Penawaran adalah proses kritis dalam bisnis yang berperan penting dalam hubungan antara perusahaan dan supplier. Proses ini tidak hanya melibatkan berbagi informasi mengenai kebutuhan dan kapasitas, tetapi juga melakukan negosiasi di berbagai aspek seperti harga, kualitas, dan ketepatan waktu. Dalam setiap penawaran, perusahaan juga harus mempertimbangkan berbagai faktor penting sebelum mengambil keputusan.

Proses penawaran yang efektif tidak hanya berdampak pada pengadaan barang atau jasa, tetapi juga secara signifikan mempengaruhi keberhasilan dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang apa itu penawaran, hal-hal yang mempengaruhi kesuksesan penawaran, dan bagaimana mendapatkan penawaran yang menguntungkan. Yuk, langsung pelajari lebih lanjut pembahasan berikut ini!

1. Apa itu Penawaran?

Penawaran adalah kondisi ketika perusahaan mengajukan kebutuhannya dengan dokumen pembelian kepada pemasok. Dalam dokumen tersebut dijelaskan semua aspek dari yang terkecil hingga produk yang memerlukan bahan khusus beserta budgetnya. Lebih mudahnya lagi penawaran bisa dilakukan dimanapun apalagi jika dilakukan secara online pada e purchasing, yang tentunya lebih mudah dan efisien.

Sebelum dilakukannya penawaran, perusahaan akan mencari supplier yang memenuhi kriteria. Tim purchasing management melakukan pemilihan penawaran yang masuk kepada mereka, tidak semua supplier akan masuk dalam tahap seleksi tersebut. Pemilik usaha akan melakukan diskusi terlebih dahulu kemudian baru diadakan seleksi supplier dengan keputusan matang dari berbagai pihak dan penimbang internal perusahaan. Jadi, keputusan pembelian sepenuhnya tidak diserahkan kepada purchasing management.

Saat penawaran berlangsung, terjadi negosiasi harga dan kontrak serta komunikasi yang intens untuk mencapai pemahaman yang sama dan disetujui dengan berbagai pertimbangan. Pengaruh terjadinya faktor penawaran bukan hanya dari negosiasi semata tetapi ada kesepakatan mencapai tujuan, perusahaan yang bertujuan memenuhi kebutuhannya, dan pemasok yang ingin menjual jasa atau barang mereka.

2. Hal yang Mempengaruhi Kesuksesan Penawaran

Kita telah jelaskan pengertian penawaran di pembahasan sebelumnya. Ternyata ada beberapa tahapan sebelum penawaran terpenuhi. Misalnya konfirmasi ulang layanan dan detail produk, waktu pengiriman dan pembuatan, harga, jaminan, penawaran yang menguntungkan perusahaan. Tahapan tersebut akan diseleksi oleh tim purchasing management agar menciptakan pengadaan yang solutif. Di bawah ini hal-hal yang bisa membuat penawaran terbentuk yaitu:

a. Harga Penawaran

Pertama, harga dan keterjangkauan. Harga penawaran harus sesuai dengan anggaran dan ekspektasi perusahaan. Penawaran yang dianggap hemat biaya atau menawarkan ROI yang dapat meningkat kemungkinan besar akan dipertimbangkan oleh purchasing.

b. Kualitas yang Ditawarkan

Kedua, kualitas yang ditawarkan. Pemasok umumnya memberikan penawaran yang setara dengan kualitas barang atau bahan. Purchasing management akan mempertimbangkan apakah kualitasnya sudah sesuai, jenis bahannya, dan bagaimana cara produksinya. Perusahaan melakukan approve terhadap penawaran apabila bahan yang dibutuhkan sesuai standar.

c. Relevansi Permintaan

Ketiga, relevansi permintaan. Tawaran harus memenuhi kebutuhan atau memecahkan masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Tawaran yang tidak relevan, berapapun berharganya, kecil kemungkinannya untuk diterima oleh perusahaan. Sebelum mengajukan penawaran pastikan memberikan solusi yang dibutuhkan.

