Ketahui Fungsi dan Cara Manajemen Gudang Logistik Perusahaan

Manajemen gudang yang efektif meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya dalam bisnis logistik. Tanpa pengelolaan gudang yang baik, proses distribusi barang dapat terhambat, sehingga memengaruhi kepuasan pelanggan dan profitabilitas perusahaan.

Dengan sistem manajemen gudang yang terorganisir, perusahaan dapat mengelola stok secara lebih efektif, pemrosesan pesanan yang lebih cepat, serta pengiriman yang lebih tepat waktu. Hal ini meningkatkan permintaan pasar yang akan mengoptimalkan keuntungan.

Untuk mencapai efisiensi tersebut, penting untuk memahami bahwa proses manajemen gudang cargo mencakup berbagai kegiatan yang saling terintegrasi, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pemrosesan pesanan, hingga pengiriman produk ke pelanggan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu gudang logistik, jenis-jenisnya, dan bagaimana pengelolaan gudang yang dapat membantu perusahaan logistik Anda meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Key Takeaways

• Gudang logistik adalah fasilitas penyimpanan perusahaan yang berperan sebagai pusat dalam manajemen rantai pasokan
• Gudang logistik berfungsi sebagai fasilitas penyimpanan, meningkatkan aksesibilitas inventaris, menjaga keamanan barang, serta memastikan kelancaran distribusi.
• Gudang logistik mencakup berbagai jenis seperti gudang dingin, gudang distribusi, gudang penyimpanan, gudang sentral, gudang transit, dan juga gudang cross docking.
• Perangkat lunak ScaleOcean memungkinkan manajemen gudang yang lebih efisien dengan pelacakan real-time, pengendalian inventaris, dan visibilitas lintas cabang.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Gudang Logistik?

Gudang logistik adalah fasilitas yang berfungsi sebagai pusat dalam rantai pasokan untuk menyimpan, mengatur, dan mendistribusikan barang dari sumbernya hingga ke tujuan akhir.

Gudang ini berfungsi untuk melancarkan aliran barang, menjaga ketersediaan persediaan yang tepat, mendukung proses pemenuhan pesanan, dan mengelola informasi inventaris dengan efisien.

Dengan teknologi canggih seperti Warehouse Management System (WMS) proses pengelolaan gudang logistik menjadi lebih mudah dan responsif. Sistem ini mampu mengelola aliran barang dengan otomatis dan real-time, serta mendukung pengolahan retur atau pertukaran produk sesuai kebutuhan pasar.

2. Tujuan dan Fungsi Gudang Logistik

Dengan mengelola pergerakan barang dan informasi secara efisien, gudang logistik memainkan peran penting dalam rantai pasokan. Berikut adalah tujuan dan fungsi utama dari gudang logistik dalam manajemen rantai pasokan dalam perusahaan:

a. Fasilitas Penyimpanan

Gudang menyediakan ruang untuk menyimpan barang yang tidak segera dibutuhkan. Hal ini memastikan ketersediaan stok yang cepat tanpa mengurangi biaya atau mengganggu proses produksi, sehingga mempercepat pengiriman produk ke pelanggan. Untuk memastikan pemanfaatan ruang penyimpanan yang optimal, penting untuk menghitung kubikasi barang gudang logistik.

Fasilitas penyimpanan di gudang logistik juga berperan penting dalam mengelola inbound & outbound logistik, memastikan barang yang diterima dapat segera diproses dan disimpan dengan efisien untuk mendukung proses distribusi lebih lanjut.

b. Aksesibilitas Inventaris

Manajemen gudang logistik yang baik diperlukan untuk memastikan barang dapat dipindahkan dengan lancar dari satu titik lokasi ke titik yang lain. Dengan implementasi warehouse management system yang optimal membantu mengkoordinasikan proses-proses kompleks ini dan meningkatkan profitabilitas.

c. Menjaga Keamanan

Keamanan barang di gudang sangat krusial untuk menjaga kualitas produk dengan cara seperti pengendalian hama gudang, penanganan barang yang rusak, kebijakan keselamatan. Penggunaan sistem keamanan seperti kamera pengawas dan patroli rutin juga dapat membantu mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan barang.

d. Kelancaran Produksi

Untuk memastikan bahwa barang tersedia sesuai kebutuhan produksi, gudang logistik berperan untuk mengelola persediaan secara optimal. Dengan pengelolaan yang tepat, gudang dapat mengatur waktu pengisian ulang persediaan untuk menghindari kekurangan atau penumpukan stok yang dapat mengganggu kelancaran proses produksi dan distribusi.

e. Memudahkan Pergerakan Barang

Gudang logistik memperlancar pergerakan barang melalui berbagai aktivitas seperti penyimpanan, packing, dan pengiriman. Bahkan untuk pengiriman dengan waktu lama seperti pengiriman kapal laut.

