Apa itu Cost Overrun dan Bagaimana Cara Mengatasinya?

Apakah proyek konstruksi Anda sering kali melampaui anggaran yang telah ditetapkan? Secara singkat, cost overrun atau pembengkakan biaya proyek adalah masalah umum yang dapat mengakibatkan kerugian besar. Bukan hanya berdampak pada profitabilitas, tetapi juga kepercayaan klien, keterlambatan penyelesaian proyek, dan penurunan kualitas hasil pekerjaan.

Namun, masalah ini bukan tanpa solusi. Dalam artikel ini, kami akan mengulas secara mendalam penyebab cost overrun dan langkah-langkah untuk mengatasinya. Terutama dengan memanfaatkan teknologi digital untuk memantau biaya proyek secara real-time. Dengan demikian, proyek tetap sesuai anggaran dan berjalan tepat waktu.

1. Pengertian Cost Overrun di Konstruksi

Cost overrun adalah kondisi ketika biaya aktual suatu proyek melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Akar penyebabnya bisa sangat beragam. Mulai dari perencanaan yang kurang matang, perubahan desain di tengah jalan, kesalahan estimasi biaya, atau tidak mampu mengantisipasi fluktuasi harga bahan baku. Salah satu cara untuk mendeteksinya sejak dini adalah melalui laporan keuangan proyek konstruksi.

Kondisi ini memberikan dampak negatif bagi perusahaan. Tidak hanya terhadap profitabilitas proyek, tetapi juga terhadap reputasi dan kepercayaan klien. Adanya pembengkakan pada biaya proyek juga memberikan efek domino ke aspek bisnis yang lebih luas.

Dengan adanya kondisi ini, jadwal penyelesaian proyek bisa saja tidak tepat waktu dan terjadi penurunan kinerja bisnis konstruksi. Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan strategi manajemen risiko dan kontrol biaya untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya cost overrun konstruksi.

Baca juga: 22 Aplikasi RAB Bangunan Terbaik untuk Kontraktor 2025

2. Penyebab Terjadinya Overrun Cost

Pembengkakan biaya proyek dapat diatasi ketika Anda sudah mengidentifikasi penyebabnya terlebih dahulu. Dalam beberapa kasus, CCO kontraktor juga berperan ketika perubahan pekerjaan memengaruhi anggaran. Berikut ini beberapa faktor utama yang menyebabkan cost overrun pada konstruksi.

a. Perencanaan yang Kurang Matang

Perencanaan proyek yang kurang matang merupakan salah satu penyebab utama terjadinya pembengkakan biaya. Pastikan di awal Anda telah mempertimbangkan estimasi biaya yang akurat, jadwal proyek yang realistis, dan analisis risiko yang menyeluruh.

Rencana kerja proyek yang kurang detail dan tidak dibuat secara matang sering kali memicu perubahan di tengah jalan dan berakibat pada terjadinya biaya tambahan, serta waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan proyek.

b. Perubahan Lingkup Proyek

Penyebab berikutnya juga bisa dikarenakan ada perubahan lingkup proyek, atau scope creep. Artinya, proyek berubah di luar rencana awal proyek dengan adanya tambahan atau perubahan dalam desain, fitur, atau spesifikasi proyek karena permintaan klien.

Kondisi ini memerlukan pengeluaran tambahan yang tidak terduga. Meski tujuannya untuk menjaga kepercayaan dan kepuasan klien, tapi jika tidak dikelola dengan baik, dapat menyebabkan pembengkakan anggaran proyek yang tidak terkendali.

c. Masalah dengan Pemasok atau Subkontraktor

Masalah yang terjadi dengan pemasok atau subkontraktor juga bisa menjadi penyebab cost overrun. Misalnya, terjadi keterlambatan pengiriman material, kualitas kerja yang tidak sesuai standar, atau subkontraktor gagal dalam memenuhi tenggat waktu.

