Setiap perusahaan membutuhkan supplier guna menyediakan stok barang atau bahan baku untuk produksi mereka. Pemasok sendiri bertugas memberikan jasa atau barang yang diminta oleh pemilik usaha dengan kriteria tertentu. Tak hanya itu, pemasok akan bekerja mengawasi pengelolaan barang saat sedang diproduksi, memastikan kualifikasi sesuai ketentuan, dan mengatur pengiriman tepat waktu.

Cara mencari supplier harus mengedepankan prinsip-prinsip usaha. Tim purchasing management menilai terlebih dahulu bagaimana kinerja dengan perusahaan sebelumnya hingga mengawasi barang yang masuk dari pemasok. Pengecekan secara berkala akan lebih memudahkan tugas purchasing dibandingkan melakukannya dalam satu waktu. Langsung saja, simak tips jitu cari supplier!

1. Cara Mencari Supplier yang Tepat

Sudah semestinya Anda sebagai pemilik usaha mampu menjaga keberlanjutan pengadaan barang dan operasionalnya tidak terganggu sama sekali. Saat proses penyerahan dokumen yang perlu disetujui seperti purchase request, perusahaan juga perlu menimbang siapa yang akan menjadi supplier mereka dengan bantuan tim purchasing management. Adapun tips efektif agar bisa menentukan pemasok yang tepat, diantaranya adalah:

a. Tentukan Persyaratan dengan Jelas

Sebelum mencari pemasok, sebagai tim purchasing management tentukan dengan jelas persyaratan spesifik perusahaan, termasuk jenis dan kualitas produk atau layanan yang dibutuhkan, jadwal pengiriman, ekspektasi harga, dan faktor penting lainnya. Memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan akan membantu Anda mengevaluasi calon pemasok dengan lebih efektif.

b. Melakukan Riset Terlebih Dahulu 

Mencari pemasok dengan rekam jejak yang terbukti, pengalaman di industri yang sesuai dengan perusahaan, dan ulasan atau referensi pelanggan yang positif. Gunakan pencarian secara online, partnership, pada sebuah pameran, dan jaringan untuk menemukan pemasok potensial. Pertimbangkan reputasi mereka, stabilitas keuangan, kapasitas produksi, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan spesifik yang memang dibutuhkan.

c. Mengunjungi Tempat Supplier

Setelah menentukan pilihan, atur kunjungan lapangan ke fasilitas pemasok. Ini akan memberi Anda gambaran langsung tentang operasi, proses produksi, sistem kendali mutu, dan kondisi kerja mereka. Melakukan penilaian terhadap kepatuhan mereka tentang standar industri, peraturan, dan praktik etika.

d. Pastikan Sudah Sesuai dengan Produk

Sebaik apapun penilaian yang diberikan jangan langsung memilihnya menjadi agen tetap sebelum memastikan dengan apa yang dibutuhkan dalam pembelian. Kesesuaian tersebut berguna untuk melindungi kualitas yang sudah ditetapkan sebelumnya sehingga tidak ada yang namanya low quality.

e. Menjalin Komunikasi yang Baik

Komunikasi dan daya tanggap yang efektif sangat penting dalam hubungan pemasok. Evaluasi gaya komunikasi pemasok, daya tanggap terhadap pertanyaan, dan kesediaan untuk mengatasi kekhawatiran atau permasalahan dengan segera. Pemasok yang berkomunikasi secara efektif dan berkolaborasi secara aktif dengan Anda kemungkinan besar akan memberikan hubungan kerja yang lancar.

f. Memperhatikan Penawaran Harga

Negosiasikan kontrak dan ketentuan syarat. Tentukan dengan jelas mulai dari harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, standar kualitas bahan atau produk, hak kekayaan intelektual, hingga kerahasiaan, dan aspek-aspek penting lainnya. Pastikan mendapatkan penawaran yang menguntungkan bagi perusahaan karena dapat mempengaruhi produksi selanjutnya.

2. Alasan Perlu Seleksi Pemasok 

Jangankan skala perusahaan besar, saat membeli barang Anda sudah memutuskan membelinya di suatu tempat bukan? Berbagai toko memang menyediakan kebutuhan yang sama tetapi apakah Anda memilih semuanya? Tentu tidak. Anda akan membandingkan harga dan kualitasnya terlebih dahulu sebelum membeli.

Sesederhana seperti perumpamaan di atas, akan tetapi menjadi lebih banyak proses karena menyangkut berbagai aspek dan departemen. Pembeliannya pun tidak hanya satu atau dua barang, mereka meminta stock berpuluh hingga mencapai ton. Maka dari itu perusahaan memiliki alasan kuat mengapa mereka perlu melakukan seleksi supplier.

a. Menjamin Terjaganya Kualitas

Kualitas produk atau layanan yang disediakan oleh pemasok berdampak langsung pada kualitas penawaran. Dengan memilih pemasok yang memiliki rekam jejak menyediakan barang berkualitas tinggi, Anda dapat memastikan bahwa produk atau layanan memenuhi permintaan konsumen.

b. Mempunyai Pemasok Potensial

Pemasok yang dapat diandalkan adalah pemasok yang secara konsisten mengirimkan pesanan tepat waktu dan dalam jumlah yang diminta. Dengan memilih pemasok yang dapat diandalkan, Anda dapat menghindari penundaan produksi atau pengiriman, yang dapat berdampak negatif terhadap operasional bisnis dan kepuasan pelanggan Anda.

c. Menjaga Kestabilan Produksi 

Terkadang ada beberapa supplier yang tidak memenuhi standar perusahaan sehingga menghambat proses produksi di perusahaan. Pemasok yang benar-benar berkomitmen akan memberikan barang yang diinginkan oleh perusahaan sekalipun butuh komponen khusus dalam tenggat waktu yang ditentukan. Kestabilan produksi pemilik usaha sangat bergantung pada kecepatan pemasok memenuhi stok barang yang diperlukan.

d. Dapat Efisiensi Biaya

Cara mencari supplier bukan tugas sembarangan yang bisa dilakukan begitu saja, butuh analisis dan riset mendalam pemasok yang akan menjadi mitra perusahaan. Jika mendapatkan pemasok yang tepat perusahaan dapat memangkas biaya operasional serta menemukan anggaran terbaik bagi keduanya. Proses negosiasi juga sangat berpengaruh, jadi pastikan terlebih dahulu bagaimana supplier bekerja sebelumnya.

3. Kesimpulan 

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tim purchasing management ikut andil dalam cara mencari supplier yang tepat bagi perusahaan. Setiap perusahaan berhak menentukan kepada siapa mereka akan membeli bahan mentah dan melakukan seleksi supplier yang akan jadi mitra dalam waktu kedepan.

Dalam melakukan sortir pemasok, purchasing management perlu menentukan persyaratan dan membuat daftar kebutuhan terlebih dahulu yang berfungsi untuk memudahkan pencarian supplier sesuai dengan kriteria yang sama. Kunci sukses keberhasilan cara mencari supplier itu sudah ditentukan dari awal bagaimana perusahaan akan sangat berhati-hati terhadap calon pemasoknya.