Ketidakpastian dalam proses pengadaan bisa sangat merugikan bagi banyak perusahaan. Keterlambatan dalam pengiriman barang, kesulitan melacak status pesanan, serta pengeluaran yang tidak terkendali dapat menghentikan produktivitas bisnis dan menguras anggaran lebih dari yang direncanakan.
Situasi seperti ini tidak hanya menghambat kelancaran proyek tetapi juga menyebabkan kerugian finansial. Semua masalah ini sering terjadi saat Anda bergantung pada sistem manual. Oleh karena itu, perusahaan perlu segera beralih ke teknologi digital.
Penggunaan aplikasi procurement menjadi kebutuhan utama bisnis sekarang ini. Dengan mengotomatisasi seluruh proses pengadaan, perusahaan dapat memastikan pengadaan berjalan lebih transparan dan terkontrol. Artikel ini akan membantu Anda untuk mencari tahu rekomendasi aplikasi terbaik yang bisa dipertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
1. Pengertian Aplikasi Procurement
Aplikasi e procurement adalah sistem yang dirancang untuk mempermudah proses pengelolaan pengadaan barang ataupun jasa di perusahaan. Mulai dari permintaan hingga pembayaran, dengan tujuan agar efisiensi dapat ditingkatkan, meminimalisir human error, dan memastikan pengadaan bersifat transparan.
Software e-procurement biasanya mencakup fitur yang mendukung manajemen vendor, pembuatan permintaan pembelian, evaluasi penawaran, pembuatan pesanan pembelian, dan manajemen kontrak. Dengan mengintegrasikan seluruh proses tersebut ke dalam satu platform, pengeluaran perusahaan bisa lebih terkontrol.
2. Manfaat Aplikasi Procuremetnt bagi Bisnis
Banyak bisnis menghadapi tantangan dalam mengelola proses pengadaan, seperti waktu yang lama untuk mengurus pesanan, status pengadaan yang sulit dipantau secara manual, dan kurangnya transparansi sehingga menyebabkan pengeluaran tidak terkendali. Software procurement hadir dengan menawarkan berbagai manfaat.
Otomatisasi berbagai tugas rutin, seperti pembuatan dan persetujuan pembelian.
Memberikan Anda visibilitas penuh terhadap seluruh proses pengadaan sehingga Anda dapat melacak status setiap pesanan secara real-time.
Pemantauan anggaran menjadi lebih efektif sehingga bisa dipastikan semua pengeluaran sesuai budget.
Mempermudah manajemen kontrak dengan vendor sehingga pengadaan berjalan sesuai standar dan perjanjian.
Secara keseluruhan, software procurement tidak hanya mempermudah pengelolaan proses pengadaan digital, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif dengan meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung strategi bisnis jangka panjang Anda.
3. Rekomendasi Aplikasi Procurement
Keputusan implementasi aplikasi pengadaaan tentunya harus mempertimbangkan banyak hal agar perusahaan menerima manfaat yang maksimal. Di sini akan diberikan beberapa rekomendasi e-procurement software yang bisa Anda pertimbangkan.
a. Aplikasi Procurement ScaleOcean
Software procurement adalah salah satu modul dalam sistem ERP ScaleOcean yang dirancang untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi. Sistem ini membantu perusahaan mengontrol biaya, mengelola inventaris, dan meningkatkan efisiensi operasional. Anda bisa memanfaatkan demo gratis yang ditawarkan untuk tahu lebih lanjut proses kerja sistem ini.
Beberapa fitur purchasing software canggih berikut ini akan mengotomatisasi proses pembelian mulai dari permintaan hingga penerimaan barang. Fitur-fitur tersebut yaitu:
Automated purchase order management: menawarkan kemudahan pembuatan dan pengelolaan PO. Jadi, proses pembelian menjadi lebih cepat dan efisien.
Vendor performance management: memantau dan mengevaluasi kinerja vendor. Sehingga perusahaan dapat memilih supplier berdasarkan data historis dan performa terkini.
Budget control & cost monitoring: memantau pengeluaran pengadaan dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Real-time procurement tracking: memungkinkan pelacakan status pesanan pembelian secara langsung, sehingga penundaan atau masalah pengadaan dapat diminimalisir.
Inventory management: membantu Anda tahu level stok terkini sehingga perencanaan pembelian tidak mengakibatkan kelebihan atau kekurangan persediaan.
