Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang memiliki peran penting agar staf gudang bisa memastikan bahwa semua informasi terkait pengiriman barang dari gudang tercatat secara akurat dan rinci. Dokumen ini, yang sering disebut dengan istilah delivery note, adalah bagian yang tidak bisa terpisahkan dari sistem warehouse management yang efektif.

Format surat jalan pengiriman barang harus mencakup semua data penting, seperti tanggal pengiriman, identitas pengirim dan penerima, serta informasi terkait barang yang dikirim. Penggunaan format pengiriman barang yang standar dan konsisten tidak hanya mempermudah komunikasi antara pihak-pihak terkait, tetapi juga memudahkan dalam pelacakan dan verifikasi isi pengiriman. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap bisnis untuk membuat format surat jalan yang terstruktur dan mudah dipahami oleh semua orang.

1. Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang memiliki beberapa fungsi dalam mempermudah proses logistik dan distribusi. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi utama dari surat jalan pengiriman barang.

a. Bukti Pengiriman

Surat jalan merupakan dokumen berupa bukti resmi bahwa barang telah dikirim dari pengirim ke penerima. Dokumen ini berguna sebagai catatan bahwa transaksi pengiriman telah terjadi, yang membantu kedua belah pihak dalam menyelesaikan masalah yang mungkin timbul setelah pengiriman, seperti klaim terkait kehilangan atau kerusakan barang.

b. Alat Pelacak

Surat jalan menyediakan data penting yang digunakan untuk melacak pengiriman. Ini termasuk informasi tentang pengirim, penerima, dan detail pengiriman yang bisa diintegrasikan dengan sistem pelacakan berbasis online atau GPS. Melalui surat jalan, pengiriman barang dapat dipantau secara real-time, meningkatkan visibilitas dan manajemen selama proses distribusi.

c. Pemeriksaan dan Penerimaan Barang

Pada saat proses penerimaan, surat jalan digunakan sebagai checklist agar semua barang dipastikan sudah tercatat telah diterima dengan benar. Penerima akan membandingkan isi surat jalan dengan barang yang tiba untuk memverifikasi jumlah, jenis, dan kondisi barang. Hal ini sangat penting untuk menjaga akurasi inventori dan memudahkan proses klaim jika ada perbedaan atau kerusakan.

d. Dokumen Legal

Surat jalan berperan sebagai dokumen legal yang dapat dijadikan bukti bahwa transaksi dilakukan dan keakuratan transaksi pengiriman barang. Dalam kasus sengketa, seperti klaim atas barang yang tidak dikirim atau rusak, surat jalan dapat digunakan sebagai bukti dalam proses litigasi atau mediasi antara pengirim dan penerima.

e. Manajemen Inventori

Dengan mencatat barang yang keluar dan masuk melalui surat jalan, perusahaan dapat menjaga keakuratan data inventori mereka. Ini penting untuk kegiatan bisnis sehari-hari, seperti perencanaan pembelian, produksi, dan penjualan. Pengelolaan inventori yang baik juga mengurangi risiko terjadinya overstocking atau stockout yang bisa berdampak pada cashflow.

f. Mempermudah Proses Pencatatan Keuangan

Dengan membandingkan barang yang dikirim dengan faktur yang dikeluarkan, surat jalan dapat membantu proses pencatatan keuangan. Ini membantu proses pencatatan akuntansi  berupa pendapatan dan beban dengan lebih akurat, yang penting untuk pengelolaan arus kas dan melaporkan keuangan yang sehat kepada stakeholder.

2. Komponen dalam Surat Jalan

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang menunjukkan  bukti bahwa barang sudah dikirim dan digunakan untuk verifikasi dan audit stok. Berikut adalah komponen yang umumnya tertera dalam surat jalan pengiriman barang.

a. Nomor Surat Jalan

Setiap surat jalan diberi nomor yang berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Nomor ini sangat penting untuk keperluan pelacakan, audit, dan referensi silang dengan dokumen lain seperti faktur atau pesanan pembelian. Nomor surat jalan dibuat untuk memudahkan proses administrasi dan mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam pengiriman.

b. Tanggal Pengiriman

Tanggal pada surat jalan menunjukkan hari ketika barang fisiknya dikirim dari gudang. Informasi ini berguna untuk dokumentasi, pelaporan, dan pengaturan jadwal penerimaan di tujuan. Tanggal pengiriman juga digunakan untuk mengevaluasi kinerja waktu pengiriman dan kinerja logistik perusahaan.

c. Informasi Pengirim

Informasi pengirim mencakup nama dan alamat lengkap pengirim, yang umumnya adalah gudang atau distributor. Jika ada masalah dengan pengiriman atau perluasan informasi, informasi ini sangat bermanfaat bagi penerima untuk menemukan sumber barang. Identitas pengirim juga penting untuk tujuan undang-undang dan kontrak.

d. Informasi Penerima

Sertakan informasi penerima barang yang meliputi nama dan alamat. Informasi ini harus akurat agar barang dipastikan terkirim ke lokasi yang benar. Kesalahan dalam informasi penerima bisa menyebabkan keterlambatan atau kehilangan barang, dan oleh karena itu, verifikasi sebelum pengiriman perlu dilakukan

e. Daftar Barang

Daftar ini harus memuat deskripsi yang jelas tentang barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, berat, dan ukuran. Informasi ini prnting untuk proses operasional seperti penyusunan muatan, penanganan barang, dan verifikasi di tujuan. Daftar yang lengkap dan akurat membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman terkait informasi barang.

f. Kondisi Barang

Deskripsi tentang kondisi barang saat dikirim (misalnya, baru, bekas, perlu penanganan khusus) harus tercatat pada surat jalan.  Untuk menghindari masalah mengenai kualitas atau kondisi barang saat diterima antara pengirim dan penerima, kondisi barang harus ditulis dalam surat jalan.

g. Instruksi Khusus

Instruksi ini termasuk cara penanganan khusus, suhu untuk pengiriman barang yang mudah rusak, atau arahan lain yang harus diikuti selama pengiriman. Untuk menjaga kondisi barang dan kepuasan penerima, semua pihak yang terlibat dalam pengiriman harus memahami dan mengikuti instruksi ini.

h. Tanda Tangan

Tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima menandakan verifikasi dan penerimaan barang. Tanda tangan ini diperlukan dalam kasus atau proses klaim untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima. Stempel, jika digunakan, meningkatkan formalitas dokumen dan memastikan bahwa mereka benar.

i. Referensi Pesanan

Nomor ini menghubungkan surat jalan dengan dokumen terkait lainnya seperti pesanan pembelian atau faktur. Referensi ini memudahkan dalam administrasi keuangan dan logistik, membantu proses pelacakan dan rekonsiliasi pesanan.

3. Langkah-langkah Membuat Surat Jalan

Membuat surat jalan untuk pengiriman barang dari gudang melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti agar proses pengiriman berjalan dengan lancar. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam membuat surat jalan.

a. Pengumpulan Informasi Barang

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi yang relevan tentang barang yang akan dikirim. Ini termasuk jenis barang, jumlah, berat, dan dimensi. Informasi ini biasanya berasal dari sistem manajemen inventaris atau langsung dari dokumen pesanan. Pada tahap ini, keakuratan data sangat penting karena kesalahan dalam informasi barang dapat menyebabkan masalah pengiriman atau ketidakpuasan pelanggan. Pastikan semua informasi dicatat dengan benar agar proses selanjutnya bisa dilakukan dengan mudah.

b. Verifikasi Detail Pesanan

Setelah informasi barang terkumpul, lakukan verifikasi terhadap detail pesanan. Hal ini melibatkan pengecekan kembali jumlah barang, jenis, dan spesifikasi lainnya dengan pesanan pembelian atau faktur yang diterima. Proses verifikasi ini adalah langkah penting untuk mencegah kesalahan pengiriman, seperti kekurangan atau kelebihan barang. Ini juga memastikan bahwa apa yang akan dikirim sesuai dengan apa yang telah disepakati dengan penerima.

c. Pencatatan Informasi Pengirim dan Penerima

Informasi mengenai pengirim dan penerima harus dicatat dengan lengkap dan akurat dalam surat jalan. Ini mencakup nama lengkap, alamat, dan informasi kontak lainnya. Memastikan keakuratan informasi ini sangat penting karena setiap kesalahan dapat menyebabkan keterlambatan waktu pengiriman atau terkirim ke alamat yang salah. Jika terjadi masalah selama pengiriman, data ini juga digunakan dalam komunikasi antara pengirim dan penerima.

d. Penyusunan Daftar Barang

Buatlah daftar berisi semua barang yang akan dikirim, termasuk deskripsi lengkap dan jumlah barang. Untuk membantu penerima memastikan bahwa semua barang yang diminta telah diterima sesuai dengan pesanan, Anda dapat menyusun daftar barang yang rinci. Selain itu, ini membantu pengecekan dan audit di kemudian hari. Daftar tersebut harus memiliki informasi yang cukup untuk mempermudah mengidentifikasi setiap barang.

e. Jelaskan Kondisi Barang

Jelaskan kondisi barang yang akan dikirim, terutama penanganan khusus yang mungkin diperlukan selama transportasi. Contoh kondisi khusus meliputi barang yang mudah pecah, harus disimpan di kisaran suhu tertentu, atau berat khusus yang mempengaruhi cara pengangkutan. Informasi ini membantu logistik atau perusahaan pengiriman dalam menyiapkan sumber daya yang sesuai untuk menangani barang dengan cara yang aman dan efisien.

f. Sertakan Instruksi Pengiriman

Sertakan instruksi khusus yang harus diikuti oleh perusahaan pengiriman atau tim logistik. Instruksi ini bisa berkaitan dengan urutan pemuatan barang, kebutuhan waktu pengiriman yang spesifik, atau keamanan dan protokol keselamatan selama pengiriman. Memiliki instruksi yang jelas dan mudah diikuti membantu memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang bagaimana barang harus ditangani selama proses pengiriman.

g. Pencetakan Surat Jalan

Setelah semua informasi telah direkap dan diverifikasi, surat jalan sudah bisa dicetak. Pastikan bahwa surat jalan dicetak dengan jelas dan mudah dibaca untuk menghindari kebingungan atau kesalahan selama proses pengiriman. Surat jalan yang tercetak harus diberikan kepada pengemudi atau perusahaan pengiriman sebagai dokumen resmi yang mengiringi barang.

h. Penandatangan Dokumen

Surat jalan harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab di gudang dan oleh penerima barang. Tanda tangan ini memverifikasi bahwa barang tersebut telah disetujui untuk dikirimkan, dan kemudian diterima dengan kondisi yang diharapkan. Selain itu, tanda tangan ini berfungsi sebagai rekaman resmi untuk tujuan legal dan audit.

4. Contoh Format Surat Jalan

Berikut adalah contoh format surat jalan pengiriman barang dari gudang yang telah terisi lengkap, beserta penjelasan untuk masing-masing bagian.

Format ini mencakup semua komponen yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mempermudah pengiriman barang ke pihak penerima serta dapat dijadikan bukti bahwa barang sudah terkirim ke tempat tujuan.

5. Kesimpulan

Untuk memastikan bahwa pengiriman gudang berjalan dengan efektif, setiap pihak yang terkait dengan kegiatan operasional gudang harus memahami dokumen format pengiriman barang. Format pengiriman barang yang baik memungkinkan pelacakan dan pengelolaan inventaris dan membantu membangun sistem manajemen gudang yang efektif.

Dengan memperhatikan setiap detail dari format pengiriman barang, perusahaan dapat mengurangi potensi terjadinya kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pastikan surat jalan Anda sudah mencakup semua komponen, disusun dengan jelas, dan mudah dipahami oleh semua pihak terkait untuk meningkatkan kualitas warehouse management Anda.