Masalah-masalah di atas memaksa kontraktor utama untuk mencari alternatif yang lebih mahal atau membayar denda keterlambatan. Jika dibiarkan secara terus-menerus dapat menambah biaya proyek secara signifikan dan mengganggu time proyek schedule yang telah disepakati.

d. Faktor Material dan Tenaga Kerja

Fluktuasi harga bahan baku yang tidak terduga atau terlambatnya pasokan material bisa menyebabkan biaya proyek membengkak melebihi anggaran awal. Selain itu, ketidaksesuaian jumlah tenaga kerja, baik yang terlalu sedikit maupun terlalu banyak, juga berisiko meningkatkan pengeluaran.

Masalah ini sering muncul akibat kurang optimalnya pengelolaan sumber daya oleh manajemen proyek. Value Engineering (VE) adalah metode yang memungkinkan evaluasi ulang kebutuhan material dan tenaga kerja sehingga proyek lebih efisien dan bernilai.

Ketidakteraturan dalam pengadaan material dan tenaga kerja memengaruhi kelancaran proses konstruksi secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting bagi tim proyek untuk merencanakan dan mengatur kebutuhan material serta tenaga kerja dengan cermat guna menghindari pemborosan dan memastikan efisiensi biaya.

Meskipun kontraktor dapat berusaha memitigasi risiko ini dengan mengunci harga material di awal proyek, perubahan ekonomi global dan pasokan yang tidak stabil sering kali membuat harga material sulit untuk dikendalikan.

e. Manajemen Proyek Kurang Efektif

Manajemen proyek yang kurang efektif juga menjadi salah satu penyebab utama terjadinya overrun cost. Ketika Anda gagal mengoordinasikan berbagai aspek proyek, seperti pengaturan sumber daya, jadwal kerja, dan komunikasi antar tim, maka biaya proyek cenderung akan meningkat.

Selain itu, kesalahan dalam pengawasan di lapangan, pemilihan subkontraktor yang kurang berkompeten, serta kelalaian dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi dapat memicu kenaikan biaya yang cukup signifikan. Proyek yang tidak diawasi dengan ketat atau kurang pengorganisasian manajemen berpotensi menghadapi banyak kendala operasional yang mengganggu anggaran dan jadwal.

Kegagalan dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah sejak dini juga dapat memperburuk situasi, sehingga justru mengakibatkan overrun cost yang lebih besar. Manajemen proyek yang baik diperlukan untuk menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana anggaran biaya dan waktu yang telah direncanakan.

f. Faktor Eksternal

Perubahan kondisi hukum, sosial, dan ekonomi yang tidak stabil sering kali membawa dampak pada biaya proyek konstruksi. Permintaan perubahan desain dari klien juga bisa menjadi penyebab tambahan kenaikan biaya yang sulit diprediksi sejak awal.

Di samping itu, tekanan dari tenggat waktu yang tidak realistis atau regulasi pemerintah yang berubah-ubah dapat menghambat proses proyek dan menyebabkan pembengkakan biaya. Menghadapi faktor-faktor eksternal ini memerlukan kemampuan adaptasi cepat dan sistem pengelolaan risiko yang efektif agar proyek tetap berjalan sukses.

3. Cara Mengatasi Over Budget Proyek

Terjadinya cost overrun konstruksi tentu akan memberikan dampak negatif bagi bisnis, baik pada aspek profitabilitas ataupun reputasi perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan langkah efektif. Beberapa di antaranya adalah:

a. Identifikasi Penyebab Utama

Setiap proyek yang mengalami pembengkakan biaya pasti memiliki faktor penyebab. Dengan mengetahui akar masalahnya, Anda dan tim dapat fokus pada solusi penyelesaian masalah tersebut.

Identifikasi ini juga diperlukan untuk mencegah terjadinya pembengkakan biaya yang lebih besar di kemudian hari. Cara identifikasi dapat dilakukan dengan menganalisis data proyek secara mendetail, termasuk membandingkan anggaran yang direncanakan dan biaya aktual.

b. Pemantauan dan Laporan Berkala

Melakukan pemantauan dan pelaporan berkala juga menjadi langkah efektif yang bisa diterapkan untuk mengatasi over budget. Dalam konteks ini, dapat dilakukan dengan memantau secara real-time semua aspek manajemen biaya proyek, mulai dari penggunaan sumber daya hingga perkembangan setiap fase pekerjaan.