d. Waktu Penawaran

Keempat, waktu yang dipilih pemasok untuk menawarkan. Waktu penawaran dapat berdampak signifikan terhadap permintaan perusahaan. Faktor penawaran yang dilakukan pada saat pemilik usaha membutuhkan produk atau layanan yang bisa memecahkan permasalahan, cenderung mendapatkan peluang berhasil yang lebih besar.

e. Kondisi Ekonomi dan Pasar

Kelima, kondisi ekonomi dan pasar. Kondisi ekonomi atau pasar yang lebih luas dapat mempengaruhi penerimaan tawaran, karena dapat mempengaruhi daya beli, dan strategi pendapatan penerima. Contohnya, saat pasar mengalami penurunan permintaan terhadap barang tertentu, permintaan pada pemasok juga akan ikut turun. Dengan begitu penawaran tidak bisa berjalan lancar.

f. Kesesuaian dengan Peraturan Perusahaan

Keenam, faktor penawaran yang terakhir yaitu kesesuaian dengan peraturan perusahaan. Setiap usaha memiliki peraturannya sendiri-sendiri. Peraturan tersebut mencakup dana maksimal yang dikeluarkan, etika perbelanjaan, operasional, pembelian, dan sebagainya. Setiap pembelian terikat dengan aturan yang berlaku, bagaimana menyesuaikannya tergantung dari purchasing management. Maka dari itu pemasok tidak bisa mengambil keputusan terhadap barang permintaan perusahaan.

3. Cara Dapat Penawaran yang Menguntungkan

Membuat kesepakatan penawaran yang menguntungkan dengan pemasok sangat penting bagi keberhasilan perusahaan, karena hal ini secara langsung mempengaruhi harga pokok penjualan dan profitabilitas secara keseluruhan. Berikut adalah strategi utama untuk mendapatkan penawaran yang menguntungkan dengan pemasok.

Pertama, volume pesanan untuk diskon. Gunakan volume pesanan Anda sebagai permintaan potongan harga. Pesanan dalam jumlah besar sering kali dapat memperoleh harga yang lebih murah. Pertimbangkan kontrak jangka panjang yang menjanjikan bisnis yang konsisten kepada pemasok.

Kedua, jangan bergantung pada satu pemasok saja. Memiliki banyak pemasok dapat memberi Anda pengaruh dalam negosiasi dan keamanan pasokan. Gunakan penawaran masuk yang kompetitif untuk mendapatkan penawaran terbaik. Namun pastikan untuk mempertimbangkan kualitas dan keandalan, bukan hanya harga murah yang bisa jadi justru merugikan bisnis.

Ketiga, meminta benefit tambahan. Bernegosiasi untuk layanan bernilai tambah seperti pengiriman tepat waktu, diskon grosir, bahan bermutu langka, kecepatan pengiriman barang atau dukungan menjadi mitra yang diutamakan. Layanan ini dapat mengurangi biaya operasional secara menyeluruh atau menambah nilai tanpa harus mengubah harga pokok jual.

Keempat, dari pengertian penawaran tadi cara membuat penawaran yang terakhir yaitu peninjauan ulang serta negosiasi. Tinjau dan negosiasikan ulang kontrak secara berkala untuk memastikan kontrak tersebut tetap kompetitif dan relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Tidak bisa dihindari kalau kondisi pasar terus berubah, dan apa yang sebelumnya bagus mungkin bukan yang terbaik dalam situasi baru.

4. Kesimpulan

Pada artikel di atas telah kita jelaskan pengertian penawaran adalah cara pemasok untuk menjual layanan atau barang yang mereka sediakan bagi pemilik bisnis. Perusahaan akan menyortir penawaran dengan cara mengajukan dokumen pembelian mereka kepada pemasok yang diinginkan. Beberapa faktor kesuksesan penawaran menjadi penting bagi supplier sendiri karena akan menentukan seberapa tepat mereka untuk memenuhi kualifikasi perusahaan.

Tim purchasing management akan bertugas dengan mengikuti aturan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan untuk membeli barang kebutuhan. Penawaran yang menguntungkan bisa dilakukan dengan cara melakukan penelitian terhadap pemasaran terlebih dahulu dengan tujuan menentukan harga standar untuk bernegosiasi, meminta diskon dan benefit tambahan.