Purchasing management adalah proses pembelian yang ada di perusahaan, perannya sangat besar karena menentukan keuntungan dan kerugian bisnis. Nah, disinilah letak pentingnya tugas purchasing staff. Dimana mereka harus memastikan pembelian yang dilakukan perusahaan benar-benar sesuai kebutuhan dan tidak melebihi budget yang telah ditetapkan.

Tugas purchasing sangatlah kompleks, dimana mencakup mencatat dan menganalisis purchase request yang dikirimkan oleh berbagai divisi di perusahaan, meminta persetujuan, mencari pemasok, negosiasi harga, melakukan pembayaran, dan masih banyak lagi. Simak artikel ini lebih lanjut, untuk mengetahui profesi satu ini lebih dalam! 

1. Purchasing Staff Adalah

Pengertian purchasing staff adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian kebutuhan perusahaan, baik itu layanan atau barang. Pekerjaan ini identik dengan menjalin kerja sama yang baik dengan divisi lain, untuk memahami kebutuhan mereka secara lebih terperinci, termasuk spesifikasi barangnya, jumlah yang dibutuhkan, dan alasannya. Tidak berhenti sampai disitu, staff pembelian juga harus memastikan penerimaan barang dari vendor memiliki spesifikasi dan jumlah yang tepat.

Selain itu, Anda juga harus berinteraksi dengan banyak orang salah satunya yaitu pemasok, pihak yang akan menyediakan kepentingan perusahaan sesuai syarat-syarat yang diperlukan. Dengan memilih supplier yang tepat, mempertimbangkan kepada siapa purchasing membeli akan mempengaruhi pendapatan dan pengeluaran. Maka dari itu, diperlukan keahlian seperti komunikasi yang baik, negosiasi dan harga kontrak, analisis, administrasi, dan riset. 

Intinya, purchasing staff adalah jembatan antara penyuplai dengan perusahaan, karena berperan penting dalam menjaga ketersediaan barang atau layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan, harga yang relatif kompetitif, dan cara efisien sehingga bisa dilakukan secara cepat.

Untuk memudahkan Anda dalam memahami tugas purchasing staff, berikut kami berikan contoh kasus pada perusahaan manufaktur elektronik. Pertama tim purchasing akan berkomunikasi dengan staff produksi untuk memahami jenis komponen, kuantitas yang dibutuhkan, dan spesifikasi. 

Kemudian tugas purchasing selanjutnya mencari pemasok yang sesuai dengan harga, kualitas, dan menargetkan waktu yang sesuai. Apabila sudah menemukan pemasok, langkah selanjutnya yaitu bagaimana negosiasi kontrak bisa sesuai dengan apa yang dibutuhkan baik dari segi harga sampai syarat tertulis lainnya. 

Saat melakukan pembelian, purchasing staff akan melakukan pemeriksaan dan evaluasi terhadap kualitas pesanan yang diterima. Mereka memastikan bahwa komponen tersebut sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan dalam produksi. 

Dan yang terakhir yaitu administrasi dan penilaian kerja, sebagai bagian dari tanggung jawab pekerja pada bagian purchasing management melakukan rekap data seperti pembelian, pesanan dan rekaman terkait transaksi untuk memastikan kelancaran proses yang kemudian dijadikan sebagai tahap evaluasi terhadap pemasok. Apakah sudah sesuai atau masih banyak kurangnya. 

2. Kenali Lebih Jauh Tugas Purchasing Staff

Dari penjelasan tentang pengertian staff pembelian dapat kita ketahui bahwasannya mereka juga punya tugas yang kompleks karena menghubungkan banyak orang dari purchasing management sendiri, procurement, hingga staff gudang demi tercapainya pemenuhan kebutuhan yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Mereka juga berkewajiban untuk memilih, menemukan, dan mendapatkan barang atau layanan yang dibutuhkan perusahaan. Nah, dari sini kita akan mendalami tugas purchasing yang biasa dilakukan di berbagai perusahaan:

a. Melakukan Analisis Terlebih Dahulu

Tugas purchasing yang pertama yaitu, bertanggung jawab untuk memahami kebutuhan setiap departemen maupun keperluan utama perusahaan. Setiap unit nantinya akan menyetorkan dengan mencantumkan besaran harga, spesifiknya, dan jangka waktu. Proses mengumpulkan data pengadaan akan lebih cepat dilakukan menggunakan e procurement. 

b. Pencarian Pemasok

Setelah mengetahui kebutuhan, langkah berikutnya yaitu mencari distributor yang sesuai. Buyer akan melakukan riset pasar dan mencari informasi mengenai pemasok mana yang menyediakan kebutuhan dengan kualitas baik namun disatu sisi harganya juga kompetitif. 

