Operator gudang adalah posisi yang memiliki peran penting dalam bisnis untuk memastikan manajemen gudang berlangsung optimal. Tanpa peran serta mereka, stok Anda tidak akan tercatat dengan baik, pengiriman pesanan berlangsung lambat, atau barang yang diterima bisa jadi tidak sesuai spesifikasi.

Semua masalah di atas bisa berdampak serius pada operasional bisnis, mulai dari kerugian finansial hingga menurunnya kepercayaan pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan efektivitas kerja operator gudang.

Artikel berikut akan memberikan informasi lebih detail terkait apa saja tugas operator gudang, dampak positif dari perannya bagi bisnis, hingga tips yang bisa Anda terapkan untuk memastikan tugas warehouse operator berjalan efektif.

1. Operator Gudang Adalah 

Operator gudang adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan mengawasi aktivitas di dalam gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang. Kesuksesan operasional bisnis terutama di bidang manufaktur, retail, dan distribusi, sangat bergantung pada operator gudang.

Misalkan, Anda memiliki bisnis di bidang manufaktur. Semua tahapan mulai dari penerimaan bahan baku, penyimpanan di gudang, pengelolaan inventaris, hingga pengiriman produk jadi dapat berjalan efektif dengan bantuan warehouse operator. 

Terlebih jika Anda memiliki variasi produk yang beragam. Proses masuk dan keluar barang perlu inventarisasi yang jelas dan harus tepat antara kartu stok barang dan jumlah persediaan. Dengan demikian, operator gudang adalah staff yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memastikan kelancaran rantai pasokan.

2. Gaji Operator Gudang

Gaji operator gudang di Indonesia bervariasi tergantung pada lokasi, pengalaman, dan industri perusahaan. Secara umum, untuk posisi pemula di kota besar seperti Jakarta atau Surabaya berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp4.500.000 per bulan. Di kota kecil, gaji ini bisa lebih rendah, sekitar Rp2.500.000 hingga Rp3.500.000 per bulan.

Operator gudang dengan pengalaman lebih dari 2-5 tahun biasanya dapat menerima gaji yang lebih tinggi, berkisar antara Rp4.500.000 hingga Rp6.000.000 per bulan, tergantung pada kompleksitas tugas dan tanggung jawab yang diemban.

3. Tugas Operator Gudang

Operator gudang punya peran penting dalam warehouse management dan memastikan proses aliran barang berjalan optimal. Secara spesifik tugas dan tanggung jawab mereka pada bisnis adalah:

a. Penerimaan Barang

Tugas operator gudang pertama adalah memeriksa dan menerima barang yang masuk. Mereka harus memastikan jumlah dan kualitas barang sesuai dengan dokumen pengiriman. Ini penting bagi bisnis manufaktur karena jika bahan baku yang diterima tidak sesuai standar kualitas, dapat mengganggu proses produksi. 

b. Pengelolaan Inventaris

Warehouse operator juga bertanggung jawab mengelola inventaris dengan efektif. Mereka harus memantau jumlah barang yang ada dan melakukan pemesanan ulang ketika stok mencapai reorder point. Bagi bisnis retail, hal ini diperlukan karena jika sampai mengalami kekurangan produk, maka bisnis kehilangan penjualan.

c. Penyimpanan Barang

Operator gudang juga bertanggung jawab untuk menata dan menyimpan barang dengan mempertimbangkan layout gudang. Mereka harus memastikan setiap produk disimpan di tempat yang sesuai, dan mudah diakses saat diperlukan.

Jika Anda bergerak di bisnis distribusi, tentu membutuhkan proses kerja ini untuk mempercepat pengambilan barang saat pesanan datang, sehingga meningkatkan efisiensi pengiriman.

d. Pengiriman Produk

Ketika perusahaan manufaktur atau distribusi mendapatkan pesanan, warehouse operator berperan menyiapkan produk untuk dikirim kepada pelanggan. Mereka memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan, terkemas dengan baik, dan siap untuk diantarkan.

e. Pengaturan Keluar Masuk Barang

Operator gudang juga bertanggung jawab untuk mengatur proses keluar masuk barang secara efisien. Mereka perlu mencatat semua transaksi dengan tepat, memastikan barang yang keluar sesuai dengan pesanan yang diterima, dan barang yang masuk tercatat dengan benar.

