Purchasing hotel adalah proses akuisisi barang yang diperlukan untuk kegiatan harian hotel. Purchasing hotel bertujuan untuk memastikan bahwa semua departemen memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk beroperasi secara efektif sambil juga mengelola biaya dengan cermat. Ini melibatkan negosiasi dengan pemasok, pemilihan produk, penentuan waktu pembelian, serta penerimaan dan penyimpanan barang.

Tugas purchasing hotel bertanggung jawab untuk membuat keputusan pembelian, memonitor inventaris, dan menjaga hubungan dengan vendor. Artikel ini akan membahas secara mendalam delapan tugas dan tanggung jawab purchasing di lingkungan hotel, serta memberikan penjelasan tentang bagaimana mereka mendukung kegiatan bisnis hotel dan membantu mencapai standar pelayanan yang tinggi.

1. Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan adalah tugas purchasing hotel yang pertama kali dilakukan. Tim purchasing harus melakukan analisis secara menyeluruh terhadap kebutuhan operasional hotel. Hal tersebut dapat menentukan barang apa saja yang harus dibeli, jumlah barang, dan kapan harus dibeli. Proses ini melibatkan koordinasi yang baik dengan berbagai departemen seperti housekeeping, kitchen, dan teknik untuk memahami kebutuhan mereka secara spesifik. 

Perencanaan yang baik akan memastikan pengadaan berjalan dengan efektif, menghindari pemborosan, dan mempertahankan aliran kas yang sehat. Selain itu, perencanaan yang efektif juga membantu dalam menentukan prioritas pengadaan, mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan inventaris, dan membantu hotel untuk memperoleh keuntungan dari diskon kuantitas atau penawaran khusus dari supplier.

2. Pemilihan Supplier

Dalam memilih supplier, tim purchasing harus melakukan evaluasi yang mendalam terhadap berbagai pemasok untuk menemukan pemasok yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan hotel. Faktor-faktor yang dipertimbangkan mencakup kualitas produk, kapasitas untuk memenuhi jumlah pesanan, konsistensi dalam kualitas produk, kemampuan dalam memenuhi deadline, serta harga yang kompetitif. 

Proses pemilihan supplier sering melibatkan pengumpulan dan analisis penawaran, cek referensi, serta kunjungan ke lokasi pemasok untuk audit langsung. Tim purchasing harus memilih supplier yang tepat karena akan berdampak langsung pada kualitas produk dan layanan yang diterima oleh tamu hotel, serta reputasi hotel itu sendiri. Selain itu, pemasok yang terpercaya dan berkualitas dapat memberikan dukungan baik dan responsif terhadap kebutuhan atau masalah yang dapat muncul.

3. Negosiasi Harga dan Kondisi Pembelian

Negosiasi bertujuan untuk mencapai kesepakatan pembelian yang menguntungkan hotel. Proses negosiasi tidak hanya terbatas pada harga, tetapi juga mencakup kondisi pembayaran, jangka waktu kredit, garansi, dan layanan purna jual. Tim purchasing profesional harus memiliki keterampilan negosiasi yang baik untuk dapat mencapai kondisi yang optimal, seringkali melibatkan perundingan yang intensif dan taktik negosiasi yang cermat. 

Selain itu, tim purchasing hotel harus memiliki pemahaman yang baik tentang dinamika pasar dan tren harga untuk barang dan jasa yang akan dibeli, yang akan membantu dalam membuat argumen yang kuat selama proses negosiasi. Keterampilan ini penting untuk memastikan bahwa hotel tidak hanya mendapatkan harga yang terbaik, tetapi juga kondisi pembelian yang akan mendukung operasional hotel dalam jangka panjang.

4. Pemesanan dan Pengadaan Barang

Setelah negosiasi selesai, tugas purchasing hotel berikutnya adalah membuat dan mengelola pesanan pembelian. Proses ini melibatkan pencatatan yang akurat dan pemantauan order untuk memastikan bahwa semua pesanan diproses sesuai dengan kesepakatan. Untuk mengelola pesanan ini, penting untuk memiliki sistem yang terstruktur, termasuk perangkat lunak manajemen pembelian yang dapat membantu dalam pengawasan dan pengelolaan.