Infrastruktur gudang yang efisien mendukung pengiriman barang yang tepat waktu ke pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional dan memenuhi permintaan pasar dengan lebih efektif.

Salah satu konsep penting yang perlu dipahami dalam pengelolaan ini adalah franco gudang, yang mengatur tanggung jawab pengiriman hingga titik gudang tertentu.

f. Mendukung Skalabilitas Bisnis

g. Pengelolaan Aliran Informasi

Terakhir, gudang logistik tidak hanya mengelola aliran barang fisik, tetapi juga aliran informasi yang terkait dengan pengiriman dan penerimaan barang. Hal ini mencakup pencatatan inventaris, pemantauan status pengiriman, dan pengelolaan data terkait. Pengelolaan informasi yang baik memastikan transparansi dalam setiap tahap distribusi dan pengiriman.

Salah satu aspek penting dalam pengelolaan aliran informasi adalah SOP pengiriman barang, yang memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pengiriman barang tercatat dengan jelas dan transparan, mengurangi potensi kesalahan dan keterlambatan.

Dalam warehouse logistics, pengelolaan aliran informasi sangat penting, karena data yang akurat dan real-time memungkinkan perusahaan untuk mengelola stok dan pengiriman dengan lebih efisien.

3. Manfaat Manajemen Logistik Gudang

Manajemen gudang yang optimal berperan penting untuk kelacaran rantai pasokan, meningkatkan efisiensi dan memastikan kepuasan pelanggan serta pertumbuhan bisnis berkelanjutan. Laporan dari Grand View Research memproyeksikan pasar sistem manajemen gudang global akan tumbuh dari USD 2,88 miliar pada 2024 menjadi USD 8,38 miliar pada 2030, dengan CAGR 19,9%.

Berikut adalah manfaat utama dari manajemen logistik gudang yang efektif.

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Manajemen gudang yang efektif membantu menyederhanakan proses, mengurangi biaya operasional, dan mempercepat waktu pemenuhan pesanan. Hal ini juga meminimalkan kesalahan, memastikan setiap langkah berjalan lancar dan terorganisir.

b. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pengelolaan gudang yang baik menjamin ketersediaan produk, pengiriman tepat waktu, dan akurasi pesanan. Dengan demikian, keluhan pelanggan dapat diminimalkan dan kepercayaan terhadap bisnis Anda pun meningkat.

c. Mengurangi Kerugian Stok

Sistem manajemen yang terstruktur dengan baik membantu meminimalkan risiko kerusakan barang, kehilangan, atau pencurian. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengendalikan inventaris dengan lebih baik, memastikan setiap item diperhitungkan dengan benar.

d. Mendukung Pengambilan Keputusan

Data yang akurat dari sistem manajemen gudang yang efisien memberikan informasi yang berharga. Informasi ini sangat penting untuk perencanaan inventaris, optimalisasi ruang, dan membuat keputusan strategis yang lebih baik untuk masa depan bisnis Anda.

4. Jenis Gudang Logistik

Dalam manajemen rantai pasokan, terdapat berbagai jenis gudang logistik yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam distribusi dan penyimpanan barang. Berikut adalah jenis-jenis gudang logistik yang umum digunakan dalam berbagai industri:

a. Gudang Dingin

Gudang dingin, atau gudang pendingin, dirancang khusus untuk menyimpan produk yang memerlukan suhu terkontrol, seperti produk makanan beku dan obat-obatan farmasi. Fasilitas ini penting untuk menjaga kualitas dan integritas produk yang sensitif terhadap suhu, memastikan barang tetap aman selama penyimpanan.

b. Gudang Distribusi

Ini merupakan fasilitas utama dalam rantai pasokan untuk menerima, menyimpan, dan mendistribusikan produk kepada pelanggan atau titik penjualan akhir. Gudang ini biasanya terletak strategis untuk memaksimalkan efisiensi distribusi barang ke berbagai lokasi dengan waktu yang lebih cepat.

c. Gudang Penyimpanan

Fasilitas ini berfungsi untuk menyimpan barang dalam jangka waktu yang lebih lama sebelum didistribusikan lebih lanjut. Gudang ini biasanya digunakan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar, yang tidak memerlukan distribusi segera.

