Di era sekarang, siklus purchasing dalam logistik adalah salah satu aspek penting dalam bisnis yang harus dipastikan efisiensi dan efektivitasnya. Maka dari itu, perusahaan berlomba-lomba untuk mencari solusi yang dapat mempercepat dan memudahkan proses ini. Solusi tersebut adalah sistem e procurement.

Dalam dua dekade terakhir, software ERP pembelian ini telah mengubah cara perusahaan dalam beroperasi dan mengoptimalkan siklus purchasing. Pasalnya, Anda bisa mengintegrasikan dan mengotomatiskan seluruh proses berulang dalam pengadaan dengan sistem ini. Untuk lebih lanjutnya, mari kita bahas manfaat dan cara kerja aplikasi ini dalam perusahaan logistik.

1. Pengertian ERP Pembelian

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis dalam satu platform. Sedangkan ERP pembelian adalah sub-sistem dari ERP yang berfokus pada proses purchasing dan logistik. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak dan mengontrol setiap aspek pengadaan secara mudah. Mulai dari permintaan pembelian, seleksi supplier barang, hingga proses pembayaran, semuanya dapat dijalankan dan dipantau melalui satu platform.

Pentingnya ERP pada sistem procurement bukan hanya tentang mengintegrasikan proses purchasing dan logistik, namun juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan efisien. Aplikasi ini akan membantu Anda dalam merampingkan proses kerja dan memfasilitasi komunikasi antara departemen yang berbeda di perusahaan. Misalnya, tim penjualan dapat langsung berkomunikasi dengan purchasing staff tentang permintaan klien, sehingga mempercepat proses pembelian dan pengiriman barang.

2. Siklus Purchasing dalam Logistik

Sebelum membahas lebih jauh tentang software purchasing, penting bagi Anda untuk memahami siklus purchasing dalam logistik terlebih dahulu. Alur pembelian ini dimulai dengan identifikasi kebutuhan, di mana perusahaan menentukan apa yang harus dibeli, dalam jumlah berapa, dan kapan harus dikirimkan. Langkah ini melibatkan banyak perencanaan dan forecasting untuk memastikan ketepatan pengadaan.

Setelah teridentifikasi, perusahaan kemudian mencari pemasok atau vendor yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Proses ini melibatkan penilaian pemasok, negosiasi harga, dan kontrak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan penawaran terbaik dan harga yang kompetitif agar bisa menghasilkan keuntungan bagi kedua belah pihak.

Lalu, proses pembelian barang pun dimulai. Proses ini terdiri dari beberapa tahapan, mulai dari pemesanan, menerima barang, memeriksa kualitas, dan akhirnya pembayaran ke pemasok. Sepanjang proses ini, perusahaan perlu memastikan bahwa semua langkah dilakukan dengan tepat dan efisien, agar bisnis Anda tidak mengalami kerugian.

Namun, alur procurement dalam bisnis logistik tidak berakhir setelah pembayaran. Setelah proses tersebut, perusahaan juga perlu melakukan manajemen supplier secara rutin untuk memantau kinerja pemasok, penilaian ulang kualitas barang, dan negosiasi ulang kontrak jika dirasa perlu.

Dari penjelasan di atas, terlihat bahwa purchasing adalah proses yang kompleks. Namun dengan bantuan teknologi seperti ERP, perusahaan logistik dapat mengoptimalkan siklus pengadaan dan mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi. Sehingga, keuntungan yang didapatkan pun lebih besar.

3. Peran ERP Pembelian di Pengadaan Logistik

Dalam konteks pengadaan logistik, aplikasi ERP pembelian memainkan peran penting dalam memfasilitasi dan mempercepat proses. Dengan fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh sistem ini, proses pembelian menjadi lebih terorganisir dan terstruktur, yang pada akhirnya dapat mengurangi hambatan dan kesalahan dalam proses tersebut.

Salah satu peran penting dari software procurement adalah manajemen supplier. Dimana sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan semua informasi pemasok dalam satu platform, termasuk detail kontak, catatan kinerja, dan informasi kontrak. Tentu saja, ini memudahkan bisnis Anda untuk mengevaluasi dan membandingkan supplier, yang pada akhirnya dapat membantu dalam mendapatkan penawaran terbaik.

Selain itu, aplikasi automasi ini juga memfasilitasi proses pemesanan dan penerimaan barang. Dengan fitur otomatisasi, perusahaan dapat dengan mudah membuat dan melacak pesanan, serta menerima dan memeriksa barang ketika mereka tiba. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga membantu dalam mengurangi kesalahan dan ketidaksesuaian.

Software e purchasing juga berperan di manajemen inventaris dalam pengadaan logistik. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melacak stok barang di gudang dan memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang. Dengan demikian, bisnis Anda dapat mencegah kelebihan atau kekurangan stok, yang dapat berdampak pada biaya dan efisiensi operasional.

Kelebihan fitur e purchasing software tidak hanya berhenti sampai disitu saja, karena ada juga fitur analisis data yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis mendalam tentang proses pengadaan. Jadi, Anda dapat melihat tren, menemukan celah, dan membuat keputusan berdasarkan data real-time. 

Dampaknya, sistem tersebut dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi dan efektivitas siklus purchasing dalam logistik. Dengan demikian, ERP tidak hanya berperan dalam memfasilitasi proses pengadaan, tetapi juga dalam membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi.

4. Cara Implementasi ERP Pembelian di Logistik

Tahapan implementasi e procurement platform memerlukan strategi yang cermat dan komprehensif. Langkah pertama adalah pemilihan sistem yang tepat. Ada berbagai provider dan pilihan sistem yang tersedia di pasar. Nah, kunci sukses penerapan adalah memilih software yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.

Setelah sistem dipilih, perusahaan harus merancang dan memetakan proses bisnis ke dalam e procurement. Ini melibatkan pengidentifikasian proses kerja, penentuan bagaimana proses tersebut akan berjalan dalam sistem, dan penyesuaian fitur untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Proses ini mungkin memerlukan bantuan dari konsultan ERP profesional untuk memastikan bahwa sistem diimplementasikan dengan benar dan efektif.

Selanjutnya, Anda perlu melatih karyawan dalam menggunakan sistem. Ini melibatkan penyediaan pelatihan dan sumber daya yang cukup, serta memastikan bahwa ada dukungan teknis yang tersedia saat pegawai mulai menggunakan sistem. Pelatihan harus mencakup bagaimana cara menggunakan fitu, menavigasi interface, hingga cara memecahkan masalah yang mungkin muncul.

Setelah sistem diimplementasikan dan karyawan dilatih, perusahaan perlu memantau dan mengevaluasi kinerja sistem. Ini melibatkan pelacakan metrik kinerja kunci, seperti kecepatan proses, akurasi data, dan tingkat kesalahan. Jika ada masalah atau hambatan, bisnis Anda harus siap untuk membuat penyesuaian dan perbaikan sesuai kebutuhan.

Implementasi ERP adalah proses yang rumit dan memerlukan investasi waktu dan sumber daya yang signifikan. Namun, jika dilakukan dengan benar, ini dapat membawa manfaat yang signifikan bagi operasi logistik perusahaan, termasuk efisiensi yang lebih besar, biaya yang lebih rendah, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

5. Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, perusahaan harus terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas mereka. Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan mengimplementasikan ERP pembelian dalam operasi logistik. Dengan fitur-fitur lengkap, Anda dapat merampingkan dan mempercepat seluruh proses pengadaan. 

Yuk otomatiskan semua tahapan purchasing Anda dengan Sistem ERP Pembelian Terbaik dari ScaleOcean. Dapatkan solusi terbaik yang dirancang spesifik untuk memenuhi kebutuhan masing-masing perusahaan. Dengan berbagai fitur canggih dan dukungan teknis yang luar biasa, ScaleOcean dapat membantu Anda memenuhi seluruh kebutuhan dan mencapai tujuan bisnis Anda!