Tim purchasing harus bekerja sama dengan tim keuangan untuk memastikan bahwa pembayaran dikirim tepat waktu sesuai dengan perjanjian. Mereka juga harus bekerja sama dengan departemen logistik untuk merencanakan penerimaan barang dan memastikan bahwa ruang penyimpanan sudah tersedia untuk menyimpan barang baru. Keakuratan dalam proses ini berguna untuk menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan kerugian finansial atau operasional.

5. Penerimaan Barang

Ketika barang tiba, tim purchasing harus memeriksa bahwa semua barang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam pesanan. Proses penerimaan melibatkan pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang, serta konfirmasi bahwa barang-barang tersebut bebas dari kerusakan atau kekurangan. Ini sering memerlukan koordinasi dengan tim gudang untuk menyusun penerimaan dan penyimpanan yang tepat, serta dengan departemen yang relevan untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka.

Dokumentasi yang akurat dan pemeriksaan menyeluruh pada tahap ini dapat mencegah terjadinya masalah yang lebih besar di masa depan, seperti klaim garansi atau pengembalian produk ke supplier. Penerimaan barang adalah waktu yang digunakan untuk mengupdate sistem inventaris agar barang baru yang diterima sudah tercatat secara akurat.

6. Kontrol Kualitas

Kontrol kualitas adalah proses penting yang dilakukan oleh tim purchasing untuk memastikan bahwa semua produk yang dibeli memenuhi atau melebihi standar kualitas yang diharapkan oleh hotel. Proses ini melibatkan pengujian, inspeksi, dan penilaian produk untuk memastikan kesesuaiannya dengan spesifikasi yang ditetapkan. 

Tim purchasing juga bertugas untuk menghubungi supplier jika terdapat masalah pada barang dan mengatur pengembalian atau penggantian produk jika diperlukan. Melakukan kontrol kualitas yang efektif dapat membantu meminimalkan risiko kerusakan reputasi yang dapat terjadi akibat penyediaan barang atau jasa yang substandar kepada tamu. Ini juga berkontribusi terhadap kepuasan tamu, yang secara langsung dapat mempengaruhi ulasan dan peringkat hotel.  

7. Manajemen Inventory dan Audit

Manajemen inventori yang efektif berguna untuk menjaga efisiensi operasional dan keuangan hotel. Tim purchasing bertanggung jawab untuk memantau level stok untuk memastikan bahwa stok barang ada dalam jumlah cukup dan tidak berlebihan. Ini melibatkan penggunaan sistem manajemen inventori untuk tracking penggunaan dan pemesanan ulang barang. 

Audit reguler juga penting dilakukan tim purchasing untuk memeriksa keakuratan data inventori dan untuk mengidentifikasi masalah seperti kehilangan atau pencurian barang. Audit ini membantu memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal dan dapat membantu mengungkapkan area yang membutuhkan perbaikan dalam proses pengadaan atau manajemen stok.

8. Pelaporan dan Analisis

Tim purchasing harus membuat laporan berkala kepada manajemen hotel mengenai aktivitas pengadaan, pengeluaran, dan tren yang terkait. Laporan ini sangat penting untuk membantu manajemen membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang akurat dan terkini. Selain itu, melakukan analisis mendalam tentang praktik pengadaan dapat mengetahui peluang untuk meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya.

Misalnya, analisis dapat menunjukkan bahwa perubahan pada produk atau supplier dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan, atau bahwa kontrak yang lebih baik dapat dibuat. Dengan laporan dan analisis yang efektif, departemen purchasing berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis secara keseluruhan dan pengelolaan sumber daya hotel secara optimal.

9. Kesimpulan

Memahami tugas dan tanggung jawab purchasing di sektor bisnis hotel sangat berguna untuk membantu hotel untuk mencapai keberhasilan dan meningkatkan kelancaran kegiatan operasional hotel. Tugas purchasing hotel mencakup beragam aktivitas, dari perencanaan pengadaan hingga manajemen inventori, yang semuanya harus dilakukan dengan ketelitian.

Peran purchasing tidak hanya mempengaruhi efisiensi operasional, tetapi juga meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada tamu. Dengan mengetahui dan memahami delapan tugas dan tanggung jawab purchasing yang telah kami bahas, para praktisi dan pemangku kepentingan di industri hotel dapat mengoptimalkan proses dan strategi bisnis untuk mendukung pertumbuhan serta keberlanjutan bisnis hotel mereka.