Seiring perkembangan bisnis, kebutuhan akan sistem yang memadai juga semakin meningkat. Enterprise Resource Planning (ERP) hadir sebagai solusi utama untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional. Namun, agar penerapan ERP optimal, pemahaman mengenai alur kerja atau workflow ERP sangat penting.

Workflow ERP menjadi pondasi yang menentukan efektivitas sistem dalam menjalankan fungsi-fungsi yang kompleks dan terintegrasi. Karena ERP tidak dirancang untuk berdiri sendiri, workflow yang kuat menjadi kunci agar setiap tahapan implementasi berjalan lancar. Namun bagaimana cara membuat dan mengelola workflow ERP management yang ideal bagi perusahaan dengan struktur besar seperti Anda?

Temukan jawaban terbaiknya dalam artikel ini yang membahas seputar pengertian ERP Workflow, manfaat, cara membuat, hingga solusi canggih untuk meningkatkan produktivitas. Informasi tersebut untuk merampingkan dan mengoptimalkan alur kerja bisnis, sehingga memastikan pengelolaan proses yang lebih efisien.

Apa itu ERP Workflow?

ERP Workflow adalah serangkaian alur kerja yang terintegrasi dalam sistem ERP untuk mengotomatiskan dan mengkoordinasikan berbagai proses bisnis. Hal ini mendukung transparansi dan akurasi data, sehingga memungkinkan pemantauan secara real-time terhadap setiap kinerja dan proses bisnis.

Penggunaan ERP workflow juga berperan penting dalam mendukung transparansi dan akurasi data. Setiap tindakan yang diambil dalam sistem akan terdokumentasi dengan baik, sehingga memungkinkan pemantauan real-time terhadap alur kerja dan analisis performa bisnis. Selain itu, juga mempermudah audit karena semua aktivitas terekam secara digital.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional dan meningkatkan produktivitas, karena setiap tugas dan proses yang berjalan di dalam organisasi dapat dikelola dengan lebih sistematis. Alur ERP menjadi solusi penting bagi perusahaan yang ingin berkembang dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan penuh persaingan.

Manfaat ERP Workflow bagi Bisnis

Dalam bisnis, manfaat alur ERP sangat beragam dan dapat memberikan dampak signifikan. Tidak hanya membantu bisnis berjalan lebih lancar, tetapi juga mendukung pertumbuhan jangka panjang dengan proses yang lebih terstruktur dan efisien. Berikut beberapa manfaat utamanya:

a. Otomatisasi Proses Bisnis

Workflow ERP dalam bisnis dapat mengotomatisasi proses rutin, mengurangi tugas manual, dan menghemat waktu. Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

b. Pengelolaan Data Terpusat dan Real-Time

Tidak hanya itu, dengan ERP workflow management semua data akan dikumpulkan secara terpusat di satu sistem sehingga akses menjadi lebih mudah dan cepat bagi seluruh tim. Selain itu, akses data secara real-time membantu analisis yang akurat dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan data yang valid

c. Visibilitas dan Kontrol yang Lebih Baik

Cara kerja ERP workflow memungkinkan manajemen untuk memantau perkembangan setiap proses bisnis secara real-time, sehingga memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik terhadap seluruh aspek operasional. Manajemen bisa lebih cepat merespons jika ada kendala atau masalah.

d. Pengelolaan Waktu yang Lebih Efisien

Dengan alur kerja yang jelas dan terstruktur, manfaat software ERP juga dapat mengurangi waktu yang terbuang dalam proses bisnis. Misalnya, proses persetujuan yang biasanya membutuhkan banyak waktu dapat diotomatisasi sehingga lebih cepat dan efisien.

e. Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Terakhir, dengan ERP workflow management, sistem dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis yang memungkinkan penambahan modul atau fitur sesuai kebutuhan. Hal ini membuat sistem ERP ideal bagi bisnis yang ingin terus berkembang tanpa terbebani kendala operasional.

5 Cara Membuat ERP Workflow dalam Bisnis

Implementasi ERP dimulai dengan perencanaan yang matang, melibatkan pengidentifikasian proses bisnis hingga integrasi modul untuk memastikan sinkronisasi menyeluruh. Berikut ini adalah cara membuat ERP workflow yang efektif dan efisien:

1. Identifikasi Proses Bisnis

Pertama, cobalah mengidentifikasi proses bisnis utama yang mendukung tujuan perusahaan. Anda dapat menganalisis setiap departemen, memahami kegiatan harian mereka, dan menentukan proses yang paling berdampak pada operasi perusahaan.

