Menurut US Department of Commerce, 96%  perusahaan konstruksi berpotensi untuk gagal di 10 tahun pertama mereka. Salah satu penyebabnya adalah pemilihan kontrak proyek yang kurang tepat dan perencanaan yang tidak baik.  

Sebelum masalah itu terjadi,  Anda perlu menyiapkan kontrak proyek dari awal perjanjian dengan klien. Dengan mengenali 15 jenis kontrak proyek, Anda dapat menentukan lingkup kerja yang sesuai, menyusun mekanisme proyek, serta menghindari risiko kerugian. Mari simak definisi, elemen, dan contohnya di artikel ini!

1. Definisi Kontrak Proyek

Kontrak proyek konstruksi berfungsi mengatur hubungan antara pihak penyedia jasa dan pengguna jasa mengenai ruang lingkup pekerjaan, jadwal, biaya, dan tanggung jawab dalam proyek konstruksi. Dengan adanya kontrak konstruksi yang terperinci, setiap tahap proyek Anda dapat berjalan sesuai rencana.

Selain itu, kontrak konstruksi dapat memastikan bahwa aspek-aspek penting seperti keselamatan kerja, asuransi, dan jaminan kinerja diatur dengan jelas, memberikan perlindungan tambahan bagi semua pihak yang terlibat. Dengan demikian, kontrak tersebut menjadi pondasi yang kuat untuk mencapai kesuksesan proyek secara keseluruhan. 

2. Fungsi Kontrak Proyek Konstruksi

Kontrak konstruksi memiliki beberapa fungsi penting yang membantu memastikan proyek berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari kontrak proyek konstruksi.

a. Pengaturan Kewajiban dan Hak

Di perusahaan konstruksi, kontrak proyek berfungsi untuk mengatur kewajiban dan hak setiap pihak yang terlibat dalam proyek tersebut. Dalam kontrak ini, tanggung jawab masing-masing pihak, seperti kontraktor, pemilik proyek, dan subkontraktor, dijelaskan secara rinci. Misalnya, kewajiban kontraktor bisa mencakup penyelesaian pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditetapkan dan dalam jangka waktu yang disepakati. Sementara itu, hak kontraktor dapat meliputi penerimaan pembayaran sesuai dengan kemajuan pekerjaan.

b. Penentuan Biaya dan Pembayaran

Fungsi ini menjadi aspek krusial yang memastikan transparansi dan kejelasan finansial antara kontraktor dan pemilik proyek. Kontrak harus memuat rincian biaya, termasuk harga satuan, jumlah total, dan metode pembayaran yang disepakati. Biasanya, pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan progres proyek atau pencapaian milestone tertentu. Pembayaran bertahap ini membantu mengurangi risiko keuangan bagi kontraktor dan memastikan pemilik proyek hanya membayar pekerjaan yang telah selesai dan diverifikasi.

c. Pengelolaan Perubahan Proyek

Biasanya, dalam kontrak proyek konstruksi memuat prosedur resmi yang harus diikuti jika ada perubahan spesifikasi, desain, atau lingkup pekerjaan yang perlu dilakukan. Prosedur ini mencakup persetujuan dari semua pihak yang terlibat, penilaian dampak perubahan terhadap biaya dan jadwal, serta penyesuaian kontrak yang diperlukan. Dengan adanya mekanisme yang jelas untuk menangani perubahan, kontrak membantu mencegah kebingungan dan perselisihan, serta memastikan setiap perubahan yang terjadi akan dikelola dengan baik. 

d. Jadwal Pelaksanaan Proyek

Kontrak konstruksi juga menguraikan tahapan proyek dan waktu penyelesaiannya. Kontrak harus mencantumkan jadwal yang rinci, termasuk tanggal mulai dan selesai setiap pekerjaan, serta deadline keseluruhan proyek. Jadwal ini berfungsi sebagai panduan bagi kontraktor untuk mengelola waktu dan sumber daya secara efektif, dan bagi pemilik proyek untuk memantau progres pekerjaan. Selain itu, jadwal pelaksanaan juga membantu mengidentifikasi dan mengantisipasi potensi penundaan, sehingga langkah mitigasi dapat diambil lebih awal. 

