Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek, Fungsi & Cara Buatnya

Dalam perusahaan konstruksi, invoice tagihan proyek adalah salah satu dokumen krusial yang berfungsi membantu dalam memastikan transparansi dan kelancaran proses pembayaran antara kontraktor dan klien.

Dokumen tersebut merinci berbagai elemen mulai dari pekerjaan yang telah diselesaikan, material yang digunakan, serta biaya item selama proses pengerjaan proyek. Contoh invoice tagihan proyek yang baik memungkinkan perusahaan memastikan seluruh biaya tercatat dengan jelas dan dapat diverifikasi oleh kedua belah pihak.

Berdasarkan survei IPMA 2023, 78% proyek yang menggunakan invoice rinci berhasil mengurangi keterlambatan pembayaran hingga 35%, yang meningkatkan transparansi dan efisiensi keuangan. Rincian yang akurat juga membantu menghindari kesalahpahaman antara kontraktor dan klien mengenai pekerjaan dan biaya yang dibebankan.

Dengan begitu, invoice tagihan proyek berperan penting dalam menjaga kelancaran arus kas dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Pada artikel ini kita akan membahas mengenai peran, komponen, dan contoh surat penagihan pembayaran proyek untuk dukung keberhasilan pembangunan proyek Anda.

Key Takeaways

• Invoice tagihan proyek adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta pembayaran atas pekerjaan atau proyek yang telah diselesaikan.
• Struktur invoice tagihan proyek mencakup identitas perusahaan dan pelanggan, nomor serta tanggal invoice, rincian jasa dalam tabel, total biaya sebelum dan sesudah pajak, serta informasi metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo
• Software manajemen konstruksi ScaleOcean merupakan sebuah alat yang dapat membantu dalam menyusun invoice tagihan proyek dikarenakan manajemen datanya yang optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Invoice Tagihan Jasa Proyek?

Invoice tagihan jasa proyek adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyedia jasa kepada klien untuk meminta pembayaran atas pekerjaan proyek yang telah diselesaikan.

Dokumen ini berisi rincian mengenai layanan proyek yang diberikan, biaya total yang harus dibayar, serta tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran yang disepakati antara kedua belah pihak. Selain itu, invoice tagihan jasa proyek juga berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah, yang penting untuk kedua pihak.

Dengan mencantumkan identitas perusahaan, nomor invoice unik, deskripsi proyek yang jelas, serta rincian biaya material dan tenaga kerja, invoice membantu memastikan pembayaran sesuai kesepakatan. Dalam praktik akuntansi bisnis konstruksi, kelengkapan ini penting untuk menjaga ketertiban administrasi dan ketepatan waktu pembayaran.

2. Mengapa Invoice Tagihan Proyek Penting bagi Bisnis?

Invoice tagihan proyek memainkan peran penting dalam manajemen keuangan proyek dan operasional perusahaan konstruksi. Sebagai dokumen transaksi resmi, invoice membantu dalam pencatatan keuangan yang akurat, memudahkan audit, dan pelaporan.

Invoice juga memastikan pembayaran diterima sesuai time schedule proyek, mengatur aliran kas, dan mencegah kekurangan dana. Selain itu, dokumen tersebut yang disusun dengan baik mencerminkan profesionalisme perusahaan, memberikan informasi terperinci tentang layanan yang diberikan, dan meningkatkan transparansi.

Kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan perpajakan dapat dijaga melalui invoice yang disusun secara lengkap dan akurat, termasuk pengaturan termin pembayaran proyek. Dokumentasi yang rapi memudahkan audit, memperjelas kewajiban pajak, serta memastikan setiap transaksi tercatat sesuai ketentuan yang berlaku.

Di sisi lain, pengelolaan invoice yang baik membantu mencegah masalah cost overrun konstruksi dengan memungkinkan pemantauan pengeluaran secara konsisten terhadap anggaran. Dampaknya, arus kas menjadi lebih terkendali, risiko sengketa menurun, dan tingkat kepercayaan serta kepuasan klien dapat ditingkatkan.

Baca juga: 7 Tugas Quality Control Proyek dalam Industri Konstruksi

3. Apa Fungsi Invoice Tagihan Proyek?

Invoice tagihan jasa proyek memiliki beberapa fungsi penting yang mendukung kelancaran administrasi dan keuangan dalam suatu proyek konstruksi atau bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari invoice tagihan jasa proyek:

a. Penagihan Resmi

Invoice berfungsi sebagai permintaan resmi pembayaran dari klien setelah pekerjaan selesai, memuat jumlah, tanggal jatuh tempo, dan detail transaksi. Dokumen ini memastikan kesepahaman kedua pihak sekaligus mendukung pencatatan aliran pemasukan dan laporan keuangan bisnis konstruksi yang akurat dan transparan.

b. Bukti Transaksi

Invoice memudahkan pencatatan keuangan dengan memastikan semua pemasukan dan pengeluaran tercatat rapi. Bagi tim keuangan, ini menjadi alat penting untuk memantau arus kas dan memastikan pembayaran tepat waktu dan akurat, sekaligus mendukung kepatuhan terhadap regulasi, termasuk PPh 23 bisnis konstruksi.