Dengan mengimplementasikannya, proses pengadaan Anda akan berjalan lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Jadi, aplikasi procurement tidak hanya mempermudah pengelolaan proses pengadaan, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif dan mendukung strategi bisnis jangka panjang.
b. Software Procurement Oracle
Oracle software procurement adalah sistem untuk mengelola seluruh siklus pengadaan dari awal hingga akhir. Sistem ini bisa diintegrasikan dengan sistem lainnya, sehingga visibilitas yang diperoleh perusahaan juga lebih baik dan alur kerja menjadi lebih efisien.
Sayangnya, sistem ini terlalu kompleks. Ini bisa menjadi tantangan bagi perusahaan yang belum memiliki infrastruktur IT yang kuat atau tim berpengalaman dalam mengelola sistem ERP. Selain itu, juga perlu pemeliharaan infrastruktur yang tinggi.
c. Ariba Procurement Software
Ariba procurement software, yang merupakan produk dari SAP merupakan platform pengadaan berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola seluruh proses pengadaan. Sistem ini terhubung dengan jaringan supplier global sehingga Anda bisa menemukan dan berkolaborasi dengan pemasok baru secara lebih mudah.
Tapi, biaya implementasi dan langganan sistem ini bisa dibilang tinggi sehingga kurang tepat bagi bisnis kecil dan menengah. Selain itu, integrasinya dinilai cukup dan membutuhkan waktu.
d. Aplikasi Procurement Procurify
Rekomendasi berikutnya adalah Procurify software. Sistem ini bersifat cloud sehingga lebih mudah mengotomatiskan proses pengadaan, terutama bagi bisnis kecil hingga menengah. Dashboard yang dimiliki juga user-friendly sehingga memungkinkan tim untuk cepat beradaptasi tanpa perlu pelatihan yang intensif.
Namun, ada beberapa kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan. Sistem ini tidak menawarkan kustomisasi yang diperlukan oleh perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan yang sangat kompleks. Fitur yang ditawarkan juga kurang lengkap sehingga tidak sesuai untuk perusahaan besar.
e. Software Procurement Ivalua
Aplikasi pengadaan Ivalua merupakan software yang fleksibel dan scalable sehingga cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan yang kompleks. Sistem procurement Ivalua juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan masing-masing yang unik. Dikarenakan bersifat custom, jadi proses implementasinya memerlukan waktu yang cukup lama dan infrastruktur IT yang baik.
f. Aplikasi Procurement SynerTrade
Ada juga aplikasi procurement SynderTrade yang menawarkan modularitas yang tinggi, sehingga perusahaan dapat memilih dan menggabungkan modul sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Dashboard sistem ini juga user-friendly sehingga mudah dan cepat untuk digunakan serta dipelajari.
Hanya saja, sistem ini kurang cocok untuk perusahaan kecil dan menengah karena biaya implementasinya cukup tinggi dan perlu sumber daya IT yang berpengalaman.
g. Jaggaer Software
Berikutnya, Jaggaer software adalah aplikasi procurement yang dirancang untuk mendukung alur kerja purchasing dari sourcing hingga pembayaran. Platform ini memiliki fitur analitik yang bisa menganalisis data pengadaan. Tapi, Anda perlu pertimbangkan bahwa biaya lisensi dan pemeliharaannya relatif tinggi, sehingga kurang cocok bagi bisnis kecil hingga menengah.
h. Aplikasi Procurement Zycus
Aplikasi procurement Zycus dirancang untuk mengotomatiskan proses pengadaan, dari sourcing hingga manajemen supplier. Sistem ini juga mampu melakukan analitik pada pengeluaran dan melakukan manajemen kontrak. Sayangnya, dashboard yang dimiliki kurang intuitif sehingga sulit untuk memahami informasi di dalamnya secara cepat.
i. Coupa Software
Rekomendasi berikutnya adalah software procurement Coupa yang merupakan solusi berbasis cloud dan dapat dimanfaatkan untuk mengelola tahap awal pengadaan hingga proses pembayaran. Interface sistem ini cukup user-friendly. Namun, biaya implementasi dan langganan yang dipatok relatif tinggi sehingga menjadi kendala bagi bisnis kecil hingga menengah.
j. Software Procurement Bonfire
E-procurement software satu ini mengelola proses pengadaan dengan fokus pada evaluasi dan seleksi vendor. Bonfire memiliki fitur kolaborasi untuk memudahkan tim bekerja bersama dalam menilai penawaran dan memilih vendor terbaik. Dengan ini, maka kurang cocok untuk perusahaan yang memerlukan solusi untuk mengelola seluruh siklus pengadaan end-to-end.
