Mengelola arus pengunjung dalam bisnis Anda dapat menjadi tantangan, terutama ketika keamanan dan efisiensi menjadi prioritas utama. Proses manual seperti penggunaan buku tamu kertas sering kali tidak efektif, sulit dipantau, dan rentan terjadi kesalahan.

Contohnya, pada bisnis hotel, pencatatan data dengan buku tamu dapat memperlambat proses verifikasi identitas tamu. Untuk mempermudah hal ini, pihak hotel menggunakan VMS otomatis untuk memproses data dan memverifikasi identitas tamu.

VMS berbasis web atau aplikasi visitor membantu bisnis Anda mengelola data pengunjung secara otomatis, meningkatkan keamanan, dan memberikan pengalaman yang lebih profesional. Oleh sebab itu, inilah mengapa Visitor Management System (VMS) adalah solusi modern yang penting.

Dengan menggunakan web-based Visitor Management System, Anda dapat dengan mudah memantau siapa yang datang dan pergi, serta menjaga kontrol akses dengan cara yang lebih baik. Artikel ini akan menjelaskan pengertian Visitor Management dan manfaatnya bagi bisnis Anda dalam menciptakan lingkungan yang aman dan efisien.

Pengertian Visitor Management System

Visitor Management System (VMS) adalah solusi digital yang dirancang untuk mengelola alur masuk dan keluar pengunjung di suatu tempat, seperti gedung perkantoran, sekolah, pabrik, situs konstruksi, atau lokasi komersial lainnya. Sistem ini membantu memantau dan mencatat data pengunjung secara real-time, termasuk waktu kedatangan, identitas pengunjung, dan tujuan kunjungan. 

Melalui penggunaan VMS, keamanan dan efisiensi dalam pengelolaan tamu dapat ditingkatkan, karena pengunjung akan melalui proses check-in otomatis yang lebih terstruktur, menggantikan metode tradisional seperti buku tamu manual. 

Selain itu, VMS dapat memberikan notifikasi langsung kepada staf yang akan datang dan memudahkan pemantauan keberadaan tamu di lokasi. Pada akhirnya, ini akan menghasilkan peningkatan keamanan dan pengalaman pengunjung yang lebih profesional.

Cara Kerja Visitor Management System

Aplikasi visitor bekerja melalui serangkaian langkah yang terstruktur untuk mengelola kunjungan ke sebuah lokasi. Berikut adalah cara kerjanya secara umum.

1. Registrasi Pengunjung

Pertama, penjunjung melakukan registrasi di pintu masuk melalui perangkat seperti tablet atau komputer yang terhubung ke sistem VMS. Mereka mengisi data seperti nama, tujuan kunjungan, dan informasi kontak. Beberapa VMS juga memungkinkan pengunjung untuk memindai kartu identitas atau QR code yang telah dikirim sebelumnya.

2. Verifikasi Identitas

Setelah pengunjung selesai melakukan registrasi, sistem akan melakukan verifikasi data, termasuk mencocokkan informasi yang diberikan dengan daftar pengunjung yang diizinkan masuk. Beberapa VMS juga dapat terintegrasi dengan sistem keamanan, seperti kamera pengenal wajah, untuk meningkatkan validasi identitas.

3. Pemberitahuan

VMS akan mengirimkan pemberitahuan kepada orang yang akan ditemui, biasanya melalui email atau pesan instan, setelah identitas mereka diverifikasi. Hal ini memudahkan staf atau tuan rumah mengetahui bahwa pengunjung telah tiba.

4. Pembuatan Tanda Pengenal

Jika diperlukan, sistem akan mencetak tanda pengenal pengunjung yang berisi informasi seperti nama, foto, dan tujuan kunjungan, sebagai tanda izin untuk berada di area tersebut. Tanda pengenal ini memudahkan identifikasi oleh pihak keamanan.

5. Pemantauan dan Pelacakan

Selama pengunjung berada di lokasi, keberadaan mereka akan dipantau melalui sistem. VMS mencatat waktu masuk dan keluar, serta area yang dikunjungi. Hal ini membantu meningkatkan keamanan dan menghindari akses ke area terlarang.  

6. Check-out

Saat pengunjung akan meninggalkan lokasi, mereka dapat melakukan proses check-out di sistem. Data keberangkatan ini tercatat dalam sistem dan membantu pemilik gedung atau manajemen mengetahui dengan jelas siapa yang masih berada di lokasi.

Manfaat VMS bagi Perusahaan di Era Digital

Perusahaan mendapat banyak manfaat dari Sistem Manajemen Pengunjung (VMS) di era digital, terutama dalam meningkatkan efisiensi, keamanan, dan pengalaman pengunjung. Berikut beberapa manfaat utama VMS bagi perusahaan.

