E invoicing adalah faktur digital yang memudahkan Anda dalam membuat dokumen penagihan kepada pelanggan. Digital invoice memuat detail permintaan pembayaran terhadap layanan atau jasa yang diberikan.

Dalam bisnis modern, menggunakan metode penagihan konvensional dapat memperlambat arus kas dan meningkatkan risiko kesalahan input data. Anda harus mencetak, mengirim, dan mencatat faktur secara manual. Proses tersebut memakan waktu, mahal, dan rentan terhadap human error.

Selain itu, pelacakan status pembayaran juga menjadi masalah tersendiri, yang dapat berdampak negatif pada operasional bisnis. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda bisa menggunakan invoice online. Pelajari apa itu e invoice dan penggunaannya pada artikel berikut.

1. Pengertian E Invoice

E invoice adalah online invoice yang berisi informasi penagihan dalam format terstruktur dan dikirimkan dalam bentuk digital ke pelanggan. Faktur ini umumnya dibuat menggunakan sistem yang dapat terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi.

Misalkan Anda bergerak di bisnis retail atau jasa, dengan menggunakan e-invoicing, Anda tidak perlu mencetak dokumen kemudian mengirimkannya secara manual. Cukup melalui sistem atau email, faktur akan diterima oleh pelanggan dalam hitungan detik. Hal ini tentu mempercepat proses penagihan. ​

2. Manfaat Penggunaan E Invoicing

Penggunaan online invoice memiliki banyak manfaat bagi bisnis, baik dari sisi operasional maupun efisiensi. Dengan faktur elektronik, Anda dapat mengelola penagihan secara lebih cepat, akurat, dan transparan dibandingkan dengan metode faktur manual. Manfaat lainnya yang akan Anda dapatkan adalah:

• Efisiensi proses penagihan: e-invoice memungkinkan penagihan dilakukan secara otomatis, mengurangi human error yang sering terjadi pada faktur manual.

• Penghematan biaya: Mengurangi biaya untuk kertas, tinta, dan pengiriman karena seluruh proses dilakukan secara digital.

• Peningkatan akurasi: Data yang dimasukkan dalam dokumen lebih terstruktur dan terstandarisasi, sehingga lebih sedikit kesalahan dalam pengisian dan perhitungan.

• Waktu pengiriman lebih cepat: Faktur elektronik dikirim secara instan melalui email atau sistem yang terintegrasi, mempercepat proses pembayaran dari pelanggan.

• Pemenuhan regulasi pajak: E-invoice mempermudah perusahaan dalam memenuhi regulasi pajak dan persyaratan legal karena data disimpan secara digital.

Dengan adanya dokumen tersebut, e invoicing membantu Anda mengoptimalkan proses penagihan dan menciptakan sistem yang lebih efisien.

3. Apa Beda E Invoice dengan Jenis Lainnya?

Invoice online tidak hanya berbeda dari segi bentuknya, tapi juga cara pengiriman hingga pengolahan datanya. Jenis faktur tersebut menjadi solusi yang efisien dibanding jenis lain. Apa saja perbedaannya? 

a. Kecepatan Pengiriman

Anda bisa mengirimkan dokumen ini secara instan melalui sistem atau email, tanpa memerlukan waktu untuk pencetakan atau pengiriman fisik. Sedangkan invoice pembelian jenis kertas memerlukan waktu lebih lama karena harus dikirim dalam fisik. Dengan demikian, proses penagihan bisa dipersingkat.

b. Keakuratan Data

Berbeda dengan faktur manual yang rentan terhadap human error, bentuk faktur online menggunakan format terstruktur sehingga meminimalisir dalam pengisian dan perhitungan data. Data yang dimasukkan ke dalam sistem secara otomatis akan disesuaikan dengan standar yang berlaku, sehingga informasi yang disajikan akurat.

c. Proses Pelacakan dan Pencatatan

Digital invoice juga memudahkan Anda dalam melacak faktur. Dengan sistem terintegrasi, status pengiriman dapat dilacak secara real-time. Riwayat transaksi juga dapat diakses dengan cepat dan efisien kapanpun dibutuhkan. Ini tidak bisa dilakukan jika menggunakan faktur kertas. 

d. Kepatuhan Pajak dan Regulasi

Dibandingkan faktur berbentuk kertas, faktur elektronik lebih mudah memenuhi syarat pajak dan regulasi yang berlaku. Beberapa sistem pembuatan invoice sudah dirancang sesuai peraturan perpajakan yang diterapkan oleh pemerintah, sehingga pemenuhan kewajiban pajak lebih mudah dilakukan.

e. Proses Pengarsipan

Aspek pembeda lainnya dari e invoice adalah pengarsipan faktur. E-invoice disimpan dalam format digital, sehingga Anda tidak perlu menyediakan ruang fisik untuk penyimpanan dan jika diperlukan nantinya, dokumen ini juga cepat diakses.

4. Format dan Contoh E Invoice

E invoice adalah solusi efisien yang dapat mempermudah proses transaksi dan pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut contoh bentuk invoice sederhana yang bisa dijadikan referensi.