d. Gudang Sentral

Sebagai pusat distribusi utama, gudang ini mengumpulkan barang dari berbagai sumber dan mendistribusikannya ke berbagai lokasi tujuan. Gudang sentral digunakan dalam skala besar untuk mengkoordinasikan rantai pasokan yang kompleks, memastikan distribusi yang efisien dan terkoordinasi.

e. Gudang Transit

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara, fasilitas ini digunakan untuk barang yang sedang dalam perjalanan antar titik produksi dan tujuan akhir. Gudang transit memungkinkan barang dipindahkan antar moda transportasi, mengkoordinasikan pengiriman barang ke tujuan dengan lebih efisien.

f. Gudang Cross-Docking

Gudang cross-docking memindahkan barang langsung dari titik penerimaan ke titik pengiriman tanpa perlu menyimpannya dalam waktu yang lama. Hal ini berguna untuk mengurangi waktu penyimpanan dan meningkatkan kecepatan distribusi dalam rantai pasokan.

g. Gudang Ekspedisi

Terakhir, gudang ekspedisi digunakan untuk memfasilitasi pengiriman barang dalam jumlah besar ke berbagai tujuan. Fasilitas ini berperan dalam mengelola pengiriman barang antar kota atau negara, berfungsi sebagai titik transshipment di mana barang dikumpulkan, disortir, dan didistribusikan kembali ke titik pengiriman akhir.

5. Prinsip Gudang Logistik yang Optimal

Pengelolaan gudang logistik yang efektif sangat penting untuk memastikan operasional rantai pasokan berjalan lancar. Prinsip-prinsip berikut ini mencakup aspek-aspek kunci dalam pengelolaan gudang yang berfokus pada efisiensi, keamanan, dan kelancaran aliran barang.

a. Dapat Disesuaikan Sesuai Kebutuhan

Fasilitas penyimpanan tentu harus disesuaikan dengan jenis dan karakteristik suatu barang. Barang yang mudah rusak, seperti makanan atau bahan kimia, perlu disimpan di ruangan dengan suhu terkontrol untuk menjaga kualitasnya. Dengan memperhatikan kebutuhan spesifik barang, gudang dapat mencegah kerusakan dan memastikan barang tetap dalam kondisi terbaik.

b. Keamanan dan Pemeliharaan Produk

Gudang harus memiliki sistem pengamanan yang baik untuk mencegah pencurian, kehilangan, dan kerusakan barang. Selain itu, pemeliharaan barang harus memperhatikan faktor lingkungan seperti suhu, air, dan tata letak yang tepat untuk meminimalkan risiko kerusakan.

c. Organisasi dan Tata Letak yang Efisien

Tata letak gudang yang efektif sangat penting untuk efisiensi operasional sebuah gudang. Gudang harus dirancang dengan cara yang memungkinkan aliran barang yang lancar dari penerimaan hingga pengiriman. Penyusunan barang yang terorganisir mempercepat pengambilan dan pemrosesan pesanan, dan mengurangi waktu pencarian.

d. Penggunaan Teknologi Canggih

Pemanfaatan teknologi seperti WMS berdampak signifikan terhadap efisiensi dalam proses pengelolaan gudang. Dengan menggunakan solusi perangkat lunak untuk manajemen gudang, perusahaan dapat mengurangi potensi kesalahan manusia, mempercepat proses pengiriman, dan meminimalkan pemborosan dalam penyimpanan dan pengambilan barang.

e. Pemantauan dan Pelaporan Kinerja

Pemantauan dan pelaporan kinerja gudang secara berkala sangat penting untuk memastikan bahwa semua proses berjalan sesuai jadwal. Informasi yang diperoleh dari sistem manajemen pergudangan dapat digunakan untuk membuat keputusan berbasis data tentang bagaimana memperbaiki pengelolaan gudang secara berkelanjutan.

f. Kolaborasi antar Pihak Terkait

Untuk memastikan distribusi yang efisien, gudang logistik harus bekerja sama dengan pemasok dan pelanggan, serta mematuhi perencanaan kebutuhan distribusi yang telah disusun.

Komunikasi yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam rantai pasokan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kecepatan pengiriman, mengurangi biaya operasional, dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih efisien.

g. Fleksibilitas dalam Menyesuaikan Kebutuhan Bisnis

Gudang logistik yang baik harus fleksibel dan mudah beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Baik itu peningkatan volume barang, perubahan permintaan pasar, atau perubahan dalam teknologi, gudang harus mampu menyesuaikan operasionalnya dengan cepat agar tetap mendukung kelancaran dalam distribusi barang.