c. Negosiasi Harga dan Syarat-syarat

Disebabkan tugasnya yang berkomunikasi langsung dengan vendor pengadaan, dalam peran ini mereka akan berunding untuk mendapatkan harga terbaik dan menetapkan persyaratan-persyaratan seperti kualifikasi barang, waktu pengiriman, dan seberapa banyak yang diinginkan. 

d. Administrasi Pembelian

Mulai dari membuat catatan pesanan, mengelola dokumen seperti pembuatan kontrak hingga penghitungan pajak, dan memastikan data pembelian selalu terjaga karena pembukuan tersebut sangat penting dilaporkan dan sebagai bahan acuan pemesanan kedepannya. 

e. Pemantauan Pengiriman Barang

Saat sudah diterima, purchasing staff akan memastikan bahwa kualitasnya sesuai dengan standar perusahaan. Mereka melakukan pemeriksaan atau evaluasi untuk memastikan bahwa yang diterima adalah barang atau layanan yang diharapkan.

f. Analisis Data dan Pelaporan

Terakhir, mereka melakukan analisis terhadap data pembelian yang terkumpul. Informasi tersebut digunakan untuk membuat laporan tentang aktivitas pembelian, bagaimana cara kerja agen, dan membantu membuat keputusan yang lebih baik di masa mendatang.

Identifikasi kemungkinan risiko pasokan yang terjadi saat proses pembelian. Bukan tanpa sebab, jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman, perubahan harga, kerusakan atau masalah lainnya yang bisa mempengaruhi pasokan akan segera ditangani dengan cepat untuk dilakukan retur pembelian.

3. Skill Wajib Purchasing Staff

Bukan hanya bertugas untuk mengelola ketersediaan barang ataupun jasa ternyata pekerjaan dibidang ini memerlukan kemampuan yang mumpuni untuk menunjang tanggung jawab sebagai orang yang menentukan hubungan dengan pemasok dan pengadaan produk agar tetap terjaga kualitas dan ketersediaannya pada proses purchasing management. Berikut keahlian yang dimiliki oleh staff purchasing: 

a. Kemampuan Negosiasi

Salah satu keterampilan penting yaitu bernegosiasi karena sering berurusan dalam menentukan harga dan persyaratan dalam perjanjian dengan supplier. Kemampuan menawar atau tawar-menawar yang baik akan membantu memperoleh kesepakatan yang menguntungkan bagi perusahaan.

b. Komunikasi yang Efektif 

Harus dapat berkomunikasi dengan baik, tidak hanya dengan vendor pengadaan, tetapi juga dengan divisi lain dalam perusahaan. Dilihat dari kemudahan dalam membangun komunikasi dan penyampaian informasi yang baik dengan jelas dan secara efektif akan membantu kelancaran proses pembelian. 

c. Mampu Analisis dengan Cepat

Kenapa skill tersebut sangat penting? Mari kita lihat kembali tugas-tugas purchasing diatas. Mereka memerlukan langkah dan solusi yang jitu untuk pengambilan keputusan dengan cepat karena tuntutan waktu baik dari pihak pelanggan maupun suppliernya. Jika hanya mengandalkan data serta laporan maka tidak akan bisa memprioritaskan kebutuhan terpenting dan riset pasar demi berkembangnya perusahaan. 

d. Manajemen Proses Pasokan

Bukan hal asing lagi kalau saat kita membeli barang di suatu tempat terutama online terjadi kendala yaitu ketersediaan stok. Hal tersebut tentunya membuat pembeli kurang nyaman karena mereka membutuhkan barang dengan cepat tetapi penjual belum bisa memberikan karena kelangkaan. Untuk menghindari kasus diatas sebagai purchasing harus bisa mengecek setiap pasokan yang datang guna mengurangi kehabisan stock, biaya produk meningkat dan kerusakan. 

e. Keterampilan Administrasi dan Pengelolaan Waktu

Administrasi yang baik akan membantu dalam pembuatan data dan catatan secara akurat. Setiap perusahaan tentunya memiliki dokumen pengeluaran dan pemasukan termasuk proses. Disini pengelolaan waktu yang efisien juga tak kalah penting mengingat sifat pekerjaan yang melibatkan banyak tugas purchasing serta deadline.

4. Kesimpulan

Keterampilan dalam pengelolaan purchasing management seperti berkomunikasi dengan baik, pengaturan administrasi, analisis pengadaan, hingga kemampuan untuk negosiasi membantu tugas purchasing staff dari berbagai aspek. Skill tersebut penting untuk memastikan kelancaran proses pembelian, melakukan pengawasan terhadap setiap produk, serta mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan. 

Dari penjelasan tentang pengertian hingga tugas purchasing staff, tidak mengherankan jika kebutuhan akan profesi ini meningkat dari tahun ke tahun. Gaji profesi ini pun akan mengikuti pengalaman dan skill yang Anda miliki. Jadi, tertarik untuk menjadi purchasing staff?