Selama ini, kita hanya mengenali proses purchasing management sebatas berhubungan dengan supplier saja tanpa memahami bahwa ternyata sebelum mengajukan permintaan, pertimbangan memilih prosedur pengadaan adalah awal penting dalam operasional berikutnya. Pemilihan metode berdasarkan dari faktor lain seperti kualitasnya, harga, kecepatan waktu, biaya operasional, dan ketepatan. Jadi, Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Apa sebenarnya pengertian metode pengadaan barang dan jasa? Metode pengadaan adalah Proses atau pendekatan yang digunakan perusahaan untuk melakukan pembelian barang dan jasa. Metode ini layaknya strategi atau rencana yang digunakan oleh suatu bisnis untuk memilih pemasok dan menegosiasikan persyaratan pengadaan barang dan jasa yang benar-benar dibutuhkan.

Metode pengadaan yang dipakai oleh perusahaan itu sendiri sebenarnya bergantung pada sejumlah aspek-aspek internal dan eksternal lain. Termasuk kesulitan pada saat pembelian, ketersediaan pemasok, jenis sumber daya yang dibutuhkan, serta kebijakan dan peraturan manakala sudah ditetapkan oleh setiap industri. Berikut 6 metode pengadaan beserta penjelasan yang bisa diterapkan pada pembelian bisnis Anda.

1. Direct Purchasing (Pembelian Langsung)

Pembelian langsung adalah proses pembelian atau perolehan bahan mentah, sumber daya, barang dan jasa yang digunakan pada produksi atau operasional perusahaan. Barang dan jasa yang diperoleh melalui proses pengadaan langsung pada akhirnya sampai ke pelanggan akhir atau klien bisnis.

Misalkan produsen mobil akan membutuhkan jenis baja, plastik, dan elektronik tertentu yang pada akhirnya akan menjadi bagian dari mobil yang mereka produksi. Proses pengadaan bahan-bahan ini akan dilakukan secara keseluruhan melalui pembelian langsung. Perusahaan juga perlu perencanaan matang dalam metode ini agar pembelian tak melebihi anggaran.

Pada satu tahun, tim purchasing management melakukan beberapa kali pembelian. Cara pembelian langsung melalui tahapan yang cukup panjang dan paling banyak digunakan karena hanya berdasarkan pada pembelian kemudian diakhiri oleh pembayaran. Direct purchase diperoleh tanpa melalui tender atau pelelangan. Maka dari itu lebih cocok digunakan pembelian kecil atau industri yang bergerak di bidang general.

2. Melalui Tender atau Pelelangan

Membuka tender atau pelelangan adalah penawaran yang digunakan perusahaan untuk mengumpulkan pemasok yang mengajukan penawaran dengan menyesuaikan kebutuhan serta standar pembelian dalam purchasing management. Ilustrasikan langkahnya sebagai berikut, sebuah perusahaan mengeluarkan undangan kepada calon supplier tetap mereka. Calon vendor kemudian dapat merespons dengan cara mereka memenuhi kontrak dan meyakinkan perusahaan bahwa merekalah yang bisa memenuhi permintaan dan memenangkan tender.

Anda sudah memahami metode pengadaan barang dan jasa melalui tender. Sifat tender ini tidak ada batasan minimal pemasok yang mengajukan. Semua supplier bisa melakukan penawaran terbaik mereka. Pelelangan juga boleh diadakan oleh pemerintah sekalipun, karena seperti yang kita tahu pengadaan barang sangat penting di berbagai unit.

Namun, baru-baru ini muncul wajah baru pada tender. Dulu, pelelangan dilakukan dengan dokumen tender yang dijabarkan secara langsung. E-tender atau tender elektronik memudahkan perusahaan menentukan supplier mereka dengan waktu dan tempat yang fleksibel. Alurnya bahkan sama persis dengan tender tradisional hanya saja keduanya tak perlu bertatap muka.

3. Request for Proposal (RFP)

Kalau tadi membahas undangan kepada supplier, kali ini kita memiliki sedikit kebalikan dalam pengajuan. Di sini perusahaan yang melakukan permintaan pada pengadaan. Request for proposal memuat bukan hanya harga yang diinginkan tetapi, lebih tertuju pada diskusi, ide, dan pemecahan masalah terkait barang yang dibutuhkan. Jadi pembuatan RFP memang sengaja untuk mendapatkan solusi bersama pemasok bahan baku bukan hanya sekedar melakukan transaksi sekali beli.

Salah satu manfaat utama penggunaan RFP yakni, kebebasan pebisnis memilih pemasok berdasarkan kriteria yang diinginkan, bukan hanya soal biaya. Proyek-proyek dengan kualifikasi tingkat tinggi biasanya membutuhkan ketentuan khusus yang harus memenuhi pengadaan. Selain itu, dengan inisiatif mengajukan proposal permintaan dari berbagai supplier, pemilik usaha dapat lebih memahami bagaimana melakukan efektifitas pengadaan.