Sedangkan laporan proyek membantu Anda untuk tahu kondisi keuangan proyek saat ini, termasuk apakah proyek berjalan sesuai rencana atau ada indikasi pembengkakan biaya. Dengan informasi ini, Anda dapat mengantisipasi overbudget lebih awal.

c. Evaluasi Kinerja Supplier dan Subkontraktor

Evaluasi kinerja supplier dan subkontraktor juga sangat penting untuk mengelola biaya proyek. Supplier dan subkontraktor yang tidak perform dengan baik sering kali menjadi penyebab terjadi peningkatan biaya proyek.

Oleh karena itu, perlu dilakukan evaluasi berkala untuk memastikan mereka memenuhi standar kualitas dan jadwal yang telah disepakati. Jika ditemukan masalah, Anda bisa segera mencari pengganti supplier dan subkontraktor yang lebih kompeten agar tidak terjadi pembengkakan biaya lebih lanjut.

d. Manajemen Proyek yang Efektif

Manajemen proyek yang efektif tidak hanya soal menghitung biaya atau mengatur sumber daya, tapi juga bagaimana manajer proyek bisa merencanakan setiap tahap dengan detail dan menggunakan sumber daya sebaik mungkin untuk mencapai tujuan. Seorang manajer proyek yang handal perlu bisa mengelola tim, waktu, dan anggaran supaya proyek berjalan lancar sesuai rencana.

Dengan pengelolaan yang tepat, manajer bisa mengenali potensi masalah sejak dini dan langsung mengambil langkah pencegahan yang sesuai. Building information modelling adalah salah satu metode yang mendukung hal ini dengan memberikan data terintegrasi untuk perencanaan lebih akurat. Singkatnya, peran manajemen proyek adalah menjaga proyek tetap di jalur, mengurangi risiko, dan memastikan anggaran dipakai dengan efisien.

e. Pengendalian Biaya yang Tepat

Mengontrol biaya adalah langkah kunci supaya proyek tidak mengalami pembengkakan biaya yang tiba-tiba dan sulit dikendalikan. Ini dilakukan dengan cara memantau anggaran secara detail, mencatat setiap pengeluaran, dan membandingkan biaya yang sudah keluar dengan anggaran awal.

Dengan pengendalian biaya yang baik, manajer proyek tahu sampai sejauh mana proyek berjalan sesuai anggaran dan bisa segera mengambil tindakan koreksi jika diperlukan. Di sisi lain, pengendalian biaya juga berarti mengelola risiko yang bisa mempengaruhi pengeluaran, seperti naiknya harga bahan atau keterlambatan pekerjaan.

f. Koordinasi dan Komunikasi yang Jelas

Koordinasi yang lancar antara tim proyek dan semua pihak terkait itu sangat penting agar proyek berjalan mulus. Komunikasi yang terbuka dan jelas antara anggota tim, subkontraktor, dan klien akan mengurangi risiko salah paham yang bisa mempengaruhi waktu dan biaya proyek.

Dengan koordinasi yang baik, semua tahu tugas dan tanggung jawabnya, kerja berulang bisa dihindari, dan keputusan bisa diambil lebih cepat. Komunikasi yang efektif juga bikin masalah bisa ditemukan lebih awal dan diselesaikan dengan lebih cepat.