1. Peningkatan Keamanan

Visitor management system membantu perusahaan dalam memantau dan mengelola akses pengunjung secara ketat. Dengan pencatatan otomatis identitas pengunjung dan tujuan kunjungan, sistem ini mencegah terjadinya akses tidak sah ke area tertentu dan memungkinkan pelacakan real-time pengunjung di dalam lokasi.

2. Efisiensi Operasional

Dibandingkan dengan teknologi manual seperti pencatatan di buku tamu, penggunaan teknologi digital seperti VMS dapat meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini dikarenakan VMS dapat melakukan proses check-in dalam waktu singkat, antrean dan waktu tunggu pengunjung berkurang. Hal ini juga membantu petugas layanan pelanggan untuk mengelola kunjungan.

3. Kesan Profesional

Dengan menggunakan VMS, perusahaan dapat memberikan kesan modern dan profesional kepada pengunjung. Fitur seperti pemberitahuan otomatis kepada staf dan penanda pengunjung yang dicetak secara real-time membuat alur kunjungan lebih teratur.

4. Pencatatan Data yang Akurat

Semua data pengunjung dicatat secara otomatis dan disimpan dalam sistem yang aman oleh VMS. Hal ini memudahkan perusahaan untuk memeriksa riwayat mengenai siapa saja yang telah berkunjung, kapan, dan untuk tujuan apa. Data ini dapat berguna untuk membantu proses audit keamanan atau analisis tren kunjungan.

Dengan menggunakan Visitor Management System dari ScaleOcean, Anda tidak hanya dapat mencatat data pengunjung secara akurat, tetapi juga meningkatkan keamanan, serta  memastikan pengelolaan kunjungan yang lebih efisien dan profesional. Software ini cocok untuk berbagai jenis bisnis karena dirancang untuk memudahkan proses check-in, memantau pengunjung secara real-time, dan memberikan kesan modern bagi tamu Anda.

Fitur Visitor Management System yang Wajib Ada 

Dalam memilih Visitor Management System (VMS) yang tepat, penting bagi perusahaan untuk memperhatikan fitur-fitur utama yang mendukung kegiatan operasional secara efektif. Fitur wajib yang harus ada dalam Visitor Management System (VMS) meliputi.

1. Check-in dan Check-out Otomatis

Fitur ini memudahkan pengunjung untuk mendaftar lewat perangkat digital saat check-in dan check-out saat meninggalkan lokasi. Dengan menggunakan tablet atau perangkat lain, proses ini menjadi lebih cepat dan efisien, dimana proses tersebut menggantikan buku tamu manual. Sistem ini juga mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan secara otomatis.

2. Verifikasi Identitas

Fitur ini penting untuk memastikan bahwa pengunjung yang datang telah teridentifikasi dengan benar. VMS pada umumnya terintegrasi dengan pemindaian kartu identitas atau pengenalan wajah untuk memverifikasi identitas pengunjung, meningkatkan keamanan dan mencegah akses yang tidak sah.

3. Notifikasi kepada Perusahaan

Saat pengunjung check-in, sistem mengirimkan notifikasi otomatis kepada staf atau tuan rumah yang akan dikunjungi. Notifikasi ini bisa dikirim melalui email atau pesan instan, sehingga staf selalu siap menyambut tamu dan proses kunjungan berjalan lancar.

4. Riwayat Kunjungan

Sistem VMS menyimpan data pengunjung secara otomatis dan aman. Fitur riwayat kunjungan mencatat semua informasi terkait pengunjung, termasuk waktu kedatangan, tujuan, dan staf yang dikunjungi, yang berguna untuk audit keamanan atau analisis data.

5. Integrasi dengan Sistem Keamanan

VMS dapat diintegrasikan dengan sistem keamanan lain, seperti kamera CCTV, sistem kontrol akses, atau alarm kebakaran. Integrasi ini memastikan bahwa pengelolaan pengunjung terhubung dengan prosedur keselamatan perusahaan secara keseluruhan.

Siapa Saja yang Perlu Visitor Management System?

Visitor management system (VMS) dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan keamanan dan efisiensi dalam pengelolaan kunjungan. Sistem pengunjung ini dapat mencatat rekam jejak pengunjung secara real-time, serta memastikan bahwa akses masuk dibatasi dengan sistem keamanan.

Dengan manfaat-manfaat tersebut, jelas bahwa perusahaan dari berbagai sektor dapat mengambil keuntungan dari penggunaan Visitor Management System. Terutama perusahaan yang beroperasi di lingkungan yang membutuhkan pengawasan dan keamanan tingkat tinggi. Berikut adalah jenis perusahaan yang membutuhkan visitor management system.