Tetapi metode pengadaan barang dan jasa RFP juga memiliki kelemahan yang Anda harus ketahui. Persiapannya bisa memakan waktu dan biaya karena tim purchasing management membutuhkan sumber daya yang memang benar-benar menjawab permasalahan perusahaan. Contohnya seperti ini, perusahaan mempunyai produk makanan yang mudah basi namun memiliki peminat yang berlokasi di berbagai pulau. Pada kasus ini, mereka bukan saja melihat harga tetapi bagaimana pemasok mendapatkan ide dari permasalahan tersebut.

4. Request for Quotation (RFQ)

Metode pengadaan barang dan jasa yang keempat berupa request for quotation (RFQ). Berbeda dengan RFP yang membutuhkan analisa mendalam, RFQ ini justru permintaan yang paling sederhana. Tim purchasing management hanya perlu memaparkan kebutuhan perusahaan dari mulai harga, kuantitas, kualifikasi, dan waktu pengiriman. Request for quotation ini cocok bagi perusahaan yang memiliki spesifikasi dan standar yang jelas.

RFQ sendiri merupakan penawaran yang didasari pada anggaran tertentu. Misalnya, perusahaan menjelaskan bahwa mereka hanya bisa mengeluarkan budget pembelian sebesar 20.000.000. Dengan informasi yang sudah diterima pemasok terkait pesanan, otomatis pihak supplier akan menyesuaikan dengan produksi mereka.

Maka dari itu, RFQ ini berfokus pada pengadaan dan estimasi pengeluaran perusahaan. Secara keseluruhan, metode pengadaan request for quotation adalah cara pengadaan sederhana yang dapat digunakan oleh semua ukuran bisnis. Meskipun ada pilihan metode lain yang lebih sesuai untuk beberapa proyek pengadaan, RFQ ini sangat mudah digunakan karena kondisional.

5. Melalui E-Purchasing

Anda sudah tidak asing lagi bukan dengan e-purchasing? Sebuah layanan berbasis cloud dan internet sehingga memudahkan proses pengadaan barang dan jasa. Metode jenis elektronik seperti aplikasi purchasing menjadi revolusi dari pembelian konvensional. Anda tak perlu lagi kesulitan mencari pemasok potensial. Pembelian digital adalah proses yang meliputi pencarian sumber daya, manajemen kontrak, hubungan pemasok, manajemen faktur, dan pembayaran. Semua sudah tersinkronisasi dengan informasi bisnis yang dicantumkan oleh setiap supplier.

Bahkan pembelian elektronik memiliki fitur invoice, rekomendasi, chat, transaksi, dan lainnya, sehingga memudahkan pengadaan berlangsung. Rekomendasi pemasok dapat Anda optimalkan dengan memasukan kriteria kebutuhan perusahaan. Contohnya industri manufaktur. Dengan begitu pembelian barang dan jasa yang berbeda bisa dilakukan dalam satu waktu.

6. Single-Source

Terakhir dari metode pengadaan barang dan jasa adalah single source atau bisa disebut juga sebagai vendor tunggal. Apa itu pemasok inti? Single source merupakan loyalitas terhadap satu sumber saja. Perusahaan tidak lagi memilih pemasok setiap pengadaan, melainkan hanya bergantung dengan satu supplier. Awalnya penggunaan vendor tunggal ini berdasarkan pencarian supplier yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Tetapi, kontrak akan terus berlanjut jika memang pemilik usaha memiliki kecocokan dengan kinerja pemasok.

Benefit dari single source adalah menghemat waktu karena tidak perlu lagi melewati negosiasi yang panjang. Selain itu juga, vendor tunggal mampu menghasilkan pengadaan yang lebih efisien karena sudah tahu kinerja pemasok ketika memastikan bahwa produk atau layanan memenuhi persyaratan mereka. Selain itu, metode pengadaan vendor tunggal bisa berguna  menjaga hubungan dengan supplier yang memiliki rekam jejak yang terbukti dalam memberikan barang atau jasa berkualitas tinggi.

7. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, metode pengadaan barang dan jasa merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum menghubungi pemasok. Pertama-tama Anda juga harus tahu kebutuhan perusahaan dan bagaimana menyelesaikan permintaan tersebut. Setelah itu, Anda dapat mengidentifikasi metode pengadaan yang paling sesuai terhadap bisnis Anda.

Hubungan baik antara berbagai departemen terutama purchasing management akan memberikan dampak lebih baik terutama ketika pengadaan berlangsung. Misalkan bisnis Anda memiliki kendala terkait bahan baku yang akan diterima calon pelanggan, menggunakan request for proposal akan sangat cocok. Namun sebaliknya, jika Anda sudah mengetahui kemana arah pembelian sampai seluruh detailnya RFQ bisa jadi solusi metode pengadaan.