Tanpa komunikasi yang tepat, proyek bisa tertunda, terjadi kesalahan, ataupun gagal mencapai target yang diinginkan. Jadi, manajer proyek harus selalu memastikan saluran komunikasi yang transparan dan lancar di semua tahap supaya semua elemen proyek tetap sinkron dengan rencana.

g. Evaluasi Risiko secara Proaktif

Melakukan evaluasi risiko adalah langkah penting agar tim bisa mengenali potensi masalah yang mungkin mempengaruhi biaya dan jadwal proyek. Dengan analisis risiko yang matang, manajer proyek bisa memprediksi hal-hal yang mungkin menghambat kemajuan, misalnya perubahan harga bahan, permintaan klien yang berubah, atau kendala teknis. Mengetahui risiko sejak awal memungkinkan tim untuk menyiapkan solusi sebelum masalah benar-benar muncul.

Evaluasi risiko tidak berhenti pada identifikasi saja, tapi juga meliputi pengelolaan dan mitigasi risiko. Setiap risiko yang teridentifikasi harus dikelola dengan rencana mitigasi supaya dampaknya bisa diminimalisir. Proyek yang sudah melalui evaluasi risiko yang baik akan lebih siap menghadapi tantangan, menghindari pembengkakan biaya, dan memastikan semuanya berjalan sesuai anggaran dan jadwal yang sudah direncanakan.

h. Penerapan Software Konstruksi

Untuk menghindari pembengkakan biaya (overrun costs) dalam manajemen proyek, penggunaan perangkat lunak manajemen proyek bisa sangat membantu. Software ini membantu memantau pengeluaran proyek secara real-time, memastikan agar tetap sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.

Dengan fitur pelacakan biaya otomatis dan pembaruan progres secara langsung, tim dapat dengan mudah melihat potensi pembengkakan biaya. Jika pengeluaran mendekati batas anggaran, notifikasi akan diberikan, memungkinkan tim untuk mengambil tindakan sebelum pengeluaran melebihi anggaran. Pendekatan proaktif ini memastikan kontrol keuangan yang lebih baik dan pelaporan keuangan yang lebih akurat sepanjang siklus proyek.

4. ScaleOcean Solusi Manajemen Konstruksi Terintegrasi untuk Akuntansi Proyek 

Penggunaan software manajemen proyek ScaleOcean yang terintegrasi dapat menjadi solusi efektif untuk mengatasi over budget. Software ini membantu Anda mengelola semua aspek proyek secara lebih efisien, mulai dari perencanaan, pelacakan biaya, hingga pelaporan. Fitur-fitur canggihnya antara lain:

• Cost control and budgeting management: membantu Anda
  menetapkan anggaran proyek yang detail dan melakukan pemantauan secara berkala.
• Real-time cost tracking: memudahkan Anda dalam melacak biaya secara real-time sekaligus dapat dikaitkan langsung dengan anggaran yang sudah direncanakan.
• Supplier and subcontractor management: membantu Anda  melakukan pemantauan dan pengelolaan kontrak dengan supplier dan subkontraktor, sehingga dipastikan pengadaan dan proyek sesuai anggaran.
• Automated reporting and alerts: mempermudah Anda dalam pembuatan laporan biaya dan anggaran secara otomatis dan dikirim ke manajer proyek secara berkala.

Sistem ini juga dilengkapi fitur notifications yang memberikan peringatan jika pengeluaran mendekati atau melebihi batas anggaran. Anda bisa memanfaatkan demo gratisnya untuk tahu lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan proyek Anda secara keseluruhan.

Baca juga: 21 Software Manajemen Proyek Konstruksi Terbaik Tahun 2025

5. Kesimpulan

Cost overrun adalah masalah serius dalam industri konstruksi yang dapat merusak profitabilitas proyek dan reputasi perusahaan. Penyebabnya beragam, mulai dari perencanaan yang kurang matang hingga manajemen proyek yang tidak efektif. Semua ini bisa diatasi dengan mengimplementasikan teknologi digital.

Software manajemen proyek ScaleOcean hadir untuk membantu Anda mengelola proyek secara lebih efisien, dari perencanaan hingga pelaporan. Dengan fitur-fitur canggih seperti real-time cost tracking dan automated reporting, ScaleOcean memastikan proyek Anda sesuai anggaran dan selesai tepat waktu. Coba gratis sekarang dan rasakan manfaatnya!