Bila bisnis ingin terus menerus dapat memenuhi kebutuhan serta permintaan dari konsumen, sistem inventory menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Jika tidak, manajemen inventaris yang dilakukan akan berantakan dan tidak terencana dengan baik. Bisnis pun sulit bertahan dan kesulitan dalam memperoleh keuntungan. Maka dari itu, mengelola inventaris perusahaan bukanlah hal yang mudah. Bahkan, lebih dari 40 bisnis ritel berpendapat jika software inventaris adalah kebutuhan vital untuk operasi bisnis.

Awalnya, sistem manajemen inventory berguna sebagai pelacak persediaan barang yang berada di gudang. Tetapi, saat ini fungsinya jauh lebih kompleks lagi. Jika Anda belum terbiasa dengan software inventory manajemen, tentu ini menjadi sebuah tantangan dalam operasional perusahaan yang Anda miliki. Lantas, apa pengertian inventory management? Kemudian seperti apa komponen yang ada di dalam software inventaris ini? Berikut penjelasan lengkapnya!

1. Pengertian Inventory Management

Hal pertama yang harus Anda ketahui mengenai manajemen inventory adalah pengertiannya. Software inventaris merupakan suatu sistem yang mengelola proses penyimpanan, pencarian, serta penjualan persediaan, baik dari bahan mentah maupun sudah berbentuk barang jadi dengan sistematis. 

Proses pengiriman barang di perusahaan besar biasanya meliputi penerimanaan bahan baku dan komponennya di area gudang. Lalu nantinya, pihak perusahaan lah yang akan menempatkannya di rak atau tempatnya. Jika seluruh proses tersebut masih dilakukan secara manual, tentu saja akan sangat menghabiskan waktu dan tenaga. Disinilah letak fungsi inventory management bagi bisnis Anda, yaitu menyederhanakan alur kerja. 

Bagaimana dengan manajemen inventaris usaha kecil? Umumnya, pelaku usaha akan menerima dan mengelola seluruh barang tersebut secara mandiri. Proses produksinya pun cukup unik, dimana mereka biasanya akan mengambil bahan baku mentah yang dibutuhkan untuk dirubah menjadi produk jadi secara langsung ke area penyimpanan. Nah, operasional bisnis ini masih bisa dijangkau oleh cara manual karena jumlah barangnya masih terjangkau dan tidak sebesar perusahaan maju.

2. Tujuan Manajemen Inventory

Tentu saja manajemen inventory mempunyai tujuan tersendiri. Kegiatan ini juga sangat penting karena erat kaitannya dengan keberlangsungan bisnis. Jika inventaris bisnis dapat diatur dengan baik, manajemen beserta dengan rantai pasokannya akan menjadi lebih teratur. 

Tetapi, jika tidak terdapat sistem inventaris yang tepat, penyediaan barang pasti akan mengalami sejumlah kendala mulai dari salah dalam melakukan pembelian bahan, kelebihan persediaan, kekurangan stok, dan yang lainnya. Berikut berbagai tujuan sistem inventaris, antara lain:

a. Mengelola Kontrol Stok

Dalam manajemen inventory, stock control menjadi salah satu upaya perusahaan untuk menyediakan stok barang yang diperlukan agar bisa memenuhi permintaan dari konsumen. Anda dapat menggunakan sistem inventaris berbasis ERP, agar bisa dengan mudah memantau ketersediaan barang. Nantinya, sistem akan memberi tahu jumlah stok, sehingga Anda dapat melakukan pemesanan ulang ketika akan kehabisan persediaan. 

b. Efisiensi Menjadi Semakin Meningkat

Tujuan lain dari manajemen inventory adalah memudahkan pekerjaan staf yang berkaitan dengan persediaan barang. Dengan sistem inventaris yang terstruktur, nantinya laporan inventaris bisa diselesaikan dengan cepat. Bayangkan saja, bagaimana jika prosesnya diselesaikan dengan manual. Tentu akan membutuhkan waktu lama, tetapi saat sudah menggunakan inventory management, proses bisa dilakukan dengan cepat. 

c. Produktivitas Lebih Optimal

Dengan menggunakan manajemen inventory, berbagai macam transaksi yang berkaitan dengan inventaris telah diotomatisasi. Karyawan akan semakin fokus dengan tugas yang membutuhkan waktu seperti pencatatan jumlah inventaris maupun membuat laporan yang mempergunakan spreadsheet. Namun, jika tidak menggunakan sistem inventaris, banyak staf yang hanya berfokus pada pengelolaan stok barang. 