c. Administrasi Keuangan

Invoice membantu dalam pencatatan keuangan untuk memastikan pemasukan dan pengeluaran tercatat dengan baik. Bagi departemen keuangan atau bendahara, invoice menjadi alat yang vital dalam mengelola dan memantau arus kas perusahaan, serta memastikan bahwa semua pembayaran tercatat secara akurat.

d. Transparansi

Invoice memberikan penjelasan rinci mengenai setiap biaya dan layanan yang diberikan, memberikan transparansi kepada klien mengenai apa yang mereka bayar. Ini memungkinkan klien untuk memverifikasi dan memastikan bahwa biaya yang dibebankan sesuai dengan apa yang telah disepakati dan diterima.

4. Komponen dan Format Invoice Tagihan Jasa Proyek

Invoice tagihan jasa proyek umumnya memuat identitas perusahaan dan pelanggan, nomor serta tanggal invoice, rincian jasa dalam tabel, total biaya sebelum dan sesudah pajak, serta informasi metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo. Berikut adalah format umum yang digunakan untuk membuat invoice tagihan jasa proyek:

• Identitas Perusahaan Proyek: Menyertakan nama, alamat lengkap, nomor kontak, dan informasi tambahan perusahaan.
• Nomor Invoice dan Tanggal: Memastikan setiap invoice memiliki nomor unik dan mencantumkan tanggal pembuatannya.
• Data Pelanggan: Mencantumkan nama, alamat lengkap, nomor kontak pelanggan, dan informasi tambahan.
• Rincian Tagihan Proyek: Biasanya disajikan dalam tabel, mencakup deskripsi jasa atau produk, kuantitas, dan harga satuan.
• Nominal Total Harga: Menghitung total harga sebelum pajak, berdasarkan kuantitas dan harga satuan yang tercantum.
• Total Tagihan Setelah Pajak: Menyebutkan jumlah yang harus dibayar setelah menambahkan pajak sesuai ketentuan.
• Metode Pembayaran dan Jatuh Tempo: Menyertakan metode pembayaran yang digunakan serta tanggal pelunasan atau jatuh tempo.

ScaleOcean ERP software dapat membantu memastikan bahwa setiap rincian pembayaran dan aliran kas tercatat dengan tepat, memudahkan pengelolaan keuangan proyek dan memastikan kelancaran proses penagihan dan pembayaran.

5. Bagaimana Cara Membuat Invoice Tagihan Proyek?

Agar invoice tagihan proyek yang dibuat komprehensif, Anda perlu menyusun dokumen resmi yang memuat identitas, rincian proyek, biaya, serta ketentuan pembayaran secara jelas dan terstruktur. Berikut langkah-langkah yang bisa diikuti:

• Pilih format yang tepat: Gunakan template terstruktur agar invoice terlihat profesional, mudah dipahami klien, serta mempercepat proses pembuatan.
• Cantumkan identitas lengkap: Sertakan nama, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan serta klien agar komunikasi dan validitas invoice jelas.
• Tambahkan nomor dan tanggal invoice: Gunakan nomor unik, sertakan tanggal penerbitan, serta tentukan jatuh tempo untuk memudahkan pelacakan pembayaran.
• Jelaskan rincian proyek secara detail: Tulis nama proyek, deskripsi pekerjaan, atau milestone yang telah selesai untuk memastikan transparansi biaya.
• Hitung total biaya akurat: Rincikan subtotal, pajak, dan total akhir yang harus dibayar sehingga klien tahu kewajiban pembayaran secara jelas.
• Tentukan metode dan ketentuan pembayaran: Berikan nomor rekening, metode transfer, serta syarat tambahan seperti denda keterlambatan bila diperlukan.
• Tinjau dan kirim invoice: Periksa kembali seluruh data sebelum dikirim dalam format digital (PDF) agar lebih praktis, efisien, dan minim kesalahan.

6. Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek

Invoice tagihan jasa proyek umumnya mencakup rincian pekerjaan, biaya, tanggal jatuh tempo, dan informasi pembayaran. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi serta permintaan pembayaran dari klien.

Contoh surat penagihan pembayaran proyek dari Perusahaan Konstruksi XYZ menyajikan informasi lengkap, termasuk detail perusahaan, klien, deskripsi proyek, rincian biaya, metode pembayaran, dan ketentuan tambahan. Bagian header mencantumkan nama, logo, alamat, serta kontak perusahaan untuk memudahkan identifikasi.

Informasi invoice mencakup nomor INV-2024-001, tanggal pembuatan 24 Mei 2024, dan tanggal jatuh tempo 23 Juni 2024, memberikan kejelasan mengenai periode pembayaran. Sebagai ilustrasi, berikut contoh invoice tagihan jasa proyek renovasi gedung perkantoran.