Mereka juga yang memastikan penerapan metode FIFO atau lainnya yang sangat berpengaruh terhadap ketersediaan barang. Maka dari itu mengecek semua kegiatan dan kondisi produk akan memperlancar arus perputaran persediaan manajemen gudang yang sudah ditetapkan sedari awal.

f. Pelaporan dan Dokumentasi

Operator gudang juga harus melakukan pelaporan terkait aktivitas yang terjadi di gudang, seperti jumlah barang yang masuk dan keluar, serta kondisi inventaris. Dokumentasi yang akurat sangat penting bagi perusahaan untuk analisis data dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

4. Pentingnya Operator Gudang bagi Bisnis

Peran operator gudang bagi bisnis sangatlah krusial karena mengoptimalkan ruang penyimpanan, meningkatkan akurasi inventaris, meminimalisir return barang, mengoptimalkan waktu penerimaan dan pengiriman barang. Berikut pembahasan lebih detail dari pentingnya warehouse operator bagi bisnis.

a. Optimalisasi Ruang Penyimpanan

Manajemen gudang juga berkaitan dengan seberapa baik perusahaan dalam menggunakan kapastias ruang penyimpanan. Anda perlu mempertimbangkan bagaimana barang ditata untuk mempemudah penerimaan dan pengiriman barang.

Dengan adanya operator gudang Anda dapat mengatur dan menata barang secara efisien. Dengan menggunakan teknik seperti sistem FIFO atau LIFO, mereka dapat memastikan bahwa ruang penyimpanan dimanfaatkan secara maksimal.

b. Peningkatan Akurasi Inventaris

Bayangkan jika Anda menjual produk yang ternyata stok barang tersebut kosong di gudang. Tentu kondisi ini akan mempengaruhi penjualan bahkan kepercayaan pelanggan pada bisnis Anda. Tugas operator gudang adalah memastikan hal ini tidak terjadi.

Mereka secara berkalan akan memantau jumlah barang yang ada, memeriksa tingkat persediaan, dan memastikan setiap produk tersedia sesuai permintaan pasar. Dengan manajemen yang efektif, risiko kehabisan stok dapat diminimalisir sehingga penjualan pun meningkat.

c. Mempercepat Pengiriman & Penerimaan Barang

Proses penerimaan dan pengiriman barang pasti terjadi sangat cepat dalam operasional sehari-hari. Terlebih dalam industri manufaktur, Anda harus mengelola penerimaan bahan baku, penyimpanan yang tepat, serta pengeluaran barang jadi secara efisien.

Peran warehouse operator sangatlah penting agar proses ini berlangsung cepat. Sehingga tidak ada penundaan yang mengganggu alur produksi atau pengiriman ke pelanggan. Mereka akan memastikan bahan baku diterima sesuai jadwal, disimpan di lokasi yang mudah diakses, dan siap digunakan ketika dibutuhkan dalam proses produksi.

d. Pencegahan Overstock & Stockout

Overstock menyebabkan biaya penyimpanan menjadi lebih mahal. Sedangkan stockout menyebabkan kehilangan penjualan. Operator gudang berperan penting dalam menyeimbangkan jumlah stok yang optimal. Dengan pengawasan yang teliti dan bantuan sistem inventaris, mereka memastikan stok barang selalu sesuai dengan permintaan. 

e. Pengelolaan Retur Barang

Dalam konteks manajemen gudang, operator gudang memiliki tanggung jawab untuk mengelola kesalahan dalam pengiriman dan retur barang. Mereka memastikan bahwa setiap kesalahan dicatat dan dianalisis untuk mencegah terulangnya masalah yang sama di masa depan.

