Tugas tim human resource sangatlah kompleks, mereka harus mengelola seluruh karyawan yang ada di perusahaan. Dimana tidak hanya sebatas absen saja, melainkan juga izin, cuti, reimbursement, pajak, hingga proses penggajian. Maka dari itu, perusahaan sebaiknya memiliki sistem yang mumpuni untuk mendukung kelancaran dan kemudahan pekerjaan mereka.

Solusi tepat yang bisa digunakan oleh perusahaan adalah menerapkan human resource management. Software HRM ini terbukti dapat sangat membantu tim HR dalam melakukan tugasnya, yaitu dengan mengotomatiskan pekerjaan berulang. Bayangkan, berapa waktu yang harus mereka buang jika masih mengerjakan seluruh tugas secara manual. Di artikel ini, mari kita bahas fitur-fitur yang harus ada di aplikasi HRM.

Baca juga: Sistem POS, Solusi Ampuh Tingkatkan Penjualan

1. Apa itu Human Resource Management?

HRM atau Human Resource Management adalah serangkaian aplikasi yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia dan proses yang terkait dengan seluruh kegiatan karyawan pada suatu perusahaan. Sistem ini memungkinkan sebuah bisnis untuk mematuhi peraturan mengenai tenaga kerja yang berlaku dan sepenuhnya memahami pegawainya .

Tim HRD atau human resource department bukanlah satu-satunya pihak yang diuntungkan dengan adanya software ini. Namun, perusahaan juga memiliki peluang untuk mencapai tujuan karena kinerja karyawannya meningkat. Dengan software HRIS, Anda bisa mendapatkan seluruh informasi real-time tentang pegawai secara mudah, mulai dari absensi, jam kerja, aktivitas, dan tugas apa saja yang sudah diselesaikan.

Selain itu, Anda tidak perlu lagi kerepotan dalam mengatur biaya pengeluaran terkait SDM. Dengan software HRM berbasis ERP, Anda bisa menentukan gaji, bonus, reimbursement, dan benefit lainnya secara lebih mudah. Pengeluaran yang tidak diperlukan pun bisa Anda hindari mengingat biaya terbesar perusahaan biasanya terkait dengan tenaga kerja.

2. Perbedaan antara HRIS dan HRMS

Jadi, apa perbedaan antara Human Resource Management System (HRMS) dan Human Resource Information System (HRIS)? Sebagian besar provider ERP telah menggabungkan kedua sistem dan menggunakan kedua istilah ini secara bergantian karena mereka saling berhubungan. Perbedaannya adalah sistem HRIS telah digunakan terlebih dahulu untuk melacak informasi karyawan secara statis seperti nomor karyawan dan data pribadi mereka. Sementara, HRMS lebih berfokus pada aspek pengelolaan fungsi karyawan seperti kinerja, waktu istirahat, dan orientasi.

3. Pentingnya Software HRM bagi Perusahaan

Sistem ini memungkinkan bisnis Anda untuk mengotomatisasi banyak proses dan mengurangi kesalahan, memberikan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas yang diperlukan, serta mendukung perusahaan Anda dalam bersaing dengan kompetitor. Berikut adalah pembahasan fungsi human resource management terlengkap dan alasan mengapa sistem ini sangat diperlukan:

a. Pelaporan yang Akurat

Human resource management menggunakan database terpusat, sehingga Anda bisa dengan mudah memperbarui, mengelola, dan menggunakan informasi yang ada. Sehingga, Anda tidak perlu lagi mengumpulkan data dari aplikasi yang berbeda-beda. Laporan real-time pun bisa dibuat dengan cepat.

b. Proses yang Efisien

Melakukan seluruh pekerjaan akan sangat membuang waktu jika masih dilakukan secara manual. Resiko kehilangan data dan terjadi kesalahan pun tinggi. Namun, semua itu bisa Anda hindari dengan menggunakan sistem HRM seperti rekomendasi software payroll yang ada di Indonesia. Seluruh pekerjaan berulang yang dilakukan tim HR Anda dapat diotomatiskan. Sehingga, tugas cepat selesai dan jadi lebih efisien.