Deskripsi proyek memberikan rincian singkat mengenai proyek renovasi gedung perkantoran, termasuk waktu pelaksanaan dan lokasi proyek. Rincian dan estimasi biaya konstruksi disajikan dalam tabel yang merinci biaya material, tenaga kerja, dan transportasi. Subtotal dan pajak, yang harus dibayar oleh klien dengan total sebesar Rp110.000.000.

Metode pembayaran juga dijelaskan dengan menyertakan instruksi transfer bank dan detail rekening. Catatan tambahan menguraikan ketentuan pembayaran, termasuk diskon untuk pembayaran awal. Dengan demikian, penyusunan invoice ini dirancang untuk memastikan transparansi, profesionalisme, dan efisiensi dalam proses penagihan.

7. Tips Membuat dan Mengelola Invoice Tagihan Jasa Proyek

Mengelola invoice tagihan adalah tantangan besar bagi pelaku bisnis, terutama dalam bidang jasa proyek. Dengan sistem arus kas yang terus berubah, penting bagi pengusaha untuk mengelola setiap tagihan dengan hati-hati.

Kini banyak perusahaan beralih ke sistem digital untuk mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan manual. Penting memastikan setiap komponen invoice lengkap dan akurat, dengan quantity surveyor konstruksi memeriksa bahwa semua biaya sesuai perhitungan dan anggaran proyek yang telah disepakati.

Salah satunya adalah mencantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas. Mengirimkan notifikasi kepada klien beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo akan membantu mengingatkan mereka untuk melakukan pembayaran tepat waktu, menghindari keterlambatan.

Jika proyek yang dijalankan cukup besar, pertimbangkan untuk menggunakan sistem pembayaran bertahap. Ini tidak hanya akan memudahkan pengelolaan kas, tetapi juga mengurangi risiko keterlambatan pembayaran yang sering terjadi pada proyek besar. Pembayaran bertahap memastikan bahwa pihak klien tetap terikat dengan jadwal yang sudah disepakati.

Pastikan invoice yang Anda kirimkan mudah dipahami oleh pelanggan. Gunakan format yang rapi dan jelas agar semua informasi, seperti kuantitas, harga, dan total tagihan, dapat dengan mudah dipahami. Hal ini akan meminimalisir kesalahan dan kebingungannya, serta mempercepat proses pembayaran dari klien.

8. Kelola Invoice Proyek Lebih Cepat dan Transparan dengan Software Konstruksi ScaleOcean

Invoice tagihan proyek adalah dokumen penting dalam menjaga transparansi, efisiensi, dan kelancaran arus kas perusahaan konstruksi. Namun, menyusun invoice secara manual seringkali memakan waktu, berisiko terjadi kesalahan, dan menyulitkan pencatatan jika proyek yang dikelola banyak.

Di sinilah software konstruksi hadir sebagai solusi. ScaleOcean sebagai software manajemen konstruksi terbaik di Indonesia dirancang untuk membantu perusahaan dalam menyusun invoice proyek dengan lebih cepat, akurat, dan profesional. Dengan sistem yang terintegrasi, semua data proyek, biaya material, hingga termin pembayaran dapat dicatat otomatis.

ScaleOcean juga menyediakan demo gratis sehingga Anda bisa mencoba langsung bagaimana sistem ini membantu mengelola proyek lebih efisien. Beberapa fitur unggulan yang ada dalam software konstruksi ScaleOcean di antaranya:

• Template invoice otomatis: Mempermudah penyusunan invoice dengan format standar yang profesional dan mudah dipahami klien.
• Integrasi data proyek: Setiap detail pekerjaan, material, dan milestone otomatis tercatat ke dalam invoice tanpa input manual berulang.
• Termin & metode pembayaran: Mendukung pengaturan jatuh tempo, termin pembayaran, serta opsi rekening bank dengan jelas.
• Pencatatan keuangan terintegrasi: Seluruh transaksi tercatat otomatis sehingga memudahkan audit dan pelaporan keuangan.
• Notifikasi & pengingat pembayaran: Membantu memastikan pembayaran tepat waktu dan menjaga arus kas tetap lancar.

9. Kesimpulan

Invoice tagihan proyek memainkan peran penting dalam memastikan transparansi dan efisiensi di perusahaan konstruksi. Selain mengingatkan klien tentang kewajiban pembayaran, invoice ini juga berfungsi sebagai catatan resmi yang mencatat pekerjaan yang telah selesai dan biayanya.

Dengan rincian yang jelas, invoice membantu menghindari kesalahpahaman dan menjaga hubungan baik antara kontraktor dan klien. Penggunaan software manajemen konstruksi dapat membuat pengelolaan invoice lebih mudah dan terorganisir. Selain itu, aplikasi ini membantu perusahaan melacak pendapatan dan mengelola arus kas dengan lebih baik.

Maka dari itu, invoice tagihan proyek adalah elemen yang tak bisa diabaikan untuk kelancaran operasional dan keberlanjutan proyek. Jika Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis dari software konstruksi ScaleOcean untuk melihat bagaimana kami dapat membantu mengelola proyek Anda dengan lebih efisien.