Di era digital saat ini, penting untuk mengetahui perbedaan antara on premise dan cloud purchasing software. Jangan salah, kedua sistem tersebut sama-sama menawarkan solusi yang efisien untuk penuhi kebutuhan barang Anda. Namun tentu saja dengan masing-masing kelebihan dan kekurangan yang unik. 

Investasi dalam purchasing software adalah keputusan krusial yang dapat mempengaruhi operasional bisnis secara signifikan. Oleh karena itu, penting untuk memahami perbedaan antara kedua sistem ini, agar Anda bisa menentukan sistem yang paling efisien dan sesuai dengan tujuan perusahaan.

1. Definisi On Premise & Cloud Purchasing Software

Jenis software purchasing yang diinstal langsung pada server milik perusahaan dan biasanya dikelola langsung oleh tim IT internal disebut dengan on premise. Di sisi lain, cloud purchasing software adalah model aplikasi berbasis internet yang dihosting di cloud dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Tipe satu ini biasanya dikelola oleh provider atau biasa disebut pihak ketiga.

Nah, on premise memungkinkan Anda untuk memiliki kontrol penuh atas data dan sistem karena dikelola sendiri oleh tim. Jadi, proses pembaruan hingga peningkatan fitur akan dilakukan langsung oleh IT mereka. Tipe satu ini cocok untuk perusahaan besar yang sudah memiliki banyak tim ahli untuk mendukung pekerjaan tersebut.

Hal berbeda akan Anda rasakan ketika menerapkan aplikasi pembelian berbasis cloud. Dimana sistem tersebut memberikan fleksibilitas yang luar biasa serta kemudahan akses. Jadi, Anda hanya membutuhkan jaringan internet untuk bisa mengakses software tersebut. Selain itu, Anda pun tidak perlu kerepotan dalam melakukan perawatan dan pembaruan sistem, karena semuanya akan ditangani oleh provider sistem. Namun, penting untuk diingat bahwa pilihan model sistem tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan.

2. Kelebihan & Kekurangan Sistem On Premise

Sebagai sistem yang masih banyak digunakan oleh perusahaan, tentu jenis sistem on premise memiliki kelebihan yang membedakannya dengan cloud purchasing software. Beberapa kelebihan e purchasing jenis on premise yaitu:

• Kontrol penuh terhadap data dan sistem:  Karena semua data disimpan di server internal, maka lebih memudahkan perusahaan untuk mengelola akses dan keamanan sesuai kebijakan internal.

• Keamanan lebih terkendali: Dengan server dan perangkat lunak berada di bawah pengawasan langsung, maka meminimalisir risiko pelanggaran keamanan dari pihak ketiga.

• Kustomisasi yang fleksibel: Perusahaan bisa mengembangkan atau menambahkan fitur sesuai dengan kebutuhan khusus, tanpa harus bergantung pada penyedia layanan.

• Integrasi dengan sistem yang sudah ada: Karena e purchasing software diinstal secara lokal, perusahaan dapat dengan mudah mengintegrasikannya dengan sistem lain yang sudah digunakan perusahaan sebelumnya.

Seperti halnya sistem lain, implementasi sistem dalam bentuk on premise juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu Anda pertimbangkan. Beberapa kekurangan tersebut yaitu:

• Biaya awal yang tinggi: Sistem on-premise membutuhkan investasi awal yang cukup besar, termasuk biaya lisensi perangkat lunak, pembelian hardware, serta instalasi dan konfigurasi sistem.

• Perlu infrastruktur dan tim IT yang memadai: Perusahaan memerlukan infrastruktur IT yang kuat serta tenaga ahli untuk mengelola server, keamanan, dan pemeliharaan.

• Kurangnya skalabilitas: Jika Anda menginginkan adanya perubahan pada sistem, seperti penambahan modul atau user, Anda perlu investasi tambahan dalam server dan perangkat keras lain.

• Risiko kegagalan server internal: Mengelola server sendiri berarti perusahaan harus siap menghadapi risiko kegagalan sistem, baik akibat kerusakan hardware maupun masalah teknis lainnya.

Sistem on-premise pada purchasing software menawarkan banyak keuntungan, terutama dari sisi kontrol dan keamanan. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan dalam hal biaya, skalabilitas, dan kebutuhan teknis yang lebih kompleks.

3. Keunggulan & Kelemahan Software Cloud

Alternatif lain dari on-premise purchasing software adalah jenis cloud. Beberapa kelebihan yang ditawarkan oleh sistem ini adalah:

• Biaya awal lebih rendah: Biasanya sistem jenis ini menggunakan model langganan (subscription) yang mengurangi kebutuhan investasi awal dalam hal hardware, lisensi, dan infrastruktur.

• Kemudahan akses dimana saja: User dapat mengakses software dari mana saja dan kapan saja selama ada koneksi internet.

• Skalabilitas tinggi: Anda dapat dengan mudah menambah user atau meningkatkan kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan bisnis tanpa harus melakukan perubahan signifikan pada infrastruktur.

