Seperti yang Anda ketahui karyawan adalah salah satu aset berharga dalam bisnis, perkembangan usaha sangat bergantung pada perkembangan tenaga kerja. Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan karyawan yang baik. Untuk membantu mengelola karyawan setiap bisnis memiliki divisi manajemen human resource. Tugas human resource management sangatlah kompleks.

Mereka tidak hanya mengurus rekruitmen atau pemberian gaji. Namun, juga meninjau kinerja, absen, serta tugas terkait administratif lainnya. Jika pengerjaan tugas tersebut masih dilakukan secara manual, maka sangat menyita banyak waktu. Maka dari itu, muncullah software HRIS. Human Resource Information System adalah sistem yang dapat meringankan tugas HR dalam mengelola karyawan. Lalu, apa fungsi dan manfaat dalam menggunakannya? Berikut ulasan lengkapnya.

1. Pengertian HRIS (Human Resource Information System)

Software HRM atau biasa disebut HRIS adalah sebuah sistem yang dapat melakukan pekerjaan dalam mengelola karyawan secara otomatis mulai dari mencatat informasi, menyimpan data, sampai rekapitulasi data pegawai. Data tersebut nantinya akan disimpan di dalam cloud dan dapat diakses dengan mudah oleh tim HR. 

Perusahaan kebanyakan menggunakan sistem HRIS berbasis enterprise resource planning. Lebih dari itu, sistem ini juga dilengkapi fitur yang dapat melakukan tugas HR secara otomatis seperti penggajian, absensi, pembagian tugas, monitoring performa, dan tugas administratif lainnya. 

Cara kerja aplikasi human resource ini adalah menyimpan dan mengelola data yang sudah diinput secara otomatis pada database. Anda bisa meminta karyawan untuk memasukkan data mereka melalui sistem. Software ini biasanya diintegrasikan dengan sistem akuntansi, sehingga Anda dapat memantau pengeluaran pegawai secara mudah. Anda tidak perlu khawatir lagi adanya duplikasi atau kesalahan entri data.

Bagi perusahaan kecil, pengelolaan SDM mungkin tidak terlalu sulit karena jumlah karyawan masih sedikit. Sedangkan pada perusahaan besar, melakukan tugas HRM secara manual tentu akan memakan tenaga lebih banyak. Oleh karena itu, sebagian perusahaan sudah menggunakan sistem HRIS dalam mengelola tenaga kerja sehingga pekerjaan HR lebih efisien.

2. Manfaat Penggunaan HRIS bagi Perusahaan

Bagi Anda yang masih belum menggunakan sistem informasi human resource bisa mempertimbangkan kembali keputusan Anda. Pasalnya ada banyak sekali benefit yang bisa Anda dapatkan dari menerapkan aplikasi ini. Apa saja benefitnya? Berikut kami berikan daftarnya.

a. Mengotomatiskan Tugas Administratif 

Penggajian merupakan salah satu tugas administratif divisi personalia yang perlu dilakukan setiap bulan. Sebelum pendistribusian gaji, HRM bertugas untuk merekap absen, membuat payroll, menghitung pajak karyawan, serta BPJS. Semua aktivitas tersebut dapat dilakukan secara otomatis dan praktis oleh sistem HR. Jadi, tim personalia tidak perlu melakukan rekap manual. Bahkan slip gaji dapat dibagikan dan disimpan secara digital.

b. Memudahkan Proses Perekrutan

Proses seleksi karyawan baru biasanya cukup rumit mulai dari penetapan kriteria, pemilahan CV, dan pemindahan tahapan seleksi. Sistem informasi Human Resource dapat menyederhanakan proses rekrutmen termasuk pada masa orientasi karyawan. Ketika pertama kali masuk kerja, karyawan akan disambut dengan fitur software HRIS yang menyediakan pengisian formulir dan membuat sambutan. Selain itu, juga memandu karyawan untuk mengetahui jam kerjanya dan berbagai informasi terkait job desk mereka secara otomatis. 

c. Mengurangi Biaya 

Dengan menggunakan aplikasi HRIS ini dapat memangkas biaya pengelolaan SDM, karena perusahaan tidak membutuhkan banyak kertas maupun aplikasi lain dalam mengelola HR. Serta, bisnis Anda tidak memerlukan banyak pegawai untuk melakukan pekerjaan secara manual. Sehingga, biaya operasional dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan lain. 

d. Akses Data Lebih Mudah dan Aman

Salah satu manfaat aplikasi HR ini yaitu dapat mengumpulkan dan menyimpan informasi secara akurat dan aman. Data yang tersimpan di dalam cloud dapat diakses dengan fleksibel oleh Anda sebagai tim HR maupun pemilik perusahaan. Selain itu, data yang disimpan juga dipastikan aman sehingga tidak khawatir data bocor. 