k. Market Dojo Software Procurement
Software Market Dojo memiliki tampilan yang sederhana dan memuat fitur-fitur dasar untuk mempermudah proses pengadaan. Dari penggunaannya, aplikasi tersebut lebih fokus menawarkan proses lelang elektronik. Oleh karena itu, platform ini kurang memiliki fitur-fitur pengadaan lain seperti manajemen kontrak atau pelacakan pengeluaran secara menyeluruh. Jadi, tidak cocok untuk perusahaan skala kecil.
l. Aplikasi Procurement Proactis
Proactis merupakan salah satu contoh aplikasi e procurement yang menyediakan solusi end-to-end mencakup modul aplikasi e procurement seperti manajemen pengeluaran, pemilihan supplier, dan manajemen kontrak. Sayangnya sistem ini cukup kompleks dan memiliki interface yang sulit dipahami oleh perusahaan yang belum terbiasa dengan sistem procurement digital.
m. Sistem E-Procurement TradeGecko
TradeGecko, yang sekarang merupakan bagian dari QuickBooks Commerce, adalah contoh aplikasi e procurement yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan inventaris dan proses pengadaan bagi bisnis kecil. Fiturnya cukup sederhana dan mudah dipahami untuk kebutuhan dasar proses pengadaan. Kelemahannya, sistem ini tidak menawarkan kustomisasi lanjutan jadi sulit untuk dikembangkan.
n. Aplikasi Procurement Accurate
Berikutnya terdapat software procurement Accurate. Sistem ini bisa diintegrasikan dengan sistem akuntansi, jadi tidak perlu aplikasi tambahan untuk mencatat pengeluaran. Dashboard di dalamnya juga didesain sederhana sehingga pengguna dapat dengan mudah membaca informasi. Namun, kurang cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan yang lebih kompleks karena fitur terbatas.
o. ProcurePort Software
Contoh aplikasi e procurement selanjutnya adalah ProcurePort software. Sistem ini lebih fokus pada penyediaan lelang online dengan berbagai metode, mulai dari forward auction maupun reverse auction. Artinya, modul aplikasi e procurement di dalamnya cukup terbatas sehingga tidak dapat digunakan untuk mengelola proses pengadaan secara menyeluruh.
4. Cara Memilih Software Procurement
Dari beberapa rekomendasi yang diberikan di atas, Anda perlu mempertimbangkan banyak aspek ketika memilih aplikasi procurement. Hal ini bisa diawali dengan memahami apa yang perusahaan butuhkan. Beberapa software hanya memberikan fitur dasar sehingga terbatas untuk mengelola pengadaan yang kompleks. Jadi, pastikan apakah fitur dasar ini cukup membantu Anda.
Proses pengadaan juga mencakup banyak aspek, sehingga membutuhkan adanya integrasi ke berbagai sistem lainnya. Cari tahu apakah software procurement yang Anda pilih telah mengakomodasi kebutuhan tersebut. Ini diperlukan agar proses pengadaan Anda berjalan lancar di satu sistem terpusat saja.
Pastikan juga untuk memperhitungkan biaya implementasi, lisensi, pelatihan, dan pemeliharaan. Software yang terlihat murah di awal mungkin memerlukan biaya tambahan yang signifikan seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan anggaran jangka panjang.
Penting melakukan uji coba software sebelum membuat keputusan akhir. Banyak vendor software e-procurement yang menawarkan demo atau periode uji coba gratis. Gunakan kesempatan ini untuk mengevaluasi apakah software tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan mudah digunakan oleh tim Anda.
Jangan lupa membaca ulasan dan testimoni dari pengguna lain untuk mendapatkan gambaran tentang kualitas dukungan tersebut. Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, Anda dapat memilih software procurement yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini tetapi juga mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan.
5. Kesimpulan
Software e-procurement sangat diperlukan bisnis untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengendalian biaya dalam proses pengadaan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin, memberikan visibilitas pada setiap tahapan secara real-time, dan menampilkan berbagai penawaran dari vendor berbeda, procurement tidak hanya berjalan efisien tapi juga hemat biaya.
ScaleOcean hadir dengan solusi procurement tercanggih yang bisa Anda andalkan. Dengan fitur yang ada, ScaleOcean siap memenuhi kebutuhan bisnis Anda untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar tanpa kendala. Cobalah demo gratisnya hari ini untuk tahu lebih detail cara kerjanya!