Baca juga: Tingkatkan Loyalitas Pelanggan dengan CRM

c. Kepatuhan Perundang-undangan

Sistem SDM terbaik memungkinkan Anda untuk patuh terhadap undang-undang. Dimana mencakup pelacakan dokumen, tanda tangan elektronik, penghapusan data untuk mencegah penyalahgunaan data dan untuk mematuhi Peraturan Perlindungan Data Umum. Selain itu, Anda pun bisa menghitung pajak karyawan secara mudah. Jadi, kepatuhan pajak bisnis Anda meningkat.

d. Keterlibatan Karyawan

Sistem manajemen SDM dapat meningkatkan keterlibatan karyawan. Software ini juga turut berperan sebagai pusat komunikasi, pegawai dapat berkomunikasi antara satu sama lain ataupun dengan pihak perusahaan lain. Selain itu, kerjasama antar divisi pun jadi lebih mudah untuk dilakukan. Dengan penyimpanan terpusat, Anda bisa berbagi data ataupun informasi dengan cepat. 

e. Keamanan Data

Undang-undang perlindungan data mengharuskan perusahaan untuk melindungi data karyawan, di mana pun itu. Namun, spreadsheet, email, dan formulir berbasis kertas sulit untuk disimpan dengan aman. Maka dari itu, Anda memerlukan software human resource management, untuk menyediakan jaminan keamanan yang jauh lebih baik. Seluruh data akan terenkripsi dan pencadangan data akan dilakukan secara rutin.

f. Penghematan Biaya

Dengan menggunakan software HRM, Anda bisa menyederhanakan alur kerja cukup dengan satu aplikasi. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk pembelian kertas, penyimpanan, dan hal serupa lainnya. Sehingga, perusahaan pun jadi lebih hemat dan efisiensi pun juga meningkat pesat.

4. Fitur Wajib Software HRIS

Setelah memahami fungsinya, perlu diketahui juga bahwa aplikasi HRM terdiri dari beberapa fitur yang sangat bervariasi. Bahkan, beberapa provider pun menyediakan solusi yang berbeda-beda. Maka dari itu, Anda harus hati-hati dalam memilih vendor ERP. Anda harus cermat dalam menentukan software yang tepat dan fitur mana yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah fitur-fitur software HRM yang dimiliki ScaleOcean:

a. Database Karyawan

Menyediakan satu tempat penyimpanan terpusat, dimana semua data karyawan akan disimpan. Anda bisa memperbarui dan menyimpan informasinya secara mudah. Sehingga, seluruh data tetap up to date dan real-time. Laporan pun dapat dibuat dengan cepat dan akurat.

b. Payroll Management

Menghitung gaji, pembayaran bonus, lembur, komisi penjualan, dan reimbursement jadi lebih cepat dan otomatis. Tentukan pembayaran bersih yang akurat kepada karyawan secara berkala. Anda pun bisa mendapatkan beberapa benefit lainnya, seperti perhitungan pajak dan iuran dana pensiun.

c. Performance Tracking

Anda bisa melacak progress pekerjaan seluruh karyawan dengan fitur ini. Mengetahui pegawai mana yang produktif dan yang tidak pun jadi lebih mudah. Dimana data tersebut dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk meningkatkan produktivitas kerja mereka dengan cara mengadakan pelatihan atau training.

d. Absensi Otomatis

Catat absensi seluruh karyawan secara otomatis, untuk mengetahui siapa saja yang tepat waktu dan yang sering terlambat. Selain itu, Anda juga bisa memproses permintaan cuti ataupun izin karyawan dengan cepat hanya dari satu dashboard. Fitur ini sangat berkaitan dengan fitur payroll untuk memudahkan dalam menentukannya.

e. Manajemen Biaya

Fitur satu ini memungkinkan karyawan Anda untuk mencatat pengeluaran mereka dan mengajukan klaim dari mana saja di perangkat apa pun. Tim SDM Anda dapat menyetujui atau menolak permintaan pengeluaran cukup dengan sekali klik.

f. Hak Akses

Tentukan izin akses yang berbeda untuk data perusahaan Anda. Setiap orang dapat diberikan peran yang berbeda sesuai dengan tanggung jawabnya (sebagai viewer, administrator, dll) untuk bisa mengakses segala data perusahaan.

Baca juga: Pahami Apa itu Software Akuntansi secara Detail

5. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa perusahaan membutuhkan software human resource management untuk memudahkan dalam mengelola karyawan. Didukung dengan kelengkapan fiturnya, Anda bisa melancarkan seluruh proses pengelolaan karyawan, mulai dari perekrutan hingga meningkatkan produktivitas kerja. 

Yuk terapkan software HRIS ScaleOcean! software kami memiliki fitur lengkap, fleksibilitas dan skalabilitas tinggi, bahkan bisa di custom-made juga loh. Capai tujuan perusahaan lebih cepat dengan mengoptimalkan kinerja karyawan Anda bersama ScaleOcean.