sampai pembelian memenuhi standar perjanjian awal.