• Update dan pemeliharaan otomatis:  Vendor penyedia layanan cloud secara berkala mengelola pembaruan perangkat lunak dan pemeliharaan sistem tanpa memerlukan intervensi dari tim IT internal perusahaan.

Pastikan Anda juga mempertimbangkan kekurangan dari cloud purchasing system. Hal ini diperlukan agar Anda nantinya memilih sistem yang sesuai kondisi dan kebutuhan perusahaan. Beberapa kekurangan cloud purchasing software adalah:

• Ketergantungan pada koneksi internet: Jika terjadi masalah dengan jaringan atau ada gangguan internet, akses ke software bisa terhambat, sehingga mengganggu proses bisnis.

• Keamanan dan privasi data: Meski penyedia cloud menawarkan protokol keamanan tinggi, data tetap disimpan di server pihak ketiga, sehingga ada kekhawatiran terkait privasi data.

• Biaya jangka panjang yang tinggi: Walaupun biaya awal rendah, dalam jangka panjang, biaya langganan cloud bisa menjadi signifikan, terutama jika perusahaan memerlukan fitur tambahan.

• Bergantung pada penyedia layanan: Menggunakan cloud purchasing software berarti perusahaan bergantung pada penyedia layanan untuk pemeliharaan, uptime, dan dukungan teknis.

Lebih lanjut, secara terperinci ada beberapa biaya investasi pada cloud procurement software. Adanya biaya lisensi dan subskripsi, implementasi dan integrasi, pemeliharaan dan upgrade, hingga biaya kontingensi.

Oleh karena itu, perusahaan harus memilih vendor software procurement yang memiliki reputasi baik dan track record yang solid dalam hal keandalan dan stabilitas. Sekaligus vendor yang transparan terhadap biaya-biaya yang harus dibayar saat menggunakan cloud purchasing software.

4. Perbandingan Kompatibilitas Sistem Purchasing

Saat memilih solusi purchasing software, penting untuk mempertimbangkan integrasi dan kompatibilitas dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Dalam sistem on premise, integrasi bisa menjadi tantangan karena mungkin memerlukan penyesuaian khusus atau pembuatan antarmuka yang sesuai. Ini berpotensi memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan.

Sebaliknya, solusi berbasis cloud seringkali lebih mudah diintegrasikan dengan sistem lain. Banyak penyedia cloud purchasing software menawarkan API (Application Programming Interface) yang memudahkan proses integrasi dengan sistem lain. Keuntungan lain dari solusi cloud adalah kompatibilitas yang lebih besar. Karena menggunakan teknologi berbasis web, solusi ini cenderung lebih kompatibel dengan berbagai platform dan perangkat.

5. On-Premise atau Cloud Purchasing Software?

Pilihan antara sistem on-premise dan cloud purchasing software sangat bergantung pada kebutuhan dan preferensi perusahaan Anda. Jika Anda memprioritaskan kontrol penuh atas data dan infrastruktur serta memiliki sumber daya IT yang memadai, on premise mungkin menjadi pilihan yang tepat. Namun, jika Anda mencari fleksibilitas, aksesibilitas, dan skalabilitas, cloud mungkin lebih sesuai.

Keputusan ini juga harus mempertimbangkan faktor keamanan, biaya, dan sumber daya manusia yang tersedia. Sementara on premise mungkin menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi, cloud purchasing software umumnya menawarkan fitur keamanan canggih dan pembaruan otomatis yang dapat mengurangi beban kerja tim IT Anda.

6. Migrasi dari On-Premise ke Cloud

Anda ingin berpindah dari on premise ke cloud? Tenang saja semua bisa dilakukan dengan cara yang tepat. Proses migrasi bisa menjadi rumit dan memakan waktu, terutama jika perusahaan memiliki banyak data yang perlu dipindahkan. Anda pun juga harus mempertimbangkan masalah keamanan data selama proses pemindahan tersebut.

Nah, solusi yang baik adalah bekerja sama dengan penyedia procurement software terbaik yang memiliki pengalaman dalam migrasi data dan yang dapat menjamin keamanan data selama proses tersebut. Meski tantangannya cukup besar, migrasi ke cloud purchasing software bisa memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Dengan aksesibilitas, fleksibilitas, dan skalabilitas yang diberikan, Anda dapat memaksimalkan efisiensi operasional dan menyesuaikan kapasitas sesuai dengan kebutuhan bisnis.

7. Kesimpulan

Perbedaan antara on-premise dan cloud purchasing software terletak pada berbagai faktor, termasuk biaya, keamanan, kontrol, aksesibilitas, dan skalabilitas. Dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Dalam memilih tipe sistem yang terbaik pun harus Anda sesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. 

Bisnis Anda lebih memilih sistem on premise atau cloud? Dapatkan solusi terbaik untuk perusahaan Anda dengan Purchasing Software ScaleOcean. Dengan teknologi canggih dan fitur yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas, ScaleOcean dapat membantu Anda mengoptimalkan proses pembelian dan memanfaatkan data untuk membuat keputusan yang lebih baik. Tingkatkan operasional bisnis Anda sekarang juga bersama kami!