6. Pentingnya WMS untuk Gudang Logistik

Di dunia logistik, pengelolaan gudang yang efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan pelanggan puas dengan layanan yang diberikan. Warehouse Management System (WMS) hadir sebagai solusi inovatif untuk mengelola berbagai aktivitas di gudang, mulai dari penyimpanan barang hingga pengiriman, dengan lebih efisien dan terorganisir.

a. Pengelolaan Persediaan

Salah satu tantangan utama dalam gudang logistik adalah memantau stok barang dengan tepat. Pengelolaan gudang yang efisien melibatkan teknik stuffing container yang baik untuk memastikan barang di dalam container tersusun dengan optimal dan meminimalkan ruang yang terbuang.

Tanpa sistem yang efisien, perusahaan bisa mengalami masalah stok berlebih atau kekurangan, yang tentunya mengganggu alur kerja. Dengan WMS, semua stok dapat dipantau secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah persediaan yang tepat dan mengatur pengisian ulang dengan lebih tepat dan cepat.

Dalam konteks sistem manajemen gudang 3PL, pengelolaan persediaan menjadi lebih terstruktur dengan dukungan pihak ketiga yang memiliki pengalaman dalam memantau dan mengelola stok secara efisien.

b. Pelacakan Inventaris

Pelacakan barang di gudang sangat penting, namun sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan tanpa sistem yang memadai. WMS menggunakan teknologi seperti barcode scanning dan RFID untuk memastikan setiap barang dapat dilacak dengan akurat dari awal penerimaan hingga pengiriman.

Dengan sistem ini, kesalahan pelacakan dapat diminimalkan, sehingga proses pengiriman berjalan lebih lancar dan pelanggan menerima barang dengan tepat.

c. Kecepatan & Akurasi Pengiriman

Kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman barang adalah kunci untuk menjaga kepuasan pelanggan. Gudang yang tidak terorganisir dengan baik dapat menyebabkan pengiriman keterlambatan pengiriman barang yang fatal.

Dengan WMS, proses pengambilan barang (picking), pengepakan, dan pengiriman, hingga mutasi stok menjadi lebih cepat dan akurat. Sistem ini memastikan barang sampai tepat waktu, mengurangi kesalahan, dan membantu menghemat biaya logistik.

d. Pengelolaan Retur Barang

Mengelola retur barang bisa sangat rumit tanpa sistem yang efisien. Barang yang dikembalikan perlu diproses dengan cepat dan tepat agar tidak mengganggu alur operasional.

Melalui penggunaan WMS, proses pengelolaan retur menjadi lebih mudah dan tertib. Setiap barang yang dikembalikan dapat dilacak, dan status penggantian dapat dicatat secara otomatis, yang membantu menjaga kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional.

7. Aktivitas Manajemen Gudang Logistik 

Manajemen logistik gudang melibatkan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas operasional pergudangan. Aktivitas-aktivitas ini mencakup pengelolaan aliran barang, pengaturan ruang penyimpanan, serta pengawasan persediaan secara teratur.

Berikut adalah beberapa aktivitas manajemen logistik pergudangan.

a. Penerimaan Barang

Penerimaan barang adalah aktivitas dalam manajemen logistik gudang yang melibatkan verifikasi dan penyimpanan barang yang datang. Proses ini harus dilakukan dengan teliti untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat, baik dalam hal jumlah maupun kondisi.

Kegagalan dalam penerimaan barang dapat menyebabkan masalah jumlah stok dan kesalahan inventaris yang berujung pada kerugian finansial.

Oleh karena itu, staf gudang harus menggunakan sistem yang efisien untuk mengimput data barang, mencatat segala ketidaksesuaian, dan memastikan bahwa semua informasi disimpan dengan benar untuk kebutuhan pelacakan dan audit di masa mendatang.

b. Penyimpanan dan Pengaturan Barang

Setelah barang diterima, mereka harus disimpan dengan cara yang memaksimalkan efisiensi pengambilan dan penggunaan ruang. Penyimpanan yang rapi dapat membantu mempercepat proses pemilihan barang dan mengurangi risiko kesalahan pengambilan barang ketika ada pemesanan barang.

Lokasi penyimpanan harus dipilih berdasarkan frekuensi penggunaan. Barang-barang yang sering diambil harus diletakkan di lokasi yang lebih mudah diakses.

c. Pemenuhan Pesanan

Pemenuhan pesanan adalah langkah yang dapat secara langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan. Proses ini meliputi pengambilan barang yang tepat dari tempat penyimpanan, pengemasan yang aman, dan pengaturan pengiriman yang efektif.