d. Penyimpanan Data Menjadi Lebih Terpusat

Jika semakin banyak lokasi inventaris yang nantinya harus dikelola, akan semakin sulit juga untuk mengelola pesanan serta ketersediaan barang. Tetapi, dengan menggunakan sistem manajemen inventory, Anda bisa mengetahui mana barang yang terlambat datang. Lalu, Anda juga dapat menemukan lokasi barang tersebut dalam hitungan detik, bahkan meskipun barang ada di gudang berbeda, Anda dapat melacak operator dari sistem yang sama. 

e. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Jangan salah, dengan menggunakan manajemen inventory, informasi real-time yang berkaitan dengan stok barang akan Anda dapatkan dengan cepat dan mudah. Sehingga, seluruh proses penjualan bisa diproses dengan baik. Tidak hanya itu, sejumlah sistem bahkan dapat membantu pebisnis melacak pengiriman pesanan sampai ke pelanggan. Sehingga sistem ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan layanan yang ada.

3. Metode Manajemen Inventory yang Sering Digunakan

Menjadi sistem yang diandalkan untuk bisnis, ada berbagai macam metode yang dimiliki manajemen inventory. Metode analisis dari software inventaris ini bergantung dari jenis usaha serta produk yang dimiliki. Jadi, pemilik bisnis harus menyesuaikan metode sesuai dengan lini bisnis yang dijalankannya. Berikut berbagai metode yang digunakan dalam software gudang, antara lain:

a. EOQ atau Economic Order Quantity

Metode manajemen inventory yang pertama adalah EOQ atau Economic Order Quantity. EOQ merupakan metode yang mempergunakan formula agar bisa menemukan jumlah pembelian ideal yang harus dilakukan perusahaan. Formula ini menggunakan sejumlah variabel contohnya seperti tingkat permintaan, biaya produksi, dan lainnya. Tujuan dari penggunaan metode ini adalah agar dapat mengurangi biaya dengan mengetahui unit maksimal yang dibutuhkan. 

b. MOQ atau Minimum Order Quantity

Berikutnya adalah MOQ. Dalam manajemen inventory, MOQ dapat diartikan sebagai jumlah paling kecil yang dapat dijual oleh supplier ke perusahaan yang memerlukan barang. Bila perusahaan tidak bisa membeli jumlah minimal, supplier tidak akan memberikan barang tersebut sama sekali. Namun tentu saja pemesanan harus tetap menghitung unit barang yang dibutuhkan, serta tidak bisa langsung memesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 

c. MRP atau Material Requirement Planning

Di dalam manajemen inventory, MRP ini tergantung dari jumlah perkiraan penjualan yang dilakukan. Nantinya, produsen harus mencatat penjualan dengan akurat sehingga bisa merencanakan jumlah kebutuhan persediaan dengan baik. Sehingga, tidak ada kekurangan atau kelebihan bahan.

Tidak hanya itu, cara ini juga dilakukan untuk mengkomunikasikan kebutuhan pada pemasok material dengan cepat. Contohnya, produsen bahan bangunan yang mempergunakan sistem MRP, dapat dengan mudah memastikan jika bahan baku sudah sesuai dengan jumlah pemesanan. 

d. JIT atau Just in Time

Dalam manajemen inventory, JIT merupakan metode pengelolaan yang berasal dari pemasok sesuai dengan jadwal produksi. Perlu diperhatikan, teknik ini bisa menekan biaya untuk persediaan barang yang disebabkan oleh pemesanan tidak tepat waktu atau terlalu dini. 

Dengan menggunakan manajemen inventaris, JIT juga mempunyai sejumlah risiko yang harus diwaspadai. Bila permintaan konsumen tiba-tiba melonjak, produsen bisa tidak mempunyai sumber daya cukup agar bisa memenuhi permintaan tersebut. Tentu saja hal ini akan menurunkan reputasi pelanggan yang ada di mata pelanggan terhadap pesaing bisnis. 

e. DSI atau Days Sales of Inventory

Dalam manajemen inventory, Days Sales of Inventory dapat diartikan sebagai metode perhitungan keuangan yang menghasilkan rata-rata per hari yang diperlukan perusahaan agar bisa memperbarui persediaan yang dimilikinya. Hal tersebut termasuk barang dagangan yang berada dalam proses hingga barang yang tersedia untuk dijual. Penerapan DSI dalam software gudang dilakukan agar dapat menunjukkan likuiditas saham. Sehingga, hasil perhitungannya menunjukkan lamanya persediaan perusahaan bisa bertahan. 

4. Kesimpulan

Dengan begitu banyaknya manfaat yang dimiliki manajemen inventory untuk perusahaan, penting bagi pebisnis untuk menggunakan software ini. Namun, pastikan kembali memilih aplikasi atau sistem yang memang kompeten. Salah satu Software Inventaris yang dapat digunakan untuk menangani semua manajemen gudang Anda adalah ScaleOcean. Yuk percayakan seluruh inventaris bisnis Anda pada ScaleOcean!