5. Tips Tingkatkan Efisiensi Tugas Operator Gudang

Tugas operator gudang bisa dilakukan dengan efisien jika mendapatkan dukungan yang baik dari perusahaan. Tidak hanya untuk meningkatkan kemampuan mereka, tapi beberapa tips berikut juga akan meningkatkan kualitas kerja warehouse operator. Beberapa strategi yang bisa diterapkan adalah:  

a. Mengimplementasikan Warehouse Management System

Salah satu kunci untuk menjaga efisiensi manajemen gudang adalah dengan memantau kinerja operator secara real-time dan melakukan pengelolaan stok dengan bantuan teknologi canggih.

ScaleOcean warehouse management system hadir sebagai solusi berbasis AI yang telah dipercaya oleh ratusan klien untuk mengelola berbagai proses gudang secara lebih mudah dan efisien. Terintegrasi teknologi barcode dan RFID,  pemrosesan barang masuk dan keluar dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.

ScaleOcen juga menawarkan demo gratis serta konsultasi dengan tim ahli yang dapat membantu Anda untuk tahu lebih lanjut kebutuhan spesifik bisnis. Tidak hanya itu, ScaleOcean juga dilengkapi fitur unggulan mencakup:

• Real-time inventory tracking: Memantau pergerakan stok barang secara langsung. Ketahui posisi setiap barang di gudang dengan cepat dan pastikan stok selalu tersedia sesuai kebutuhan.

• Automated stock replenishment: Otomatis memberi tahu kapan stok barang perlu ditambah, berdasarkan pergerakan stok dan tingkat permintaan.

• Smart picking route optimization:  Membantu tugas operator gudang dalam menemukan rute pengambilan barang tercepat, mengurangi waktu pengambilan dan menghindari kesalahan picking.

• Task management:  Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada setiap staf gudang secara efektif. Supervisor dapat memantau tugas yang sedang berjalan, memastikan setiap staf menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

• Comprehensive reporting: Anda dapat memperoleh data real-time tentang pergerakan stok, produktivitas staf, dan efisiensi penggunaan ruang penyimpanan.

Dengan WMS ScaleOcean, Anda bisa lebih mudah memantau kinerja gudang sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen stok.

b. Memberikan Pelatihan secara Berkala

Pelatihan berkala bagi operator gudang sangat penting untuk memastikan mereka selalu memiliki keterampilan yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan prosedur operasional terbaru. Pelatihan ini tidak hanya berfokus pada skill teknis, tetapi juga pengelolaan inventaris dan penanganan barang.

c. Tetepkan Standar Operasional yang Jelas

SOP yang baik mencakup setiap aspek operasional gudang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman. Dengan adanya SOP yang terperinci, operator dapat memahami langkah-langkah yang perlu dilakukan sehingga mempercepat proses kerja dan mengurangi kesalahan.

d. Tingkatkan Komunikasi Antar Tim

Dengan meningkatkan komunikasi internal, setiap tim dapat bekerja secara lebih efektif, sehingga informasi penting seperti perubahan pesanan, stok yang menipis, atau jadwal pengiriman selalu diterima tepat waktu.

6. Kesimpulan

Tugas operator gudang adalah memastikan setiap proses penerimaan, penyimpanan, pengelolaan, dan pengiriman barang berjalan dengan efisien. Keberhasilan operasional bisnis seperti manufaktur, retail, dan distribusi sangat bergantung pada efektivitas tugas operator gudang dalam memantau dan mengatur aliran barang.

Tingkatkan efisiensi manajemen gudang dan pastikan kinerja tim gudang berjalan optimal dengan sistem manajemen gudang. ScaleOcean WMS menyediakan sistem terintegrasi yang memudahkan Anda mengelola inventaris, distribusi tugas, dan pelaporan real-time. Coba demo gratis sistem ini dan cari tahu bagaimana sistem tersebut dapat membantu bisnis Anda!