2. Buat Pemetaan Proses

Setelah itu, buatlah pemetaan proses bisnis untuk setiap alur kerja. Pemetaan ini akan mempermudah identifikasi potensi hambatan atau kebutuhan tambahan. Diagram alur kerja dapat memvisualisasikan dan memastikan setiap proses berjalan baik dalam workflow software ERP.

3. Pilih Modul ERP yang Tepat

Pemilihan modul ERP yang sesuai sangat penting agar workflow berjalan optimal. Pastikan modul yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan operasional setiap departemen, seperti modul akuntansi, manajemen inventaris, atau HR. Rekomendasi aplikasi ERP yang tepat akan memaksimalkan efisiensi dan memenuhi tujuan strategis bisnis dengan lebih cepat.

4. Tetapkan Approval dan Permissions

Dalam ERP workflow, pengaturan akses dan persetujuan (approval) sangat penting untuk menjaga keamanan data dan akurasi alur proses. Tetapkan permissions sesuai dengan tanggung jawab tiap pengguna, sehingga hanya pihak berwenang yang dapat mengakses data sensitif atau memberikan persetujuan. 

5. Integrasi Antar Modul

Terakhir, pastikan setiap modul, seperti akuntansi, inventaris, dan CRM, terhubung satu sama lain sehingga informasi dapat diperbarui secara real-time. Hal ini membantu perusahaan Anda dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat karena didukung oleh informasi yang konsisten di seluruh sistem ERP.

5 Langkah Mengembangkan dan Mengelola ERP Workflow

Untuk mengembangkan dan mengelola workflow ERP (Enterprise Resource Planning) memerlukan strategi dan pemahaman yang mendalam untuk mendukung efisiensi operasional bisnis. Berikut langkah-langkah utama yang perlu diperhatikan:

1. Analisis Kebutuhan Bisnis Anda

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda. Lakukan analisis terhadap alur kerja saat ini, tentukan area yang membutuhkan otomatisasi atau penyempurnaan, dan libatkan setiap departemen agar kebutuhan spesifik mereka dapat dipenuhi.

2. Pilih Software ERP Paling Tepat

Untuk memaksimalkan efektivitas bisnis yang terus berkembang, memilih ERP yang tepat sangatlah krusial. Pastikan Anda menggunakan Software ERP terbaik, seperti ScaleOcean  yang memiliki modul dan fitur paling sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Dengan software yang tepat Anda dapat menyesuaikan alur kerja untuk meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi seluruh operasional bisnis Anda.

3. Desain Alur Kerja (Workflow)

Buat desain alur kerja yang jelas, mulai dari pengelolaan data hingga otorisasi dan tahapan prosesnya. Pastikan setiap tugas dan tanggung jawab di dalam ERP jelas, agar seluruh tim dapat bekerja sesuai prosedur dan meminimalkan kesalahan.

4. Lakukan Pengujian dan Validasi

Tahap ini sangat penting untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan bisnis tanpa hambatan. Dengan pengujian dan validasi yang menyeluruh, Anda dapat memastikan workflow ERP dalam bisnis siap digunakan secara efektif, mengurangi risiko error, meningkatkan efisiensi, dan membangun kepercayaan pengguna terhadap sistem baru tersebut.

5. Pembaruan dan Pemeliharaan ERP

Terakhir, workflow ERP perlu terus diperbarui seiring berkembangnya kebutuhan dan perubahan teknologi. Jadwalkan pemeliharaan rutin untuk memastikan performa sistem tetap optimal dan bebas dari gangguan teknis.

Contoh Penerapan ERP Workflow Management

Setelah memahami seputar pengertian, manfaat, hingga cara mengelola alur kerja ERP. Berikut adalah contoh penerapan ERP workflow dalam berbagai proses bisnis, seperti CRM, akuntansi, hingga proyek yang perlu Anda ketahui:

1. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Workflow ERP dalam bisnis dapat mengotomatisasi alur kerja mulai dari pengelolaan prospek hingga layanan purna jual. Contohnya, ketika ada prospek baru yang masuk, sistem ERP dapat mengotomatiskan tugas penugasan ke tim sales, mengirimkan email otomatis untuk pengenalan produk, dan mengingatkan tim terkait waktu follow-up. 