e. Penanganan Keterlambatan dan Penalti

Terakhir, kontrak harus mencantumkan ketentuan tentang apa yang dianggap sebagai keterlambatan yang tidak dapat diterima dan bagaimana penalti akan dikenakan jika terjadi keterlambatan tersebut. Penalti ini bisa berupa denda harian atau pengurangan pembayaran berdasarkan jumlah hari keterlambatan. Selain itu, kontrak juga harus mencakup kondisi-kondisi di mana keterlambatan dapat dimaafkan, seperti force majeure atau kejadian yang berada di luar kendali kontraktor.

f. Menjamin Kualitas Proyek

Tidak perlu khawatir dengan hasil akhir, karena standar kualitas proyek Anda sudah ditetapkan sejak awal melalui kontrak. Semua spesifikasi teknis, bahan yang digunakan, hingga prosedur kerja sudah tercantum secara detail dalam dokumen ini. Kontraktor juga berkewajiban mengikuti semua aturan dalam kontrak, sehingga jika terjadi ketidaksesuaian, Anda memiliki dasar kuat untuk meminta perbaikan.

g. Meningkatkan Transparansi

Kontrak membantu menciptakan transparansi di setiap aspek proyek, mulai dari anggaran hingga pekerjaan di lapangan. Dengan begitu, Anda dan semua pihak yang terlibat bisa lebih percaya dan meminimalkan kemungkinan penyalahgunaan atau kesalahpahaman.

h. Mengawasi Pelaksanaan Proyek

Terdapat mekanisme pengawasan yang jelas untuk memantau kemajuan proyek Anda. Ini membantu memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai jadwal tanpa masalah yang berarti. Selain itu, Anda juga dapat mengawasi masalah sedini mungkin untuk pencegahan risiko.  

i. Meminimalkan Risiko Hukum

Sengketa hukum dapat menjadi ancaman serius bagi perusahaan konstruksi Anda. Untuk menghindari potensi tersebut, Anda dapat menyiapkan kontrak yang berisi aturan main yang jelas. Jangan lupa pastikan semua pihak memahami peran dan tanggung jawab mereka secara menyeluruh. Hal ini tidak hanya membantu mencegah potensi konflik, tetapi juga memberikan perlindungan hukum yang solid sepanjang proyek berjalan.

j. Menyediakan Rencana Darurat

Penting untuk menyiapkan rencana cadangan untuk menghadapi situasi darurat. Seringkali mekanismenya dicantumkan dalam kontrak, misalnya perusahaan telat dalam pembayaran atau penyelesaian proyek. Jika Anda sudah menyiapkan rencana darurat, maka surat permohonan perpanjangan kontrak proyek dapat diajukan untuk memastikan kelancaran pekerjaan.

k. Meningkatkan Efisiensi

Kontrak yang jelas membantu meningkatkan efisiensi operasional proyek. Ini akan membantu Anda mengurangi risiko keterlambatan atau kesalahan di lokasi proyek. Misalnya, kontrak yang rinci tentang penggunaan bahan memungkinkan manajer proyek mengoptimalkan waktu dan biaya secara efektif. Hasilnya, proyek tidak hanya selesai lebih cepat tetapi juga dengan kualitas yang lebih baik. 

l. Menetapkan Batas Pekerjaan

Dalam proyek konstruksi, batas pekerjaan harus jelas agar tidak ada kebingungan di lapangan. Kontrak menentukan ruang lingkup pekerjaan secara rinci, sehingga semua pihak memahami tugas yang harus diselesaikan. Dengan batas yang jelas, setiap pekerjaan tambahan di luar perjanjian tidak akan dilakukan tanpa persetujuan semua pihak. Hal ini mencegah ketidaksepakatan atau pekerjaan yang berlebihan, yang bisa mengakibatkan penundaan dan biaya tambahan.

m. Hubungan Lebih Harmonis

Dengan kontrak yang jelas dan terstruktur, hubungan Anda dengan pihak-pihak lain dalam proyek konstruksi akan semakin erat. Selain itu, kontrak yang rinci dapat mengurangi kesalahpahaman dan potensi perselisihan, serta mendorong terciptanya komunikasi yang lebih terbuka dan transparan. Dengan adanya kejelasan tersebut, Anda dan tim dapat bekerja sama secara lebih efektif dan produktif, menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. 