• Perkantoran dan Gedung Komersial

• Pabrik dan Fasilitas Industri

• Sekolah dan Universitas

• Rumah Sakit dan Fasilitas Kesehatan

• Pusat Data dan Fasilitas IT

• Hotel dan Restoran

• Penyedia Logistik dan Pergudangan

Jenis-Jenis Visitor Management System

Visitor Management System atau VMS hadir dalam berbagai jenis dan bentuk yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis VMS dan penjelasan singkat mengenai masing-masing.

1. VMS On-Premise

On-premise visitor management adalah sistem yang diunduh dan digunakan di lokasi di server perusahaan untuk mengelola kunjungan tamu ke suatu lokasi. Sistem ini memudahkan perusahaan untuk melacak dan merekam data pengunjung, mengelola izin akses, serta meningkatkan keamanan tanpa harus mengandalkan koneksi internet atau layanan cloud. Pada umumnya, solusi ini memberikan kontrol penuh atas data dan sesuai untuk perusahaan yang membutuhkan keamanan dan privasi tinggi.

2. VMS Berbasis Cloud

Cloud-based visitor management system adalah sistem yang menggunakan teknologi cloud untuk mengelola dan melacak kunjungan tamu secara online. Sistem ini mempermudah perusahaan untuk mengakses data pengunjung dari mana saja, selama terhubung ke internet. Karena data disimpan di cloud, solusi ini lebih fleksibel, mudah diatur, dan diintegrasikan dengan aplikasi lain. Keuntungan utamanya termasuk pembaruan otomatis, skalabilitas, serta biaya perawatan yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi on-premise.

Cara Memilih VMS untuk Bisnis Anda

Untuk memilih Visitor Management System (VMS) yang tepat, Anda harus mempertimbangkan banyak hal, seperti kebutuhan operasional dan keamanan. Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ikuti untuk memilih VMS yang tepat.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Pahami tujuan utama untuk menggunakan VMS, apakah untuk meningkatkan keamanan, mengelola arus pengunjung, atau integrasi dengan sistem lain. Menentukan kebutuhan spesifik akan membantu memilih fitur yang paling relevan bagi bisnis.

2. Kemudahan Penggunaan

Pilih VMS yang mudah dipahami oleh staf dan pengunjung. Sistem dengan antarmuka yang sederhana akan mengurangi waktu pelatihan, mengurangi kesalahan operasional, dan meningkatkan kepuasan pengguna serta efisiensi dalam pengelolaan pengunjung.

3. Fitur Keamanan yang Terjamin

Keamanan menjadi prioritas utama. VMS dengan verifikasi identitas, pembuatan penanda identitas, serta integrasi dengan CCTV dapat membantu melacak aktivitas pengunjung secara real-time dan mengurangi risiko akses tak diinginkan ke area terbatas.

4. Kemampuan Integrasi

VMS yang mampu terhubung dengan perangkat lunak lain seperti sistem akses kontrol, CRM, atau HR dapat mempermudah manajemen pengunjung, otomatisasi proses, dan sinkronisasi data di seluruh sistem bisnis.

5. Kesesuaian dengan Regulasi

Pastikan VMS sesuai dengan standar regulasi privasi data seperti GDPR atau peraturan lokal lainnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa data pengunjung dilindungi dan bisnis terhindar dari masalah hukum.

6. Fitur Pelaporan dan Analisis

VMS yang dilengkapi fitur pelaporan memudahkan analisis data pengunjung. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren, mengoptimalkan manajemen sumber daya, dan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional melalui akses informasi yang akurat.

7. Dukungan Teknis dan Pemeliharaan

Pastikan VMS yang dipilih memiliki layanan dukungan teknis yang responsif dan menawarkan pembaruan sistem secara rutin untuk menjaga kinerja optimal serta mencegah masalah keamanan atau bug pada perangkat lunak.

Kesimpulan

Melalui penerapan visitor management system yang tepat, Anda dapat meningkatkan kualitas keamanan, efisiensi operasional, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengunjung lokasi perusahaan Anda. 

Baik sistem manajemen pengunjung on-premise maupun cloud memungkinkan pengelolaan data pengunjung secara otomatis dan real-time sambil memastikan kontrol akses yang lebih aman. Tidak hanya itu, visitor management juga membantu memenuhi standar kepatuhan dan audit keamanan dengan pencatatan yang akurat. 

Jika Anda ingin merasakan sendiri bagaimana sistem ini dapat memberikan dampak positif bagi bisnis Anda, jangan ragu untuk mencoba demo gratis kami. Dapatkan solusi ScaleOcean visitor management yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan buat setiap kunjungan lebih aman serta efisien.