Setelah pembelian, proses purna jual seperti keluhan pelanggan, klaim garansi, atau permintaan dukungan dapat langsung diarahkan ke tim yang tepat, memastikan respons cepat dan kepuasan pelanggan yang optimal.

2. Akuntansi Manajemen

Dalam akuntansi, ERP workflow membantu menyederhanakan proses keuangan, mulai dari pencatatan transaksi hingga pembuatan laporan. Contohnya, setiap transaksi yang dilakukan dalam departemen lain (seperti pembelian atau penjualan) akan secara otomatis tercatat dalam sistem akuntansi. 

Proses persetujuan juga bisa diotomatiskan untuk pengeluaran atau anggaran melalui workflow software ERP. Hal ini pun akan meningkatkan akurasi dalam pelaporan biaya. Selain itu, laporan tersebut dapat disusun secara otomatis pada periode tertentu, memungkinkan manajemen untuk langsung mengakses data keuangan terkini.

3. Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, software ERP workflow memungkinkan pengaturan tugas, alokasi sumber daya, dan pemantauan progres yang lebih efisien. Misalnya, saat sebuah proyek baru dimulai, workflow dapat mengotomatiskan penugasan tim, menyusun project timeline, serta mengirimkan notifikasi kepada anggota tim mengenai tenggat waktu dan prioritas tugas. 

Sistem ini juga memungkinkan manajer proyek untuk memonitor kemajuan setiap tugas secara real-time dan mengidentifikasi hambatan, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan efektif.

Optimalkan ERP Workflow Bisnis Anda dengan Software ScaleOcean

Software ERP ScaleOcean adalah solusi terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi workflow bisnis Anda. Dengan keunggulan unlimited user, ScaleOcean memungkinkan seluruh tim terhubung dan bekerja dalam satu platform terpusat, tanpa batasan pengguna. Keunggulan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk terus berkembang serta menambahkan tim baru.

Selain itu, fleksibilitas dan skalabilitas yang ditawarkan ScaleOcean membuat software ini mudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional yang unik di berbagai industri. Selain fungsi utama ERP seperti pengelolaan data secara terpusat, Software ERP ScaleOcean juga memiliki modul khusus yang mempermudah operasional sehari-hari.

ScaleOcean juga menyediakan layanan konsultasi dan demo gratis bagi Anda yang ingin mengeksplorasi fitur-fitur unggulannya dan merasakan manfaat langsung dari solusi ERP terpercaya yang telah dipilih oleh 100+ bisnis ternama di Indonesia. Berikut adalah fitur canggih yang ditawarkan Software ERP ScaleOcean untuk optimalkan workflow bisnis Anda:

• Accounting Management: mengelola keuangan perusahaan secara real-time, mencakup pencatatan transaksi, laporan keuangan, dan rekonsiliasi otomatis.

• Sales Management: mengoptimalkan proses penjualan dengan pelacakan prospek, pengelolaan pesanan, dan analisis penjualan untuk keputusan lebih cepat.

• Purchasing Management: mempermudah pembelian dengan sistem otomatisasi pengadaan, pemantauan vendor, serta analisis harga terbaik.

• Inventory Management: mengelola stok secara akurat, memonitor persediaan, dan memastikan ketersediaan produk tanpa kelebihan atau kekurangan.

• Budget Management: mengontrol anggaran dengan perencanaan, alokasi, dan pemantauan pengeluaran agar tetap sesuai tujuan bisnis.

• Online CRM: menghubungkan tim dan pelanggan dengan data real-time, meningkatkan hubungan pelanggan melalui pelayanan lebih responsif.

Kesimpulan

Dengan ERP Workflow, perusahaan besar dapat menyederhanakan dan mengintegrasikan alur kerja, memastikan setiap bagian bekerja secara terpadu, dan meminimalkan risiko kesalahan. Solusi ini tidak hanya mengoptimalkan efisiensi operasional, tetapi juga memungkinkan perusahaan memanfaatkan sumber daya dengan lebih efektif, mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis di masa depan.

Temukan solusi terbaik untuk mengelola alur kerja perusahaan Anda dengan Software ERP ScaleOcean. Didesain khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan besar, ScaleOcean menawarkan fitur lengkap yang memastikan integrasi dan kontrol penuh pada setiap proses bisnis. Jadwalkan Demo Gratis sekarang dan lihat bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda.