Purchasing dan procurement adalah dua konsep yang sering digunakan dalam proses pengadaan. Masing-masing memiliki arti dan fungsi yang berbeda. Purchasing berfokus pada proses transaksi. Di sisi lain, procurement mencakup kebutuhan strategis dalam pengadaan barang dan jasa. Bahkan hingga menjaga hubungan dengan pemasok untuk keberlangsungan bisnis.

Memahami perbedaan purchasing dan procurement sangat penting untuk menjalankan alur pembelian barang. Dalam artikel ini, akan dianalisis lebih lanjut perbedaannya dari berbagai aspek. Mulai dari tujuan, alur kerja, hingga teknologi yang dibutuhkan. Sehingga Anda tidak salah memilih metode yang sesuai dengan kebutuhan.

1. Memahami Konsep Purchasing

Purchasing adalah proses dalam bisnis yang berfokus pada pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini di antaranya meliputi identifikasi sumber atau pemasok, penentuan dan negosiasi harga dan kontrak, penyelesaian dan penutupan transaksi, serta pengiriman dan pembayaran. Tujuan yang ingin dicapai yaitu melakukan pembelian untuk memperoleh produk atau layanan.

Konsep ini biasanya lebih bersifat transaksional dan memastikan efisiensi serta efektivitas penerimaan barang atau jasa. Artinya, perusahaan mendapatkan harga terbaik dengan pengiriman yang tepat waktu. Selain itu, juga memastikan bahwa barang yang dibeli memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang ditetapkan.

2. Memahami Konsep Procurement

Procurement merupakan istilah yang lebih luas dan mencakup seluruh rangkaian aktivitas yang terlibat dalam pengadaan barang. Tidak hanya tentang transaksi pembelian dan seleksi supplier, tapi juga manajemen hubungan dengan pemasok. Proses ini melibatkan pemahaman yang lebih tentang kebutuhan perusahaan, dinamika pasar, dan kemampuan pemasok.

Sebagai proses yang strategis, konsep ini bertujuan untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan kualitas dan harga terbaik dari pemasok. Sehingga pada implementasinya akan mempertimbangkan kualitas, keandalan, dan keberlanjutan. Peran proses ini meliputi pemantauan kinerja pemasok, mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam rantai pasokan, dan berkolaborasi dengan pemasok untuk meningkatkan kualitas pengadaan.

3. Perbedaan Purchasing dan Procurement

Setelah memahami konsep dasar dari keduanya, akan lebih mudah untuk menganalisis perbedaannya berdasarkan dari beberapa aspek. Berikut aspek-aspek yang bisa menjadi acuan untuk menganalisis perbedaan purchasing dan procurement.

a. Tujuan Akhir

Tujuan purchasing untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan harga yang paling kompetitif, dalam jumlah dan waktu yang tepat, dan dari sumber yang paling kredibel. Sehingga lebih berfokus pada efisiensi operasional, yaitu memastikan bahwa transaksi berjalan lancar dan efisien. 

Sementara itu, procurement memiliki cakupan yang lebih luas dan tujuan yang lebih strategis. Selain mendapatkan barang atau jasa, tujuan akhirnya juga mencakup hubungan kerja yang baik dengan pemasok, manajemen risiko dalam rantai pasokan, dan memastikan kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. Proses ini tidak hanya mempertimbangkan harga, tetapi juga kualitas dan kinerja dari pemasok.

b. Alur Kerja

Alur kerja purchasing bersifat sederhana. Dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa. Setelah itu, mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut dengan harga yang kompetitif. Kemudian transaksi dibuat. Dalam hal ini melibatkan penyelesaian pesanan, dan pengiriman barang atau jasa. Proses akhir adalah pembayaran kepada pemasok. 

Dengan menggunakan aplikasi purchasing Indonesia, seluruh proses ini dapat dikelola secara lebih efisien dan terstruktur, membantu bisnis mengoptimalkan pengelolaan pengadaan.

Sedangkan alur kerja procurement jauh lebih kompleks dan melibatkan lebih banyak tahapan. Dimulai dengan identifikasi kebutuhan. Tetapi langkah berikutnya adalah analisis pasar untuk memahami berbagai alternatif pemasok yang tersedia. Setelah itu, dilakukan proses seleksi pemasok yang lebih rinci, yang juga melibatkan penilaian kelayakan dan negosiasi kontrak. Ada juga proses manajemen hubungan dengan pemasok. Di antaranya pemantauan kinerja pemasok, penanganan masalah, dan pengevaluasian.

c. Keterlibatan dengan Pemasok

Dalam proses purchasing, keterlibatan dengan pemasok biasanya terbatas pada transaksi pembelian. Biasanya hanya pada negosiasi harga, penempatan pesanan, dan penyelesaian transaksi. Dalam beberapa perusahaan, mungkin ada interaksi lebih lanjut yang berhubungan dengan pengiriman atau masalah kualitas. Tetapi secara umum, hubungan dengan pemasok berorientasi pada transaksi dan hanya untuk kebutuhan jangka pendek.

Dalam proses procurement, keterlibatan dengan pemasok jauh lebih kompleks dan berkelanjutan. Selain transaksi pembelian, proses ini juga melibatkan menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok. Selain berupa negosiasi dan pengelolaan kontrak, dilakukan juga pemantauan dan penilaian kinerja pemasok. Tujuannya untuk menciptakan kemitraan strategis dan transparansi pengadaan dengan pemasok yang dapat memberikan nilai jangka panjang.

d. Manajemen Risiko

Dalam konsep purchasing, manajemen risiko biasanya lebih terbatas dan berfokus pada aspek-aspek yang langsung terkait dengan transaksi pembelian. Risiko yang mungkin dikelola berupa keterlambatan pengiriman, masalah kualitas barang atau jasa yang dibeli, atau pembayaran. Tujuannya untuk memastikan transaksi pembelian berjalan lancar dan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

Sedangkan untuk procurement, manajemen risiko mencakup hal yang dapat mempengaruhi rantai pasokan secara keseluruhan. Biasanya berkaitan dengan ketersediaan dan kualitas bahan baku, stabilitas dan keandalan pemasok, fluktuasi harga, atau bahkan isu-isu yang lebih luas seperti risiko geopolitik atau lingkungan. Tujuannya untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko sebanyak mungkin dan memastikan keberlanjutan di waktu yang lama.

e. Teknologi yang Digunakan

Dalam proses purchasing, teknologi yang diperlukan berkaitan dengan efisiensi dan efektivitas transaksi. Misalnya e purchasing untuk memudahkan pemesanan, pelacakan, dan pembayaran. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses pembelian. Sehingga Anda bisa menghemat waktu dan upaya. Selain itu, integrasi dengan sistem akuntansi perusahaan juga penting untuk memastikan pelacakan dan pengendalian biaya yang efektif.

Berbeda dengan procurement yang memerlukan teknologi yang lebih canggih dan biasanya juga perlu diintegrasikan dengan sistem ERP atau sistem lainnya. Digunakan untuk memantau kinerja pemasok, mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam rantai pasokan. Selain itu, bisa juga untuk mencari peluang peningkatan dan inovasi. Kemampuannya dalam menganalisis data dan menghasilkan laporan juga penting untuk mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data.

4. Kesimpulan

Perbedaan purchasing dan procurement dapat diidentifikasi pada aspek tujuan, alur kerja, keterlibatan dengan pemasok, dan teknologi yang digunakan. Purchasing cenderung lebih transaksional dan berfokus pada efisiensi dalam transaksi pembelian. Sedangkan procurement lebih strategis dan berfokus pada pengoptimalan hubungan jangka panjang dengan pemasok untuk proses pengadaan.

Memahami perbedaan antara kedua konsep sangat penting bagi perusahaan. Hal ini akan membantu menentukan konsep mana yang paling efektif dalam tahapan pengadaan. Dengan demikian, penggunaan yang tepat akan mengoptimalkan proses pengadaan. Dalam jangka panjang, akan berdampak pada keberlangsungan perusahaan untuk bersaing di pasar yang semakin kompetitif.