Dalam contoh invoice pembayaran di atas, terdapat beberapa format dan elemen penting yang harus dimasukkan agar lengkap dan memudahkan proses transaksi serta pelacakan. Format tersebut adalah:

• Nomor invoice: Untuk memudahkan dalam pelacakan, baik bagi penjual maupun pembeli, serta untuk pencatatan keuangan dan audit.

• Tanggal invoice: Tanggal ini penting sebagai acuan untuk menghitung batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.

• Jatuh tempo pembayaran: Untuk membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan memudahkan pengelolaan arus kas.

• Informasi penjual: Penting untuk mengidentifikasi penjual dan keperluan perpajakan.

• Informasi pembeli: Ini memudahkan komunikasi dan pencatatan transaksi oleh pembeli.

• Deskripsi produk atau layanan: Tabel yang menjelaskan secara detail produk atau layanan yang dibeli, termasuk kuantitas, harga satuan, dan total harga.

• Pajak: Ini merupakan kewajiban legal dan penting untuk akuntansi serta pelaporan pajak.

• Informasi pembayaran: Detail mengenai rekening bank atau metode pembayaran lainnya.

• Catatan tambahan: Catatan opsional yang mencakup instruksi pembayaran khusus, diskon, syarat pembayaran, atau informasi kontak untuk pertanyaan terkait invoice.

5. Beda E Invoice B2B dengan B2C

Digital invoice sering digunakan dalam berbagai jenis bisnis, baik itu secara B2B ataupun B2C. Mungkin secara format sepintas terlihat sama, tapi ada beberapa aspek penting yang membedakan keduanya.

a. E Invoice B2B

Jika Anda menjalankan bisnis yang berfokus pada B2B, invoice digital digunakan untuk transaksi dengan klien. Sehingga, bentuk invoice cenderung lebih kompleks karena transaksi Anda melibatkan jumlah besar, item yang lebih banyak, dan perjanjian khusus seperti pada faktur tagihan proyek.

Anda juga perlu memastikan sistem e invoicing Anda terintegrasi dengan software akuntansi untuk memudahkan pengelolaan data dan kepatuhan pajak. Sering kali, transaksi B2B juga melibatkan regulasi tambahan yang harus dipatuhi, sehingga e-invoice Anda harus mematuhi standar industri yang berlaku.

b. E Invoice B2C

Sebaliknya, jika bisnis Anda berfokus pada B2C, faktur invoice online cenderung lebih sederhana. Setelah pelanggan membeli produk atau layanan, faktur langsung dikirimkan secara otomatis melalui email atau sistem. Proses ini cepat dan biasanya tidak memerlukan integrasi dengan sistem yang rumit.

Sebagai pebisnis B2C, Anda lebih sering berurusan dengan transaksi langsung, baik pembayaran dilakukan secara penuh di awal atau saat barang diterima. Oleh karena itu, faktur ini tidak membutuhkan tingkat detail atau kompleksitas seperti di B2B.

6. Mudah Buat Faktur dengan Software E Invoice ScaleOcean

Software E-Invoice ScaleOcean hadir untuk membantu Anda menghasilkan faktur online dengan lebih mudah, akurat, dan efisien. Dengan menggunakan teknologi terbaru, ScaleOcean telah dipercaya banyak perusahaan dari berbagai skala bisnis untuk mempercepat proses penagihan.

Coba demo gratis yang ditawarkan ScaleOcean untuk mengetahui lebih lanjut cara kerja sistem ini. Fitur unggulan yang dimiliki sistem untuk mendukung efisiensi bisnis Anda di antaranya:

• Integrated with accounting systems: Setiap faktur yang dihasilkan secara otomatis tercatat di pembukuan Anda, mempermudah pencatatan dan pelaporan keuangan.

• Instant email delivery:  Tidak perlu menunggu kurir atau pos, faktur dapat langsung dikirimkan secara elektronik ke pelanggan dalam hitungan detik.

• Pelacakan real-time: Anda bisa memantau status faktur, apakah sudah dibaca, diterima, atau dibayar oleh pelanggan dalam satu sistem terpusat.

• Automated tax calculation: Hitung pajak sesuai peraturan yang berlaku secara otomatis. Menghindari kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan.

• Bank reconciliation: Cek kesesuaian data keuangan internal dengan catatan bank secara cepat dan tepat.

Dengan fitur-fitur unggulan di atas, dipastikan proses pembuatan digital invoice berjalan lebih cepat, akurat, dan transparan. Sehingga  Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa terganggu oleh masalah administrasi yang rumit.

7. Kesimpulan

E invoice adalah solusi untuk membuat faktur digital yang terstruktur dan efisien, sehingga Anda dapat mengelola penagihan dengan lebih cepat dan akurat. Dibandingkan dengan faktur konvensional, jenis e invoicing menawarkan kecepatan pengiriman, akurasi data, hingga pelacakan real-time.

Manfaatkan teknologi canggih dan otomatis untuk menghasilkan faktur digital yang akurat. Software E-Invoice ScaleOcean adalah solusi terbaik yang telah terintegrasi dengan sistem akuntansi, dan memastikan seluruh proses penagihan dan pembayaran berjalan lebih efisien. Coba demo gratisnya sekarang!