Pemilihan barang harus dilakukan dengan akurat dan cepat, karena kesalahan dalam pemenuhan pesanan dapat mengakibatkan pelanggan melakukan retur dan rasa ketidakpuasan pada pelanggan.

d. Pengemasan Barang

Selanjutnya, barang yang diambil dari gudang akan dikemas sesuai dengan persyaratan pengiriman setelah proses loading & unloading barang. Persyaratan tersebut meliputi menggunakan bahan kemasan yang sesuai dan aman untuk melindungi kerusakan barang selama pengiriman barang.

Setelah barang dikemas, informasi terkait pengiriman, termasuk shipping advice, perlu disiapkan untuk memastikan koordinasi yang baik antara pengirim dan penerima.

Sebelum barang dikirim ke pihak yang terkait, lakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa barang yang dikemas sesuai dengan pesanan pelanggan.

e. Pengiriman dan Distribusi

Barang yang telah dikemas dan diproses akan dikirimkan kepada pelanggan atau pihak terkait. Pemantauan pengiriman secara real-time dan pelaporan yang tepat waktu dilakukan agar informasi terkait perubahan situasi atau kendala yang muncul selama proses pengiriman dapat  dikomunikasikan kepada pihak yang menerima barang.

f. Keamanan Gudang

Menjaga keamanan gudang perlu dilakukan untuk mencegah gudang dan isinya dari pencurian atau kerusakan. Pemasangan sistem keamanan, pemantauan CCTV, dan kontrol akses ke area gudang adalah beberapa cara untuk mengamankan gudang. Selain itu, pastikan pintu gudang dan jendela gdang dilengkapi dengan pengunci yang aman.

g. Pelaporan dan Pemantauan Kinerja

Laporan kinerja harus dibuat secara berkala untuk mengetahui dan melaporkan kinerja aktivitas gudang. Laporan tersebut bisa dilakukan setiap hari, minggu, atau bulan. Selain itu, laporan ini digunakan untuk mengukur tingkat persediaan, akurasi pesanan, dan efisiensi operasional yang kemudian akan dievaluasi oleh manajer.

h. Pengembalian Barang

Pengelolaan pengembalian barang adalah aspek penting yang sering dihadapi dalam manajemen logistik gudang. Barang dapat dikembalikan karena berbagai alasan, termasuk cacat produk, kesalahan pengiriman, atau perubahan keputusan pembelian oleh pelanggan.

Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati agar barang dipastkan sudah dikembalikan ke inventaris dengan keadaan yang tepat atau dihapus dari stok jika tidak dapat digunakan lagi.

Pekerja gudang perlu mengidentifikasi dan mengklasifikasikan barang-barang yang dikembalikan, memproses retur dalam sistem, dan memutuskan tindakan selanjutnya seperti perbaikan, penggantian, atau pemusnahan barang.

i. Audit dan Kontrol Kualitas

Audit dan kontrol kualitas dalam manajemen logistik gudang bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan sudah memenuhi standar yang berlaku. Proses audit melibatkan evaluasi berkala terhadap keakuratan stok, penggunaan ruang, dan keefektifan proses operasional.

Kontrol kualitas adalah pemeriksaan kondisi barang yang dilakukan secara rutin untuk memastikan bahwa barang tersebut memenuhi spesifikasi yang ditentukan.

Tindakan korektif yang diperlukan berdasarkan hasil audit dapat mencakup perbaikan proses, pelatihan ulang karyawan, atau pembaruan peralatan. Audit yang dilakukan dengan baik membantu menurunkan risiko operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendukung inisiatif keberlanjutan.

8. Kesimpulan

Gudang logistik adalah tempat penyimpanan yang dirancang untuk mengelola aliran, penyimpanan, dan distribusi barang atau material sepanjang rantai pasokan. Dengan pengelolaan yang tepat, gudang dapat berfungsi sebagai pusat pengendalian yang menghubungkan seluruh proses logistik.

Manajemen gudang yang efektif memungkinkan perusahaan logistik untuk meningkatkan efisiensi, menekan biaya, dan memperbaiki kepuasan pelanggan. Anda dapat menerapkan Software Inventaris ScaleOcean untuk melancarkan seluruh proses pengelolaan gudang Anda. Dengan satu sistem, Anda bisa mengelola dan memantau seluruh cabang gudang di berbagai lokasi yang berbeda.

Proses stock request, mutasi stok, pelacakan Lot dan serial number bisa Anda lakukan dengan jauh lebih mudah. Tingkatkan kemudahan dan keuntungan sekaligus bersama ScaleOcean! Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem kami dapat mengoptimalkan operasional Anda.