e. Meminimalisir Kesalahan

Salah satu kelemahan metode manual adalah sering terjadinya kesalahan input data atau perhitungan. Dengan sistem HR otomatis ini, kesalahan divisi human resource Anda dapat diminimalisir sekecil mungkin. Sehingga, performa HR semakin meningkat.

f. Kemudahan Memantau Performa Pegawai

Benefit lain yang bisa Anda rasakan yaitu kemudahan dalam memantau kinerja pegawai. Sistem ini menyediakan fitur penilaian kerja, sehingga tim HR dapat membandingkan performa pegawai dengan targetnya masing-masing yang sudah tertera dalam sistem.

g. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Sistem ini juga dapat mendukung pegawai untuk lebih produktif dan efisien, dengan cara menyediakan berbagai informasi yang memudahkan pegawai dalam memahami pekerjaan mereka. Beberapa informasi yang disediakan diantaranya melacak sasaran, bahan pembelajaran, kesenjangan kompetensi dan masih banyak lagi.

3. Macam-macam Fitur HRIS

Dalam meringankan pengelolaan SDM, sistem informasi human resource ini dilengkapi dengan beberapa fitur diantaranya yaitu:

a. Recruitment Management

Fitur ini dapat membantu untuk mencari kandidat baru dan melacak CV pelamar dengan ATS atau Applicant Tracking System. Selain itu, juga menentukan kriteria kandidat yang sesuai serta membantu memandu proses perekrutan dari satu tahap ke tahap lainnya sampai penerimaan. 

b. Workforce Analytics

Dengan fitur ini perusahaan dapat menganalisis tenaga kerja melalui data pegawai sehingga Anda dapat memprediksi kebutuhan dan keterampilan apa saja yang dibutuhkan perusahaan di masa mendatang.

c. Payroll

Dengan fitur ini dapat memudahkan tim personalia dalam memproses gaji pegawai dan melakukan proses payroll sebab sistem sudah terintegrasi dengan fitur kehadiran karyawan. Fitur juga dapat mengotomasi pengiriman gaji ke rekening pegawai dan menghitung pajak karena terintegrasi dengan data akuntansi. 

d. Performance Management

Fitur ini memungkinkan Anda untuk memantau kinerja sumber daya manusia melalui penjadwalan dan pelacakan ulasan pegawai mulai dari evaluasi 360 derajat, penilaian diri dan sebagainya. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memastikan karyawan bekerja sesuai dengan strategi bisnis.

e. Time and Attendance

Fitur ini dapat melakukan absen pegawai secara online, jadi pegawai yang bekerja WFH atau work from home juga dapat melakukan absen dengan mudah. Selain itu, fitur ini juga dapat melacak kehadiran, mengumpulkan data absen, jadwal pegawai, manajemen waktu pegawai dan cuti. Data tersebut nantinya akan digunakan pada proses penggajian. Jadi, pada sistem informasi ini dapat mengetahui jam kedatangan dan jam pulang karyawan. Pegawai yang telat pun akan mudah teridentifikasi. 

Dengan menggunakan software absensi karyawan, perusahaan dapat mengintegrasikan semua informasi kehadiran dalam satu platform, memastikan data yang akurat dan efisien, serta memudahkan pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia.

f. Training Management

Manajemen pelatihan pegawai termasuk hal krusial dalam perusahaan. Fitur ini dapat digunakan untuk mengetahui dan meningkatkan keterampilan karyawan kesenjangan kinerja, serta membuat program training yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing tenaga kerja. 

Dengan fitur ini maka kesenjangan kinerja karyawan dapat diatasi sehingga performa tenaga kerja dapat meningkat. Selain beberapa fitur di atas, sebenarnya masih ada banyak fitur lain yang bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Dengan adanya sistem ini akan meringankan dan mengoptimalkan kinerja HRD.

4. Kesimpulan

Jadi, dari ulasan di atas dapat disimpulkan bahwa Human Resource Information System adalah perangkat lunak yang dapat membantu menjalankan tugas HR secara otomatis. Sistem ini memiliki peranan yang sangat penting dalam perusahaan terutama bagi HRD dalam melaksanakan manajemen SDM. 

Bagi Anda yang tertarik untuk menggunakan sistem ini, Anda bisa memilih software HRIS ScaleOcean. Kami menyediakan sistem berbasis ERP terbaik di Indonesia, dimana dapat diakses melalui ponsel dan perangkat apapun. Segera buat software HRIS terintegrasi Anda sesuai dengan kebutuhan perusahaan.