3. Komponen Utama Kontrak Manajemen Konstruksi

Kontrak manajemen konstruksi memiliki beberapa komponen utama yang harus disertakan untuk memastikan semua aspek proyek diatur dengan jelas dan transparan. Berikut adalah komponen-komponen utama dari kontrak manajemen konstruksi.

a. Identitas Pihak Terlibat

Komponen utama dalam contoh dokumen kontrak konstruksi adalah identitas pihak yang terlibat. Hal tersebut mencakup nama, alamat, dan informasi kontak dari pemilik proyek, perusahaan konstruksi, kontraktor utama, serta subkontraktor.  Identitas yang jelas membantu dalam menghindari kebingungan dan memastikan setiap pihak mengetahui peran dan tanggung jawab masing-masing.

b. Deskripsi Proyek

Berikutnya, deskripsi proyek yang memberikan gambaran lengkap mengenai proyek yang akan dilaksanakan. Komponen ini mencakup informasi seperti tujuan proyek, lokasi, ukuran, dan karakteristik teknis yang harus dipenuhi. Deskripsi yang rinci membantu memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang akan dibangun, sehingga mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman. 

c. Lingkup Pekerjaan

Ruang lingkup pekerjaan akan menentukan tugas dan tanggung jawab spesifik yang harus dilakukan oleh setiap pihak. Komponen ini merinci aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan, mulai dari perencanaan, desain, pengadaan material, hingga pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan di lapangan. Adanya lingkup pekerjaan yang jelas, semua pihak dapat memahami dengan tepat apa yang diharapkan dari mereka, sehingga meminimalkan risiko adanya pekerjaan yang terlewat atau tumpang tindih.

d. Jadwal Proyek

Terdapat juga komponen yang mengatur waktu pelaksanaan setiap tahap pekerjaan. Jadwal ini mencakup tanggal mulai dan selesai, serta tenggat waktu untuk setiap aktivitas utama dalam proyek. Dengan adanya time schedule proyek yang terperinci, manajer proyek dapat mengkoordinasikan sumber daya secara efektif dan memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai rencana. Jadwal proyek juga berfungsi sebagai alat pengendalian, memungkinkan manajer proyek untuk memonitor kemajuan dan mengidentifikasi potensi keterlambatan.

e. Biaya dan Pembayaran

Tidak hanya itu saja, komponen kontrak proyek konstruksi juga menetapkan anggaran dan mekanisme pembayaran untuk proyek. Komponen ini mencakup rincian biaya untuk setiap aktivitas, termasuk biaya material, tenaga kerja, overhead, serta metode pembayaran yang akan digunakan. Dengan adanya rincian biaya dan mekanisme pembayaran yang jelas, semua pihak dapat memiliki ekspektasi yang realistis mengenai anggaran proyek dan memastikan tidak ada biaya tersembunyi.

f. Standar Kualitas

Dengan mencantumkan standar kualitas, Anda dapat secara lebih efektif mengontrol dan memonitor proses pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat mendeteksi kesalahan lebih awal dan mengambil tindakan jika diperlukan. Selain itu, standar yang jelas membantu menjaga konsistensi dalam kualitas hasil akhir, mengurangi risiko hasil yang tidak memuaskan, dan memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan harapan. . 

g. Perizinan Proyek

Perizinan ini mencakup berbagai aspek, seperti izin bangunan, izin lingkungan, hingga sertifikasi keselamatan, yang semuanya penting untuk menjaga agar proyek tetap mematuhi peraturan hukum yang berlaku. Pastikan kontrak Anda mencantumkan penganggungjawab perizinan, sehingga Anda tidak mengalami masalah hukum di kemudian hari akibat kelalaian.

H. Kebijakan Keselamatan

Pastikan kontrak proyek mencakup kebijakan keselamatan yang komprehensif di lokasi kerja. Langkah ini sangat penting untuk melindungi semua pihak dari risiko kecelakaan, termasuk para pekerja dan Anda sendiri. Selain itu, kebijakan keselamatan ini membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar dan aman

i. Prosedur Penyelesaian Sengketa

Prosedur penyelesaian sengketa yang jelas harus ada dalam kontrak. Ini memastikan Anda memiliki jalur penyelesaian yang efisien jika terjadi perselisihan, sehingga masalah bisa diatasi tanpa merusak hubungan antara pihak-pihak yang terlibat.

j. Tanda Tangan Pihak Berwenang

Tanda tangan pihak berwenang merupakan bukti sah bahwa kontrak telah disetujui oleh semua pihak. Pastikan kontrak Anda ditandatangani oleh semua yang berwenang, sehingga memiliki kekuatan hukum yang kuat.

4. Contoh Kontrak Manajemen Konstruksi

Pahami jenis-jenis kontrak yang tepat untuk kebutuhan Anda, seperti Lump Sum, Unit Price, Cost Plus Fee, Design-Build, Turnkey, Time & Materials, EPC, Joint Venture, GMP, Incentive, Management Fee, BOOT, Subkontrak, Open Book, atau Percentage of Cost. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasan berikut!

Contoh jenis-jenis kontrak proyek konstruksi ini penting untuk memastikan setiap pihak memahami peran dan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, kontrak yang rinci memberikan perlindungan hukum, yang memastikan setiap perubahan atau tambahan pekerjaan akan didokumentasikan dan disetujui.

5. Mudahnya Kelola Kontrak Proyek dengan ScaleOcean

Anda kini sadar bahwa mengelola kontrak proyek konstruksi dapat menjadi tantangan besar. Kesalahan dalam penjadwalan, ketidakpastian anggaran, dan kurangnya transparansi adalah hal yang harus dihindari. Selain itu, proses pengelolaan manual dapat meningkatkan risiko kesalahan manusia, keterlambatan, dan pengeluaran berlebih.

Dengan fitur manajemen kontrak yang ada di software konstruksi ScaleOcean, Anda dapat lebih fokus pada eksekusi proyek tanpa harus terganggu oleh masalah administrasi. Anda dapat meringankan risiko dalam pengelolaan kontrak proyek melalui sistem teknologi yang terintegrasi. Dengan ScaleOcean, setiap tahap kontrak proyek Anda dapat diakses melalui satu platform digital. Ini membantu Anda memantau perkembangan, mengelola anggaran, dan menjaga kontrak tanpa risiko kesalahan manual.

Jika ingin melihat bagaimana solusi ini dapat bekerja dalam manajemen kontrak proyek Anda, cobalah demo dan konsultasi gratis. Anda dapat menemukan solusi yang paling sesuai, dan kontrak proyek pun dapat lebih terstruktur, otomatis, dan akurat.

6. Kesimpulan

Secara keseluruhan, contoh dokumen kontrak konstruksi membantu menciptakan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam pelaksanaan proyek, yang pada akhirnya meningkatkan peluang keberhasilan proyek konstruksi. Selain itu, dengan prosedur manajemen perubahan yang terstruktur dan ketentuan penyelesaian sengketa yang jelas, kontrak ini mampu menghadapi dinamika proyek yang mungkin terjadi.

Dengan kontrak yang disusun dengan baik, perusahaan konstruksi dapat memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, anggaran, dan waktu yang ditetapkan, serta mematuhi semua regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan konstruksi untuk memiliki kontrak proyek yang komprehensif dan terperinci.